Excel für Einsteiger

Transkript

1 Excel für Einsteiger Aufbau der Datei Dateien in Excel werden standardmäßig Mappe benannt, bis sie gespeichert werden. In deiner Mappe befinden sich beliebig viele Tabellenblätter, die durch Doppelklick auf den entsprechenden Reiter umbenannt werden können. Durch Ziehen mit gedrückter linker Maustaste können sie verschoben werden. Zeilen, Spalten und ihre Benennung Eine Tabelle ist unterteilt in Zeilen (horizontal) und Spalten (senkrecht). Zeilen sind nummeriert und Spalten haben Buchstaben als Benennung. So ist es möglich, bestimmte Zellen anzusprechen, z.b. D5. Ganze Zeilen oder Spalten können markiert werden, indem man in den Kopf klickt. Die Bearbeitungszeile Die Bearbeitungszeile befindet sich direkt über der Arbeitsfläche. Hier können Formeln oder Änderungen am Zellinhalt eingegeben werden. Wenn für den Inhalt einer Zelle eine Formel verwendet wurde, ist in der Zelle selbst nur das Ergebnis der Berechnung zu sehen, in der Bearbeitungszeile wird die jedoch die Formel angezeigt. Rückgängig machen von Aktionen Die letzten Arbeitsschritte können in Excel auf drei verschiedene Arten rückgängig gemacht werden: In der Menüleiste wählen Sie Bearbeiten- Rückgängig In der Symbolleiste klicken Sie auf den Button mit dem Pfeil nach links Durch die Tastenkombination Strg +Z Einfügen von Tabellenblättern Über den Menüpunkt Einfügen- Tabellenblatt können Sie die Tabelle um weitere Tabellenblätter erweitern. Mit gedrückter linker Maustaste können die Tabellenblätter untereinander beliebig ausgetauscht werden.

2 Neue Mappe anlegen Über Datei- Neu- oder in der Symbolleiste das Symbol des leeren Papierblattes kann eine neue Mappe angelegt werden. Sie hat standardmäßig 3 Tabellenblätter. Überflüssige Tabellenblätter markiert man durch Klick auf den Reiter und in der Menüleiste Bearbeiten- Blatt löschen- Vorhandene Mappe öffnen Datei öffnen oder in der Symbolleiste das Symbol des geöffneten Ordners oder die Tastenkombination Strg + O Mappe speichern Menüpunkt Datei anklicken -Speichern unter- auswählen Namen wählen bestätigen mit ok es wird die komplette Mappe mit allen Tabellenblättern abgespeichert Mappe ausdrucken Vor dem Ausdrucken sollten Sie noch einige Einstellungen vornehmen: -Datei- Seite einrichteno Hier können Sie auswählen, ob die Tabellenlinien mitgedruckt werden sollen oder ob in Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll. Sie können bestimmte Tabellenausschnitte ausdrucken o Dazu markieren Sie die zu druckenden Tabellenzellen o Dann wählen Sie Datei- Druckeno Im Druckerfenster können Sie dann auswählen, dass nur der markierte Teil oder ein bestimmtes Tabellenblatt gedruckt werden soll Werte eingeben Damit es später bei den Berechnungen keine Probleme gibt, sollten Sie nur die reinen Zahlenwerte eingeben und nachträglich formatieren.

3 Zellen, Zeilen und Spalten markieren Ganze Zeilen oder Spalten können markiert werden, indem man in den Kopf klickt. Zellen markiert man, indem man in die Zelle klickt. Sie bekommt dann einen schwarzen Rand. Ein bestimmten Bereich in der Tabelle markiert man durch Ziehen mit gedrückter linker Maustaste. Die Markierung verschwindet, wenn man in einen leeren Bereich der Tabelle klickt oder eine andere Zelle auswählt. Zellinhalt löschen Um den Zellinhalt zu löschen, klickt man in die betreffende Zelle und drückt die Taste -Entf- auf der Tastatur. Wenn die Zelle markiert ist, kann man auch einfach den Zellinhalt überschreiben ohne zu löschen. Zellinhalt ändern Zellinhalte können geändert werden: in der Bearbeitungszeile Dazu klickt man an die entsprechende Stelle in der Bearbeitungszeile, ändert und bestätigt mit ok- direkt in der Zelle Durch Doppelklick in die Zelle wird der Cursor aktiviert und der Zellinhalt kann bearbeitet werden. Markiert man eine Zelle nur mit einfachem Klick in die Zelle und schreibt dann, wird der Inhalt der Zelle komplett mit der neuen Eingabe überschrieben. Kopieren von Zellinhalten und Formeln Zelle markieren Bearbeiten- Kopieren- markieren der Zelle, in der eingefügt werden soll -Bearbeiten- Einfügen- Zellinhalte kopieren oder fortschreiben: zu kopierende Zelle markieren in der unteren rechten Ecke der Markierung erscheint nun ein schwarzes Quadrat wenn der Mauszeiger darüber bewegt wird, verändert er sich zum Kreuz nun mit gedrückter linker Maustaste die Markierung beliebig erweitern der Zellinhalt wird automatisch in die anderen markierten Zellen übernommen. Bei Nummerierungen, Datumsangaben wird die Nummerierung bei diesem Kopiervorgang fortgeführt Formeln in der Ausgangszelle werden bei relativem Zellbezug ebenfalls angepasst.

4 Formatieren Schrift Zellen markieren und dann in der Formatsymbolleiste die Schriftart, Größe, Farbe, Bündigkeit oder Füllfarbe auswählen. Datentypen In der Menüleiste wählen Sie Format-Zellenun kann man die Zahlen als Kommazahlen, Währung oder Prozentzahl anzeigen lassen. Bei dieser nachträglichen Formatierung kann das Programm besser mit den Werten rechnen, da die Zahlenwerte als reine Zahlen eingegeben wurden. Die Formatierung ändert lediglich die Ausgabe. Zellen verbinden o um z.b. für eine Überschrift mehrere Zellen zu verbinden wählen Sie o -Format-Zelleno Reiter Ausrichtung- anklicken o Häkchen vor -Zellen verbinden setzen Zeilenumbruch in der Zelle o um z.b. für eine Überschrift mehrere Zellen zu verbinden wählen Sie o -Format-Zelleno Reiter Ausrichtung- anklicken o Häkchen vor -Zeilenumbruch setzen Größe anpassen optimale Breite und Höhe von Zeilen und Spalten lassen sich am Schnellsten durch Doppelklick zwischen die Zeilen- oder Spaltenköpfe einstellen. bedingte Formatierung Teile der Tabelle können in einer anderen Formatierung ausgegeben werden, wenn eine Bedingung erfüllt ist, z.b. ein Wert unterschritten wird. o In der Menüleiste Format bedingte Formatierung- auswählen o es öffnet sich ein Auswahlfenster o wählen Sie die Bedingung aus, z.b. Zellwert ist kleiner als 5 o wählen Sie dann das Format aus, das angewendet wird, wenn die Bedingung erfüllt ist. o bestätigen mit ok- Autoformat für Tabellen o Markieren Sie den zu formatierenden Tabellenbereich o Die ganze Tabelle markieren Sie mit einem Klick in die linke obere Ecke der Tabelle. o wählen Sie Format- Autoformato wählen Sie eine Vorlage aus o bestätigen mit ok-

5 Arbeiten mit Funktionen Summen bilden o Markieren Sie die Zelle, in der die Summe gebildet werden soll o Klicken Sie in der Symbolleiste das Summenzeichen an o Excel schlägt einen Tabellenbereich zur Summenbildung vor ( gekennzeichnet durch einen flimmernden Rand) o Wenn Sie den ausgewählten Bereich übernehmen möchten, drücken Sie die Eingabetaste, ansonsten markieren Sie die Zellen, aus denen die Summe gebildet werden soll. Operatoren in Excel o Addition + o Subtraktion - o Multiplikation * o Division / Wie in der Mathematik gilt : Punktrechnung vor Strichrechnung!!! runden / kürzen o markieren Sie die Zelle mit dem zu rundenden Wert o klicken Sie das f x Zeichen vor der Bearbeitungszeile an o es öffnet sich das Funktionsfenster o wählen Sie die Kategorie -Math. und Trigonometrie- aus und im Fenster darunter die runden- Funktion o bestimmen Sie, auf wie viele Kommastellen genau Sie runden möchten o bestätigen Sie mit ok o die Funktion kürzen funktioniert genau so, nur dass nach der gewählten Nachkommastelle der Rest abgeschnitten wird. die wenn- Funktion o markieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis der Funktion stehen soll o klicken Sie das f x Zeichen vor der Bearbeitungszeile an o wählen Sie die Kategorie -Logik- aus und im Fenster darunter die Wenn- Funktion o geben Sie eine Bedingung ein, z.b. B5 = 0 o geben Sie einen dann-wert ein z.b. soll das Wort Achtung in der gewählten Zelle erscheinen. Text muss hierbei in Anführungszeichen gesetzt werden, Formeln, feste Werte oder Bezüge nicht. andere Funktionen In dem Funktionsfenster steht immer eine Erläuterung, wie die Funktion aufgebaut ist und welcher Wert erwartet wird.

6 Bezüge absolute Bezüge werden in der Zelle mit $-Zeichen vor Zeilen- und Spaltenbezeichnung hergestellt. man erreicht dies auch durch Drücken der F4-Taste auf der Tastatur relative Bezüge Ein relativer Zellbezug in einer Formel, wie z. B. A1, basiert auf der relativen Position der Zelle, die die Formel enthält sowie auf der Zelle, zu der der Bezug besteht. Wenn sich die Position der Zelle mit der Formel ändert, wird auch der Bezug geändert. Wenn Sie die Formel über Zeilen oder vertikal entlang von Spalten kopieren, wird der Bezug automatisch angepasst. Standardmäßig verwenden neue Formeln relative Bezüge. Wenn Sie z. B. einen relativen Bezug von Zelle B2 in Zelle B3 kopieren, wird dieser automatisch von =A1 in =A2 geändert. absoluter Bezug Ein absoluter Zellbezug in einer Formel, wie z. B. $A$1, bezieht sich immer auf eine bestimmte Zellposition. Wenn sich die Position der Zelle mit der Formel ändert, bleibt der absolute Bezug gleich. Wenn Sie die Formel über Zeilen oder vertikal entlang von Spalten kopieren, dann wird der absolute Bezug nicht angepasst. Standardmäßig verwenden neue Formeln relative Bezüge und Sie müssen diese in absolute Bezüge ändern. Wenn Sie z. B. einen absoluten Bezug von Zelle B2 in Zelle B3 kopieren, bleibt der Bezug in beiden Zellen gleich =$A$1. gemischte Bezüge Ein gemischter Bezug hat entweder eine absolute Spalte und eine relative Zeile oder eine absolute Zeile und eine relative Spalte. Ein absoluter Spaltenbezug hat das Format $A1, $B1, usw., ein absoluter Zeilenbezug hat das Format A$1, B$1, usw. Wenn sich die Position der Zelle mit der Formel ändert, dann ändert sich auch der relative Bezug, der absolute Bezug jedoch nicht. Wenn Sie die Formel über Zeilen oder vertikal über Spalten kopieren, wird der relative Bezug angepasst, der absolute Bezug jedoch nicht. Wenn Sie z. B. einen gemischten Bezug von Zelle A2 in B3 kopieren, wird dieser von =A$1 in =B$1 geändert.

7 Einfügen von Diagrammen wählen Sie in der Menüleiste -Einfügen-Diagramm- oder das entsprechende Symbol in der Symbolleiste wählen Sie den Diagrammtyp aus ( unter Umständen ist es notwendig, einen anderen Diagrammtyp auszuwählen, z.b. ist ein Tortendiagramm bei mehr als 2 Spalten sinnlos. wählen Sie den Datenbereich aus (mit gedrückter linker Maustaste) geben Sie einen Diagrammtitel und die Beschriftung der Achsen ein Bestimmen Sie, ob das Diagramm in der bestehenden Tabelle oder als gesondertes Arbeitsblatt erstellt werden soll. Klicken Sie auf Fertigstellen- Komfortabler arbeiten Tabellenteile fixieren o Wenn Sie bei großen Tabellen die Spaltenüberschriften fixieren möchten, gehen Sie wie folgt vor: o markieren Sie die Zeile unterhalb der Überschriften durch Klick in den Zeilenkopf o wählen sie im Menü Fenster Fenster fixieren o Das Gleiche gilt für die Festsetzung von Spalten Sie markieren dann die Spalte neben der zu fixierenden Fenster teilen o Wenn man Werte in 2 Tabellen verknüpft, kann es sinnvoll sein, beide Mappen gleichzeitig auf dem Bildschirm zu sehen und zu bearbeiten. o wählen Sie Fenster - Neues Fenstero Es öffnet sich ein zweites Fenster mit dem Inhalt der aktuellen Mappe. Hier können Sie ein anderes Tabellenblatt aktivieren. o Wählen Sie jetzt Fenster anordneno bestimmen Sie, in welcher Weise die Fenster angeordnet werden sollen. o Durch Mausklick in das entsprechende Fenster wird es aktiviert und Sie können darin arbeiten.

8 Seitenumbruch festlegen Klicken Sie im Menü Ansicht- Seitenumbruchvorschau- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: o Anzeigen von Seitenumbrüchen Manuell eingefügte Seitenumbrüche werden als durchgezogene Linien angezeigt. Gestrichelte Linien zeigen an, wo Microsoft Excel die Seiten automatisch umbricht. o Verschieben eines Seitenumbruchs Ziehen Sie den Seitenumbruch an eine neue Position. Durch das Verschieben wird der automatische Seitenwechsel in einen manuellen Seitenwechsel umgewandelt. oder vertikalen Seitenumbruch einfügen möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, und wählen Sie -Seitenumbruch einfügen-. o Entfernen von Seitenumbrüchen Ziehen Sie den Seitenumbruch aus dem Druckbereich heraus. Um alle manuellen Seitenwechsel zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt, und klicken Sie dann auf -Alle Seitenumbrüche zurücksetzen-. Drucktitel einrichten o Beim Ausdruck von großen Tabellen verschwindet nach der 1. Seite die Spalten- oder Zeilenüberschrift. Damit die Überschriften mitgedruckt werden, gehen Sie wie folgt vor: o wählen Sie im Menü Datei- Seite einrichten Tabelleo markieren Sie die Titelzellen o bestätigen Sie mit -ok- Werte aus anderen Tabellen und Mappen verwenden o öffnen Sie beide Mappen, wenn Sie die Werte aus unterschiedlichen Mappen verwenden o markieren Sie die Zelle, in die die Werte übernommen werden sollen o geben Sie in der Bearbeitungszeile ein Gleichheitszeichen ein o klicken Sie nun die Zelle an, aus der die Werte übernommen werden o bestätigen Sie mit ok- Daten sortieren o wählen Sie im Menü Daten- Sortiereno bestimmen Sie, nach welcher Spalte als erstes, folgendes und letztes und ob aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll.

9 Ansprechende Aufbereitung der Tabelle Wordart mit Wordart können dreidimensionale Überschriften erstellt werden: o wählen Sie im Menü Einfügen Grafik Wordart- oder das entsprechende Symbol in der Zeichnensymbolleiste am unteren Bildschirmrand. o entscheiden Sie sich für einen Schrifttyp o geben Sie den Text ein o bestätigen mit oko eine Änderung des Aussehens erreichen Sie durch rechten Mausklick auf das Wordart und dann Wordart formatiereno hier können Sie dann Linienstärke und farbe, Füllung und andere Optionen auswählen Autoformen o mit Autoformen können Sie grafische Hilfen zur Unterstützung Ihrer Daten einfügen o wählen Sie in der Zeichnensymbolleiste am unteren Bildschirmrand eine Autoform aus und ziehen sie mit gedrückter linker Maustaste auf Zellhintergründe einfärben o markieren Sie die zu färbenden Zellen o wählen Sie in der Zeichnensymbolleiste am unteren Bildschirmrand den Fülleimer aus o durch klick auf den kleinen Pfeil rechts vom Eimer kann die Farbe verändert werden. Grafiken einfügen o wählen Sie Einfügen Grafik aus Datei- oder o wählen Sie in der Zeichnensymbolleiste am unteren Bildschirmrand den entsprechenden Button aus o geben Sie den Speicherort der Grafik an ( z.b. eines Fotos oder Logos) o bestätigen mit oko Clipart werden ähnlich eingefügt, nur dass man wählt: Einfügen Grafik- Clipart- oder den Clipartbutton in der Zeichnensymbolleiste Hyperlinks einfügen wenn im Zusammenhang mit einer Tabelle oft zusätzliche Daten aus anderen Dateien benötigt werden, kann man Hyperlinks zu diesen Dateien einfügen: o wählen Sie im Menü Einfügen Hyperlink- oder den entsprechenden Button in der Standardsymbolleiste o Speicherort der Datei auswählen und mit ok- bestätigen Symbolleisten ein- und ausblenden Zur Zeit nicht benutzte Symbolleisten können über Ansicht- Symbolleisten- einund ausgeblendet werden

10 Zeilen und Spalten ein- und ausblenden um eine Spalte auszublenden, markieren Sie die Spalte rechts neben der auszublendenden klicken Sie mit der re. Maustaste in die Markierung wählen Sie ausblenden- um die Spalte wieder einzublenden, markieren Sie die Spalten re und li von der ausgeblendeten klicken Sie mit der re. Maustaste in die Markierung wählen Sie einblenden- Bei Zeilen funktioniert es analog. Markieren Sie hierzu die Zeile unterhalb der auszublendenden Zeile. Zellen, Zeilen und Spalten einfügen markieren Sie die Zeile, über der eingefügt werden soll oder die Spalte re. von der, die eingefügt werden soll oder eine Zelle und wählen Sie Einfügen und wählen dann eine entsprechende Option Wenn nur eine einzelne Zelle markiert ist, wird ein Abfragefenster geöffnet, was mit den übrigen Zellen in der Tabelle geschehen soll. Wählen Sie eine Option und bestätigen Sie mit ok.