3 ANSICHTEN DER -FENSTER

Transkript

1 MS Outlook 00 Kompakt Ansichten der -Fenster 3 ANSICHTEN DER -FENSTER 3. Tabellarische Ansicht In einer tabellarischen Ansicht werden in einer Kopfzeile die Namen der Spalten eingeblendet, deren Inhalte in der Tabelle aufscheinen. mit gedrückter Maustaste werden Felder verschoben rechte Spaltenbegrenzung dient zur Breitenveränderung Sortieren Zum besseren Auffinden des Ordnerinhalts empfiehlt es sich, diesen zu sortieren. Dabei wird es vom jeweiligen Ordner abhängen, nach welchen Kriterien die Reihung dargestellt werden soll. Über die Spaltenköpfe können mit einfachem Mausklick die Spalteninhalte aufoder absteigend sortiert werden. Wurde eine Sortierung durchgeführt, so zeigt ein Dreieck die Sortierrichtung an. 3.. Einrichten der Spalten Welche Spalten angezeigt werden, kann leicht über das Kontextmenü der Kopfzeile eingestellt werden. Werden Felder benötigt, die Outlook noch nicht anbietet, so können benutzerdefinierte Ordnerfelder (Spalten) selbst erstellt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Liste und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag FELDAUS- WAHL. Es erscheint eine Auflistung der Felder, die in der Datenbank derzeit zur Verfügung stehen. Ziehen Sie daraus das benötigte Feld mit gedrückter Maustaste in die Kopfziele. Team ALGE 9

2 Ansichten der -Fenster MS Outlook 00 Kompakt In Kategorien sind die Befehle zusammengefasst. Sie unterstützen die Suche nach dem benötigten Feld. Es können auch neue Felder angelegt werden. Der Dialog ermöglicht durch vorgegebene Parameter eine einfache Eingabe der Feldeigenschaften. Zusammenfassung der Spaltenorganisation Aktion Feld verschieben Befehlsfolge Feld mit gedrückter Maustaste auf neue Position schieben Feld löschen Feld hinzufügen Sortieren Spaltenbreite ändern Feld mit gedrückter Maustaste aus der Kopfzeile ziehen Über Kontextmenü FELDAUSWAHL (siehe oben) Klick in den Spaltenkopf der zu soltierenden Spalte Rechte Begrenzung der Spaltenüberschrift ziehen Erscheinungsbild der Listen-Ansicht Die Einträge der Liste können in unterschiedlicher Form auch gruppiert aufscheinen. Verwenden Sie zur Einstellung das Kontextmenü der Spaltenüberschrift und wählen Sie die gewünschte Darstellung. R 0 Team ALGE

3 MS Outlook 00 Kompakt Ansichten der -Fenster 3.. Erweiterte Ansichtseinstellung Über den Dialog ERWEITERTE ANSICHTSEINSTELLUNGEN können auch komplexe Anpassungen der aktiven Ansicht vorgenommen werden. Aktivieren Sie den Ordner, dessen Ansicht geändert werden soll. Öffnen Sie über ANSICHT /AKTUELLE ANSICHT /ANSICHTSEINSTELLUNGEN den Dialog. Auswahlliste für Spalten Gruppierungsmöglichkeiten Filterungen (siehe Seite ) zur optischen Hervorhebung bestimmter Texte Gruppieren Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für die automatische Gruppierung. Stellen Sie die erste Gruppierungsebene ein, legen Sie AUFoder ABSTEIGEND fest. Damit Sie das Feld in Ihrer Liste sehen, aktivieren Sie FELD IN ANSICHT ANZEIGEN. 3 Wiederholen Sie die Einstellungen für eventuelle anschließend zu gruppierende Ebenen. Absteigende Sortierung des Empfangsdatums Aufsteigende Sortierung der Absendergruppen s nach Absender (VON) gruppiert und mit dem Hinweis auf Gesamtanzahl und ungelesene Mails versehen Team ALGE

4 Ansichten der -Fenster MS Outlook 00 Kompakt Filtern Filterungen können nach vielen unterschiedlichen Kriterien vorgenommen werden. Die nachstehende Gegenüberstellung der möglichen Dialog-Einstellungen soll einen Überblick geben. Der Posteingang kann so gefiltert werden, dass nur ungelesene Nachrichten angezeigt werden. Die nachstehend abgebildeten Dialoge entsprechen auch denen der SUCHTOOLS im Register SUCHEN /OPTIONEN (siehe Seite 4). Nachrichtenfilterung mit Sucheinstellung Anzeige nur der ungelesenen Mails Bedingte Formatierung Legen Sie Bedingungen fest, nachdem bestimmte Inhalte Ihrer Nachrichtenliste (der mittlere Bereich des Outlook-Fensters) formatiert werden sollen. Dabei können bereits bestehende Regeln abgeändert und auch neue Regeln hinzugefügt werden. 3 4 Aktivieren Sie den Dialog ANSICHT /AKTUELLE ANSICHT /ANSICHTSEINSTELLUNGEN und wählen BEDINGTE FORMATIERUNG. Wählen Sie eine bestehende Regel aus. Sie sehen in den Eigenschaftsfeldern die derzeit gültige Formatierung. Änderungen sind möglich. Klicken Sie die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Sie können nun eine neue Regel festlegen. Vergeben Sie einen Namen und wechseln Sie über die Schaltfläche BEDIN- GUNG.. zur Festlegung der Regel. Vergeben Sie die gewünschte Formatierung. Team ALGE

5 MS Outlook 00 Kompakt Ansichten der -Fenster 3..3 Suchen nach einer Alle s egal, ob diese empfangen, gesendet oder als Entwurf in einem Ordner abgelegt sind können nach verschiedenen Kriterien gesucht werden. Eingabe im Suchenfeld Legen Sie vorerst fest, in welchem Ordner Sie eine Suche starten wollen. Geben Sie im Feld XXX DURCHSUCHEN (STRG + E) den Namen oder andere Informationen ein. In diesem Feld wird immer der gerade ausgewählten Ordner angezeigt. Im Menüband wird die REGISTERKARTE FÜR TOOLS /SUCHEN eingeblendet. Das Fenster für die Schnellsuche passt sich an die möglichen Sucheinträge an. Es können nun durch Klick auf die Befehlsschaltflächen im SUCHEN-Register die verschiedenen Suchkriterien eingegeben werden. Oder Sie tippen das Suchkriterium (zb den Absender einer ) in das Eingabefeld. Suchkriterium durch Befehlsschaltfläche: 3 Wählen Sie im Navigationsbereich den Order aus. Klicken Sie in das Fenster für die Schnellsuche. Klicken Sie danach auf SUCHEN /VERFEINERN /WICHTIG. Team ALGE 3

6 Ansichten der -Fenster MS Outlook 00 Kompakt Suchkriterium durch Eingabe: Die Eingabe einer Buchstabenfolge blendet sofort die dafür in Frage kommenden Einträge ein. Der Suchvorgang entspricht jenem von Windows. Verwenden von FILTERN Nach Auswahl des Ordners wird über START /SUCHEN / FILTERN in der Auswahlliste das Suchkriterium festgelegt. Die Auswahl entspricht den Befehlen, die auch im Register SUCHEN /Gruppe VERFEINERN angeboten werden Löschen des Suchfilters Filter werden gelöscht, wenn im Navigationsbereich ein anderer Ordner ausgewählt wird. Ist das Register SUCHEN geöffnet, so löschen Sie die gesetzten Filter durch Klick auf die Schaltfläche SUCHE SCHLIESSEN. Wiederverwenden einer Suche Die zuletzt durchgeführten Suchaktionen können wiederholt werden. Öffnen Sie SUCHEN /OPTIONEN und wählen Sie aus der der Liste ZULETZT VERWENDETE SUCHVORGÄNGE die Einstellung aus. 4 Team ALGE