Microsoft Office Excel für Windows W-EX2007DI. Autor: Peter Wies. Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß. 1. Ausgabe vom 7.

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1 W-EX2007DI Autor: Peter Wies Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe vom 7. Oktober 2008 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Microsoft Office Excel 2007 für Windows Themen-Special: Professionelle Diagramme erstellen W-EX2007DI Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 Inhalt Office Excel Themen-Special: Professionelle Diagramme erstellen I 1 Grundlagen zu Diagrammen Bevor Sie beginnen Diagramme in Excel einsetzen Wichtige Diagrammtypen Diagrammtypen und -untertypen Säulendiagramme und Balkendiagramme Liniendiagramme und Flächendiagramme Punkt(XY)-Diagramme Kreisdiagramme und Ringdiagramme Diagramme erstellen und schnell gestalten Vorgehensweise bei der Diagrammerstellung Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagrammobjekts ändern Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Diagramm mit einem vorgefertigten Layout gestalten Diagramm mit einer Formatvorlage gestalten Schnellübersicht Übung Diagrammelemente formatieren Designs verwenden Diagrammelemente markieren Diagrammelemente bearbeiten Diagrammelemente formatieren Besondere Formatierungsmöglichkeiten nutzen Diagrammvorlagen verwenden Schnellübersicht Übung Diagramme beschriften und drucken Beschriftungselemente in Diagrammen nutzen Titel, Datentabelle und Legende verwenden Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften Inhalt/Formatierung von Beschriftungselementen ändern Zusätzliche Diagrammbeschriftungen einfügen Diagramme drucken Schnellübersicht Übung Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern Dargestellten Tabellenbereich ändern Anzeige leerer Zellen in Datenreihen festlegen Datenreihen im Diagramm verschieben Diagrammtyp bzw. Diagrammuntertyp ändern Diagrammtypen kombinieren Sekundärachse einblenden Beschriftung der Wertachse formatieren Einteilung der Wertachse ändern Kategorieachse formatieren Anzeige der Gitternetzlinien festlegen Schnellübersicht Übung Spezielle Diagramme verwenden Besondere Kreisdiagramme einsetzen Blasendiagramme verwenden Netz-, Oberflächen- und Kursdiagramme nutzen Diagramme mit Bildern aufpeppen Schnellübersicht Übung Trendlinien und Fehlerindikatoren nutzen Trendlinien im Diagramm anzeigen Fehlerindikatoren für Datenreihen anzeigen Break-Even-Point mit einem Fehlerindikator kennzeichnen Schnellübersicht Übung Mit dynamischen Diagrammen arbeiten Dynamisch wachsendes Diagramm erstellen Diagrammdaten mit dem AutoFilter dynamisch anpassen Bestimmte Basisdaten eines Diagramms schnell ändern Schnellübersicht Übung...90 Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

3 2 Office Excel Themen-Special: Professionelle Diagramme erstellen 2 Wichtige Diagrammtypen In diesem Kapitel erfahren Sie was man unter Diagrammtypen und -untertypen versteht welche wichtigen Diagrammtypen bzw. -untertypen Sie in Excel nutzen können 2.1 Diagrammtypen und -untertypen Was sind Diagrammtypen bzw. Diagrammuntertypen? Sie können in Excel eine Vielzahl verschiedener Diagrammtypen (z. B. Säulen- oder Liniendiagramme) nutzen, um aus den Zahlen Ihrer Tabellen aussagekräftige Diagrammen zu erstellen. Für jeden dieser Diagrammtypen lassen sich zusätzlich verschiedene Varianten (Diagrammuntertypen ) wählen. So haben Sie die Möglichkeit, genau die passende Darstellung für Ihre Daten auszusuchen - z. B. abhängig davon, welche Sachverhalte durch das Diagramm veranschaulicht werden sollen welche Ausgangsdaten im Diagramm angezeigt werden sollen welcher Zielgruppe Sie die Daten präsentieren möchten wie die Daten interpretiert werden sollen Für fast alle Diagrammtypen stehen Ihnen neben den zweidimensionalen Diagrammuntertypen auch dreidimensionale zur Verfügung. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über wichtige Diagrammtypen und deren typische Einsatzgebiete. 2.2 Säulendiagramme und Balkendiagramme Säulendiagramme Säulendiagramme eignen sich besonders, um einzelne Werte (z. B. die Umsätze verschiedener Filialen) miteinander zu vergleichen. Daneben lassen sich Schwankungen oder Trendverläufe gut in Säulendiagrammen darstellen. Säulendiagramme stellen die Datenreihen parallel zur y-achse (Wertachse) dar. Für Säulendiagramme stehen Ihnen die in der folgenden Tabelle erläuterten Diagrammuntertypen zur Verfügung. Säulendiagramm (Diagrammuntertyp GRUPPIERTE SÄULEN) 10 HERDT-Verlag

4 Wichtige Diagrammtypen 2 GRUPPIERTE SÄULEN 3D-SÄULEN (GRUPPIERT) Die Säulen werden nebeneinander angeordnet und ermöglichen so einen schnellen Vergleich zwischen einzelnen Werten verschiedener Kategorien. GESTAPELTE SÄULEN GESTAPELTE 3D-SÄULEN GESTAPELTE SÄULEN (100%) GESTAPELTE 3D-SÄULEN (100%) 3D-SÄULEN Die Werte der einzelnen Datenreihen werden gestapelt dargestellt. Die Gesamthöhe der Säulen entspricht der Summe der jeweiligen Einzelwerte. So lässt sich der Anteil der Einzelwerte (z. B. der Monatsumsätze einer Filiale) am Gesamtergebnis einer Kategorie (z. B. dem Quartalsumsatz) darstellen. Gleichzeitig können Sie die Gesamtergebnisse verschiedener Kategorien (z. B. die Quartalsumsätze unterschiedlicher Filialen) miteinander vergleichen. Die Werte der einzelnen Datenreihen werden gestapelt dargestellt, wobei alle Säulen gleich hoch sind (100 Prozent) - unabhängig von den jeweiligen "realen" Summen der Einzelwerte. So lässt sich der prozentuale Anteil der Einzelwerte (z. B. der über Fax eingegangenen Bestellungen) am Gesamtergebnis einer Kategorie (z. B. aller Bestellungen im ersten Quartal) darstellen. Gleichzeitig können Sie das Verhältnis der Einzelwerte (z. B. der Bestellungen per Fax) in verschiedenen Kategorien (z. B. in verschiedenen Quartalen) miteinander vergleichen. Beim Diagrammuntertyp 3D-SÄULEN werden die Säulen räumlich entlang der z-achse (Tiefenachse) angeordnet. Dies ermöglicht gegebenenfalls einen besseren Vergleich der Werte der einzelnen Datenreihen. Sollten einzelne Datenpunkte durch andere verdeckt werden, können Sie die Perspektive, mit der das Diagramm dargestellt wird, bzw. die Reihenfolge der Datenreihen individuell ändern (vgl. Abschnitt 4.5 bzw. 6.3). Als besondere Darstellungsvarianten von Säulendiagrammen können Sie zusätzlich die dreidimensionalen Diagrammuntertypen ZYLINDER, KEGEL und PYRAMIDE verwenden. Diagrammuntertyp GESTAPELTE SÄULEN Diagrammuntertyp GESTAPELTE SÄULEN (100%) Diagrammuntertyp 3D-SÄULEN Diagrammuntertyp GRUPPIERTE ZYLINDER HERDT-Verlag 11

5 2 Office Excel Themen-Special: Professionelle Diagramme erstellen Balkendiagramme Balkendiagramme dienen dazu, einzelne Werte schnell miteinander zu vergleichen (z. B. die Höchstgeschwindigkeit verschiedener Autos). In Balkendiagrammen repräsentiert die x-achse die Wertachse und die y-achse die Kategorieachse. Die Datenreihen werden folglich parallel zur x-achse angezeigt. Wird im Balkendiagramm (wie in der Abbildung) lediglich eine Datenreihe angezeigt, können Sie die Rangfolge der einzelnen Werte veranschaulichen. Hierzu legen Sie fest, dass die Balkenlänge von oben nach unten abnimmt. Sie erreichen dies, indem Sie die Werte in der zugrunde liegenden Tabelle aufsteigend sortieren. Balkendiagramm (Diagrammuntertyp GRUPPIERTE 3D- BALKEN) Wie bei Säulendiagrammen können Sie bei Balkendiagrammen die Diagrammuntertypen GESTAPELT bzw. GE- STAPELT 100% (vgl. untere Abbildungen) sowie die entsprechenden 3-D-Varianten nutzen. Außerdem stehen Ihnen hier ebenfalls die dreidimensionalen Diagrammuntertypen ZYLINDER, KEGEL und PYRAMIDE zur Verfügung. Diagrammuntertyp GESTAPELTE BALKEN Diagrammuntertyp GESTAPELTE BALKEN (100%) 2.3 Liniendiagramme und Flächendiagramme Liniendiagramme Mit Liniendiagrammen können Sie gut Entwicklungen oder Trends über einen bestimmten Zeitraum veranschaulichen. Die Datenreihen werden bei diesem Diagrammtyp als Linien angezeigt, auf denen sich die einzelnen Datenpunkte befinden. Abhängig vom gewählten Diagrammuntertyp werden die jeweiligen Datenpunkte im Diagramm angezeigt oder nicht. Mit Liniendiagrammen lassen sich (im Gegensatz zu Säulen- bzw. Balkendiagrammen) auch viele Einzelwerte übersichtlich darstellen. Liniendiagramm (Diagrammuntertyp LINIE) 12 HERDT-Verlag

6 Wichtige Diagrammtypen 2 Ihnen stehen für Liniendiagramme mehrere Diagrammuntertypen zur Verfügung: Nutzen Sie beispielsweise den Diagrammuntertyp LINIE MIT DATENPUNKTEN, wenn Sie möchten, dass im Diagramm die einzelnen Datenpunkte als sogenannte Markierungen auf der jeweiligen Linie angezeigt werden. Sollen die Linien als dreidimensionale Bänder räumlich entlang einer z-achse (Tiefenachse) dargestellt werden, verwenden Sie den Diagrammuntertyp 3D-LINIE. Diagrammuntertyp LINIE MIT DATENPUNKTEN Diagrammuntertyp 3D-LINIE Sie sollten möglichst auf den Einsatz der Diagrammuntertypen GESTAPELTE LINIE bzw. GESTAPELTE LINIE (100%) sowie GESTAPELTE LINIE MIT DATENPUNKTEN bzw. GESTAPELTE LINIE MIT DATENPUNKTEN (100%) verzichten. Bei diesen Varianten des Liniendiagramms kommt es sehr leicht zu Fehlinterpretationen, da die dargestellten Datenreihen oft fälschlicherweise als absolute Werte interpretiert werden und nicht - wie vorgesehen - als (prozentuale) Anteile einer Gesamtmenge. Um (prozentuale) Anteile einer Gesamtmenge in einem Diagramm zu veranschaulichen, sollten Sie stattdessen gestapelte Säulen-, Balken- oder Flächendiagramme nutzen. Missverständliche Darstellung beim Diagrammuntertyp GESTAPELTE LINIE MIT DATENPUNKTEN Bei Liniendiagrammen werden die angezeigten Werte gleichmäßig entlang der Kategorieachse verteilt - auch wenn diese in ungleichmäßigen Abständen erfasst wurden (z. B. 1990, 2000, 2001, 2002, 2003, 2004 und 2005). Deshalb sollten Sie für Werte, die in ungleichmäßigen Intervallen vorliegen, ein Punkt(XY)- Diagramm verwenden, da dieser Diagrammtyp solche Daten korrekt darstellen kann (vgl. Abschnitt 2.4). HERDT-Verlag 13

7 2 Office Excel Themen-Special: Professionelle Diagramme erstellen Flächendiagramme Mit Flächendiagrammen können Sie wie mit Liniendiagrammen Entwicklungen oder Trends über einen bestimmten Zeitraum darstellen. Bei einem Flächendiagramm wird jedoch eher die Größe der Werte (absolute Veränderung) als der zeitliche Verlauf hervorgehoben. Flächendiagramme eignen sich auch zur übersichtlichen Darstellung vieler Einzelwerte. Flächendiagramm (Diagrammuntertyp FLÄCHE) Für Flächendiagramme können Sie die Diagrammuntertypen FLÄCHE, GESTAPELTE FLÄCHE und GESTAPELTE FLÄCHE (100%) sowie die entsprechenden 3-D-Varianten wählen. Diagrammuntertyp GESTAPELTE FLÄCHE Diagrammuntertyp GESTAPELTE FLÄCHE (100%) Es kann vorkommen, dass bei einem Flächendiagramm (Diagrammuntertyp FLÄCHE oder 3D-FLÄCHE) einzelne Datenreihen durch andere verdeckt werden (vgl. linke untere Abbildung). In diesem Fall können Sie wie in der rechten unteren Abbildung die Reihenfolge der Datenreihen individuell ändern (vgl. Abschnitt 6.3). Bei dem Diagrammuntertyp 3D-FLÄCHE lässt sich zusätzlich noch die Perspektive, mit der das Diagramm dargestellt wird, anpassen (vgl. Abschnitt 4.5). Diagrammuntertyp 3D-FLÄCHE, Originalanordnung mit geänderter Anordnung der Datenreihen 14 HERDT-Verlag

8 Wichtige Diagrammtypen Punkt(XY)-Diagramme Punkt(XY)-Diagramme In Punkt(XY)-Diagrammen werden Beziehungen zwischen (nicht linearen) Zahlenwerten verschiedener Kategorien angezeigt. Sie eignen sich besonders für die Darstellung wissenschaftlicher Daten, z. B. um Messwerte oder statistische Erhebungen zu visualisieren. Bei Punkt(XY)-Diagrammen werden die x- und y-werte von Datenreihen als Datenpunkte angezeigt. Sowohl die vertikale als auch die horizontale Achse fungieren bei diesem Diagrammtyp als Wertachse. Punkt(XY)-Diagramme eignen sich besonders dafür, sehr viele Einzelwerte in einem Diagramm darzustellen. In der - dem Punkt(XY)-Diagramm zugrunde liegenden - Tabelle sollten in einer Spalte bzw. Zeile die x-werte erfasst werden und in den angrenzenden Spalten bzw. Zeilen die entsprechenden y-werte (vgl. folgende Abbildung). Im Diagramm dargestellte Daten Punkt(XY)-Diagramm (Diagrammuntertyp PUNKTE NUR MIT DATENPUNKTEN) und zugrunde liegende Tabellendaten Für Punkt(XY)-Diagramme können Sie die im Folgenden erläuterten Diagrammuntertypen verwenden: PUNKTE NUR MIT DATENPUNKTEN PUNKTE MIT INTERPOLIERTEN LINIEN UND DATENPUNKTEN bzw. PUNKTE MIT INTERPOLIERTEN LINIEN bzw. PUNKTE MIT GERADEN LINIEN UND DATENPUNKTEN bzw. PUNKTE MIT GERADEN LINIEN Die Werte der einzelnen Datenreihen werden als Datenpunkte im Diagramm dargestellt. Auf diese Weise lassen sich verschiedene Wertepaare vergleichen. Um eventuell bestehende Zusammenhänge zwischen den x- und y-werten zu verdeutlichen, können Sie für die entsprechende Datenreihe eine Trendlinie im Diagramm einblenden (vgl. Abschnitt 8.1). Bei diesen Diagrammuntertypen werden die einzelnen Datenpunkte mit einer interpolierten (geschwungenen) Linie verbunden. Excel errechnet hierzu mithilfe eines bestimmten Algorithmus aus den vorhandenen Werten zusätzliche Werte und verbindet diese mit einer geschwungenen Linie. Beim Diagrammuntertyp PUNKTE MIT INTERPOLIERTEN LINIEN UND DATENPUNKTEN werden die jeweiligen Datenpunkte auf der Linie als sogenannte Markierungen angezeigt, beim Diagrammuntertyp PUNKTE MIT INTERPOLIERTEN LINIEN dagegen nicht. Bei diesen Varianten des Punkt(XY)-Diagramms werden die einzelnen Datenpunkte mit einer geraden Linie verbunden. Der Diagrammuntertyp PUNKTE MIT GERADEN LINIEN UND DATENPUNKTEN zeigt dabei die jeweiligen Datenpunkte auf der Linie an, der Diagrammuntertyp PUNKTE MIT GERADEN LINIEN hingegen nicht. bzw. HERDT-Verlag 15

9 2 Office Excel Themen-Special: Professionelle Diagramme erstellen Punkt(XY)-Diagramme sind die einzigen Diagramme, mit denen Sie Daten korrekt darstellen können, die in unregelmäßigen Intervallen erfasst wurden (vgl. untere Abbildung). Nur dieser Diagrammtyp ist nämlich in der Lage, die entsprechenden Werte in ungleichmäßigen Intervallen entlang der x-achse anzuzeigen. Korrekte Darstellung der Daten im Punkt(XY)-Diagramm und falsche Datendarstellung im Liniendiagramm 2.5 Kreisdiagramme und Ringdiagramme Kreisdiagramme Mit Kreisdiagrammen (auch Tortendiagramme genannt) lässt sich die Verteilung der Werte innerhalb einer bestimmten Kategorie verdeutlichen. Ein klassisches Beispiel für ein Kreisdiagramm ist die grafische Darstellung von Wahlergebnissen, bei denen die Anteile der einzelnen Parteien schnell erfasst werden können. Beachten Sie, dass Sie innerhalb eines Kreisdiagramms lediglich eine Datenreihe (eine Zeile bzw. Spalte innerhalb der Tabelle) abbilden können. Kreisdiagramm (Diagrammuntertyp KREIS) Für Kreisdiagramme lassen sich folgende Diagrammuntertypen verwenden: KREIS 3D-KREIS EXPLODIERTER KREIS EXPLODIERTER 3D-KREIS Bei diesem zwei- bzw. dreidimensionalen Diagrammuntertyp werden die einzelnen Werte als Anteile eines Ganzen (Segmente eines geschlossenen Kreises) angezeigt. Sie können einzelne Kreissegmente aus dem Kreis herausziehen, um diese optisch hervorzuheben (vgl. Abschnitt 4.5). Die einzelnen Segmente werden bei diesen Varianten des Kreisdiagramms etwas versetzt außerhalb eines imaginären Kreises angezeigt, ähnlich wie die Stücke einer angeschnittenen Torte. KREIS AUS KREIS BALKEN AUS KREIS Mit dem Diagrammuntertyp KREIS AUS KREIS bzw. BALKEN AUS KREIS werden bestimmte Segmente des Kreises zu einem Segment zusammengefasst. Die Werte des so entstandenen neuen Segments werden außerhalb des Kreises in einem weiteren kleineren Kreis bzw. in einem Balken aufgeschlüsselt (vgl. folgende Abbildung). Sie sollten diese Diagrammuntertypen nutzen, wenn Ihr Kreisdiagramm mehr als sechs Segmente besitzt. Wie Sie diese Diagrammuntertypen erstellen können, erfahren Sie im Abschnitt HERDT-Verlag

10 Wichtige Diagrammtypen 2 Kreisdiagramm (Diagrammuntertyp BALKEN AUS KREIS) und zugrunde liegende Tabellendaten Sie können Kreisdiagramme bei Bedarf individuell drehen (vgl. Abschnitt 4.5). Ringdiagramme Ringdiagramme eignen sich wie Kreisdiagramme zur Darstellung der Verteilung von Werten innerhalb einer bestimmten Kategorie. Im Gegensatz zu Kreisdiagrammen lassen sich bei diesem Diagrammtyp jedoch mehrere Datenreihen auf einmal darstellen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollten Sie jedoch nicht mehr als drei Datenreihen mit maximal sechs Segmenten im Ringdiagramm anzeigen. Des Weiteren sollten Sie die Datenreihen mit den jeweiligen Namen beschriften (vgl. Abschnitt 5.6). Neben der oben abgebildeten Diagrammvariante RING lässt sich auch der Untertyp EXPLODIERTER RING verwenden. Bei diesem Diagrammuntertyp werden die einzelnen Segmente etwas versetzt außerhalb eines imaginären Ringes angezeigt. Wie bei einem Kreisdiagramm können Sie auch ein Ringdiagramm beliebig drehen bzw. einzelne Segmente aus dem Ring herausziehen. Zusätzlich können Sie die Breite der einzelnen Ringe individuell einstellen (vgl. Abschnitt 4.5). Einen Überblick über weitere Diagramm(unter)typen finden Sie in Kapitel 7. Ringdiagramm (Diagrammuntertyp RING) HERDT-Verlag 17