Excel. Tabellenkalkulation für den Alltag

Transkript

1 Excel Tabellenkalkulation für den Alltag

2 Agenda - Tabellenkalkulation Grundlagen: Dateneingabe und Bearbeitung von Zellinhalten Textfunktionen: Sortieren, Filtern, Eingabemaske und Zellen verbinden Rechnen mit Excel: Formeln und Rechenfunktionen Professionelle Diagramme: Demo: Erstellen, Bearbeiten und Drucken

3 Handout und weitere Informationen Die Handouts zu den Kursinhalten werden nach dem Kongress auf Medscape bereitgestellt. Registrieren Sie sich kostenlos Copyright: KWHC GmbH, Alewinstr. 13, Uelzen

4 Grundlagen Wichtige Funktionen Was kann Excel? Excel erstellt Tabellen mit Text und Zahlen Statistiken Diagramme und führt jeweils Berechnungen durch.

5 Grundlagen Tabellen und Arbeitsmappe Eine Excel-Datei wird auch als Arbeitsmappe bezeichnet. Sie kann mehrere Tabellen enthalten So können zusammenhängende oder aufeinander Bezug nehmende Tabellen in einer Datei gespeichert werden. Diagramme können zusammen mit den Basisdaten in einer Datei gespeichert werden.

6 Dateneingabe - Bearbeitungszeile Eintippen in die entsprechende Zelle der Arbeitsmappe oder in die Bearbeitungszeile Bestätigen mit Eingabetaste oder blauem Häkchen vor der Bearbeitungszeile Verwerfen der Eingabe mit Löschen oder dem roten x vor der Bearbeitungszeile oder mit Markieren und Entf- oder Rück-Taste Nachträgliches Ändern des Eintrags erfolgt über Bearbeitungszeile oder Doppelklick auf Zelle

7 Dateneingabe Bewegen in der Tabelle Zur nächsten Zelle in der Spalte: nach unten über die Eingabetaste, nach oben über die [Umschalt- + Eingabetaste] Nächste Zelle in der Zeile: nach rechts über die Tabulator-Taste, nach links über [Umschalt- + Tabulator Taste] Bewegung auch mit Pfeiltasten oder Anklicken der Zelle Markieren der ersten Zelle: [STRG +Pos1]

8 Dateneingabe Automatisches Ausfüllen Gleiche Daten lassen sich automatisch erzeugen. Beispiele: In der Spalte soll immer das gleiche Wort stehen. Eingabe des Wortes und Ziehen des schwarzen Quadrats rechts unten am Zellzeiger (= Ausfüllkästchen) nach unten. Es sollen immer die gleichen vier Begriffe stehen: Eingabe der vier Begriffe (ABCD), Markieren des gesamten Bereichs, Zellzeiger nach unten (ABCDABCDABCDABCD).

9 Dateneingabe Automatisches Ausfüllen - Variabel Excel kann aber auch intelligent Datenreihen vervollständigen: Eingabe von "Januar" und Ziehen des Kontrollkästchens nach unten Dies funktioniert auch mit Zahlen ("123"), Dezimalzahlen oder "13579", dazu muss im Kontrollkästchen "Datenreihe ausfüllen" aktiviert sein.

10 Dateneingabe - Zahlen Excel kann die Zahlen nach der Eingabe interpretieren. Ändern des Formats unter "Zellen > Format > Zellen formatieren"

11 Dateneingabe Zahlen und Einheiten Sie können auch selbst definierte Einheiten verwenden. Wählen Sie in der Zellenformatierung die Kategorie Benutzerdefiniert. Im Feld Typ tragen Sie # als Platzhalter für Ihren Wert und danach die Einheit in Anführungszeichen ein. Im Beispiel wird so aus der Eingabe "9" die Anzeige "9 ml".

12 Dateneingabe Mehrzeilige Texteingabe Standardmäßig ist der Text linksbündig und einzeilig. Anzeigen mehrerer Textzeilen in einer Zelle durch Aktivieren von "Zeilenumbruch" Tipp: Um an einem bestimmten Punkt eine neue Zeile zu beginnen, klicken Sie in der Bearbeitungsleiste (oder in der Zelle, wenn Sie diese bearbeiten) auf die Stelle, an der ein Zeilenumbruch eingefügt werden soll, und drücken [ALT+EINGABETASTE].

13 Datenverwaltung Fenster fixieren Wenn die Arbeitsblätter sehr groß werden, und man immer die ersten Zeilen oder Spalten sehen möchte, kann man diese fixieren: Markieren Sie die jeweils folgende Zeile oder Spalte "Ansicht > Fenster einfrieren > Fenster einfrieren" Aufheben der Fixierung: "Fenster einfrieren > Fixierung aufheben"

14 Datenverwaltung - Sortieren Mit der Sortierfunktion können Sie Spalten mit Texten nach verschiedenen Kriterien ordnen. Markieren Sie eine beliebige Zelle, gehen Sie auf "Bearbeiten > Sortieren und Filtern > Von A bis Z sortieren > OK"

15 Datenverwaltung - individuell sortieren Sie können Tabellen mit Texten auch nach mehreren Kriterien hintereinander sortieren: Markieren Sie eine beliebige Zelle, gehen Sie auf Bearbeiten / Sortieren und Filtern / Benutzerdefiniertes Sortieren / nach Name, Reihenfolge: A bis Z Oder nach PLZ / Nach Größe (aufsteigend)

16 Datenverwaltung Anzeige filtern Über "Filtern" wählen Sie eine Teilmenge aus. Die anderen Zeilen werden ausgeblendet. Markieren Sie eine beliebige Zelle, anschließend gehen Sie auf "Bearbeiten > Sortieren und Filtern > Filtern", und wählen über den Dropdown-Pfeil Name, Schmidt aus Zum erneuten Einblenden aller Einträge: Wieder auf den Pfeil gehen, und "Alles auswählen" auswählen

17 Datenverwaltung Benutzerdefinierte Filter Beispiel: Einträge im PLZ-Bereich zwischen 4... und 6... zeigen Auf Pfeil neben PLZ gehen und "Zahlenfilter > Benutzerdefinierter Filter" wählen auf 1. Menü und "ist größer als" wählen "40000" eingeben Auf 2. Menu und "ist kleiner als" / "60000" / OK Anschließend Einträge nach aufsteigender PLZ sortieren

18 Tabelle formatieren Zellen verbinden Um eine Überschrift gleichmäßig über mehrere Spalten zu verteilen, können Zellen miteinander verbunden werden. markieren Sie alle Zellen, die Sie verbinden wollen wählen Sie Zellen > Format > Zellen fomatieren" markieren Sie "Zellen verbinden" klicken Sie abschließend auf OK

19 Tabelle formatieren Zellen formatieren Auch das Aussehen der Zellen lässt sich ändern. Über: "Zellen > Format > Zellen formatieren > Rahmen" können Zellen mit Rahmen unterschiedlicher Farbe, Dicke oder Linienführung versehen werden. "Zellen > Format > Zellen formatieren > Ausfüllen" ändert Farbe und Hintergrund der Zelle.

20 Tabelle formatieren - Schriftarten Das Ändern der Schriftformatierung erfolgt über: "Zellen > Format > Zellen formatieren > Schrift" Tipps: Um eine Spalte zu markieren, klicken Sie auf den Spaltenkopf. Entsprechend können Sie eine Zeile über Anklicken des Zeilenkopfes und die ganze Tabelle über das linke obere Quadrat markieren. Das Markieren mehrerer Zellen funktioniert mit der Umschalt- (Reihe) oder STRG-Taste (einzelne Zellen).

21 Tabelle formatieren Zeilen und Spalten anpassen Spaltenbreite anpassen Wählen Sie "Zellen > Format > Spaltenbreite" oder "Breite automatisch anpassen" oder setzen Sie den Mauszeiger auf den Spaltenstrich und ziehen oder Doppelklick auf Spaltentrennstrich im Spaltenkopf Zeile einfügen und löschen Wählen Sie "Zellen > Einfügen > Blattzeilen einfügen" (diese wird auch sofort ins Diagramm übernommen) Wählen Sie "Zellen > Löschen > Blattzeilen löschen"

22 Tabelle formatieren Rahmen und Schatten Beispiele: Markieren von A2 bis E11, dann Pfeil der Rahmenlinienpalette (in Schriftart) anklicken und "Dicke Rahmenlinien" wählen Markieren von A17 bis E26, dann Pfeil der Rahmenlinienpalette anklicken und "Alle Rahmenlinien" wählen. Markieren von A31 bis E41, "Zellen > Format > Zellen formatieren > Rahmen" Farbe rot und "Ausfüllen > Hintergrundfarbe" Farbe gelb.

23 Tabellenkalkulation Automatische Summen Excel kann automatisch die Zahleneingaben in einer Spalte summieren. Öffnen Sie die Datei "asthma1.xls" Klicken Sie auf die Zelle E12, anschließend auf das Summe-Zeichen. Es erscheint automatisch: =SUMME(E2:E11) Anschließend drücken Sie die Eingabetaste

24 Tabellenkalkulation - Bezüge Mit einem Bezug wird in einer Formel angegeben, an welcher Tabellenposition sich diejenigen Daten befinden, die in der Formel verwendet werden sollen. Relative Bezüge Wird die Zelle, die die Formel enthält, verschoben, ändert sich auch den Bezug auf die verwendeten Datenzellen. Absolute Bezüge Wird eine Formel-Zelle verschoben, wird der Bezug auf die Datenzelle nicht angepasst.

25 Tabellenkalkulation Relative Bezüge Beispiel für einen relativen Bezug: Kopieren Sie die Tabelle von A1 bis E14 und fügen sie die Kopie ab A16 ein. Ändern Sie in der Kopie die Tablettenzahl am 1.3. Die Summenformel wird sofort aktualisiert, da Excel automatisch den Bezug "E2;E11" auf "E17;E26" geändert hat. Kontrollieren Sie die Änderung in der Bearbeitungszeile.

26 Drucken Seite anpassen Vor dem Drucken sollten Sie IMMER "Ansicht > Seitenlayout" wählen. Ein Diagramm wird beim Druck unter Umständen abgeschnitten. Gehen Sie auf "Seitenlayout > Orientierung > Querformat"

27 Drucken Seitenränder anpassen Sie können die Druckränder in der Seitenansicht bearbeiten: Klicken Sie in der Seitenansicht auf Umbruchvorschau Die dunkelblauen Ränder lassen sich mit der Maus verschieben.

28 Drucken Kopf und Fußzeilen Für den Druck können Sie Kopf- und Fußzeilen einfügen. über "Seitenlayout > Drucktitel > Kopfzeile/Fußzeile" "Asthma1" schreiben Unter Benutzerdefinierte Fußzeile geben Sie für "Rechter Abschnitt" Seitenzahl und für "Linker Abschnitt" Datum ein Die Symbole entsprechen nacheinander: Dialogfeld Schriftart für Formatierung des eigenen Textes, Seitenzahl, Gesamtseitenzahl, Datum, Uhrzeit, Dateiname, Blattname

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