EXCEL für Mac. Der Autor Dieter Baach

Transkript

1 Zum Lehrmittel Mit diesem farbigen Lehrmittel und den vielen Schritt-für-Schritt-Anleitungen werden die Schüler ihre Computer-Kenntnisse schnell verbessern können. Dies ist wichtig, da in fast allen Berufszweigen heute kompetente Computer-Kenntnisse erwartet werden. Dieses Lehrmittel wird schon an vielen Schulen für ECDL-Kurse im Frei- und Wahlfachbereich eingesetzt. Es wird von mir selber seit Jahren eingesetzt und immer wieder verbessert. Ein detaillierter Lektionenplan eines halben Semesters ist integriert. Auf der beiliegenden CD findest du ausserdem alle Übungen und Lösungen. Du kannst also gleich loslegen. Vorteile des Lehrmittels: Für einen günstigen Preis erhält die Schule ein farbiges Lehrmittel als pdf-datei Die Schullizenz erlaubt das unbeschränkte Kopieren im Schulhaus Einsatz im Wahlfachbereich, als Teamfortbildung oder für die persönliche Fortbildung Viele leicht verständliche Schritt-für Schritt-Anleitungen und Bilder Jede Übung beinhaltet schon die Aufforderung, das Resultat in einem Ordner auf dem Server zu speichern, damit die Lehrkraft sie korrigieren kann. Ein detaillierter Lektionenplan erleichtert die Planung erheblich. Auf Wunsch erhält die Schule das Lehrmittel auch als editierbare Word-Datei, um dem Lehrmittel noch die persönliche Note zu geben. Nach dem Durcharbeiten ist der Lernende befähigt, die ECDL-Prüfung in einem Test Center abzulegen. Wer 4 Prüfungen bestanden hast, erhält das Zertifikat ECDL Start. Weitere Infos finden Sie unter Der Autor Dieter Baach 2006 Computerschule Dachsen,

2 Inhaltsverzeichnis Excel 1. Einleitung Erste Schritte in Excel Excel starten bzw. beenden Eine Arbeitsmappe öffnen Neue Arbeitsmappe erstellen Arbeitsmappe an einem bestimmten Ort speichern; unter einem anderen Namen speichern; mit einem anderen Dateityp speichern Hilfe Funktion Eine Arbeitsmappe schliessen Zoom Symbolleisten ein- oder ausblenden Kontextmenüs Der Excel-Bildschirm Die wichtigsten Elemente Arbeitsmappen-Aufbau Grundlagen der Tabellenkalkulation Tabellenaufbau Dateneingabe Zellbereiche markieren Zeilen und Spalten markieren Zeilen bzw. Spalten einfügen / entfernen Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Bewegen in einer Tabelle Eingabe abbrechen Eingaben bearbeiten Daten überschreiben und löschen Rückgängig machen und Wiederherstellen Inhalt von Zellen verschieben und kopieren Zellen ausfüllen Dateien suchen und ersetzen Daten sortieren Arbeitsblätter Allgemeine Einstellungen Tabellenblatt Computerschule Dachsen,

3 6 Rechnen mit Excel Formeln Zellbezüge Operatoren Funktionen Vereinfachte Formeleingabe Formeln und Funktionen mit dem Rechner Mathematische Grundlagen Rechenregeln Rechnen mit Datum und Zeit Relative und absolute Bezüge Formatierung Zahlenformat Schnellformatierungen Zahlenformate zuweisen Schriftart / Schriftgrösse etc Farbe Formate übertragen Ausrichtung Diagramme Diagramm-Assistent Datenreihen bearbeiten Achsen Drucken Seitenränder und -ausrichtung ändern Text und Felder in Kopf- und Fusszeile Rechtschreibeprüfung Seitenansicht Gitternetzlinien, Zeilen- oder Spaltenköpfe anzeigen Druckbereich Drucken Computerschule Dachsen,

4 Tabellenkalkulation Du kennst die elektronischen Taschenrechner, welche dir bei einfachen mathematischen Berechnungen und Kalkulationen hilfreich zur Seite stehen. Nur haben diese Hilfsmittel den entscheidenden Nachteil, dass diese die angewandten Formeln anschliessend wieder vergessen und somit ein Wiederholen oder eine Korrektur des Berechneten erschweren oder verunmöglichen. Eine Tabellenkalkulation ist vergleichbar mit einem elektronischen Rechenblatt. Dieses speichert sämtliche von dir eingetragenen Informationen, sowohl Werte als auch Formeln, und erlaubt somit auch ein Nachbearbeiten. Als weiterer Vorteil kommt hinzu, dass der Aufbau einer Tabellenkalkulation vollkommen variabel gestaltet werden kann. Du brauchst bloss einen Wert (Variable) oder eine Formel zu ändern und schon wird das neue Ergebnis berechnet. Somit kannst du mit relativ geringem Aufwand deine Büroarbeit rationalisieren, seien dies Budgets, Offerten, Buchhaltung, Kalkulationen, Statistiken, Trendberechnungen usw Computerschule Dachsen,

5 3 Der Excel-Bildschirm 3.1 Die wichtigsten Elemente Nach dem Start siehst du den Excel-Bildschirm, auf dem automatisch ein neues Dokument geöffnet wird. Die folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Elemente des Excel-Bildschirms. Namensfeld Menüleiste Titelleiste Funktionsleiste Symbolleiste Formatierungspalette Statuszeile Bildlaufleisten Das Tabellenblatt Das Tabellenblatt ist das wichtigste Bildschirmelement, das gleichzeitig auch den grössten Platz einnimmt. Hier gibst du Zahlen, Texte und Formeln ein Titelleiste In der Titelleiste findest du das Symbol von Excel und den Namen der aktuellen Arbeitsmappe. In der Abbildung oben ist die Bezeichnung Arbeitsmappe Computerschule Dachsen,

6 4.3 Zellbereiche markieren Beim Bewegen innerhalb einer Tabelle ist automatisch immer eine einzelne Zelle markiert. Mehrere markierte Zellen werden als Zellbereich bezeichnet. Formatierungen wendet man meistens nicht nur auf eine einzelne Zelle, sondern auf mehrere Zellen an Einzelnen Bereich 1. Klicke in der Zelle oben links des Bereiches, halte die Maustaste gedrückt und ziehe die Maus diagonal zu der Zelle unten rechts Mehrere Bereiche 1. Nachdem du einen Bereich markiert hast, drücke die <Befehl>-Taste, um zusätzliche Bereiche zur Markierung hinzuzufügen. Übung 6 Öffne das Dokument chemie! Markiere D24 mit der Maus und A11 mit dem Namenfeld! Markiere den Bereich A3:E19 mit der Maus! Markiere den Bereich A3:C14 und gleichzeitig F27:H37! Mache ein Bildschirmphoto (Umschalt / Apfel / 3) und sichere dieses unter dem Namen chemievorname auf dem Server! 4.4 Zeilen und Spalten markieren 1. Klicke mit der Maus direkt in den Zeilen- oder Spaltenkopf! Alles markieren Spalten markieren Zeilen markieren 2. Halte die Maustaste gedrückt und ziehe die Maus weiter, um mehrere Zeilen resp. Spalten zu markieren. 3. Halte die Apfeltaste gedrückt, um mehrere Zeilen oder Spalten auszuwählen! 2006 Computerschule Dachsen,

7 Übung 10 Öffne das Dokument katze! Verschiebe die Zelle Futter nach B35! Kopiere mit der Maus oder mit dem Symbol die Zelle Kratzbaum nach B24! Sichere diese Datei in deinem Dokumentenordner und auf dem Server im Ordner Excel-Übungen unter katzevorname! 4.13 Zellen ausfüllen Zellen ausfüllen ist eine sehr häufig verwendete Funktion, mit welcher dir Excel einen Teil der Schreibarbeit abnimmt. Immer dann, wenn der Inhalt einer Zelle, in minimal abgeänderter Form, gleich für mehrere Zellen verwendet werden kann (z.b. Zeilenoder Spaltenbezeichnungen oder Formeln), kannst du die Ausfüllfunktion verwenden Mit Formeln ausfüllen 1. Ziehe mit der Maus am Ausfüllkästchen und die bestehende Formel wird kopiert Datenreihen ausfüllen Sobald Excel eine logische Fortsetzung für den Inhalt einer Zelle findet (nach dem 1. Quartal folgt das 2. Quartal, nach dem folgt der , nach Januar folgt Februar usw.) füllt Excel die nachfolgenden Zellen mit einer Reihe aus. Ist keine Reihe erkennbar, wird der Inhalt der Ausgangszelle in die nachfolgenden Zellen kopiert. Einfache Reihen entwickelst du mit dem bereits erwähnten Ausfüllkästchen unten rechts in einer Zelle und dem Fadenkreuz-Mauszeiger. Komplizierte Reihen werden via Kontextmenü erzeugt. Achte während dem Ziehen auf das Namensfeld, das dir den Momentanwert der Reihe anzeigt. Auf diese Weise weisst du immer, wieweit du deine Reihe realisiert hast Reihe mit Start- und zweitem Wert Beginne eine Reihe mit Start- und zweitem Wert, berechnet Excel daraus die Differenz. Gib die beiden Werte unter- oder nebeneinander ein, um eine Reihe in einer Spalte oder Zeile zu bilden. Nachfolgend siehst du einige Beispiele von Reihen, die mit zwei Werten gebildet werden: 1. Markiere die beiden Zellen und ziehe das Ausfüllkästchen nach unten oder nach rechts Computerschule Dachsen,

8 6 Rechnen mit Excel Der Haupteinsatzbereich von Excel ist sicherlich das Berechnen von Daten. Dafür stellt Excel eine Vielzahl an Funktionen aus den verschiedensten Anwendungsgebieten (Wissenschaft, Finanzmathematik, Statistik,... ) zur Verfügung. All diese Berechnungen werden mit Hilfe von Formeln durchgeführt. Eine Formel ist Teil einer Zelle und muss dementsprechend nicht immer wieder neu eingegeben werden (im Gegensatz zu einem Taschen- oder Tischrechner). 6.1 Formeln Formeln schreibst du analog zu Texten und Zahlen direkt in eine Zelle. Jede Formel wird mit einem Gleichheitszeichen (=) eingeleitet. Anschliessend folgt ein arithmetischer Ausdruck Eingabe einer Formel Während der Eingabe der Formel wird diese sowohl in der Zelle, als auch in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Klicke eine Zelle mit einer Formel an und du siehst in der Bearbeitungsleiste wieder die Formel. Mit der <Return>-Taste beendest du die Formeleingabe. In der Zelle mit der Formel erscheint das Resultat der Formel. Bei einer Änderung der verwendeten Zahlen wird die Formel automatisch aktualisiert Um die Eingabe abzubrechen betätige die ESC-Taste. Übung 16 Öffne das Dokument preisliste! Ergänze im Tabellenblatt Euro die hinterste Rubrik Preis mit der Formel. Prüfe die Formel, indem du bei den restlichen Artikeln Zahlenwerte bei Anzahl und Preis eingibst! Übung 17 Öffne das Dokument preisliste! Öffne das Blatt Formeln und gib die entsprechenden Formeln ein! Sichere diese Dateien in deinem Dokumentenordner und auf dem Server im Ordner Excel-Übungen unter preislistevorname! 2006 Computerschule Dachsen,

9 7. Formatierung Das Gestalten einer Tabelle bildet den optischen Abschluss einer Tabellenkalkulation. Mit dem Formatieren deiner Zahlen und Texte erreichst du eine bessere Lesbarkeit und erleichterst die Orientierung in der Tabelle. Du hast die Möglichkeit, für jede einzelne Zelle das Zahlenformat, die Ausrichtung, die Schriftart, den Rahmen, das Muster und den Zellschutz als Formate zuzuweisen. Beachte bitte: Weniger ist mehr! 7.1 Zahlenformat Das wohl wichtigste Format ist das Zahlenformat. Das Zahlenformat steuert die optische (externe) Darstellung einer Zahl in einer Zelle. Die interne Darstellung der Zahlen, so wie Excel diese zum Rechnen verwendet, wird davon nicht berührt. Beachte, dass auch beim Eingeben bereits ein Zahlenformat definiert werden kann. Die Eingabe eines Datums in einer Zelle bewirkt, dass auch das Zahlenformat entsprechend angepasst wird (automatisch). Versuche anschliessend in dieselbe Zelle eine "normale" Zahl einzugeben (z.b ), so wird diese Zahl ebenfalls als Datum dargestellt. Wichtig: Mit dem Befehl LÖSCHEN / FORMATE aus dem Menü BEARBEITEN ein Format wieder gelöscht werden kann. 7.2 Schnellformatierungen Die wichtigsten Zahlenformate können mittels Formatierungspalette zugewiesen werden. Dazu gehören die Anzeige der richtigen Anzahl Nachkommastellen, eines Währungs- und eines Prozentformats. Mit Benutzerdefiniert können eigene beliebige Formatierungen erstellt werden. Schnellformatierung von markierten Zahlen Mit jedem Klick wird einer Zahl eine zusätzliche Nachkommastelle hinzugefügt / entfernt 2006 Computerschule Dachsen,