Datentabelle für ein Diagramm in PowerPoint.

Transkript

1 1 EINFACHE DIAGRAMME In Excel lassen sich Daten hervorragend in Diagrammen visualisieren. Egal, ob Sie Säulen-, Balken-, Linien- oder Tortendiagramme erstellen wollen, Excel bietet eine reiche Auswahl von Standardvorlagen, mit denen Sie mit wenigen Handgriffen eine aussagefähige Grafik erstellen können. Diese Diagramme werden direkt am Arbeitsblatt als Objekt gespeichert oder können als eigenes Diagrammblatt in die Mappe eingefügt werden. Jede Diagrammposition ist mit den Tabellenwerten dynamisch verknüpft. Eine wesentliche Rolle bei der Aussage von Diagrammen spielt die passende Auswahl des Diagrammtyps. Je nach Datenstruktur und dem damit verbundenen Präsentationsziel soll die ideale Darstellungsform ausgewählt werden. Das können Umsatzentwicklungen sein, die mittels Linien dargestellt werden oder Soll/Ist- Vergleiche, die durch Säulendiagramme ihre Aussagekraft verstärken, oder ein Kreisdiagramm, das am besten zur Darstellung von Anteilen verwendet wird. In MS Office 2013 werden alle Diagramme auf Basis einer Excel-Tabelle erstellt. Das gilt sowohl für MS Word als auch für MS PowerPoint. Dabei wird die Tabelle in einem eigenen kleinen Fenster dargestellt. In diesem können die darzustellenden Werte eingegeben werden. Mit einem Klick auf das Excel- Schaltflächensymbol öffnet sich das Kalkulationsprogramm und die Tabelle kann, wie unter Excel gewohnt, bearbeitet werden. Datentabelle für ein Diagramm in PowerPoint. 1.1 Datenaufbereitung Die Basis bei jedem Diagramm sind die Zahlen und die Struktur, wie diese in Tabellen dargestellt werden. Für die Erstellung eines Diagramms eigenen sich also Daten, die in einer Tabelle zusammen gefasst sind. Die Betonung liegt hier auf dem Wort einer. Es ist jedoch auch möglich, Daten verschiedener Tabellenberei- Team ALGE 3

2 MS Excel 2013 Kompakt che in ein Diagramm einzubinden. Diese Arbeiten erfordern aber besondere Aufmerksamkeit und Übersicht. 1.2 Tabellenbereich festlegen Die Erstellung eines Diagramms erfolgt immer an Hand einer vorliegenden Tabelle. Zur Festlegung, welche Daten im Diagramm aufscheinen sollen, werden die betreffenden Zellen in der Tabelle markiert. Dabei ist zu achten, dass nur gleichartige Werte sinnvoll verglichen werden können. Summierungen oder Prozentanteile sind nicht mit den Einzelwerten vergleichbar. Zeilenüberschriften werden als Achsenbeschriftungen verwendet Spaltenüberschriften werden als Achsenbeschriftungen verwendet Im Diagramm dazustellender Zahlenbereich. Die Gesamtsummen verzerren die Aussagefähigkeit des Diagramms und werden daher nicht gemeinsam dargestellt. Sollen Daten aus nicht zusammenhängenden Zellbereichen dargestellt werden, so werden diese einzeln bei gedrückter -Taste markiert. Wenn eine Tabelle mit allen Zellen (Beschriftung und Zahlen) im Diagramm dargestellt werden sollen, so genügt es, wenn eine Zelle des darzustellenden Bereiches markiert wird. Menüband für Diagramme Immer wenn ein Diagramm aktiviert ist egal ob als Objekt in der Tabelle oder als eigenes Diagrammblatt, wird im MENÜBAND eine weitere Registergruppe ENT- WURF und FORMAT mit der Bezeichnung DIAGRAMMTOOLS angezeigt. 4 Team ALGE

3 Die darin aufscheinenden Befehlsschaltflächen erleichtern die Bearbeitung eines Diagramms. Selbstverständlich sind die verschiedenen Befehle auch über das Kontextmenü jederzeit abrufbar Verschiedene Diagrammtypen In den folgenden Demonstrationsbeispielen wird die bestehende Basistabelle aus der Mappe Kapitel 1.xlsx verwendet. Säulendiagramm Es soll aus den Monatsdaten ein Diagramm erstellt werden, das die Produktionsmengen und die Verkaufsmengen je Produkt nur für die Filialen Wien und St.Pölten gegenüber stellt. 1 Öffnen Sie die Mappe Kapitel 1.xlsx und klicken auf das Tabellenblatt Säulendiagramm 1.1 Kapitel 1.xlsx Tabelle: Säulendiagramm Markieren Sie den Bereich A3:C7 3 Klicken Sie im Register EINFÜGEN/ Gruppe DIAGRAMME /Befehl SÄULENDIAGRAMM EINFÜGEN auf ein Säulenmodell (Gruppierte Säulen) oder drücken Sie die Tastenkombination + Der ausgewählte Tabellenbereich beinhaltet die Spaltenüberschriften, die im Diagramm als Legendenbeschriftung Verwendung finden, die Zeilenüberschriften, die als Rubrikenbeschriftung dienen und die Zahlenwerte, aus denen die Säulenhöhen abgeleitet werden Ergebnis: Am Tabellenblatt wird über die Zellinhalte des von Ihnen markierten Bereichs ein Diagrammobjekt mit einem Standard-Säulendiagramm erstellt. Team ALGE 5

4 MS Excel 2013 Kompakt Eine weitere Auswahlmöglichkeit für Diagrammtypen bietet sich im Dialog EINFÜ- GEN/ Gruppe DIAGRAMME / Befehl EMPFOHLENE DIA- GRAMME im Registerblatt ALLE DIAGRAMME. Balken- Linien- und Kreisdiagramme Auf gleiche Weise können auch Diagramme mit anderem Diagrammtyp erstellt werden. In der nächsten Abbildung werden die meist verwendeten Diagrammtypen abgebildet. Für das Säulendiagramm und das Liniendiagramm wurden die Daten der Spalte A für die Beschriftung und die Spalten B und C für die Daten verwendet. Diese Voreinstellung wird IN ENTWURF /DIAGRAMMLAYOUTS SCHNELLLAYOUT /LAYOUT 1 angeboten. Das Balkendiagramm zeigt die Spalte A für die Beschriftung und die Spalte D für die Daten aus Linz an. Im Kreisdiagramm wurde die Spalte A für Beschriftung und die Spalte E für die Prozentanteile ausgewählt. Auch hier jeweils LAYOUT 1. 6 Team ALGE

5 1.2.2 Diagramm auswählen Aktivierte Diagramme, die in Tabellen eingebettet sind, erkennt man am blassblauen Rahmen, der das Objekt umgibt. Sind auf einem Tabellenblatt mehrere Diagrammobjekte, so kann immer nur eines aktiviert werden. Mit einem Mausklick kann zwischen den Diagrammen gewechselt werden, wodurch das andere Diagramm aktiviert und damit bearbeitbar wird. Vertikale Achse Titel Diagrammbereich Zeichnungsfläche Anfasser zur Größenveränderung Legende Datenreihe /Datenpunkt Horizontale Achse In der folgenden Übung beobachten Sie die unterschiedlichen Darstellungen des Diagrammrahmens bzw die markierte Zelle Öffnen Sie in der Mappe Kapitel 1.xlsx die Tabelle Diagrammtyp ändern 1.3 Aktivieren Sie das Kreisdiagramm. Wechseln Sie auf das Säulendiagramm. Klicken Sie auf die Zelle A Diagrammtyp ändern Es kommt immer wieder vor, dass das erstellte Diagramm nicht den Aussagewert wiedergibt, den man sich durch die grafische Darstellung erwartet. Man kann jederzeit ein fertiges Diagramm in einen anderen Typ umwandeln. Bis zur Version Excel 2010 wurde das Angebot verschiedener Diagrammtypen immer wieder ausgeweitet. So gab es beispielsweise bei Säulendiagrammen zylindrische oder pyramidenförmige Säulen. In der Version 2013 werden diese Typen nicht mehr über die Auswahlpalette angeboten, bereits in den Vorversionen erstellte Diagramme behalten aber ihre Form. Die Umwandlung einer Säule in Zylinder oder Pyramide ist nur mehr im 3-D Diagramm über die Optionen der Datenreihen möglich. Team ALGE 7