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1 Inhaltsübersicht I NHALTSÜBERSICHT 1. Formatvorlagen Anlegen einer neuen Absatz-Formatvorlage Einstellen von Standardzeichen- und -absatzformaten Zuweisen einer Formatvorlage Ändern einer Formatvorlage Empfehlen einer Formatvorlage Die Überschriften-Formatvorlagen Gegliederte Überschriften-Formatvorlagen definieren und anpassen Überschriften-Formatvorlagen zuweisen Eine Überschriften-Formatvorlage mit Rahmen versehen Erstellen von Zeichenformatvorlagen Organisieren von Formatvorlagen Erstellen eines Serienbriefes Speichern einer Dokumentenvorlage Verwenden einer Dokumentenvorlage Erstellen einer Datenquelle Erstellen eines Seriendruck-Hauptdokumentes Arbeiten mit Adressblock und Grußzeile Einfügen der Seriendruckfelder Serienbriefe anzeigen und erstellen Arbeiten mit der Seriendrucksymbolleiste Ein Bedingungsfeld einfügen Adressen aus Excel, Access oder Outlook verwenden Excel-Arbeitsmappe als Adressliste verwenden Access-Datenbanktabelle als Adressliste verwenden Adressen aus Outlook verwenden Standard- -Editor festlegen Adressliste in Outlook vorbereiten Erstellen des Hauptdokumentes in Microsoft Word Arbeiten mit den Adressen Sortieren der Empfängerliste Ausschließen von Empfängern Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 1

2 Formatvorlagen 1. Formatvorlagen 1.1. Anlegen einer neuen Absatz-Formatvorlage Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen, die Sie dem Text im Dokument zuweisen können, um auf schnelle Weise das Erscheinungsbild zu ändern. Wenn Sie eine Formatvorlage zuweisen, übernehmen Sie eine Gruppe von Formatierungen in einem Schritt. Öffnen Sie die Datei Formatvorlagen erstellen.docx aus Ihrem Übungsordner. Klicken Sie unter dem Register Start auf dieses Zeichen im Bereich Formatvorlagen. Es wird auf der rechten Seite ein Extra-Fenster eingeblendet. Unter dem Eintrag Formatvorlagen wird die Vorlage umrandet angezeigt, die augenblicklich verwendet wird (also wo sich der Cursor befindet). Bei unformatierten Texten ist dies die Formatvorlage Standard. Ebenfalls in dieser Liste befinden sich die bereits angelegten oder fest vorgegebenen Formatvorlagen, zu denen Sie ihre eigenen hinzufügen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage. Unter der Kategorie Name: befindet sich ein Eingabefeld. Der hier vorgeschlagene Name ('Formatvorlage1') sollte mit einem Namen überschrieben werden, der die neue Formatvorlage besser beschreibt (z. B.: ). Unter der Kategorie Formatvorlagentyp ist standardmäßig die Option angegeben. Eine Absatzformatvorlage kontrolliert alle Einzelheiten des Erscheinungsbildes eines Absatzes wie Zeichenformatierungen, Textausrichtung, Tab-Stopps, Zeilenabstand und Rahmen. Diese Option ist nur dann in zu ändern, wenn Sie bestimmten Wortarten oder Ausdrücken die gleiche Formatierung zuweisen möchten (siehe Kap. 4.5). Unter der Kategorie Formatvorlage basiert auf wählen Sie die Formatvorlage aus, deren Formatierung Sie der neuen oder geänderten Formatvorlage zugrunde legen möchten. Standardmäßig ist hier die Einstellung ausgewählt. Sollten Sie bereits eine Formatvorlage erstellt haben, und möchten Sie nun eine weitere Vorlage erstellen, die nur geringe Änderungen gegenüber dieser aufweist, dann sollten Sie hier die vorher erstellte Formatvorlage auswählen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 2

3 Formatvorlagen Einstellen von Standardzeichen- und -absatzformaten In dem Dialogfenster Neue Formatvorlage können Sie bereits die Standardzeichenund -absatzformate wie gewohnt zuweisen (hier: Arial, 11pt, Blocksatz). Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Die neue Formatvorlage (hier: Haupttext) erscheint daraufhin in der Liste der Formatvorlagen und wird zudem der Zeile, in der sich der Cursor befand, direkt zugewiesen Zuweisen einer Formatvorlage Im Kapitel wurde eine Absatzformatvorlage erstellt. Um eine Absatzformatvorlage zuzuweisen, markieren Sie zuerst den oder die Absätze, die geändert werden sollen. In diesem Beispiel soll der gesamte Text diese neue Formatvorlage erhalten. Markieren Sie zuerst den Textbereich, der die neue Formatvorlage erhalten soll (hier: Gesamtes Dokument durch 3-fach-Klick im Randbereich) und klicken Sie dann einmal auf die Formatvorlage (hier: Haupttext) in der Formatvorlagenliste. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 3

4 Formatvorlagen 1.3. Ändern einer Formatvorlage Sollte die Formatvorlagenliste nicht angezeigt werden, klicken Sie unter dem Register Start auf dieses Zeichen im Bereich Formatvorlagen. Öffnen Sie die zu ändernde Formatvorlage (hier: Haupttext) durch Anklicken des blauen Pfeils, und klicken Sie dann auf Ändern. Im Dialogfenster Formatvorlage ändern können Sie die Änderungen (wie bereits beschrieben) vornehmen. In diesem Beispiel wurde die Schriftgröße auf 12pt verändert. Bestätigen Sie mit OK Empfehlen einer Formatvorlage In der Liste der Formatvorlagen werden nicht alle vorinstallierten Vorlagen angezeigt. Um dies zu ändern klicken Sie auf die Schaltfläche Formatvorlagen verwalten im unteren linken Bereich der Formatvorlagenliste. Wechseln Sie auf die Registerkarte Empfehlen, markieren Sie dann die benötigten Formatvorlagen, klicken Sie noch auf Anzeigen und dann auf OK. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 4

5 Formatvorlagen 1.5. Die Überschriften-Formatvorlagen Wenn Sie ein neues Dokument auf Basis eines leeren Dokumentes erstellen, dann finden Sie in der Liste der verfügbaren und empfohlenen Formatvorlagen, die vorbereiteten Vorlagen für Überschriften. Diese Überschriften-Formatvorlagen können natürlich noch angepasst werden. Zudem haben diese Vorlagen den Vorteil, dass Sie die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses vereinfachen Gegliederte Überschriften-Formatvorlagen definieren und anpassen Öffnen Sie Zuerst das integrierte Menü im Bereich Gliederungen. Klicken Sie dort in der Listenbibliothek auf die oben abgebildete Variante. Um das Gliederungsformat anzupassen, klicken Sie direkt im Anschluss erneut auf das integrierte Menü im Bereich Gliederungen, wählen dann aber den Eintrag Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 5

6 Formatvorlagen In diesem Beispiel soll noch ein Punkt hinter der Ziffer der Ebene 1 stehen. Klicken Sie dazu hinter die grau hinterlegte 1. Geben Sie dann einen Punkt über die Tastatur ein und bestätigen Sie mit OK Überschriften-Formatvorlagen zuweisen Markieren Sie die Überschrift, die zur Ebene 1 werden soll (hier: Vier Gründe zu Office 2007) und klicken Sie dann auf Überschrift 1 in der Formatvorlagenliste. Markieren Sie dann die Überschrift Die wichtigsten Features und klicken Sie dann auf Überschrift 2 im Aufgabenbereich. Markieren Sie zuletzt noch die Überschrift Smart Tags und klicken Sie dann auf Überschrift 3 im Aufgabenbereich. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 6

7 Formatvorlagen Eine Überschriften-Formatvorlage mit Rahmen versehen Sollte die Formatvorlagenliste nicht angezeigt werden, klicken Sie unter dem Register Start auf dieses Zeichen im Bereich Formatvorlagen. Öffnen Sie die zu ändernde Formatvorlage (hier: Überschrift 1) durch Anklicken des blauen Pfeils, und klicken Sie dann auf Ändern. Im Dialogfenster Formatvorlage ändern klicken Sie auf Format und dann auf Rahmen. Im Dialogfenster Rahmen und Schattierung weisen Sie nun die gewünschten Linien zu, indem Sie beispielsweise auf diese Schaltfläche klicken. Bestätigen Sie das Dialogfenster Rahmen und Schattierung, und das Dialogfenster Formatvorlage ändern jeweils mit einen Klick auf OK. Die Überschrift könnte danach dieses Erscheinungsbild haben: Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 7

8 Formatvorlagen 1.6. Erstellen von Zeichenformatvorlagen Zeichenformatvorlagen weisen im Gegensatz zu Absatzformatvorlagen nur einem Wort oder mehreren Wörtern (bei entsprechender Markierung) das eingestellte Format zu. Sollte die Formatvorlagenliste nicht angezeigt werden, klicken Sie unter dem Register Start auf dieses Zeichen im Bereich Formatvorlagen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage. Vergeben Sie einen Namen für die Zeichen-Formatvorlage (z. B.: ). Ändern Sie den Formatvorlagentyp auf. Weisen Sie die Standardzeichen- und -absatzformate wie gewohnt zu (hier: Verdana, 9pt, Fett, Kursiv). Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Um eine Zeichenformatvorlage anzuwenden, klicken Sie zuerst auf das Wort, oder markieren Sie das Wort (die Wörter), das (die) Sie ändern möchten. Klicken Sie dann einmal die Zeichenformatvorlage im Aufgabenbereich an. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 8

9 Formatvorlagen 1.7. Organisieren von Formatvorlagen Wenn Sie eine Formatvorlage erstellen, dann steht diese nur für das aktuelle Dokument zur Verfügung. Wenn Sie die Formatvorlagen in jedem neu erstellten Dokument nutzen möchten, dann müssen Sie diese in die Normal.dotm- Vorlage kopieren. Öffnen Sie das Dokument welches die Formatvorlage enthält, klicken Sie dann auf die Office-Schaltfläche und schließlich auf Word-Optionen im unteren Bereich des Fensters. Im Dialogfenster Word-Optionen klicken Sie zuerst auf Add-Ins. Öffnen Sie nun das Menü im Bereich Verwalten und wählen Sie dort die Word-Add Ins aus. Klicken Sie abschließend noch auf Gehe zu. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 9

10 Formatvorlagen Im Dialogfenster Dokumentenvorlagen und Add-Ins klicken Sie auf die Schaltfläche Organisieren.... Vergewissern Sie sich, dass auf der rechten Seite des Dialogfensters (unterhalb der Kategorie Nach Normal) der Eintrag steht. Wählen Sie die Vorlage(n) aus der linken Liste aus. Klicken Sie dazu die erste Vorlage einmal an und alle weiteren mit gedrückter Strg-Taste (in diesem Beispiel wurden die Vorlagen Haupttext und Wichtiges_Wort markiert). Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Die Vorlagen sind nun in der Normal.dotm-Datei verfügbar. Klicken Sie auf Schließen. Von nun an stehen diese Formatvorlagen auch in jedem neu geöffneten Dokument zur Verfügung. Erstellen Sie zur Kontrolle ein neues leeres Dokument ( bis ). Öffnen Sie dann die Liste der Formatvorlagen. Die vorab organisierten Formatvorlagen müssten in der Liste erscheinen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 10

11 2. Erstellen eines Serienbriefes Um auf der Basis eines neuen, leeren Briefes ein Serienbriefdokument zu erstellen, klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Neu. Dort wählen Sie dann eine Briefvorlage oder ein neues Dokument aus. Um einen bereits vorhandenen Brief als Serienbrief zu verwenden, öffnen Sie diesen. In diesem Beispiel soll die Briefvorlage Formbrief.docx verwendet werden. Sie soll außerdem vorab als Dokumentenvorlage gespeichert werden, da sie für spätere Übungen noch verwendet wird Speichern einer Dokumentenvorlage Öffnen Sie die Datei Formbrief.docx aus ihrem Übungsordner. Klicken Sie nun auf die Office-Schaltfläche und dann, im Bereich Speichern unter, auf den kleinen Pfeil. Klicken Sie auf Word Vorlage. Achten Sie darauf, dass die Datei in dem windowseigenen Ordner Templates abgelegt wird. Geben Sie der Datei noch den Namen Formbrief und klicken Sie dann auf Speichern. Schließen Sie die Datei Formbrief. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 11

12 2.2. Verwenden einer Dokumentenvorlage Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Neu. Klicken Sie im Bereich Vorlagen auf Meine Vorlagen. Klicken Sie dann doppelt auf die Datei Formbrief. Der Formbrief wird daraufhin als ein neues Dokument geöffnet. Die Bereiche und werden in den nachfolgenden Kapiteln durch Seriendruckfelder ersetzt. Aus diesem Standarddokument wird dann ein Seriendruckhauptdokument, mit dessen Hilfe sich dann die Serienbriefe erstellen lassen Erstellen einer Datenquelle Um Serienbriefe erstellen zu können, benötigen Sie eine Datenquelle, die in tabellarischer Form die relevanten Daten der unterschiedlichen Empfänger enthält. In diesem Beispiel ist eine solche Tabelle bereits angelegt und gespeichert worden. Öffnen Sie aus ihrem Übungsordner die Datei Adressen.docx. Eine Datenquelle ist also eine Tabelle mit einer Überschriftenzeile (aus Übersichtlichkeitsgründen hier Fett und Kursiv dargestellt) und den zugeordneten Kontakten. Hinweis: In jedem Fall benötigt, werden die Spalten Anrede bis Firma, da diese Informationen im Adressfenster des Briefes erscheinen. Die Spalte Umsatz ist in diesem Beispiel noch ergänzt worden, da auf sie später im Brieftext Bezug genommen werden soll. Schließen Sie die Adressliste wieder. Sie wird im Verlauf der Serienbrieferstellung über einen anderen Dialog zugeordnet. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 12

13 2.4. Erstellen eines Seriendruck-Hauptdokumentes Arbeiten mit Adressblock und Grußzeile Klicken Sie zuerst auf das Register Sendungen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Seriendruck starten und wählen dort den Eintrag Briefe aus. Im Anschluss öffnen Sie noch das integrierte Menü der Schaltfläche Empfänger auswählen und klicken dort auf Vorhandene Liste verwenden. Suchen Sie die entsprechende Datenquelle (hier: Adressen.docx aus ihrem Übungsordner). Klicken Sie diese einmal an und wählen Sie dann Öffnen aus dem unteren Bereich des Dialogfensters Datenquelle auswählen. Über die Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten können Sie nun die Adressliste einsehen, um Sie eventuell noch individuell anzupassen (siehe Kap. 3.5). Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 13

14 In diesem ersten Beispiel behalten Sie aber die Datenquelle in Ihrer Ursprungsform bei und bestätigen mit OK Einfügen der Seriendruckfelder Markieren Sie nun alle Felder des Adressblocks und entfernen Sie diese über die Entf-Taste der Tastatur. Klicken Sie dann auf Adressblock im Register Sendungen. Wenn der Adressblock bereits korrekt im Vorschaubereich angezeigt wird, dann behalten Sie die Standardeinstellungen im Dialogfenster Adressblock einfügen bei und klicken auf OK. klicken. Verglei- Andernfalls müssen Sie auf die Schaltfläche Felder wählen chen Sie hierzu bitte Kapitel xyz. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 14

15 Markieren Sie nun die gesamte Grußzeile einschließlich des Kommas und entfernen Sie diese über die Entf-Taste der Tastatur. Klicken Sie dann auf Grußzeile im Register Sendungen. Wenn der Adressblock bereits korrekt im Vorschaubereich angezeigt wird, dann behalten Sie die Standardeinstellungen im Dialogfenster Grußzeile bei und klicken auf OK. Andernfalls müssen Sie auch hier auf die Schaltfläche Felder wählen klicken. Vergleichen Sie hierzu bitte Kapitel xyz. Markieren Sie nun den Beispieltext und ersetzen Sie ihn zu Übungszwecken durch den oben dargestellten Text. Nach dem Wort Monat geben Sie noch ein Leerzeichen ein. Der Verdienst ist in der Datenbank für die entsprechenden Empfänger vermerkt. Aus diesem Grunde soll an dieser Stelle des Beispielsatzes das Seriendruckfeld UMSATZ eingefügt werden. Grundsätzlich könnten Sie das Feld Umsatz bereits über den Befehl Seriendruckfeld einfügen diesem Satz hinzufügen. Da in diesem Beispiel aber der unformatierte Wert aus der Datenbank im Format EURO dargestellt werden soll, wird hier der Umweg über den Formeldialog gegangen. Wechseln Sie zum Register Einfügen, klicken Sie dort auf Schnellbausteine dann auf Feld. Im Dialogfenster Feld klicken Sie auf Formeln. und Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 15

16 Schreiben Sie im Bereich Formel: =UMSATZ Zahlenformat aus und bestätigen Sie mit OK., wählen Sie dann das EURO- Microsoft Word gibt nun eine Fehlermeldung ( ) aus. Der Dialog Formeln ist für Berechnungen mit Textmarken vorgesehen. Da das Feld Umsatz aber keine Textmarke, sondern ein Seriendruckfeld ist, müssen Sie dieses noch ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Fehlermeldung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Feldfunktion ein/aus. Markieren Sie in der Feldfunktionsdarstellung das Wort UMSATZ durch einen Doppelklick und klicken Sie dann auf das Register Sendungen. Klicken Sie dort auf den kleinen Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen und klicken Sie dann auf Umsatz. Der korrekt formatierte Wert aus der Datenbank wird nun sofort anstelle der Fehlermeldung angezeigt. Schreiben Sie noch den Satz zu Ende. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 16

17 Serienbriefe anzeigen und erstellen Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Vorschau Ergebnisse. Mit dem Datensatznavigator können Sie die einzelnen Adressen anzeigen lassen und überprüfen, ob alle Datenbankinformationen / / korrekt im Serienbriefhauptdokument dargestellt werden. Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen und dann auf Einzelne Dokumente bearbeiten. Wählen Sie im Bereich Datensatzauswahl Alle, wenn die Anzahl der dadurch erzeugten Seiten innerhalb des neuen Dokumentes unter 500 liegen wird. Ansonsten geben Sie im Bereich Von: 1 ein und im Bereich An: 500. Bestätigen Sie mit OK. Microsoft Word erzeugt daraufhin ein neues Dokument mit der Anzahl an Briefen, die als Datensätze verfügbar waren (hier: 14 ). Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 17

18 Klicken Sie auf Speichern, wählen Sie Ihren Übungsordner als Ziel aus, nennen Sie das Dokument Serienbriefe1 und bestätigen Sie mit Speichern. Schließen Sie danach das Dokument Serienbriefe 1 und Speichern Sie noch das Hauptdokument unter dem Namen Hauptdokument 1 in Ihrem Übungsordner. Schließen Sie im Anschluss auch dieses Dokument Arbeiten mit der Seriendrucksymbolleiste Sie können einen Serienbrief auch ohne die automatischen Serienplatzhalter Adressblock und Grußzeile erstellen und dadurch die Funktionalität der Seriendruckfelder noch individueller gestalten. Klicken Sie zuerst auf das Register Sendungen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Seriendruck starten und wählen dort den Eintrag Briefe aus. Im Anschluss öffnen Sie noch das integrierte Menü der Schaltfläche Empfänger auswählen und klicken dort auf Vorhandene Liste verwenden. Suchen Sie die entsprechende Datenquelle (hier: Adressen.docx aus ihrem Übungsordner). Klicken Sie diese einmal an und wählen Sie dann Öffnen aus dem unteren Bereich des Dialogfensters Datenquelle auswählen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 18

19 Markieren Sie alle Einträge im Adressebereich. Löschen Sie diese über die Entf- Taste auf der Tastatur. Klicken Sie dann auf Seriendruckfelder einfügen. Fügen Sie durch Doppelklick die benötigten Datenbankfelder in das Seriendruckhauptdokument (in der oben abgebildeten Reihenfolge) ein. Klicken Sie dann auf Schließen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfelder hervorheben und strukturieren Sie den Adressbereich durch Leerzeichen und Absätze (so wie in der Abbildung oben dargestellt). Über die Schaltfläche Seriendruck-Vorschau können Sie jetzt bereits die Datensätze im Adressblock anzeigen lassen. Nutzen Sie dazu auch die Schaltfläche Nächster Datensatz. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 19

20 2.5. Ein Bedingungsfeld einfügen Beim manuellen Erstellen der Grußzeile, muss das Problem gelöst werden, wie die Anrede (Je nachdem ob es sich um eine Frau handelt oder um einen Herrn, muss entweder "Sehr geehrte" oder "Sehr geehrter" am Anfang der Grußzeile eingefügt werden) entsprechend angepasst werden kann. Markieren Sie vorab die vorgegebene Anrede aus dem Formbrief und löschen Sie diese über die Entf-Taste auf der Tastatur. Klicken Sie auf Regeln und wählen dann die Option Wenn... Dann... Sonst. Wählen Sie bei der Rubrik Feldname: die Option Anrede aus. Kontrollieren Sie ob unter der Kategorie Vergleich: der Eintrag Gleich ausgewählt ist. Geben Sie im Eingabefeld der Rubrik Vergleichen mit das Wort "Herr" ein. In dem Eingabefeld unterhalb der Rubrik Dann diesen Text einfügen tragen Sie "Sehr geehrter" ein. In dem Eingabefeld unterhalb der Rubrik Sonst diesen Text einfügen tragen Sie "Sehr geehrte" ein. Bestätigen Sie mit OK. Markieren Sie das eben eingefügte Bedingungsfeld und ändern Sie noch die Schriftgestaltung in Arial, 12pt. Bedingungsfelder werden hier in der alten Standardschriftart Times New Roman, 10pt eingefügt. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 20

21 Setzen Sie den Cursor hinter das Bedingungsfeld und klicken Sie dann auf Seriendruckfeld einfügen. Im Dialogfenster Seriendruckfeld einfügen fügen Sie per Doppelklick das Feld Anrede und das Feld Nachname hinzu. Klicken Sie dann auf Schließen. Ergänzen Sie noch ein Leerzeichen zwischen der Anrede und dem Nachnamen. Kontrollieren Sie ihr Bedingungsfeld, indem Sie zu den nächsten Datensätzen wechseln. Dabei sollte nun jedem Datensatz, der unter dem Feldnamen Anrede den Eintrag "Herr" hat, das Bedingungsfeld "Sehr geehrter" vorangestellt werden. Ist das Feld Anrede nicht Herr (sondern Frau), dann sollte automatisch "Sehr geehrte" an dieser Stelle eingetragen werden. Speichern Sie dann Ihr Hauptdokument unter dem Namen Hauptdokumet2 in Ihrem Übungsordner. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 21

22 2.6. Adressen aus Excel, Access oder Outlook verwenden Anstelle der Microsoft Word-Tabelle, soll hier nun eine Datenbank angebunden werden, die in einer anderen Anwendung erstellt wurde. In diesem Beispiel sind es eine Tabelle aus Excel, Eine Tabelle einer Datenbank aus Access und der Outlook-Kontakte-Ordner. Öffnen Sie das Hauptdokument2, das Sie in den vorherigen Kapiteln erstellt haben und wechseln Sie wieder auf das Register Sendungen Excel-Arbeitsmappe als Adressliste verwenden Klicken Sie im Register Sendungen auf Empfänger auswählen und dann auf Vorhandene Liste verwenden. Wählen Sie dann aus dem Übungsordner die Datei Adressen.xlsx durch Doppelklick aus. Im Dialogfenster Tabelle auswählen werden Sie aufgefordert das Tabellenblatt der Excel-Datei anzugeben ( ), auf dem sich die Empfängertabelle befindet (hier: Kunden). Klicken Sie dann noch auf OK Access-Datenbanktabelle als Adressliste verwenden Klicken Sie im Register Sendungen auf Empfänger auswählen und dann auf Vorhandene Liste verwenden. Wählen Sie dann aus dem Übungsordner die Datei Adressen.mdbx durch Doppelklick aus. Im Dialogfenster Tabelle auswählen werden Sie aufgefordert die entsprechende Tabelle der Datenbank auszuwählen (hier: Adressen). Klicken Sie dann noch auf OK. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 22

23 Adressen aus Outlook verwenden Standard- -Editor festlegen Vorab müssen Sie sicherstellen, dass Microsoft Office Outlook 2007 Ihr Standard- -Editor ist. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das Startmenü von Windows Vista. Im Kontextmenü wählen Sie dann Eigenschaften aus. Im Dialogfenster Eigenschaften von Taskleiste und Startmenü klicken Sie im Register Startmenü auf Anpassen. Im Bereich -Link wählen Sie das Programm Microsoft Office Outlook aus und bestätigen mit OK. Im Dialogfenster Eigenschaften von Taskleiste und Startmenü klicken Sie ebenfalls auf OK Adressliste in Outlook vorbereiten Öffnen Sie das Programm Microsoft Office Outlook. Wechseln Sie in die Programmgruppe Kontakte und wählen Sie dort Ansicht Aktuelle Ansicht Ansichten definieren. Wählen Sie Neu Geben Sie der Ansicht den Namen Serienbriefansicht, wählen Sie als Ansichtentyp Tabelle aus und bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie im Dialogfenster Ansicht anpassen noch auf Felder. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 23

24 Entfernen Sie alle vorgegebene Felder, wählen Sie aus dem Bereich Namensfelder Anrede, Vorname und Nachname und aus dem Bereich Adressfelder Straße, PLZ und Ort. Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie auf Ansicht übernehmen. Wählen Sie Bearbeiten Alles markieren und dann Extras Seriendruck. Wählen Sie die Option Nur ausgewählte Kontakte und dann Kontaktfelder in aktueller Ansicht. Im Bereich Dokument aktivieren Sie Vorhandenes Dokument und wählen den Formbrief aus Ihrem Übungsordner oder ein anderes geeignetes Briefdokument. Bestätigen Sie mit OK Erstellen des Hauptdokumentes in Microsoft Word Markieren Sie wieder die allgemeinen Adressinformationen und löschen Sie diese über die Entf.-Taste der Tastatur. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 24

25 Klicken Sie dann auf Adressblock im Register Sendungen. Da der Adressblock nicht korrekt im Vorschaubereich angezeigt wird (es fehlt die Zuordnung der Straße), müssen Sie auf die Schaltfläche Felder wählen klicken. Achten Sie hier immer auf Felder die den Eintrag nicht übereinstimmend anzeigen. Häufig werden diese Felder im Seriendokument zwar nicht benötigt (wie hier Suffix oder Adresse 2). In diesem Fall ist aber auch Adresse 1 nicht übereinstimmend. Ordnen Sie daher dem Bereich Adresse 1 das Feld Straße zu und bestätigen Sie dann mit OK. Nun wird der Adressblock korrekt im Vorschaubereich daher auf OK. angezeigt. Klicken Sie Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 25

26 Klicken Sie zur Kontrolle auf Vorschau Ergebnisse und kontrollieren Sie den Adressblock. Markieren Sie nun die gesamte Grußzeile einschließlich des Kommas entfernen Sie diese über die Entf-Taste der Tastatur. und Klicken Sie dann auf Grußzeile im Register Sendungen. Wenn die Grußzeile bereits korrekt im Vorschaubereich angezeigt wird, dann behalten Sie die Standardeinstellungen im Dialogfenster Grußzeile bei und klicken auf OK. Andernfalls müssen Sie auch hier auf die Schaltfläche Felder wählen klicken. Vergleichen Sie hierzu bitte Kapitel und dann auf Einzelne Dokumen- Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen te bearbeiten. Wählen Sie im Bereich Datensatzauswahl Alle, wenn die Anzahl der dadurch erzeugten Seiten innerhalb des neuen Dokumentes unter 500 liegen wird. Ansonsten geben Sie im Bereich Von: 1 ein und im Bereich An: 500. Bestätigen Sie mit OK. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 26

27 2.7. Arbeiten mit den Adressen Sie können die angebundene Adressliste noch vor dem Ausdruck der Serienbriefe verändern. Dabei ist es möglich, die Daten zu filtern oder zu sortieren. ohne die ursprüngliche Datenquelle zu verändern. Klicken Sie im Register Sendungen auf Empfängerliste bearbeiten. Daraufhin wird die Adressliste in Tabellenform in einem neuen Fenster dargestellt Sortieren der Empfängerliste Klicken Sie den auf den kleinen Pfeil neben dem Feldnamen, nach dem sortiert werden soll einmal (hier: Postleitzahl). Wählen Sie dann Aufsteigend sortieren. Daraufhin wird die Empfängerliste aufsteigend sortiert (A-Z). Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 27

28 Ausschließen von Empfängern Über den kleinen nach unten gerichteten schwarzen Pfeil neben jedem Feldnamen, können Sie die Standardfilteroptionen aufrufen. In diesem Beispiel werden nur die Herren aufgelistet. Sie können aber auch gezielt Personen ausschließen, indem Sie die Haken vor dem jeweiligen Empfänger durch Anklicken entfernen. Wenn Sie sehr viele Personen ausschließen oder wieder einbinden möchten, können Sie über das Deaktivieren bzw. Aktivieren des Kontrollkästchens über den Namen erreichen. Einen benutzerdefinierten Filter erreichen Sie über Weitere Optionen Empfänger, die mehr als 5000 EUR Umsatz gemacht haben). (hier: Nur die Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 28

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