Das Ergebnis ist Verändert man nun einen der Werte in B1 oder B2, wird wegen der Formel der neue Gewinn angezeigt.

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1 Prof. Dr. Günther Dey Excel-Basics Excel ist ein für betriebswirtschaftliche Zwecke sehr schönes Programm. Es ermöglicht, schnell und einfach betriebswirtschaftliche Zusammenhänge darzustellen. Über die Simulationsmöglichkeiten des Programms kann man Planungen entwerfen, die integrierten Grafiken unterstützen vor allem das Berichtswesen. Eingabemöglichkeiten Nach dem Start hat man zunächst eine leere Arbeitsmappe vor sich. Diese besteht aus Zeilen und Spalten. In einzelne Zellen mit Zelladressen aus Zeilen- und Spaltenbezeichnungen (von A1 bis IV65536) gibt man Text, Zahlen oder Formeln ein. Die jeweils aktive Zelle ist umrahmt. Man kann zu anderen Zellen über die Pfeiltasten wandern oder mit der Maus Zellen oder ganze Zellbereiche markieren und damit aktivieren. 1. Übung: In die Zellen A1 bis A3 eingeben: Erträge, Aufwendungen, Gewinn; in die Zellen B1 und B2 Zahlen dazu, z.b und (mit oder ohne Punkt); in Zelle B3 kommt die Formel, mit der der Gewinn ausgerechnet wird. Über die Formel verknüpft man die beiden Zellen mit den Zahlen, Excel holt sich die Werte dort ab. Jede Formel beginnt mit einem =, also =B1-B2 (Groß-/Kleinschreibung egal), mit ENTER abschließen. Das Ergebnis ist Verändert man nun einen der Werte in B1 oder B2, wird wegen der Formel der neue Gewinn angezeigt. In dieser Weise lassen sich einfache, aber auch komplizierte betriebswirtschaftliche Zusammenhänge darstellen und auch komplexe Planungen entwickeln. Man kann einzelne Zellen oder ganze Zellbereiche kopieren oder verschieben. Man kann Zeilen und Spalten einfügen oder löschen. Auf diese Weise lässt sich die Darstellung an veränderte Erfordernisse anpassen. Man kann das Darstellungsformat verändern und die Tabelle optisch attraktiv gestalten (siehe unten). Sollte der viele Platz nicht ausreichen, bieten weitere Arbeitsmappen ( Tabellen ) zusätzliche Möglichkeiten. Sie werden alle zusammen in einer Datei (Menü: DATEI SPEICHERN UNTER ) gesichert.

2 Dey/Excel-Basics, Seite 2 Zeilen und Spalten einfügen: Auf die Zelle klicken, von der aus oberhalb Zeilen bzw. links daneben Spalten eingefügt werden sollen. Dann Menü EINFÜGEN und entsprechend auswählen. Bei der Markierung mehrerer zusammenhängender Zellen (Markieren eines Bereichs ) werden entsprechend viele Zeilen oder Spalten eingefügt. 2. Übung: Eine neue Zeile 1 einfügen. Eine Zelle in der bisherigen Zeile 1 markieren, EINFÜGEN ZEILE; fertig. In die neue freie Zelle B1 schreiben Sie als Jahreszahl: 2007 Das Löschen von Zeilen bzw. Spalten geht über Menü BEARBEITEN ZELLEN LÖ- SCHEN GANZE ZEILE bzw. SPALTE). Irrtümliche Löschungen können über das Symbol für RÜCKGÄNGIG oder über Menü: BEARBEITEN RÜCKGÄNGIG revidiert werden. Kopieren Zellinhalte können kopiert werden eine der ganz wichtigen Excel-Funktionen. Beim Kopieren von Formeln werden die Zelladressen angepasst. 3. Übung: Erstellen einer Zahlenreihe, hier von Jahreszahlen. Zur Zelle C1 gehen, als Formel eingeben: =B1+1, ENTER. Ergebnis: Menü: BEARBEITEN KOPIEREN. Unten links auf dem Bildschirm können Sie lesen: Markieren Sie den Zielbereich und drücken Sie die Eingabetaste. Der Zielbereich soll von D1 bis J1 reichen, also mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste über diesen Bereich ziehen. Dann loslassen und ENTER. In J1 sollte 2015 stehen. Bei der Formeleingabe in C1 wurde auf die Zelle links daneben verwiesen (B1). Das Gleiche ist bei J1 gegeben, bitte überprüfen. Dort steht =I1+1, also wie in C1 die Anweisung: Nimm den Wert, der in der Zelle links daneben steht, und addiere 1 dazu. Kopieren nimmt also die relativen Bezüge zwischen den Zelladressen mit. Kopieren kann auf vier verschiedenen Wegen geschehen (es muss die Zelle oder der Zellbereich markiert sein, die oder der kopiert werden soll): über Menü BEARBEITEN KOPIEREN über die rechte Maustaste und das sog. Kontextmenü über den Tastatur-Shortcut STRG + C über eine reine Mausoperation: Am rechten unteren Eck des markierten Bereichs sieht man ein kleines Quadrat. Wenn der Mauszeiger darauf ist, verändert er sich. Nun mit gedrückter linker Maustaste den Zielbereich markieren und loslassen. Kopieren erledigt.

3 Dey/Excel-Basics, Seite 3 4. Übung Die Erträge sollen sich jedes Jahr um 3 %, die Aufwendungen um 2 % erhöhen. Wie hoch ist dann der Gewinn im Jahre 2015? In die Zelle C2 kommt die Formel: =B2+B2*0,03 (heißt: Vorjahreswert plus drei Prozent vom Vorjahreswert. Man kann auch schreiben: =B2+B2*3%). In die Zelle C3 schreibt man: =B3+B3*0,02. Die Gewinnformel aus B4 wird nach C4 kopiert. Nun die Zellen C2 bis C4 markieren und den ganzen Bereich bis in Spalte J kopieren. Der Gewinn in 2015 beträgt 2.122,77 Formatieren Zahlenformate Das Ergebnis sieht optisch nicht schön aus, wir haben Zellen ohne und Zellen mit zwei oder mehr Nachkommastellen. Das soll vereinheitlicht werden. Über Menü: FORMAT ZELLEN kommen wir weiter. 5. Übung Markieren Sie den Bereich B2 bis J4 (also OHNE die Jahreszahlen). Menü: FORMAT ZELLEN Auswahlbereich ZAHLEN und dort ZAHL markieren wir: 2 Dezimalstellen und 1000er-Trennzeichen. Auf OK klicken. Vorsicht mit Werten in Formeln Aus Übungszwecken haben wir soeben einen Kardinalfehler gemacht: feste Werte in Formeln. Damit verscherzen wir uns die Simulationsmöglichkeiten von Excel. Denn die Annahme gleichmäßigen Wachstums von 3 % bzw. 2 % bei Erträgen und Aufwendungen ist sicher unrealistisch. Um realistische Annahmen zu treffen, die z.b. Schwankungen der Steigerungsraten berücksichtigen, müssten wir in jede Formel hineingehen und diese ändern. Besser geht es mit eigenen Zellen für die Wachstumsraten, auf die dann über Formeln zugegriffen wird. 6. Übung Fügen Sie vier neue Zeilen unterhalb der Jahreszahlen ein (in irgendeiner Spalte die Zeilen 2 bis 4 markieren, dann Menü: EINFÜGEN ZEILEN). In die neuen leeren Zellen A3 und A4 schreiben wir: Zuwachs Erträge bzw. Zuwachs Aufwendungen. Werte für die Zuwachsraten bei den Erträgen: 3 % , 2 % von und 3 % für die letzten zwei Jahre. Werte für die Zuwachsraten bei den Aufwendungen: 2 % , 2,5 % von und 2 % für die letzten zwei Jahre. Formatieren Sie anschließend alle Prozentzahlen mit einer Nachkommastelle (wie oben, Format PROZENT. Nun ändern Sie die Formeln in den Zeilen für die Erträge und die Aufwendungen so, dass sie auf die Prozentangaben für das jeweilige Jahr zugreifen. Sie können dazu direkt auf die zu ändernde Zelle C6 klicken, die 3% löschen und durch Klick auf die Zelle C3 die Formel wieder komplettieren. Anschließend KOPIE- REN. Der Gewinn in 2015 sollte nun 1.601,54 betragen.

4 Dey/Excel-Basics, Seite 4 Formatieren Optik Über Menü: FORMAT ZELLEN und dann SCHRIFT, RAHMEN oder MUSTER kann die Darstellung je nach Geschmack ansprechender gestaltet werden. Die Papageien- Variante in der Musterlösungsdatei EXCEL-BASICS ist allerdings ziemlich übertrieben. Grafiken Die Daten aus den Tabellen können leicht in Grafiken veranschaulicht werden. 7. Übung Für eine Schnellgrafik markieren Sie die grafisch darzustellenden Daten (sie sollten ohne Leerzeilen und Leerspalten beieinander stehen) und drücken Sie die Tasten ALT und F1. Anschließend können Sie über Menü: DIAGRAMM Überschriften, Skalierungen und anderes bearbeiten: Ein Ergebnis ist in der Beispielsdatei in der Arbeitsmappe DIAGRAMM1 zu sehen. Ansonsten kann in der Symbolleiste oben der Diagrammassistent ausgewählt werden, der schrittweise durch die Erstellung von Grafiken führt. Hier hilft nur: ÜBEN. Absolute Zelladressierung Fixieren von Zellzugriffen beim Kopieren. Nicht immer kann man die oben erwähnten relativen Bezüge beim Kopieren gebrauchen. Um die Anpassung der Formel an veränderte Zeilen oder Spalten zu verhindern, hilft das $-Zeichen VOR der jeweiligen Zeilen- oder Spaltenbezeichnung in der Zelladresse. Beispiel: Wenn eine Formel =B1+1 nach rechts kopiert wird, wird aus dem B1 ein C1, D1 usw. Schreibt man aber =$B1+1, dann bleibt beim Kopieren der Zugriff auf die Spalte B erhalten. Analog gilt dies für Zeilen: =B$2+1 verhindert beim Kopieren nach unten, dass aus der Zeile 2 in einer Formel die Zeile 3 wird. =$B$2+1 bedeutet ein absolutes Fixieren des Zellzugriffs. Nach dem Kopieren egal wohin wird immer auf die Zelle B2 zugegriffen. Komfortabel kann man die $-Zeichen WÄHREND der Formelentwicklung durch einbzw. mehrfaches Drücken der Taste F4 eingeben: =B2 Taste F4 dreimal drücken =$B2 und weiter mit der Eingabe: +1, dann ENTER ergibt =$B Übung Versuchen Sie dies und anderes durch Vervollständigen der weißen Felder in der Datei ERGEBNISPLANUNG AUSGANGSLAGE. Achten Sie dabei auf die WENN-Formel in Zeile 38. Vergleichen Sie abschließend Ihre Lösung mit der in der Datei ERGEBNISPLANUNG LÖSUNG (Jahresüberschuss in 2012:

5 Dey/Excel-Basics, Seite 5 Datenbank-Gestaltung und -Abfragen Excel kann auch gut für Datensammlungen etwa über Kunden oder eigene Leistungen genutzt werden, die nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertet werden sollen. In der Datei DATENBANK finden Sie eine Sammlung von Namen mit Adressen und weiteren Angaben. Filtern Sie durch Klick auf die Pfeile in den Zellen der Zeile 6 nach bestimmten Kriterien. Der Filter wurde aktiviert durch Menü: DATEN FILTER AUTOFILTER. 9. Übung Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Filter etwa beim Feld STRAßE: Beginnt mit 1 holt alle Datensätze, bei denen die Person in der 1-Straße wohnt. Über Datenbank-Abfrageformeln kann man z.b. die Anzahl bestimmter Datensätze oder die Summe bestimmter Werte ermitteln lassen. Schauen Sie sich dazu die Abfragen in den Zellen F23 bis I31 an. In F23 ist ein Abfragekriterium definiert: Umsatzklasse, und in F24 dessen Wert: 2. Die Formel in F27 (DBANZAHL) zählt, wie viele der Datensätze aus der Datenbank den Wert 2 haben. Das sind 3. In der Abfrage rechts daneben wird die Anzahl der Kunden ermittelt, mit denen man im Jahre 2006 den Erstkontakt hatte. In den Zellen F30 bzw. F31 werden entsprechend diesen Kriterien die Umsatzsummen mittels der Funktion DBSUMME errechnet. 10. Übung Testen Sie dies durch Ändern der Abfragekriterien.