Seriendruck. Serienbriefe

Transkript

1 Serienbrief Datenquelle Hauptdokument Seriendruck Was sind Serienbriefe? Serienbriefe Ein Serienbrief ist ein Anschreiben, das mit gleichem oder relativ gleichem Inhalt an verschiedene Adressaten verschickt werden soll. Der Serienbrief wird hauptsächlich für Rechnungen, Einladungen, Angebote, Rundbriefe und Erinnerungsschreiben verwendet. Ein Serienbrief setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Erstens: das Hauptdokument. Dies ist in den meisten Fällen ein Worddokument. Der Text dieses Dokuments, der für alle daraus resultierenden Dokumente gleich sein soll, wird normal geschrieben. Jene Passagen, die von Dokument zu Dokument verschieden sein müssen (empfängerspezifische Daten) werden mittels Feldern, auch Platzhalter genannt, eingefügt. Hierbei ist jedoch zu achten, dass die Feldnamen jenen Namen entsprechen, welche auch in der Datenquelle verwendet wurden. Dies ist auch schon der zweite Teil. Die Datenquelle setzt sich aus Spalten und Zeilen zusammen. Wenn das Hauptdokument mit der Datenquelle verbunden wird, werden für jedes Dokument die Daten einer Zeile genommen. <Empfänger> Text, Text, Text <Anrede> Text, Text Platzhalter Spalte Zeile In der Kombination von Hauptdokument und Datenquelle entsteht der Serienbrief. Nach jedem Datensatz fügt Word automatisch einen Seitenwechsel ein, damit jedes Dokument auch auf einer neuen Seite beginnt. Daniel Böck Seite 1 von 5

2 Erstellen eines Serienbriefes mit dem Assistenten Starten des Assistenten: Der Assistent wird über das Menü "Extras", Option "Briefe und Sendungen" und der Option "Serienbrieferstellen " geöffnet. Es erscheint im rechten Bereich des Fensters der Aufgabenbereich mit dem Seriendruck-Assistenten. Schritt 1: Hier kann man nun auswählen, welche Art von Seriendruck man erstellen möchte. Am wichtigsten ist zweifellos der Brief. Egal, ob man ein Angebot, eine Rechnung, eine Mahnung oder auch nur einen Flugzettel an seine Kunden schicken will, der Serienbrief erleichtert die Arbeit erheblich. Aber auch -Nachrichten an verschiedenste Empfänger sind möglich. Schritt 2: Als zweiter Schritt, wird der Brief/ geschrieben, eine Dokumentvorlage verwendet oder ein bereits vorhandener Brief geöffnet. In diesem Arbeitsvorgang sollte der gesamte Text verfasst und nur jene Teile ausgelassen werden, die sich in späterer Folge variabel ändern sollten. Daniel Böck Seite 2 von 5

3 Schritt 3: Nachdem der Text verfasst wurde, müssen die empfängerspezifischen Daten eingegeben werden. Hierzu kann eine bereits vorhandene Liste verwendet werden, Kontaktadressen von anderen Programmen, wie Outlook, Access und Excel importiert oder eine neue Liste erstellt werden. In diesem Schritt können auch die vorhandenen Empfängerlisten noch einmal bearbeitet oder bestimmte Empfänger einer Liste ausgewählt werden. Unter der Option "Erstellen " erscheint das Dialogfeld "Neue Adressliste"; hier werden die empfängerspezifischen Daten eingegeben. Sollte man später ein Feld benötigen, das hier noch nicht zur Eingabe bereitsteht, findet man unter der Option "Anpassen" die Möglichkeit, ein neues Eingabefeld zu erstellen, nicht benötigte Felder zu löschen und die Möglichkeit die Reihenfolge bei der Eingabe zu verändern, was bei längeren Listen oft sehr hilfreich sein kann, wenn am Papier eine andere Reihenfolge eingehalten wurde als nun an Bildschirm angezeigt wird. Wichtig ist folgendes: Die Listen sind in Spalten gegliedert, wo jede Spalte eine eigene Überschrift besitzt. Die Serienfelder im Hauptdokument müssen identisch sein mit diesen Überschriften, da sonst keine Zuordnung erfolgen kann. Schritt 4: Wählen Sie "Adressblock ", um die Anschrift des Empfängers zu verändern. Die Optionen mit und ohne Firmierung, mit und ohne Bezugsperson, sowie mit und ohne Länderangabe sind möglich. Mit der Bestätigung dieses Fensters fügt man im aktuellen Brief an der aktuellen Stelle den Absender ein. Mit der Anrede verhält es sich ähnlich. Sie lässt sich individuell unter der Option "Grußzeile "gestalten. In diesem Dialogfeld muss jedoch das Rufezeichen per Hand eingegeben werden, da standardmäßig nur der Beistrich zur Verfügung steht. Mit einem Klick auf die Option "Weitere Elemente " erhält man eine Auswahl verschiedener Felder, die mitten im Text eingefügt werden könnten. Daniel Böck Seite 3 von 5

4 Schritt 5: In Schritt 5 können Sie alle Briefe nochmals kontrollieren und eventuell Änderungen vornehmen, die alle Briefe betreffen. Falls ihnen auffallen sollte, dass sich ein Empfänger eingeschlichen haben sollte, dem dieser Brief nicht gedacht ist, kann man ihn auch hier noch aus der Empfängerliste ausschließen. Schritt 6: Am Ende angelangt könnten noch individuelle Briefe umgestaltet werden, um diese vielleicht etwas persönlicher zu gestalten, oder damit zusätzliche Informationen gegeben werden können. Wenn dies geschehen ist, geht es weiter zum Druck, bzw. zum Versand via . Seriendruck ohne Assistenten Wie üblich bei Microsoftprodukten, gibt es auch hier mehrere Wege. Ein Zweiter führt über das Menü "Einfügen" Option "Feld ", wo man in der Kategorie "Seriendruck" weitere Serienbrief-Felder in ein Dokument einfügen kann. Auch eine einfache und schnelle Möglichkeit Serienbriefe zu erstellen, gelingt uns über die Seriendruck-Symbolleiste. Daniel Böck Seite 4 von 5

5 Seriendruck-Symbolleiste Über die Symbolleiste kann ebenso ein Serienbrief entworfen werden. Jedoch ist diese Variante nur für Fortgeschrittene geeignet. Hauptdokument-Setup Mit einem Klick auf das Erste Symbol erscheint ein Dialogfeld, in welchen man sich aussuchen kann, ob man nun einen Brief, eine oder ein anderes Worddokument gestalten will. Datenquelle Mit den nächsten Symbolen bearbeitet man die Datenquelle. Zuerst erstellt man eine Datei mit den nötigen Daten, oder man hat schon eine vorgefertigte Quelle, die nur noch zu öffnen ist. Die Daten können natürlich vor der Verwendung noch einmal bearbeitet werden. Feld einfügen Danach werden die Felder im Hauptdokument an jenen Positionen eingefügt, wo sich später die persönlichen Daten befinden sollen. Dabei bietet sich die Gelegenheit den gesamten Adressblock mit einem Klick auf das Symbol auf einmal einzufügen. Im Menü "Einfügen" Option "Feld ", kann man unter der Kategorie "Seriendruck" weitere Serienbrief-Felder in ein Dokument einfügen. Vorschau Dieses Symbol ermöglicht es uns, einen kurzen Kontrollblick auf das Dokument zu werfen, damit wir sehen ob uns die Anordnung und Gestaltung des Dokuments zusagt. Seriendruck beenden Mit diesen Symbolen wird der Seriendruck beendet. Man kann sich nun entscheiden, ob alle Briefe in einem Dokument zusammengeführt werden, ob ausgedruckt werden soll, oder ob die Dokumente via versendet werden sollen. Daniel Böck Seite 5 von 5