2009 SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstr. 52, Bramsche,

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1 2009 SmartTools Publishing Thomas Tai

2 2 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen Inhalt für Word und Outlook 2010, 2007, 2003 und 2002/XP Das Ziel... 3 Vorbereitungen... 6 Serienmailer und Seriendruck-Splitter installieren... 6 Datenquelle mit Ihrem Empfängern einrichten... 6 Schritt 1 Personalisierte Anhänge erstellen... 9 Ausgangsdokument...12 Einstellungen Einzeldateien (Anhänge)...12 Für Fortgeschrittene: Dateinamen nach eigenen Kriterien erstellen...15 Einstellungen: Protokolldatei...16 Einzeldokumente (Anhänge) erstellen...18 Schritt 2 Anhänge und Mails zusammenführen Mailing starten...21

3 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 3 Das Ziel Sie kennen personalisierte Werbe-Anschreiben zum Beispiel von Versicherungen, Banken, Optikerfilialen oder anderen Firmen: Neben dem üblichen persönlichen Anschreiben, wird oft ein Coupon mit Ihrem Namen oder weiteren persönlichen Daten mitgeschickt. Dieses effektive Mailing-Prinzip ließ sich bisher nicht so einfach auf s übertragen denn wie sollte ein Coupon - also Dateianhang für jeden Empfänger ohne viel Aufwand personalisiert werden? Word allein schafft es nicht, individuelle Serienmails mit personalisierten Anhängen zu versenden Sie können Ihren Kunden Müller, Meier, Schulze etc. also keinen Anhang mitsenden, der bestimmte, nur diese Kunde betreffende Informationen wie etwa Anrede, Kundenummer oder ähnliche spezifische Daten enthält. Selbst wenn Sie die personalisierten Anhänge aus einem Seriendruckdokument erzeugen möchten, erhalten Sie nur eine Aneinanderreihung von Word-Dokumenten, die Sie in dieser Form nicht versenden können. Das Erstellen von Mails mit individuellem Anschreiben und individuellem Anhang ist aus technischen Gründen nicht in einem Arbeitsschritt möglich. Die Serienmails erstellen Sie in zwei Arbeitsschritte:

4 4 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Sie erstellen mit dem SmartTools SeriendruckSplitter personalisierte Anhänge - zum Beispiel Einladungen, Gutscheine, Mitgliederzertifikate etc. 2 Der SmartTools Serienmailer führt Mails und Anhänge zusammen und verschickt die Serienmails. Den Ablauf der Zusammenführung von Mail und Anhang wird in dieser Übersicht zusammengefasst: Der Seriendruck- Splitter liefert im Vorfeld Anschreiben exakt für jeden Empfänger. Der Serienmailer als Versandzentrale, führt Nachricht und Anhang automatisch zusammenführt und versendet die Mails.

5 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 5 Das Ziel: So könnte eine typische Serienmail mit personalisiertem Anhang an Ihre Empfänger aussehen:

6 6 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Vorbereitungen Für Einsteiger: Hinweise zum Erstellen von Seriendruckdokumenten finden Sie in der Serienmailer-Hilfe im Buch "Mailing und Adressen vorbereiten", Abschnitt "Seriendruckdokument erstellen". Serienmailer und Seriendruck-Splitter installieren Installieren Sie zunächst SmartTools Serienmailer sowie SmartTools Seriendruck-Splitter, die Sie als Download oder CD erhalten haben. Eine Installationsanleitung haben Sie als separates Anschreiben per Post erhalten oder als zusammen mit dem Download-Link. Nach Abschluss des automatischen Installationsvorgangs finden Sie in Word entsprechende Menüeinträge zum Aufruf der Tools. Datenquelle mit Ihrem Empfängern einrichten Idealerweise haben Sie Namen, -Adresse und sonstige Empfängerdaten in einer Excel-Tabelle erfasst. In dieser Form sind die Adressen sehr flexibel bearbeitbar und der Seriendruck-Splitter kann später optimal darauf zugreifen. Alternativ können Sie Ihre Empfänger aber auch in Access, als CSV- oder Textdatei verwalten. Wichtig ist, dass es für jeden Empfänger genau eine gültige -Adresse gibt. Eine solche Tabelle kann zum Beispiel so aussehen:

7 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 7 Eine typische Datenquelle mit einem Feld für die Empfänger Minimalanforderung für die Datenquelle sind diese Felder: Name -Adresse Die Datenquelle hat die Aufgabe, Informationen wie Name, Anrede, Kundenummer oder ähnliche Angaben für den personalisierten Anhang zu liefern also etwa für die Einladung, den Gutschein usw.

8 8 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Das Einbinden dieser empfängerspezifischen Angaben wird allgemein als Personalisierung beschrieben. Der Grad der Personalisierung des Anschreibens ist dabei abhängig vom Typ des Dateianhangs. Ein Beispiel für eine einfache Personalisierung: Wenn Sie Einladungen verschicken, reicht es meist aus, eine passende Anrede in der Datenquelle zu hinterlegen, die dann später in die Einladung eingefügt wird. So könnte beispielsweise ein Feld "Anredecode" in der Datenquelle dafür sorgen, dass im Seriendruckdokument mittels passender Seriendruckfelder 1 immer die passende Anrede ("Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau ) eingefügt wird. Die im Anredecode hinterlegte Zahl "1" würde dann beispielsweise dafür sorgen, dass "Heinz Schmidt" mit "Herr" angeredet wird. "2" könnte für die weibliche Anrede stehe und "3" entsprechend für Firma. Fortgeschrittene Anwender können natürlich zusätzlich auch weitere Textbausteine wie Kundennummer, individueller Rabatt, Angebotsnummern etc. in Angebote, Werbeschreiben etc. integrieren natürlich immer vorausgesetzt, dass diese Felder auch in der Datenquelle existieren. 1 Für den Einstieg empfehlen wir die Programmhilfe von Word 2007, Abschnitt "Erstellen und Drucken von Briefen und anderen Dokumenten mithilfe des Seriendrucks".

9 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 9 Als nächstes erfahren Sie, wie die personalisierten Anhänge mit Hilfe des Seriendruck-Splitters erstellt werden. Schritt 1 Personalisierte Anhänge erstellen Die Datendatei mit den -Adressen und eventuellen persönlichen Feldern wie Anrede, Kundenummer oder anderen individuellen Feldern haben Sie vorbereitet. Zunächst erstellen Sie in Word ein neues Seriendruckdokument (Einladung, Gutschein, Angebot ) mit Ihrer Datenquelle im Excel-, Access-, oder CSV-/TXT-Format. Dieses Dokument wird später der Dateianhang Ihrer Mailing-Aktion mit den schon angesprochenen individuellen Merkmalen wie etwa Anrede, Kundennummer etc. Die Individualisierung erreichen Sie durch das Einfügen von Seriendruckfeldern an beliebigen Stellen Ihres Dokuments.

10 10 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Anhang des folgenden Gutschein-Beispiels erkennen Sie, wie individuelle Felder einfach und gleichzeitig sehr effektiv eingesetzt werden können: Durch das gezielte Einfügen der Seriendruckfelder»Name«(orange Pfeile) in der Überschrift, der Grafik und der Anrede Schriftarten entsteht ein professioneller Eindruck und der Leser fühlt sich sofort angesprochen.

11 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 11 Anstelle des Namens-Feldes können Sie natürlich auch beliebige andere Felder in das Seriendruckdokument einfügen und damit individuelle empfängerspezifische Zeichen, Nummern oder Textbausteine aus Ihrer Datenquelle übernehmen und im Dokument anzeigen lassen. Kontrollieren Sie das Ergebnis über die Vorschau-Funktion: Öffnen Sie jetzt den SmartTools Seriendruck-Splitter. Wenn Seriendruck-Dokument und Datenquelle korrekt verbunden sind, erscheint nach einer kurzen Analyse der Hauptdialog des Seriendruck-Splitters.

12 12 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Sie befinden sich jetzt im Seriendruck-Splitter: Der Hauptdialog des Splitters: Hier werden Einstellungen für die Aufteilung des Seriendruck-Dokuments vorgenommen. Ausgangsdokument Hier finden Sie allgemeine Informationen über das Dokument und die zugrunde liegende Dokumentvorlage (DOT oder DOTM), die Datenquelle und die Anzahl der vorhandenen Datensätze. Wenn beispielsweise 88 Datensätze (also Empfänger) vorliegen, werden am Ende auch 88 Einzeldokumente (Einladungen, Gutscheine ) erstellt und gespeichert. Mit einem Klick auf die blauen Dateinamen erhalten Sie weitere Informationen zum Speicherort der Dateien. Einstellungen Einzeldateien (Anhänge) Im Bereich "Einstellungen Einzeldateien" legen Sie Format, Namen und Speicherort der Einzeldateien fest.

13 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 13 Wenn Sie Word 2010 oder Word 2007 einsetzen, können Sie PDF als Dateiformat auswählen. Voraussetzung ist unter Word 2007 die Installation des Add-Ins "Speichern unter PDF oder XPS" von Microsoft. PDF ist als Dateiformat ideal, da es von jedem Empfänger layoutsicher angezeigt werden kann. Bestimmen Sie die Namen der Einzeldateien im Bereich "Aufbau der Dateinamen": Die hier eingestellten Namen finden Ihre Empfänger später als Anhänge in den fertigen Serienmails wieder:

14 14 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen In dem Beispiel oben wird aus der Einstellung Dokumentname Name - der Dateiname Persönliches Angebot an Kunden Piestrzeniewicz.pdf und alle anderen Empfänger aus Ihrer Datenquelle werden natürlich entsprechend benannt, also zum Beispiel: Persönliches Angebot an Kunden Meier.pdf Persönliches Angebot an Kunden Müller.pdf Persönliches Angebot an Kunden Schulze.pdf usw. Woher holt der Splitter diese Dateiinformationen? Ganz einfach: Der Platzhalter "Dokumentname" ist dabei der Name Ihres Seriendruckdokuments und "Name" entspricht dem Feld "Name" aus Ihrer Datendatei.

15 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 15 Das dritte Feld wurde in diesem Beispiel durch die Einstellung " " leer gelassen und nicht verwendet. Der Splitter kann die Dateinamen der Einzeldokumente also aus bekannten Dateieigenschaften und Felder Ihrer Datenquelle individuell erstellen. Ihnen stehen zahlreiche fertige Platzhalter mit allgemeinen Informationen wie Datensatznummer, Seitennummer usw. und zusätzlich spezielle Platzhalter mit individuellen Informationen wie "Firma", "Anrede" etc. zur Verfügung. Tipp: Nutzen Sie die Ergebnisvorschau, um schon vor dem Anlegen der Einzeldateien ein Muster für die späteren Einzeldateien zu sehen: Nutzen Sie laufenden Nummern in Dateinamen zum Beispiel als Referenznummern bei Angeboten für Ihre Kunden! Für Fortgeschrittene: Dateinamen nach eigenen Kriterien erstellen Ihnen reichen die voreingestellten Platzhalter nicht aus, weil Sie noch speziellere Dateinamen verwenden möchten? Neben den vorhandenen Bausteinen können Sie in der

16 16 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Datenquelle auch ein eigenes Feld für den Dateinamen anlegen und dort einen individuellen Dateinamen oder Baustein ablegen zum Beispiel ein Feld "Anhangname" mit Inhalt "Gutschein für " und dann im Seriendruck-Splitter, Bereich "Aufbau der Dateinamen" die Felder "Anhangname" + "Name" einrichten. Wichtig ist dann, als Trenner für den Dateinamen ein Leerzeichen in den Optionen des Seriendruck-Splitters zu hinterlegen. Einstellungen: Protokolldatei Das Protokoll muss erstellt werden, damit der SmartTools Serienmailer erkennen kann, welche Einzeldatei zu welchem Empfänger gehört, denn genau diese Informationen werden in diese Datei geschrieben. Der Serienmailer führt dann in Schritt 2 Anhang und Mail zusammen.

17 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 17 Diese Zuordnung können Sie theoretisch auch selbst manuell vornehmen, aber einfacher ist es, den Splitter diese Aufgabe übernehmen zu lassen: Als Format der Protokolldatei wählen Sie beispielsweise "Excel-Arbeitsmappe" aus und aktivieren "Neue Protokolldatei anlegen". Wählen Sie einen Speicherort für die neue Protokolldatei aus. Felder Ihrer aktuellen Datenquelle können über den Bereich "Weitere Felder übernehmen" in die Protokolldatei übernommen werden, so dass Sie im Ergebnis eine komplett neue, sofort nutzbare Datenquelle erhalten, die der SmartTools Serienmailer verwenden kann, um die personalisierten Anhänge automatisiert Ihren Mails zuzuordnen und die Mails zu versenden.

18 18 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Einzeldokumente (Anhänge) erstellen Starten Sie den Teilvorgang mit einem Klick auf SPLITTEN. Die neuen Dokumente werden jetzt gemäß Ihren Einstellungen aus dem Seriendruckdokument extrahiert und im Zielverzeichnis gespeichert. Sie erkennen das an einem vorübergehenden Aufflackern der Word-Fenster. Je nach Umfang des Seriendruckprojektes kann die Prozedur einige Sekunden bis Minuten in Anspruch nehmen. Der Seriendruck-Splitter erstellt in unserem Beispiel für jeden Empfänger genau einen PDF-Gutschein mit fertiger Anrede:

19 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 19 Gleichzeitig wird eine neue Datenquelle zum Zusammenführen von Gutschein und Mail erstellt: Schritt 2 Anhänge und Mails zusammenführen Ihre Einzeldateien also die individuellen Einladungen, Gutscheine etc. - sind fertig. Jetzt bereiten Sie das Mailing mit dem SmartTools Serienmailer vor und zeigen dem Tool, wie es Ihre Mail und Anhang zusammenführt: Erstellen Sie in Word ein neues Seriendruckdokument und verknüpfen Sie das Dokument mit der vom Seriendruck-Splitter neu erstellten Protokolldatei, damit der Serienmailer weiß, wo die in Schritt 1 erstellten Einzeldateien zu finden sind.

20 20 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Das Anschreiben wird in unserem Beispiel recht knapp gehalten, da der Leser den Gutschein im Anhang beachten soll Nach Fertigstellung des Anschreibens öffnen Sie den SmartTools Serienmailer und richten ein neues Serienmail-Projekt ein. Tipps zur Erstellung eines neuen Serienmail- Projekts finden Sie in der Dokumentation des Serienmailers.

21 Professionelle Serienmailaktionen mit personalisierten Anhängen 21 Innerhalb des Serienmailers aktivieren Sie jetzt im Aufgabenbereich "Anhang" die Option "Anhang individuell pro Empfänger auslesen " und stellen im Listenfeld darunter exakt den Feldnamen ein, der in Ihrer Datenquelle die vom Seriendruck-Splitter erstellten Pfade +Dateinamen enthält (zum Beispiel Feld "Anhangdatei"): Der Serienmailer kann jetzt Mail und Anhang zusammenführen dem Versand steht nichts mehr im Weg: Mailing starten Wenn alle Einstellungen im Serienmailer vorgenommen sind, klicken Sie zunächst auf SPEICHERN und anschließend auf SENDEN.

22 22 Professionelle Serienmailaktionen mit peronalisierten Anhängen Die im folgenden Dialog "Serienmails senden" angezeigten Versandoptionen zur Testaussendung, Prüfung und Anzeige der Mails vor dem Versand werden in der Programmhilfe im Buch "Versand durchführen" ausführlich beschrieben. Klicken Sie auf AUSSENDUNG STARTEN. Der Versand beginnt: Im oberen Bereich des Sendedialogs wird in blauer Schrift eine kurze Zusammenfassung des geplanten Versandvorgangs angezeigt. Darunter läuft mit dem Versand ein Sendeprotokoll mit. Nachdem das Mailing abgeschlossen ist, können Sie den Dialog schließen und bei Bedarf das Versandprotokoll in den Optionen des Serienmailers einsehen.