Excel BEC0-3F66. Fortgeschrittene Techniken ISBN Peter Wies. 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2014

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1 Webcode Übungsdateien 1870-BEC0-3F66 Excel 2013 Peter Wies 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2014 Fortgeschrittene Techniken ISBN EX2013F

2 I Excel Fortgeschrittene Techniken Zu diesem Buch... 4 Tabelleninhalte strukturieren, gliedern und überwachen 1 Namen zur besseren Übersicht einsetzen Namen vergeben Namen in Formeln einsetzen Nützliche Techniken beim Einsatz von Namen Namen verwalten Schnellübersicht Übung Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit gegliederten Tabellen arbeiten Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Schnellübersicht Übungen Formatierung an Bedingungen knüpfen Grundlagen zur bedingten Formatierung Individuelle Regeln aufstellen Werteverteilung mit grafischen Elementen darstellen Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Regeln bearbeiten Mit mehreren Regeln arbeiten Schnellübersicht Übung Formeln überwachen Formeln auf Fehler prüfen Zellinhalte überwachen Schnellübersicht Übung Datenbankfunktionalitäten nutzen 5 Den Spezialfilter verwenden Grundlagen zum Spezialfilter Suchkriterien für den Spezialfilter Den Spezialfilter einsetzen Schnellübersicht Übung Mit Excel-Datenbanken arbeiten Grundlagen zu Excel-Datenbanken Duplikate entfernen Datenbankfunktionen einsetzen Schnellübersicht Übung Daten analysieren 7 Daten kombinieren und konsolidieren Daten kombinieren Grundlagen der Tabellenkonsolidierung Daten mit Formeln konsolidieren Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen erstellen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Empfohlene Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Individuelle Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Berechnungen im Wertebereich ändern Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Pivot-Tabellendaten filtern Mit Datenschnitten Pivot-Tabellendaten filtern Pivot-Tabellendaten mithilfe von Zeitachsen filtern Pivot-Tabellen aus externen Datenquellen erstellen Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen anpassen Layout einer Pivot-Tabelle ändern Daten einer Pivot-Tabelle individuell gruppieren Spezielle Anzeigemöglichkeiten nutzen Berechnete Felder und Elemente verwenden Pivot-Tabellen mit zusätzlichen Teilergebnissen auswerten Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN einsetzen Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren PivotCharts erstellen Eigenschaften von Pivot-Tabellen individuell festlegen Schnellübersicht Übungen Trendanalysen, Datentabellen, Zielwertsuche Datenanalyse mit Excel Grundlagen zu Trendanalysen Trendanalysen durchführen Trendanalyse mit der Funktion TREND Datentabellen für die Datenanalyse verwenden Datentabelle mit einer Variablen nutzen Datentabelle mit zwei Variablen nutzen Die Zielwertsuche einsetzen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 11 Mit dem Solver arbeiten Das Add-In Solver aktivieren Grundlagen zum Solver Einen bestimmten Zielwert berechnen Nebenbedingungen für den Solver festlegen Den minimalen bzw. maximalen Zielwert berechnen Solver-Modelle nutzen Solver-Berichte erstellen Schnellübersicht Übung Szenarien erstellen Grundlagen zu Szenarien Szenarien erstellen und schützen Mit Szenarien arbeiten Schnellübersicht Übung Mit Matrizen arbeiten Grundlagen zu Matrizen Matrixformeln erstellen Matrixformeln bearbeiten Matrixkonstanten verwenden Spezielle Matrixfunktionen Schnellübersicht Übung Daten und Informationen visualisieren 14 Verschiedene Diagrammtypen verwenden Säulendiagramme und Balkendiagramme Liniendiagramme und Flächendiagramme Punkt(XY)-Diagramme Kreisdiagramme und Ringdiagramme Blasendiagramme Netz-, Oberflächen- und Kursdiagramme nutzen Verbunddiagramme und Diagrammvorlagen einsetzen Schnellübersicht Übung Spezielle Diagrammbearbeitung Beschriftung der Wertachse formatieren Einteilung der Wertachse ändern Kategorieachse formatieren Sekundärachse einblenden Trendlinien im Diagramm anzeigen Fehlerindikatoren für Datenreihen anzeigen Schnellübersicht Übung Tabellen mit Illustrationen gestalten Illustrationen in Tabellen verwenden Illustrationen einfügen Illustrationen bearbeiten Grafiken und Formen formatieren SmartArt-Grafiken nutzen Schnellübersicht Übung Daten austauschen und gemeinsam nutzen 17 Daten importieren bzw. exportieren Daten von Microsoft Access verwenden Textdateien nach Excel importieren Weitere Fremdformate importieren Excel-Daten exportieren Schnellübersicht Übung Microsoft Query nutzen Grundlagen zu Microsoft Query Abfragen mit dem Query-Assistenten erstellen Abfragen aktualisieren bzw. löschen Abfragen bearbeiten Menüpunkte in Microsoft Query nutzen Abfragekriterien in Microsoft Query bearbeiten Abfragen mit mehreren Tabellen erstellen Schnellübersicht Übung Im Team arbeiten Grundlagen zur Teamarbeit Arbeitsmappen für die Teamarbeit vorbereiten Arbeitsmappen überarbeiten Änderungen verfolgen Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben bzw. schützen Schnellübersicht Übung Excel individuell einrichten 20 Excel individualisieren Das Menüband anpassen Arbeitsmappen automatisch beim Start von Excel öffnen Mit benutzerdefinierten Ansichten arbeiten Die Excel-Grundeinstellungen anpassen Schnellübersicht Anhang: Excel mit Gesten steuern A.1 Das Menüband verwenden A.2 Zellen und Zellinhalte markieren und bearbeiten A.3 Die Ausfüllfunktion nutzen A.4 Mit Objekten arbeiten A.5 Fensterinhalt scrollen bzw. vergrößern/verkleinern Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 Excel Fortgeschrittene Techniken Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich die fortgeschrittenen Techniken, um effizient und professionell mit Excel 2013 zu arbeiten. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten App-Funktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Wichtig: Einige Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Beispiel-, Übungsund Ergebnisdateien (ex2013f_bu). Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit-Version) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Excel 2013 (64-Bit-Version) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, G einer ständigen Verbindung zum Internet. Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung festgelegt, kann das Aussehen des Menübands von den Abbildungen im Buch abweichen. Das sollten Sie bereits können Sie können sich den Inhalt dieses Buches am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Tabellen erstellen und bearbeiten Tabellen sortieren und mit dem AutoFilter filtern Zellen und Zahlen formatieren Mit Formeln und Funktionen arbeiten Diagramme erstellen und bearbeiten Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen weitere HERDT-Bücher zu Excel. Wenn Sie beispielsweise Ihre Excel-Grundkenntnisse auffrischen möchten, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Excel Grundlagen; Ihre Excel-Kenntnisse erweitern und vertiefen möchten, nutzen Sie hierzu unsere vielfältigen Themenspecials zu Excel, z. B. zu den Themen Formeln und Funktionen, Pivot-Tabellen, Diagramme, Controlling oder Statistik. Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Excel Fortgeschrittene Techniken 1 Namen zur besseren Übersicht einsetzen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Namen für Zellen und Zellbereiche vergeben wie Sie Namen in Formeln einsetzen wie Sie Namen bearbeiten Voraussetzungen Mit Formeln und Funktionen arbeiten 1.1 Namen vergeben Vorteile von Namen Insbesondere bei der Arbeit mit größeren Tabellen oder komplizierten Formeln werden die eingegebenen Bezüge durch die Koordinaten- oder Bereichsangaben in Formeln schnell unübersichtlich. Eine Formel wie =A1*D3*F4+D4/G2*F8 lässt beispielsweise nicht auf einen Blick erkennen, was berechnet wird. Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit und zur Vereinfachung der Formelerstellung können Sie Zellen und Zellbereiche mit Namen versehen und diese Namen in Formeln verwenden. Formeln werden durch den Einsatz von Namen aussagekräftiger und übersichtlicher. Einmal benannte Bereiche können Sie in verschiedenen Formeln verwenden, ohne dass Sie die betreffenden Bereichsbezüge jedes Mal neu angeben müssen. Sie können schnell zu einem benannten Bereich gelangen bzw. diesen markieren. Für die Arbeit mit Namen stehen Ihnen im Register FORMELN die Elemente der Gruppe Definierte Namen zur Verfügung. Name: Kosten =Kosten/Gesamtkosten =SUMME(Kosten) Namen wurden aus Spalte A übernommen =Gesamtkosten/Stückzahl =Einzelpreis*(1+Gewinn) =Nettopreis*(1+Mehrwertsteuer) 6 HERDT-Verlag

7 Namen zur besseren Übersicht einsetzen 1 Neben individuell vom Anwender erstellten Namen existieren in Arbeitsmappen oft auch Namen, die von Excel bei bestimmten Aktionen (z. B. bei der Einrichtung eines Druckbereichs) automatisch angelegt werden. Zellen bzw. Bereiche benennen Markieren Sie die Zelle oder den Bereich, die bzw. der benannt werden soll. Klicken Sie in das Namenfeld und geben Sie den gewünschten Namen ein. Bestätigen Sie mit Ü. Sie können die Größe des Namenfelds individuell anpassen, indem Sie in die gewünschte Richtung ziehen. Richtlinien für Namen Der Name muss mit einem Buchstaben, einem Unterstrich _ oder einem Backslash \ beginnen. Ein Name darf aus bis zu 255 Zeichen bestehen und kann Buchstaben, Zahlen, Unterstriche, Backslashs, Fragezeichen und Punkte enthalten. Leerzeichen, Semikola, Bindestriche oder Doppelpunkte in Namen sind nicht erlaubt. Verwenden Sie stattdessen Unterstriche (beispielsweise Umsatz_2012) oder Punkte (z. B. Umsatz.2012). Zellbezüge (z. B. B23) können nicht als Namen verwendet werden. Bei Namen wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Namen automatisch vergeben Sie können Spalten- bzw. Zeilenüberschriften im Tabellenblatt auch automatisch als Namen für die entsprechenden Zellen übernehmen. Markieren Sie die Zellen, die Sie benennen möchten, inklusive der Zeilen- bzw. Spaltenbeschriftungen. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, auf Aus Auswahl erstellen. Bestimmen Sie im geöffneten Dialogfenster mithilfe der Kontrollfelder, aus welchen Zellen innerhalb der Markierung die Namen übernommen werden sollen. Möchten Sie beispielsweise sowohl die Zeilen- als auch die Spaltenüberschriften als Namen übernehmen, aktivieren Sie die oberen beiden Kontrollfelder. =Einzelpreis*Menge Spalten-/Zeilenüberschriften als Namen festlegen Formeln mit den neuen Namen Im oberen Beispiel wird z. B. dem Bereich B3:B5 der Name Einzelpreis, dem Bereich C3:C5 der Name Menge und dem Bereich B3:C3 der Name Bleistift zugewiesen. HERDT-Verlag 7

8 1 Excel Fortgeschrittene Techniken Namen definieren, die nur in einzelnen Tabellenblättern verfügbar sind Wenn Sie Namen wie zuvor erläutert definieren, können diese in der gesamten Arbeitsmappe verwendet werden. Die Verfügbarkeit eines Namens lässt sich jedoch bei Bedarf auch auf ein einzelnes Tabellenblatt beschränken. Auf diese Weise können Sie etwa für unterschiedliche Zellbereiche auf verschiedenen Tabellenblättern identische Namen nutzen. Markieren Sie die zu benennenden Zellen. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, auf Namen definieren. Tragen Sie im Feld den Namen ein. Wählen Sie im Feld das Tabellenblatt, auf dem der Name verfügbar sein soll. Ergänzen Sie gegebenenfalls im Feld einen Kommentar. Der Kommentar erscheint als QuickInfo, wenn Sie den Namen mit der AutoVervollständigen-Formel auswählen (vgl. nächsten Abschnitt). Über das Dialogfenster Neuer Name können Sie auch Namen für konstante Werte bzw. Formeln vergeben, ohne dass diese in einer Zelle der Tabelle vorhanden sein müssen. Hierzu tragen Sie den entsprechenden Wert (z. B. =19% für den aktuellen Mehrwertsteuersatz) oder eine Formel im Feld ein. 1.2 Namen in Formeln einsetzen Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Formel einfügen Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens. Geben Sie die Formel bis zu der Stelle ein, an der Sie einen Namen einsetzen möchten. Klicken Sie in der eingeblendeten Liste der AutoVervollständigen-Formel doppelt auf den gewünschten Namen. Sie erkennen Namen in der Liste jeweils am Symbol. Setzen Sie die Formeleingabe wie gewohnt fort. 8 HERDT-Verlag

9 Namen zur besseren Übersicht einsetzen 1 Sie können Namen bei der Formeleingabe auch einfügen, indem Sie an der entsprechenden Stelle... > drücken und im anschließend geöffneten Dialogfenster den gewünschten Namen doppelt anklicken, im Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, auf In Formel verwenden klicken und den Namen in der geöffneten Liste wählen. Besonderheit bei Namen in Formeln: Suche in Zeile und Spalte Wenn Sie in einer Formel einen Namen für einen Zellbereich einsetzen, die Formel aber einen einzelnen Wert erwartet, sucht Excel automatisch in der aktuellen Zeile bzw. Spalte nach einem Wert aus dem benannten Bereich. Im abgebildeten Beispiel wird diese Besonderheit bei der Berechnung des prozentualen Anteils der Entwicklungskosten an den Gesamtkosten genutzt: Der Bereich B2:B4 wurde mit dem Namen Kosten benannt, die Zelle B6 mit dem Namen Gesamtkosten. Wenn Sie in Zelle C2 eine Formel eingeben, die mit dem Namen Kosten rechnet, greift Excel zur Berechnung der Formel auf den zugehörigen Kostenwert innerhalb des Bereichs zurück, der in derselben Zeile steht - also auf den Inhalt der Zelle B2. Kopieren Sie die Formel, wird automatisch immer der Wert des Bereichs für die Berechnung herangezogen, der in derselben Zeile steht wie die Formel. So kann im Beispiel die gleiche Formel auch für die Zellen C3 und C4 zur Anteilsberechnung eingesetzt werden. Wenn Sie die Formel aus dem Bereich herausziehen, wird in C5 ein Fehlerwert angezeigt, da die Zelle B5 außerhalb des benannten Bereichs liegt. Namen nachträglich in Formeln übernehmen Sollten Sie vor der Namensdefinition bereits mit Formeln auf dem Tabellenblatt gearbeitet haben, können Sie die Zellbezüge in den Formeln nachträglich automatisch durch Namen ersetzen. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, auf den Pfeil von Namen definieren und wählen Sie Namen übernehmen. Wählen Sie im Bereich den bzw. die Namen, durch die Sie die Zellbezüge ersetzen möchten. Bei aktiviertem Kontrollfeld werden die Zellbezüge durch Namen ersetzt, ohne die betreffenden Bezugsarten zu berücksichtigen. Bei aktiviertem Kontrollfeld werden Namen von Zeilen-/Spaltenbereichen für die Zellen verwendet, für die keine Namen gefunden werden. HERDT-Verlag 9

10 1 Excel Fortgeschrittene Techniken 1.3 Nützliche Techniken beim Einsatz von Namen Geltungsbereich eines Namens markieren Öffnen Sie das Namenfeld in der Bearbeitungsleiste durch Anklicken des Pfeils. Eine Liste der Namen, die im aktuellen Tabellenblatt verfügbar sind, wird angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Namen an. Der Zellbereich, auf den sich der Name bezieht (der sogenannte Geltungsbereich des Namens), wird automatisch markiert. Namen, die im Dialogfenster Neuer Name für konstante Werte bzw. Formeln definiert wurden, werden in der Liste des Namenfelds nicht angezeigt. Liste der in der Arbeitsmappe verwendeten Namen erzeugen Markieren Sie eine leere Zelle im Tabellenblatt. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, auf In Formel verwenden und wählen Sie Namen einfügen. Alternative: > Klicken Sie im anschließend geöffneten Dialogfenster auf Liste einfügen. Die Liste wird auf der Basis des aktuellen Standes der Namensdefinitionen eingefügt. Sie wird jedoch bei weiteren Namensdefinitionen bzw. Veränderungen nicht automatisch aktualisiert. 1.4 Namen verwalten Den Namens-Manager nutzen Für die Verwaltung der Namen innerhalb des Tabellenblatts bzw. innerhalb der geöffneten Arbeitsmappe verwenden Sie den auf der nächsten Seite abgebildeten Namens-Manager. Klicken Sie im Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, auf Namens-Manager. Alternative: S > 10 HERDT-Verlag

11 Namen zur besseren Übersicht einsetzen 1 Mithilfe von Filter können Sie festlegen, welche Namen im Namens-Manager angezeigt werden. Über den Eintrag lassen Sie z. B. nur die Namen anzeigen, die im aktuellen Tabellenblatt verfügbar sind. Über Neu öffnen Sie das bereits erläuterte Dialogfenster Neuer Name, mit dem Sie individuell Namen für Zellen, Konstanten oder Formeln definieren können. Namen löschen Markieren Sie in der Liste des oben abgebildeten Namens-Managers den bzw. die gewünschten Namen. Klicken Sie auf Löschen. Geltungsbereich eines Namens ändern Markieren Sie in der Liste des Namens-Managers den betreffenden Namen. Klicken Sie in das Feld. In der Tabelle zeigt ein Laufrahmen den aktuellen Geltungsbereich des Namens an. Falls der Name nicht im aktuellen Tabellenblatt definiert wurde, wird dabei automatisch das Tabellenblatt aktiviert, in dem der Name festgelegt wurde. Markieren Sie den neuen Geltungsbereich auf dem Tabellenblatt. Bestätigen Sie die Änderung, indem Sie auf klicken. HERDT-Verlag 11

12 1 Excel Fortgeschrittene Techniken Namen ändern Markieren Sie im Namens-Manager den zu ändernden Namen und klicken Sie auf Bearbeiten. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den entsprechenden Feldern des abgebildeten Dialogfensters vor. Den Eintrag im Feld können Sie nachträglich nicht ändern. Wenn Sie den Namen geändert haben, wird dieser automatisch in allen Formeln angepasst, die diesen Namen verwenden. 1.5 Schnellübersicht Sie möchten Zellen bzw. Bereiche benennen Namen automatisch vergeben Namen definieren, die nur in einzelnen Tabellenblättern verfügbar sind einen Namen in eine Formel einsetzen Namen nachträglich in Formeln übernehmen den Geltungsbereich eines Namens markieren eine Liste der in der Arbeitsmappe verfügbaren Namen erzeugen einen Namen bearbeiten oder löschen Zelle bzw. Bereich markieren, in das Namenfeld klicken, Name eingeben, Ü Zellen inklusive Spalten- bzw. Zeilenüberschriften markieren, Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, Aus Auswahl erstellen Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, Namen definieren, gewünschtes Tabellenblatt im Feld Bereich wählen Während der Formelerstellung mit der Eingabe des Namens beginnen, Name in der Liste der AutoVervollständigen- Formel doppelt anklicken oder > oder Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, In Formel verwenden Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, Pfeil von Namen definieren anklicken, Namen übernehmen Name im Namenfeld anklicken Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, In Formel verwenden, Namen einfügen, Liste einfügen Register FORMELN, Gruppe Definierte Namen, Namens- Manager oder S > 12 HERDT-Verlag

13 Namen zur besseren Übersicht einsetzen Übung Lagerbestand verwalten Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Namen erstellen und bearbeiten Namen in Formeln einsetzen Liste vorhandener Namen erzeugen Lagerübersicht Lagerübersicht-E Öffnen Sie die Übungsdatei Lagerübersicht. Vergeben Sie die entsprechenden Namen für folgende Zellbereiche: Lagerbestand für den Zellbereich B2:B8 Stückpreise für den Zellbereich C2:C8 Bestellungen für den Zellbereich D2:D8 Umsätze für den Zellbereich F2:F8 Ändern Sie den Namen Stückpreise in Preise. Berechnen Sie den restlichen Lagerbestand in Spalte E, die Umsätze in Spalte F und die Umsatzsumme in Zelle F10. Verwenden Sie die zuvor vergebenen Namen für die erforderlichen Formeln. Lassen Sie in Zelle A 13 die Liste der verwendeten Namen ausgeben. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Lagerübersicht-E. Ergebnisdatei Lagerübersicht-E HERDT-Verlag 13

14 2 Excel Fortgeschrittene Techniken 2 Tabellen gliedern In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Tabellen gliedern wie Sie mit Detaildaten und Teilergebnissen arbeiten Voraussetzungen Mit Formeln und Funktionen arbeiten Tabellen sortieren 2.1 Gliederungen erstellen Grundlagen der Tabellengliederung Die Gliederung von Tabellen ermöglicht es Ihnen, Daten übersichtlich darzustellen und Detaildaten einer Tabelle je nach Bedarf anzuzeigen oder auszublenden. Die Gliederungsfunktion lässt sich vor allem in großen, umfangreichen Tabellen sinnvoll einsetzen. Haben Sie eine Gliederung erstellt, wird links neben bzw. über der Tabelle die Gliederungsleiste eingeblendet. Sie enthält folgende Schaltflächen: Gliederungsebenen des Tabellenblattes Aus- bzw. eingeblendete Gliederungsgruppe Gliederungsleiste Tabelle mit allen Detaildaten Gliederungsebenen 1 und 2 Gliederungsebene 1 Automatische Gliederung erstellen Damit Sie eine automatische Gliederung problemlos durchführen können, benötigt Ihre Tabelle Spalten- bzw. Zeilenüberschriften. 14 HERDT-Verlag

15 Tabellen gliedern 2 Ebenso müssen Spaltensummen bzw. Zeilensummen (Hauptzeilen bzw. Hauptspalten) existieren. Standardmäßig erwartet Excel, dass sich die entsprechenden Formelzellen unter bzw. rechts neben den Datenzellen befinden. Ungegliederte Ausgangstabelle Automatisch gegliederte Tabelle Markieren Sie eine beliebige Zelle im Tabellenblatt. oder Möchten Sie nur einen bestimmten Bereich gliedern, markieren Sie diesen. Klicken Sie im Register DATEN, Gruppe Gliederung, auf den Pfeil von Gruppieren und wählen Sie AutoGliederung. Die Tabelle wird gegliedert und die Gliederungsleiste wird angezeigt. Haben Sie einen Bereich markiert, der die oben aufgelisteten Voraussetzungen nicht erfüllt, wird eine Fehlermeldung eingeblendet. Manuelle Gliederung erstellen Bei der manuellen Gliederung wird jede Gliederungsgruppe der Tabelle einzeln festgelegt. Markieren Sie den Bereich der Tabelle, den Sie in einer Gliederungsgruppe zusammenfassen möchten. Sollen zusammenfassende Zellen (z. B. Summen) später bei einer ausgeblendeten Gruppe angezeigt werden, markieren Sie diese Zellen nicht. Klicken Sie im Register DATEN, Gruppe Gliederung, auf Gruppieren. Wenn Sie (wie auf der linken Abbildung) keine kompletten Spalten bzw. Zeilen markiert haben, wird das Dialogfenster Gruppierung eingeblendet. Legen Sie durch Aktivierung des entsprechenden Optionsfelds fest, ob Sie die ausgewählten Daten zeilen- oder spaltenweise gruppieren möchten. Auf die beschriebene Weise lassen sich bei einer gegliederten Tabelle jederzeit weitere Gruppierungen hinzufügen. HERDT-Verlag 15