SERIENBRIEFE DAS PRINZIP DES SERIENDRUCKS

Transkript

1 SERIENBRIEFE DAS PRINZIP DES SERIENDRUCKS zur Erstellung eines Serienbriefes müssen zwei Dateien erstellt werden: das Hauptdokument mit dem gleichbleibenden Text und den Platzhaltern die Datenquelle die Adressen und sonstige Daten des Empfängers enthält DAS HAUPTDOKUMENT enthält den Text, der für alle Ausdrucke gleich bleibt an den Stellen, an denen die Daten aus der Datenquelle eingefügt werden sollen, befinden sich die <<Platzhalter>> (Seriendruckfelder) DIE DATENQUELLE hier werden die Daten der Personen eingetragen, die den Brief erhalten sollen die Datenquelle besteht aus: einem Steuersatz oberste Zeile der Tabelle, der die einzelnen Feldnamen enthält und einem Datensatz jede weitere Zeile der Tabelle definiert einen Datensatz die Datenquellen werden automatisch als Tabellen erstellt

2 DIE ARBEITSSCHRITTE ZUR SERIENBRIEFERSTELLUNG HAUPTDOKUMENT UND DATENQUELLE ÖFFNEN DES SERIENDRUCKMANAGERS Zum Öffnen des Seriendruckmanagers den Menüpunkt EXTRAS SERIENDRUCK aktivieren HAUPTDOKUMENT ERSTELLEN Auf die Schaltfläche ERSTELLEN klicken Im geöffneten Menü den Eintrag SERIENBRIEFE... auswählen Im nachfolgenden Fenster auswählen ob das Hauptdokument im AKTIVEN FENSTER oder in einem NEUEN HAUPTDOKUMENT erstellt werden soll.

3 DATENQUELLE ERSTELLEN Auf die Schaltfläche DATEN IMPORTIEREN klicken, im Menü den Eintrag DATENQUELLE ERSTELLEN auswählen Neue Feldnamen eingeben und mit der Schaltfläche FELDNAMEN HINZUFÜGEN bestätigen Liste der vorhandenen Feldnamen Reihenfolge der Feldnamen verändern markieren Sie nicht benötigte Feldnamen im Listenfeld und löschen Sie ihn durch klicken auf die Schaltfläche FELDNAMEN ENTFERNEN. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. Im geöffneten Dialogfenster SPEICHERN UNTER einen Namen für die Datenquelle vergeben und mit SPEICHERN bestätigen. Im eingeblendeten Dialogfenster festlegen ob die Datenquelle oder das Hauptdokument bearbeitet werden soll DATENSÄTZE EINTRAGEN Im geöffneten Dialogfenster auf die Schaltfläche DATENQUELLE BEARBEITEN klicken. Die Daten in die entsprechenden Felder der Datenmaske eingeben. Jeden Eintrag mit Ü bestätigen. Nach der Eingabe für das letzte Datenfeld wechselt der Cursor automatisch zum ersten Datenfeld des nächsten Datensatzes Durch klicken auf die Schaltfläche DATENQUELLE gelangen Sie direkt zur Datenquelle und können diese dort direkt bearbeiten. Änderungen an der Datenquelle werden nach entsprechender Rückfrage gespeichert, sobald Sie das Hauptdokument schließen. Bestätigen Sie die Rückfrage mit JA WECHSEL ZWISCHEN DEN DOKUMENTEN Vom Hauptdokument zum Datenformular auf das Symbol klicken Vom Datenformular zur Datenquelle auf die Schaltfläche DATENQUELLE klicken Von der Datenquelle zum Hauptdokument auf das Symbol klicken

4 PLATZHALTER IN DAS HAUPTDOKUMENT EINFÜGEN Den Cursor im Hauptdokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. In der Symbolleiste SERIENDRUCK auf die Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN klicken Durch Anklicken des Feldnamens wird der entsprechende Platzhalter in das Hauptdokument eingefügt. Anschließend den weiteren Text einfügen (evtl. auch weitere Platzhalter) und das Hauptdokument speichern. <<Name>>, <<Vorname>> <<Adresse1>> <<Postleitzahl>> <<Ort>> <<Anrede>> <<Name>> mit diesem ersten Rundbrief sollen die neuen Möglichkeiten der Serienbrieffunktion von Word getestet werden. Vielleicht sollten auch Sie in <<Ort>> einmal darüber nachdenken, wie effektiv dieses Programm, Sie bei der täglichen Arbeit unterstützen Hauptdokument mit Platzhaltern DER AUSDRUCK DIE SERIENDRUCKVORSCHAU DIE FEHLERPRÜFUNG Seriendruckvorschau starten Zum nächsten Datensatz wechseln zum letzten Datensatz wechseln zum vorherigen Datensatz wechseln zum ersten Datensatz wechseln Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste SERIENDRUCK SERIENDRUCK IN EIN NEUES DOKUMENT AUSFÜHREN Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste SERIENDRUCK

5 DIREKTER AUSDRUCK Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen Sie aus, ob der Seriendruck zunächst in ein Dokument, direkt an den Drucker oder per ausgegeben werden soll Legen Sie fest, ob alle oder nur bestimmte Datensätze in den Druckvorgang einbezogen werden Mit der Option werden unerwünschte Leerzeilen, die durch leere Datenfelder in der Datenquelle entstehen, unterdrückt den Seriendruck mit der Schaltfläche starten DATENQUELLE BEARBEITEN BZW. EINBINDEN DATENQUELLE BEARBEITEN Durch Anklicken des Symbols in der Symbolleiste SERIENDRUCK wird das Dialogfenster DATENFORMULAR eingeblendet Problem Sie suchen den Datensatz des Kunden Meier Sie möchten einen neuen Kunden in Ihre Datenquelle aufnehmen Sie möchten den Kunden Schultz aus der Datenquelle löschen Sie möchten zum ersten / letzten Datensatz wechseln Sie möchten zum nächsten / vorherigen Datensatz wechseln Lösung die Schaltfläche SUCHEN... anklicken den Namen eintragen und anschließend das Feld auswählen Auf die Schaltfläche NEUER DATENSATZ klicken Zu dem entsprechenden Datensatz wechseln auf die Schaltfläche LÖSCHEN klicken ACHTUNG: der Löschvorgang lässt sich nicht rückgängig machen Klicken Sie auf das Symbol / Klicken Sie auf das Symbol / VORHANDENE DATENQUELLE EINBINDEN Erstellen Sie ein Hauptdokument im SERIENDRUCKMANAGER auf die Schaltfläche DATEN IMPORTIEREN klicken, und die Option DATENQUELLE ÖFFNEN aktivieren Im Dialogfenster DATENQUELLE ÖFFNEN die gewünschte Datenquelle auswählen

6 Datenselektion (Filter) DIE EINGABE DER BEDINGUNG Im Dialogfenster SERIENDRUCK auf die Schaltfläche ABFRAGEOPTIONEN klicken Im eingeblendeten Dialogfenster DATENSÄTZE FILTERN im Listenfeld FELD das Feld aussuchen, nach dem selektiert werden soll Im Listenfeld VERGLEICH den gewünschten Vergleich auswählen Im Eingabefeld VERGLEICHEN MIT den Wert mit verglichen werden soll Im Listenfeld eine logische Verknüpfung einzustellen bei einer UND Verknüpfung müssen alle Abfragekriterien stimmen bei einer ODER Verknüpfung muss mindestens eine eine der eingegebenen Bedingungen erfüllt sein Die Eingaben mit OK bestätigen