ECDL-Vorbereitungskurs Modul 4 (Excel) - Syllabus 5

Transkript

1 ECDL-Vorbereitungskurs Modul 4 (Excel) - Syllabus 5 Allgemeines Tabellenkalkulationsprogramm starten und beenden neue Arbeitsmappe erstellen, speichern Arbeitsmappe in anderem Dateiformat speichern zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln Basis-Optionen einstellen Hilfefunktion verwenden Zoomfaktor ändern Multifunktionsleiste minimieren und wiederherstellen Zelle sollte nur ein Datenelement enthalten gute Praxis bei der Erstellung von Listen Zahl, Datum oder Text eingeben Markieren Inhalt einer Zelle bearbeiten Zelleninhalt löschen Befehl Rückgängig bzw. Wiederherstellen Suchen bzw. Ersetzen Registerkarte Datei Neu, Registerkarte Datei Speichern unter z. B. als Vorlage, Textdatei Dazu beim Speichern den gewünschten Dateityp auswählen über die Taskleiste z. B. Benutzername, Standard-Ordner zum Öffnen und Speichern von Arbeitsmappen Schaltfläche Office Excel-Optionen Benutzername: Kategorie Häufig verwendet Standard-Ordner zum Öffnen: Kategorie Erweitert - Allgemein Beim Start alle Dateien öffnen in Standard-Ordner zum Speichern: Kategorie Speichern ICON Zoom in der Statusleiste oder Registerkarte Ansicht - Zoom Minimieren Wiederherstellen Bezeichnung und Wert müssen jeweils in einer eigenen Zelle stehen dürfen nicht in der gleichen stehen! leere Zeilen und Spalten vermeiden angrenzende Zellen leer lassen Standardmäßig ist die Zahleneingabe vorgesehen Für Datum-s oder Texteingabe muss die Zelle entsprechend formatiert werden eine Zelle, mehrere Zellen (mit Strg-Taste), gesamtes Arbeitsblatt, mehrere Zeilen oder Spalten mit Entf-Taste rechte Maustaste auf Zelle Inhalte löschen Registerkarte Start Befehlsgruppe Bearbeiten ICON Löschen Inhalte löschen Registerkarte Start - Befehlsgruppe Bearbeiten ICON Sortieren in Spalte klicken Registerkarte Start Befehlsgruppe Bearbeiten ICON - auswählen Kopieren in Zelle stellen STRG + C oder rechte Maustaste - Kopieren in Zielzelle gehen STRG + V oder rechte Maustaste Einfügen oder Registerkarte Start Befehlsgruppe Zwischenablage -

2 Mit Maus kopieren (Ausfüllfunktion) Verschieben Spalte/Zeile einfügen Spalte/Zeile löschen Spaltenbreite/Zeilenhöhe ändern Symbole Ausfülleck in der Zelle ziehen Markieren Ausschneiden Einfügen (siehe Kopieren) Spalte/Zeile markieren rechte Maus Zellen einfügen (wird links bzw. oberhalb eingefügt) Spalte/Zeile markieren Registerkarte Start - Befehlsgruppe Zellen - ICON Spalte/Zeile markieren rechte Maus Zellen löschen Spalte/Zeile markieren Registerkarte Start - Befehlsgruppe Zellen ICON Doppelklick auf Zwischenlinie (= optimale Breite bzw. Höhe) rechte Maustaste Zeilenhöhe bzw. Spaltenbreite Wert eingeben Registerkarte Start Befehlsgruppe Zellen Formatierungen Zelleninhalte formatieren Farbe der Zelle und des Hintergrundes ändern z. B. fett, kursiv, Schriftart Schrift- und Füllfarbe verwenden Zeilenumbruch einfügen ALT + Enter oder ICON Zeilenumbruch (Registerkarte Start Befehlsgruppe Ausrichtung) Zellen verbinden Format kopieren Markieren ICON Zellen verbinden (Registerkarte Start Befehlsgruppe Ausrichtung) verbinden und zentrieren auswählen Markieren ICON Format Befehlsgruppe Zahl übertragen (Registerkarte Start) Formate: Buchhaltungsformat Datum Prozent - gewünschtes Format ein- Befehlsgruppe Zahl - stellen Kopf- und Fußzeile (einfügen, bearbeiten, löschen) Für Währungssymbol ICON verwenden Für Prozentwerte ICON verwenden ICON - Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile oder Registerkarte Einfügen Kopf- und Fußzeile oder in der Statuszeile ICON Sei-

3 Felder in Kopf- und Fußzeile einfügen tenlayout Registerkarte Kopf- und Fußzeilentools (Entwurf) Befehlsgruppe Kopf- und Fußzeilenelemente Element über ICON einfügen oder Registerkarte Seitenlayout Befehlsgruppe Seite einrichten - ICON - Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile - benutzerdefinierte Kopf- oder Fußzeile wählen Rahmenlinie (Linienart und -farbe verwenden) Dezimalstellen bzw. Tausenderpunkt darstellen Drucken: Druckbereich Gitternetzlinien Wiederholungszeilen Zeilen- und Spaltenüberschriften Markieren Registerkarte Start - ICON Rahmen auswählen Registerkarte Start Befehlsgruppe Schriftart ICON - Registerkarte Rahmen bzw. Ausfüllen oder rechte Maustaste Zellen formatieren Registerkarte Start Befehlsgruppe Zahl - ICON Dezimalstelle hinzufügen bzw. Dezimalstelle löschen bzw. (für Tausenderpunkt) ICON Registerkarte Blatt - einstellen ICON Registerkarte Papierformat Skalierung einstellen bzw. Hoch-/Querformat oder Symbole in der gleichen Befehlsgruppe verwenden Skalieren auf einer Seite Hoch- bzw. Querformat einstellen Seitenränder Arbeitsblatt in der Seitenansicht kontrollieren Drucken: Bestimmten Zellbereich Ganzes Arbeitsblatt Menüfenster Seite einrichten Anpassen Seitenanzahl genau eingeben ICON Registerkarte Seitenränder bzw. Symbol in der gleichen Befehlsgruppe Bestimmten Zellbereich (vorher markieren), ganzes Arbeitsblatt, gesamte Arbeitsmappe, mehrere Arbeitsblätter (vorher markieren):

4 Bestimmte Anzahl von Arbeitsblättern Gesamte Arbeitsmappe Ausgewähltes Diagramm Diagramm: markieren und Druckermenü öffnen Registerkarte Start Befehlsgruppe Ausrichtung ICON oder ICON - Registerkarte Ausrichtung Orientierung Zellbereich im Winkel ausrichten Ausrichtung horizontal und vertikal wählen Registerkarte Start Befehlsgruppe Ausrichtung - ICONS anklicken oder ICON - Registerkarte Ausrichtung

5 Tabellenblatt zwischen Tabellenblätter wechseln Tabellenblatt einfügen Tabellenblatt löschen gute Praxis für die Benennung der Tabellenblätter Tabellenblatt umbenennen Symbol in der unteren Bildlaufleiste oder Rechtsklick auf Tabellenblattname Einfügen Tabellenblatt OK Rechte Maustaste auf Tabellenblattname Löschen aussagekräftige Namen verwenden Rechte Maustaste auf Tabellenblattname Umbenennen oder Doppelklick darauf Name schreiben Rechte Maustaste Verschieben/Kopieren - Zur Mappe: auswählen Einfügen vor: auswählen - Kopie erstellen anklicken oder Tabellenblatt markieren - STRG + mit der Maus ziehen Tabellenblatt kopieren/verschieben Zeile/Spalte fixieren bzw. aufheben nachfolgende Zeile bzw. Spalte markieren Registerkarte Ansicht Befehlsgruppe Fenster ICON bzw. Fixierung aufheben Berechnungen Funktionen gute Praxis bei der Formelerstellung Zellbezüge verwenden statt Zahlen eingeben In Zelle klicken - = schreiben 1. Zellennamen eingeben Rechenzeichen eingeben 2. Zellennamen eingeben: z. B. = A1 + A2 Multiplizieren = A1 * A2 Dividieren = A1 / A2 Subtrahieren = A1 - A2 Addieren = A1 + A2

6 Fehlermeldungen kennen und verstehen Texte bzw. Formeln kontrollieren und korrigieren Absoluter Bezug: verstehen und verwenden Relativer Bezug: verstehen und verwenden Summe #NAME? = Es wird mit einem Zellbereich gearbeitet und der Doppelpunkt wurde vergessen, z. B. Zellbereich = A1M20 richtig: A1:M20 #DIV/0! = Division durch 0 oder eine leere Zelle #BEZUG! = Wenn eine Zelle gelöscht wird, auf die sich eine Formel bezieht = Beim Kopieren wird der Bezug nicht angepasst, d. h. es wird immer der gleiche Zellinhalt zur Berechnung verwendet Zelladresse schreiben und F4 drücken oder selber schreiben: z. B. $A$1 = Formel passt sich beim Kopieren den Berechnungen an In die Zelle stellen Registerkarte Start Befehlsgruppe Bearbeiten - ICON Summe anklicken Bereich auswählen (mit Maus darüber ziehen) oder = schreiben ICON Funktion einfügen - SUMME anklicken OK Bereich auswählen - OK In die Zelle stellen bei ICON Summe auf den Pfeil klicken Funktion wählen Bereich auswählen OK oder ICON Funktion einfügen Mittelwert Maximum Minimum Anzahl Anzahl2 Runden Anzahl = berechnet wie viele Zellen in dem gewünschten Bereich eine Zahl enthalten Anzahl2 = berechnet wie viele Zellen in dem gewünschten Bereich nicht leer sind Runden: Funktion Runden auswählen Einstellungen vornehmen - OK In die Zelle stellen ICON Funktion einfügen WENN anklicken Bedingung eingeben z. B. wenn der Wert in B14 größer als 1 Dann_Wert schreiben Sonst_Wert schreiben - OK WENN-Funktion Operatoren: =, <, >, <=, >=, <>, leere Zelle: "" eingeben

7 Diagramm Bereich markieren Registerkarte Einfügen Befehlsgruppe Diagramme Diagrammtyp wählen Diagramm erstellen ICON zum Verändern des Diagrammtyps Diagramm verschieben, löschen, Größe des Diagrammes ändern, Diagramm positionieren Diagramm markieren und am Rand mit linker gedrückter Maustaste verschieben bzw. Größe an den Ecken verändern Diagramm markieren und die Entf-Taste drücken Diagramm im vorgegebenen Bereich genau positionieren ICON zum Festlegen, ob man das Diagramm als Objekt in einem Tabellenblatt oder als eigenes Tabellenblatt einfügen möchte ICON zum Formatieren der einzelnen Elemente eines Diagramms. Aus dem Listenfeld z. B. Diagrammbereich wählen und auf das Symbol Auswahl formatieren klicken Element auswählen rechte Maustaste - formatieren wählen Diagrammtitel bzw. Achsentitel einfügen, verändern und entfernen Hier kann man keine Legende bzw. die Position der Legende festlegen Die Datenbeschriftung wird im Diagramm angezeigt. Unter Weitere Datenbeschriftungsoptionen kann man genauere Einstellungen vornehmen z. B. dass bei einem Kreis-diagramm die Prozentsätze angezeigt werden In der Befehlsgruppe Aktuelle Auswahl ein Diagrammelement wählen und Fülleffekte, Rahmenlinien, Rahmen-stärken ändern und zuweisen