Excel Grundlagen ISBN Sabine Spieß, Peter Wies. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, März inkl. zusätzlichem Übungsanhang

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1 Excel 2013 Sabine Spieß, Peter Wies 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, März 2014 Grundlagen inkl. zusätzlichem Übungsanhang ISBN EX2013-UA

2 10 Excel Grundlagen 10 Diagramme erstellen und schnell gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie welche wichtigen Diagrammelemente und Diagrammtypen es gibt wie Sie ein Diagramm erstellen wie Sie die Größe bzw. Position eines Diagrammobjekts ändern wie Sie ein Diagrammobjekt in ein Diagrammblatt umwandeln wie Sie Schnelllayouts und Diagrammformatvorlagen verwenden wie Sie mit Sparklines arbeiten Voraussetzungen Tabellen erstellen und bearbeiten 10.1 Grundlagen zu Diagrammen Wozu dienen Diagramme? Mithilfe von Diagrammen können Sie die Zahlenwerte einer Tabelle übersichtlich grafisch darstellen. So lassen sich z. B. komplizierte Zusammenhänge oder Entwicklungstrends schneller und besser erfassen als bei reinen Zahlenaufstellungen. Diagramme werden deshalb häufig in Präsentationen eingesetzt. Elemente eines Diagramms Diagrammelemente Diagrammtitel Beschriftung der y-achse (Wertachse) Titel der y-achse Erläuterung Der Diagrammtitel kann individuell eingegeben werden. Die Einteilung (Skalierung) und die Beschriftung der y-achse, der sogenannten Wertachse, erstellt Excel automatisch aus den jeweiligen Tabellenwerten. Für die y-achse können Sie bei Bedarf zusätzlich einen beschreibenden Titel eingeben. 102 HERDT-Verlag

3 Diagramme erstellen und schnell gestalten 10 Diagrammelemente Zeichnungsfläche Datenreihen Legende Gitternetzlinien Beschriftung der x-achse (Kategorieachse) Titel der x-achse Erläuterung In diesem Bereich befindet sich das eigentliche Diagramm. Zusammengehörige Daten werden im Diagramm in einer Datenreihe abgebildet. Alle Elemente einer Datenreihe (Datenpunkte) werden mit der gleichen Farbe dargestellt. In der Legende wird angezeigt, welche Farben den einzelnen Datenreihen zugeordnet sind. Mithilfe von (horizontalen) Gitternetzlinien lässt sich etwa die Größe der einzelnen Datenreihen leichter ablesen. Daneben können Sie auch vertikale Gitternetzlinien anzeigen, um die Zuordnung der dargestellten Werte zu den einzelnen Kategorien zu erleichtern. Die Unterteilung und die Beschriftung der x-achse, der sogenannten Kategorieachse, werden in der Regel automatisch aus den Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen der Tabelle erzeugt. Wie für die y-achse können Sie bei Bedarf auch für die x-achse einen zusätzlichen beschreibenden Titel eingeben. Wenn Sie mit der Maus auf ein Diagrammelement zeigen, blendet Excel eine Infobox mit dem Namen des entsprechenden Elements ein. In Excel besteht zwischen dem Diagramm und den zugrunde liegenden Tabellendaten (Quelldaten) eine Verknüpfung. Ändern sich die Quelldaten des Diagramms, wird das Diagramm automatisch (mit einem netten Animationseffekt) angepasst. Was sind Diagrammtypen bzw. Diagrammuntertypen? Sie können beispielsweise über die Elemente im Register EINFÜGEN, Gruppe Diagramme, eine Vielzahl verschiedener Diagrammtypen (z. B. Säulendiagramme oder Liniendiagramme ) nutzen, um aus den Zahlen Ihrer Tabellen aussagekräftige Diagramme zu erstellen. Für jeden dieser Diagrammtypen lassen sich zusätzlich verschiedene Varianten (Diagrammuntertypen) wählen. So haben Sie die Möglichkeit, genau die passende Darstellung für Ihre Daten auszusuchen - z. B. abhängig davon, welche Sachverhalte durch das Diagramm veranschaulicht werden sollen, welche Quelldaten im Diagramm angezeigt werden sollen, wie die Daten interpretiert werden sollen. Für fast alle Diagrammtypen stehen Ihnen neben den zweidimensionalen Diagrammuntertypen auch dreidimensionale zur Verfügung. Diagrammuntertypen eines Liniendiagramms Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über wichtige Diagrammtypen und deren typische Einsatzgebiete. HERDT-Verlag 103

4 10 Excel Grundlagen Auswahl wichtiger Diagrammtypen Säulendiagramme Säulendiagramme eignen sich besonders, um einzelne Werte (z. B. die Umsätze verschiedener Filialen) miteinander zu vergleichen. Daneben lassen sich Schwankungen oder Trendverläufe gut in Säulendiagrammen darstellen. Säulendiagramme stellen die Datenreihen parallel zur y-achse (Wertachse) dar. Diagrammuntertyp Gruppierte Säulen Balkendiagramme Balkendiagramme dienen dazu, einzelne Werte schnell miteinander zu vergleichen (z. B. die Anzahl von Kundenterminen). In Balkendiagrammen repräsentiert die x-achse die Wertachse und die y-achse die Kategorieachse. Die Datenreihen werden folglich parallel zur x-achse angezeigt. Gestapelte Säulen-/Balkendiagramme Die Werte der einzelnen Datenreihen werden gestapelt dargestellt, wobei alle Säulen/Balken gleich hoch/lang sind (100 Prozent) - unabhängig von den jeweiligen realen Summen der Einzelwerte. So lässt sich der prozentuale Anteil der Einzelwerte (z. B. der über Fax eingegangenen Bestellungen) am Gesamtergebnis einer Kategorie (z. B. aller Bestellungen im ersten Quartal) darstellen. Liniendiagramme Mit Liniendiagrammen können Sie gut Entwicklungen über einen bestimmten Zeitraum veranschaulichen. Die Datenreihen werden als Linien angezeigt, auf denen sich die einzelnen Datenpunkte befinden. Abhängig vom gewählten Diagrammuntertyp werden die Datenpunkte im Diagramm angezeigt oder nicht. Mit Liniendiagrammen lassen sich (im Gegensatz zu Säulen-/Balkendiagrammen) auch viele Einzelwerte darstellen. Diagrammuntertyp Gruppierte 3D-Balken Diagrammuntertyp Gestapelte Säulen (100%) Diagrammuntertyp Linie 104 HERDT-Verlag

5 Diagramme erstellen und schnell gestalten 10 Kreisdiagramme Mit Kreisdiagrammen lässt sich die Verteilung der Werte innerhalb einer bestimmten Kategorie verdeutlichen. Ein klassisches Beispiel für ein Kreisdiagramm ist die grafische Darstellung von Wahlergebnissen, bei der die Anteile der einzelnen Parteien schnell erfasst werden können. Beachten Sie, dass Sie innerhalb eines Kreisdiagramms lediglich eine Datenreihe (eine Zeile bzw. Spalte innerhalb der Tabelle) abbilden können. Diagrammuntertyp Kreis 10.2 Empfohlene Diagramme erstellen Schnell ein empfohlenes Diagramm erstellen Wenn Sie nicht sicher sind, wie sich Ihre Daten optimal grafisch darstellen lassen, können Sie sich von Excel verschiedene Diagramm(unter)typen vorschlagen lassen, die besonders gut zu Ihren Ausgangsdaten passen. Markieren Sie den Bereich der Tabelle, der als Diagramm dargestellt werden soll - inklusive der Zeilen-/Spaltenüberschriften. Im Beispiel markieren Sie den Bereich A3:D7. Sollen in Ihrem Diagramm mehrere nicht zusammenhängende Bereiche angezeigt werden, markieren Sie die entsprechenden Bereiche bei gedrückter S-Taste. Klicken Sie im Register EINFÜGEN, Gruppe Diagramme, auf Empfohlene Diagramme. Im nun geöffneten Dialogfenster werden im linken Fensterbereich verschiedene zu den Ausgangsdaten passende Diagramm(unter)typen aufgelistet. Hier klicken, wenn Sie einen anderen Diagramm(unter)typ verwenden möchten Miniaturansicht anklicken, um im rechten Dialogfensterbereich eine Vorschau auf das betreffende Diagramm anzuzeigen Klicken Sie in der linken Liste auf den gewünschten Diagramm(unter)typ. Im Beispiel wählen Sie den Diagrammuntertyp Gruppierte Säulen. Bestätigen Sie mit OK. Excel fügt das entsprechende Diagramm als sogenanntes eingebettetes Diagramm (Diagrammobjekt) auf dem aktuellen Tabellenblatt ein. HERDT-Verlag 105

6 10 Excel Grundlagen Optionsschaltflächen für die Diagrammbearbeitung Nach dem Einfügen befindet sich das Diagramm im Bearbeitungsmodus, erkennbar am doppelten Rahmen um das Diagramm. Rechts neben dem (markierten) Diagramm erscheinen drei Optionsschaltflächen und im Menüband werden die zusätzlichen Register ENT- WURF und FORMAT angezeigt. Mithilfe der Optionsschaltflächen bzw. der zusätzlichen Register können Sie die meisten Aktionen durchführen, um das Diagramm gemäß Ihren Wünschen anzupassen bzw. zu formatieren. Möchten Sie (wie im vorigen Beispiel) die gesamte Tabelle als Diagramm darstellen, genügt es, vor dem Einfügen des Diagramms eine beliebige Zelle innerhalb der Tabelle zu markieren. Die Tabelle darf hierzu jedoch keine leeren Zeilen bzw. Spalten enthalten. Wenn Sie die kompletten Quelldaten eines Diagramms markiert haben, können Sie auch über die Optionsschaltfläche schnell ein passendes Diagramm erstellen. Hier klicken DIAGRAMME anklicken Gewünschten Diagramm- (unter)typ anklicken Individuellen Diagrammtitel eingeben Um einen individuellen Diagrammtitel einzutragen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Diagramm auf den Platzhalter des Diagrammtitels. Tippen Sie den gewünschten Text ein. Der Text erscheint zunächst in der Bearbeitungsleiste. Drücken Sie Ü, um den Text als neuen Titel zu übernehmen. Mit einem kleinen Trick erreichen Sie, dass als Diagrammtitel immer der aktuelle Inhalt einer bestimmten Zelle angezeigt wird. Hierzu fügen Sie im Diagrammtitel-Platzhalter eine Verknüpfung auf die entsprechende Zelle ein. Möchten Sie im vorherigen Beispiel etwa die Tabellenüberschrift in Zelle A1 als sogenannten dynamischen Diagrammtitel übernehmen, klicken Sie im Diagramm auf den Platzhalter des Diagrammtitels und geben Sie ein Gleichheitszeichen ein. Aktivieren Sie anschließend die Zelle A1 und drücken Sie Ü. 106 HERDT-Verlag

7 Kapitel 11: Diagramme bearbeiten Arbeitsblatt 1 Elemente eines Kreisdiagramms formatieren Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Diagrammelemente markieren Diagrammelemente formatieren Sitzverteilung1 Sitzverteilung1-E Öffnen Sie die Übungsdatei Sitzverteilung1. Markieren Sie die Legende und vergrößern Sie sie so, dass sie in etwa die Höhe des Kreises besitzt. Weisen Sie der Legende eine beliebige Formenart (Grafikformat) zu. Markieren Sie nacheinander jedes einzelne Kreissegment und weisen Sie dem jeweiligen Kreissegment die übliche Farbe der Partei zu. Weisen Sie dem Diagramm einen Fülleffekt zu. Verwenden Sie dabei die Struktur Recyclingpapier. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Sitzverteilung1-E. Ergebnisdatei Sitzverteilung1-E 254 HERDT-Verlag

8 Kapitel 11: Diagramme bearbeiten Arbeitsblatt 2 Ein Kreisdiagramm beschriften Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Diagrammtitel und Datenbeschriftungen einfügen Legende positionieren Sitzverteilung2 Sitzverteilung2-E Öffnen Sie die Übungsdatei Sitzverteilung2. Fügen Sie für das Kreisdiagramm den Diagrammtitel Sitzverteilung im Deutschen Bundestag über dem Diagramm ein. Lassen Sie für die Kreissegmente die Datenbeschriftungen zentriert anzeigen. Platziert Sie anschließend die Legende unterhalb des Diagramms. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Sitzverteilung2-E. Ergebnisdatei Sitzverteilung2-E HERDT-Verlag 255

9 Kapitel 11: Diagramme bearbeiten Arbeitsblatt 5 Kriminalstatistik mit Liniendiagrammen Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Liniendiagramme erstellen und bearbeiten Kriminalstatistik Kriminalstatistik-E Öffnen Sie die Übungsdatei Kriminalstatistik. Erzeugen Sie für den Datenbereich C3:C12 ein Liniendiagramm vom Typ Linie mit Datenpunkten. Das Diagramm soll den Diagrammtitel Kriminalstatistik in Deutschland anzeigen (Schriftgröße 16 pt) und keine Legende enthalten. Übernehmen Sie die Jahreszahlen als Beschriftung der Rubrikenachse. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: Klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe Daten, auf Daten auswählen. Klicken Sie anschließend im Bereich Horizontale Achsenbeschriftungen (Rubrik) auf Bearbeiten. Markieren Sie den Bereich A3:A12, um die Jahreszahlen als Beschriftung festzulegen. Beschriften Sie die ersten vier Datenpunkte mit den jeweiligen Werten in fetter Schrift. Verschieben Sie das Diagramm unter die Tabelle. Um auch die geringeren Unterschiede besser herauszustellen, fertigen Sie entsprechend der oben beschriebenen Vorgehensweise ein weiteres Liniendiagramm mit dem Titel Erfasste Fälle seit 2004 an, das die Werte von 2004 bis 2009 zeigt. Verschieben Sie die Datenbeschriftungen so, dass sie gut lesbar sind. Verschieben Sie das Diagramm rechts neben das erste Diagramm. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Kriminalstatistik-E. Ergebnisdatei Kriminalstatistik-E 258 HERDT-Verlag