4 ALTE THEMEN IN NEUEM GEWAND

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1 Umstieg auf MS Office ALTE THEMEN IN NEUEM GEWAND Viele Arbeiten sind den Anwendern und Anwenderinnen seit langem bekannt, aber die Umsetzung in der Excel 2010-Version birgt vielleicht doch die eine oder andere Überraschung. In diesem Abschnitt werden einige Themen in Arbeitsschritten aufgezeigt. 4.1 Diagramme In Office Excel 2010 stehen neue Tools zum Erstellen von Diagrammen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie noch einfacher professionelle Diagramme erstellen können. Die neue moderne Darstellung für Diagramme basiert auf dem Design, das auf die Arbeitsmappe angewendet wird, und beinhaltet Spezialeffekte wie 3D, Transparenz und weiche Schatten. Das Angebot an vorgefertigten Diagrammtypen ist sehr umfangreich und wird in der aktuellen Excel-Version in einer neustrukturierten Auswahlpalette angeboten. Menüband für Diagramme Immer wenn ein Diagramm aktiviert ist egal ob als Objekt in der Tabelle oder als eigenes Diagrammblatt wird im MENÜBAND eine weitere Registergruppe ENTWURF, LAYOUT und FORMAT mit der Bezeichnung DIAGRAMMTOOLS angezeigt. Registerkarten für DIAGRAMMTOOLS /ENTWURF Team ALGE Seite 65

2 Umstieg auf Office 2010 Die darin aufscheinenden Befehlsschaltflächen erleichtern die Bearbeitung eines Diagramms. Selbstverständlich sind die verschiedenen Befehle auch über das Kontextmenü jederzeit abrufbar. Der Diagrammassistent, mit dem in den Vorversionen gearbeitet wurde, steht nicht mehr zur Verfügung Erstellen eines Säulendiagramms Es soll aus den Monatsdaten ein Diagramm erstellt werden, das die Produktionsmengen und die Verkaufsmengen je Produkt nur für die Filialen Wien und St.Pölten gegenüber stellt. 1. Markieren Sie den Datenbereich aus dem ein Diagramm erstellt werden soll. Die Markierung soll auch gleich die Überschriften enthalten, die in der Folge als Rubrikenbeschriftung oder Legende verwendet werden. 2. Klicken Sie im Register EINFÜGEN/ Gruppe DIAGRAMME /Befehl SÄULE auf ein Säulenmodell (Gruppierte Säulen). oder drücken Sie die Tastenkombination +. Ergebnis: Am Tabellenblatt wird ein Diagrammobjekt mit einem Standard- Säulendiagramm erstellt. Seite 66 Team ALGE

3 Umstieg auf MS Office Nachbearbeitung Zur Nachbearbeitung markieren Sie das zu bearbeitende Objekt (hier die Datenreihe für St.Pölten) und wählen aus dem Kontextmenü (rechte Maustaste) den passenden Befehl oder nutzen Sie die Befehlsschaltflächen, die in den Registerkarten für DIAGRAMMTOOLS angeboten werden. R Säulendiagramm mit Kontextmenü zur aktivierten Datenreihe Die Befehle für die Formatierung der einzelnen Elemente sind in der Registergruppe DIAGRAMMTOOLS im Register FORMAT zusammengefasst. Registerkarten für DIAGRAMMTOOLS /FORMAT Excel-Diagramme die Basis auch für andere Office-Anwendungen In den Programmen Word und PowerPoint können ebenfalls Diagramme dargestellt werden. Ab der Version 2007 wird dafür das Excel-Diagramm verwendet. Dadurch können auch in Word- und PowerPoint-Diagrammen die vielfältigen Funktionen von Excel verwendet werden, zb die Verwendung von Formeln, Filterund Sortierfunktionen sowie die Möglichkeit, ein Diagramm mit externen Datenquellen wie Microsoft SQL Server und Analysis Services (OLAP) zu verknüpfen, um damit die Basisdaten für das Diagramm zu ermitteln. Das Excel-Tabellenblatt, in dem die Daten des Diagramms enthalten sind, wird im Word-Dokument oder in der PowerPoint-Präsentation gespeichert. Team ALGE Seite 67

4 Umstieg auf Office Pivot-Tabelle Mit einem PivotTable-Bericht können Sie Daten zusammenfassen, analysieren, durchsuchen und präsentieren. Solche Auswertungen werden auch als grafische Variante mittels PivotChart-Bericht angeboten. Die Erstellung von Pivot-Berichten ist ab Excel 2007 vereinfacht worden. Ab der Version Excel 2010 wurden zudem auch die Auswertungsmöglichkeiten erweitert. Arbeitsschritte 1. Aktivieren Sie die Tabelle, in der sich die Basisdaten für die Pivot-Tabelle befinden. 2. Klicken Sie auf eine Zelle innerhalb des Datenbereichs. 3. Öffnen Sie den Dialog über Register EINFÜGEN /Gruppe TABELLEN / Befehl PIVOTTABLE Im nun erscheinenden Dialog wird der aktuelle Datenbereich bereits für die zu analysierenden Daten vorgeschlagen 4. Legen Sie nun fest, wo der PivotTable-Bericht erstellt werden soll. Bestätigen Sie mit. Im Menüband steht nun eine Registergruppe PIVOTTABLE- TOOLS mit den Registerkarten OPTIONEN und ENTWURF zur Verfügung. Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS /OPTIONEN Seite 68 Team ALGE

5 Umstieg auf MS Office Am aktuellen Tabellenblatt wird eine Feldliste eingeblendet. Ziehen Sie aus dieser die auszuwertenden Felder in die Auswertungsbereiche BERICHTSFILTER, SPALTENBESCHRIFTUNGEN, ZEILENBESCHRIFTUNGEN und WERTE. Über die DropDown-Liste können Sie mit dem Befehl WERTFELDEINSTELLUNGEN im gleichnamigen Dialog die Wert-Funktion ändern. Hier wird üblicherweise Summe vorgeschlagen. 6. Mit jeder Datenfeldpositionierung wird am Tabellenblatt die Pivot-Tabelle erweitert. In die Pivot-Tabelle eingefügte Spalten- und Zeilenbeschriftungen erhalten eine Drop-Down- Schaltfläche, über die bestehende Daten sortiert, gefiltert und ausgeblendet werden können. Team ALGE Seite 69

6 4.2.1 Datenquelle ändern und Pivot-Tabelle aktualisieren Eine Änderung der Basisdaten erfordert auch eine Anpassung der Pivot- Auswertungen. Datenänderungen Umstieg auf Office 2010 Wenn sich die Basisdaten nur in ihren Werten ändern, so sind diese zwar mit der Pivot-Tabelle verknüpft, müssen aber nach jeder Änderung aktualisiert werden. Klicken Sie dazu in den PIVOTTABLE-TOOLS /OPTIONEN /DATEN /AKTUALISIEREN Wenn eine Zelle außerhalb der Pivot-Tabelle aktiviert wurde, verschwindet die Feldliste und das Menüband wird wieder auf die Standarddarstellung zurückgestellt. Aktivieren Sie die Pivot-Tabelle. Das Menüband wird wieder um PIVOTTABLE-TOOLS erweitert und die FELDLISTE wird wieder eingeblendet. Datenbereichsänderung Änderungen des Bereiches der Basisdaten (zusätzliche Zeilen oder Spalten) werden über die PIVOTTABLE-TOOLS /OPTIONEN /DATEN /DATENQUELLE ÄNDERN vorgenommen. Danach ist wiederum die Pivot-Tabellen- Aktualisierung (siehe oben) durchzuführen. Felder hinzufügen, löschen oder umgruppieren Die Pivot-Tabelle kann jederzeit um zusätzliche Felder erweitert werden. Dazu ziehen Sie die Felder aus der Feldliste in die Bereiche BERICHTSFILTER, SPALTENBESCHRIFTUNGEN, ZEILENBESCHRIFTUNGEN oder WERTE. Zum Entfernen eines Feldes aus der Pivot-Tabelle deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Feldliste. Umgruppierungen können mittels Drag&Drop innerhalb der Bereiche durchgeführt werden. Seite 70 Team ALGE

7 Umstieg auf MS Office Pivot-Tabelle filtern, sortieren Die Beschriftungen der Bereiche enthalten DropDown-Schaltflächen, mit denen Filter- und Sortierfunktionen aufgerufen werden können. Durch Anklicken der Kontrollkästchen können so jene Einträge gefiltert werden, die in der Pivot- Tabelle angezeigt werden sollen. Die nebenstehende Abbildung zeigt die Auswahlmöglichkeiten, die für Sortierung und/oder Filterung der Daten aus dem Bereich Zeilenbeschriftung angeboten werden Daten gruppieren Wenn die Basisdaten bereits Zuweisungen zu einer Gruppe beinhalten zb Mitarbeiter einer Abteilung oder eines Werkes so können diese Felder zur Gruppierung in der Zeilenbeschriftung herangezogen werden. Daten können aber auch manuell in Gruppen zusammengefasst werden. Das kann sowohl in der Zeilen- als auch in der Spaltenbeschriftung erfolgen. Sie können die Elemente, die sich in einem Feld befinden, gruppieren, um eine Teilmenge oder Zusammenfassungen von Daten zu erhalten. Gruppierungsmöglichkeiten werden auf Grund des in den Zellen befindlichen Datentyps von Excel automatisch angeboten. Datumsgruppierung mit vorgegebenen Gruppen 1. Ziehen Sie das zu gruppierende Feld (zb Geburtsdatum) in den Bereich ZEILENBESCHRIFTUNGEN und das Feld Namen in den Werte- Bereich. Für die Auswertung wird Anzahl vorgeschlagen. Team ALGE Seite 71

8 Umstieg auf Office Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Eintrag des Zeilenbereiches (Kontextmenü) 3. Wählen Sie GRUPPIEREN Nachdem die aktivierte Zelle als Inhalt ein Datum aufweist, bietet Excel eine Gruppierung von Zeitund Datumsbezeichnungen an. 4. Wählen Sie das NACH-Angebot Jahre aus. Durch einen nochmaligen Klick auf einen Eintrag wird dieser wieder deaktiviert. 5. Schließen Sie mit ab. Ergebnis: Die Werte (Anzahl der Mitarbeiter) wurden in Jahre zusammengefasst. Die Aussage der Gruppierung: Wie viele Mitarbeiter sind im jeweiligen Jahr geboren. Gruppierung in manuell erstellten Gruppen 1. Ziehen Sie das zu gruppierende Feld (Gehalt) in den Bereich ZEILENBESCHRIFTUNG und das Feld Namen in den Werte-Bereich. Für die Auswertung wählen Sie Anzahl. 2. Klicken Sie auf einen der Einträge und wählen über das Kontextmenü GRUPPIEREN 3. Stellen Sie die Gruppierungsoptionen ein und bestätigen Sie die Eingabe mit. Ergebnis: Die Liste zeigt die Gehaltsgruppen in Stufen zu je 500 und die Anzahl der in diese Gruppe fallenden Mitarbeiter an. Seite 72 Team ALGE

9 Umstieg auf MS Office Datenschnitt In Excel 2010 wurde in der Registergruppe PIVOTTABLE-TOOLS /SORTIEREN UND FILTERN ein neuer Befehl DATENSCHNITT EINFÜGEN eingeführt. Datenschnitte bieten mehr Komfort, wenn innerhalb einer Pivot-Tabelle Filter gesetzt werden. Sie können Datenschnitte an die Formatierung der Arbeitsmappe anpassen und sie in anderen PivotTables oder PivotCharts auf einfache Weise wiederverwenden. Erstellen von Datenschnitten in einer vorhandenen Pivot-Tabelle 1. Aktivieren Sie in der zu bearbeitenden Datei die Pivot-Tabelle. Klicken Sie in den Pivot-Tabelle-Bericht. 2. Wählen Sie in PIVOTTABLE-TOOLS /OPTIONEN /SORTIEREN UND FILTERN den Befehl DATENSCHNITT EINFÜGEN. 3. Wählen Sie im Dialog DATENSCHNITT AUSWÄHLEN jene Felder aus, die Sie in Ihren Auswertungen berücksichtigen werden In unserem Fall sind das die markierten Felder. 4. Klicken Sie auf. Für jedes aktivierte Feld wird ein Datenschnitt angezeigt. Team ALGE Seite 73

10 Umstieg auf Office Platzieren Sie die einzelnen Listen so, dass die Einträge gut auswählbar sind. 6. Klicken Sie in den einzelnen Datenschnitten auf die Elemente, die gefiltert werden sollen. Ergebnis: Der Pivot-Tabellen-Bericht wird mit jeder Änderung, die in den Datenschnittlisten erfolgt, angepasst. Seite 74 Team ALGE