2.3 Folienelement: Diagramm Diagramm erstellen

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1 2.3 Folienelement: Diagramm Diagramme sagen mehr als Zahlen. Der Richtwert für das Verbleiben bei einer Folie liegt bei ca. 1 2 Minuten. Sehr oft werden Folien aber viel schneller gewechselt und höchstens eine halbe Minute gezeigt. Ihr Publikum hat also kaum Zeit, die Zahlen zu erfassen und zu vergleichen. Dafür ist ein Diagramm viel besser geeignet und zudem auch wirkungsvoller. Beim Visualisieren von Zahlen mit Diagrammen müssen Sie unterscheiden zwischen Vergleichen, Aufzeigen von Entwicklungen und Trends oder Gegenüberstellung von Anteilen. Bei der Vielfalt der Darstellungsmöglichkeiten, die Diagramme bieten, fällt die Wahl des Diagrammtyps oft nicht leicht 1. Auf der 4. Folie ist beispielsweise die Frage: «Wie viel Zeit darf ich für die Einleitung bei einem Referat von 45 statt 30 Minuten einsetzen?» nicht geklärt. Die Rede-Anteile wären in %-Angaben weit aussagekräftiger. DIAGRAMMEINSATZ Überlegen Sie sich vorher: Ist ein Diagramm die richtige Wahl, um Ihre Botschaft zu unterstützen? Welche Hauptaussage hat das Diagramm? Welche Entscheidung soll das Diagramm unterstützen? Welche Aussagen sollen besonders hervorgehoben werden? Wie können Sie die Daten sinnvoll ordnen? Welcher Diagrammtyp 1 kann diese Aufgabe am besten erfüllen welcher auf keinen Fall? Diagramm erstellen Auf einer Folie mit dem Layout «Nur Titel» fügen Sie ein Diagramm 2 über das Register EINFÜGEN/Diagramm ein. Einfacher geht es wiederum mit einer Standard-Folie (Layout «Titel und Inhalt»). Kurzanleitung: Diagramm einfügen Mausklick auf das Diagramm-Symbol. geeigneten Diagrammtyp auswählen PowerPoint stellt Ihnen ein Beispieldiagramm mit der passenden Excel- Tabelle (Beispieldaten) zu Verfügung. Beispieldaten in der Tabelle löschen Dann wird auch das Beispieldiagramm gelöscht (gut so, Sie wollen ja ein Diagramm mit Ihrer eigenen Aussage erstellen). in der ersten Zeile die Informationen für die Legendenbeschriftung eintragen (Spaltentitel) 16 1 Entwicklungen aufzeigen: Balken-, Säulen- evtl. Liniendiagramm Anteile vergleichen: Kreisdiagramm 2 Die Diagrammerstellung und -gestaltung sollten Sie vorgängig in Excel (evtl. Word) bearbeitet haben.

2 in der ersten Spalte die Informationen für die X-Achsenbeschriftung eintragen Zahlen (ohne Bezeichnung) erfassen Noch während Sie die Werte in die Excel-Tabelle eintragen, entsteht in PowerPoint das neue Diagramm. ZWINGEND! Schieben Sie nach erfolgreicher Dateneingabe die blaue Umrandung genau um die Eingabewerte (es dürfen keine leeren Zeilen oder Spalten innerhalb der blauen Linie vorhanden sein). Excel-Tabelle schliessen (Sie brauchen Sie nicht mehr): Mausklick auf eine freie Fläche auf der Folie schliesst die Excel-Tabelle. Sie können sie jederzeit auf dem Register DIAGRAMMTOOLS/ Entwurf mit dem Befehl Daten bearbeiten wieder sichtbar machen. 11 Diagramm: Rede-Anteile Fügen Sie eine neue Folie ein (= Folie 5). Titel der Folie: Einleitung Hauptteil Abschluss Erstellen Sie das abgebildete 3D-Kreisdiagramm. Übernehmen Sie folgende Texte und Werte: Einleitung Anteil: 15 % Hauptteil Anteil: 75 % Abschluss Anteil: 10 % Weisen Sie dem Diagramm die Diagrammformatvorlage «Formatvorlage 3» zu. Überzeugt noch nicht, oder? Passen Sie das Diagramm mit den folgenden Erklärungen weiter an Diagramme anpassen Diagramme können Sie vielfältig verändern, bis die Aussage Ihren Wünschen entspricht resp. Ihre Botschaft am besten unterstützt wird man spricht in diesem Fall auch von «Manipulation» (zurechtbiegen, bis es passt)! Sobald Sie ein Diagramm eingefügt haben, erhalten Sie die beiden Register DIAGRAMMTOOLS/Entwurf und Format. Darauf finden Sie alle Werkzeuge, die Sie zur Bearbeitung Ihres Diagramms benötigen 1. Sämtliche Manipulationen bestimmen Sie entweder über die DIAGRAMMTOOLS oder über das Kontextmenü in den entsprechenden Dialogfenstern oder Aufgabenbereichen (am rechten Bildschirmrand). 1 Sie entsprechen den Diagramm-Tools, die Sie vielleicht schon von Excel her kennen. 17

3 Auf dem Register DIAGRAMMTOOLS/Entwurf bestimmen Sie allgemeine Einstellungen für das Diagramm (grobes Layout, Beschriftungen, Diagrammtyp). Diagrammelemente ergänzen (Legende) Diagrammfarben bestimmen Diagrammformatvorlage zuweisen Daten für das Diagramm bearbeiten (ergänzen, korrigieren Diagrammtyp ändern Auf dem Register DIAGRAMMTOOLS/Format bestimmen Sie die Form, Füllung und Effekte der einzelnen Elemente (z. B. der Säulen im Diagramm). Sie ändern also die Vorlage! markiertes (ausgewähltes) Diagrammelement formatieren Farben für Füllungen, Linien von Diagrammelementen FORMATIERUNGSBEREICH Sobald Sie ein Diagramm-Element markiert und im Kontextmenü einen Formatierungsbefehl ausgewählt haben, erscheint am rechten Bildschirm ein Aufgabenbereich (auch Formatierungsbereich genannt). Hier nehmen Sie sämtliche Anpassungen für das markierte Element vor. Für schnelle, einfache Formatierungen genügt meistens die Minisymbolleiste, die oberhalb des Kontextmenüs erscheint. 12 Diagramm anpassen und verändern Vieles kennen Sie sicher schon aus Excel, evtl. aus Word darum: Probieren geht über Studieren. Die gewählte Diagrammformatvorlage können Sie anschliessend Ihren Wünschen entsprechend anpassen (Farbe, Beschriftung, Lage etc.). Folgen Sie den Kurzbeschreibungen auf der nächsten Seite dann entsteht das abgebildete Diagramm oder «wirken» Sie selber. 18

4 Kurzbeschreibung: Füllungen von Diagramm-Sektoren Rechtsklick auf das Diagramm, alle Sektoren werden markiert 1 Kontextmenü «Datenreihe formatieren...» Formatierungsbereich öffnet sich am rechten Bildschirmrand Füllung und Linien wählen mögliche Füllungen sind: Wählen Sie beliebige Farben (evtl. mit Musterfüllungen) für die Sektoren 1 oder gestalten Sie das Diagramm entsprechend der vorherigen Abbildung. Kurzbeschreibung: Diagramm drehen, aufteilen Rechtsklick auf das Diagramm, Kontextmenü «Datenreihen formatieren...» Formatierungsbereich Datenreihenoptionen öffnen: «Winkel» bestimmt die Drehung, «Kreisexplosion» bestimmt die Abstände der Kreissektoren voneinander Drehen Sie das Diagramm und setzen Sie die Sektoren voneinander ab: Winkel ca. 110 % und Kreisexplosion ca. 10 %. Vergrössern Sie das gesamte Diagramm. Achten Sie darauf, dass Sie wirklich nur das Kreisdiagramm markiert haben (Zeichnungsfläche, siehe Register DIAGRAMMTOOLS/Format: Aktuelle Auswahl. Fügen Sie über das Kontextmenü die Datenbeschriftung ein. A fügt den Wert ein, der in der Excel-Tabelle steht (Spalte B «Anteile») B fügt die Datenbeschriftung mit Beschriftungstext (Spalte A) und %-Wert (Spalte B) ein. 1 Klicken Sie jetzt nochmals auf einen der Sektoren, ist nur noch dieser Datenpunkt markiert, so können Sie einzelne Sektoren anders formatieren. Achtung: Ein schneller Maus-Doppelklick bewirkt nicht dasselbe. 19

5 Kurzbeschreibung: Datenbeschriftungsoptionen Nachdem Sie die Datenbeschriftung über das Kontextmenü zugewiesen haben, können Sie diese auch anpassen: A woher soll die Beschriftung eingefügt werden (aus Datenreihen, Prozentsätzen) B Lage der Datenbeschriftung im Diagramm C Zahlenformate der Beschriftung... und schliesslich finden Sie in den Textoptionen, ob Sie die Beschriftung in einem Rahmen oder farbig hinterlegt anzeigen möchten 1. Ergänzen Sie die Datenbeschriftung mit den Rubrikennamen und Prozentsätzen. Die Beschriftungsposition ist ausserhalb des Diagramms. Die Beschriftungen erhalten ausserdem eine grössere Schrift (ca. 18 pt) sowie eine Füllung. Die beiden Angaben in der Beschriftung sollen untereinander zu stehen kommen. Wie/wo haben Sie das gemacht? Löschen Sie die Diagrammlegende. Sie ist nicht mehr nötig. Gefällt Ihnen die Farbe des Diagrammbereichs? Ändern Sie den Hintergrund, wenn Sie wollen. Wie/wo haben Sie das gemacht? Was haben Sie sonst noch gemacht? Schreiben Sie es in Stichworten auf Sie merken: Zu viel: Beinahe alles ist möglich. Nur wird es die Aussage Ihres Diagramms kaum wesentlich verständlicher machen. Überlegen Sie sich genau, welche Formatierungen Sie Ihrem Diagramm verpassen! Hier, wie schon so oft, gilt: Weniger ist mehr!