Anton Estfeller, Abt Amt für Schulfinanzierung

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1 Autonome Provinz Bozen - Südtirol Provincia Autonoma di Bolzano - Alto Seite Adige Nr R e d a k t i o n : K a r i n G a m p e r / K l a m m e r, A b t e i l u n g 9 - I n f o r m a t i o n s t e c h n i k / 9. 0, k a r i n. g a m p e p r o v i n z. b z. i t M a r a P i s c i t e l l i, L a n d e s b e r u f s s c h u l e f ü r H a n d w e r k u n d I n d u s t r i e - B o z e n, m a r a. p i s c i t e l l p r o v i n z. b z. i t Anton Estfeller, Abt Amt für Schulfinanzierung Serienmails ermöglichen den einfachen, automatischen Versand von s an eine große Anzahl von Empfängern. s werden individuell an die einzelnen Adressen geschickt, so dass stets nur ein Empfänger in der Adresszeile Deiner Mail erscheint. Dadurch ist es für den Empfänger nicht ersichtlich, dass es sich um eine Serienmail handelt. Die Möglichkeiten dieser Funktion kann nicht nur für den geschäftlichen Einsatz, sondern auch für die private Nutzung von Interesse sein: musst Du eine Einladung zu einer Besprechung verschicken? ein Schreiben an verschiedene Vereine versenden? eine Einladung zum nächsten Betriebsausflug verschicken? oder die Bilder vom letzten Ausflug verschicken? Den Gründen sind keine Grenzen gesetzt. Entweder Du kopierst die E- Mail jedes Mal und änderst dann die Anrede ab oder Du schreibst den Empfänger in die Cc oder Bcc Eingabe. All das ist viel zu zeitaufwendig. In dieser Ausgabe: Seriendruck leichter verwalten... 2 Einfügen Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen"... 3 Neuen Kontakte-Ordner erstellen... 5 Seriendruck starten... 7 Seriendruck in neues Dokument... 8 Seriendruck in vorhandenes Dokument Seriendruckfelder in Hauptdokument einfügen Seriendruck-Vorschau Grußzeile mit Bedingungsfeld einfügen Serien-Mails versenden Exportieren von Outlook-Kontakten nach Excel Tipp & Trick: Exportieren von Verteilerlisten nach Excel...14 Personalisierte s zeigen, dass sich jemand die Mühe gemacht hat, "persönlich" zu schreiben. Tipp & Trick Landmaus Wir freuen uns auf Deinen Besuch!!!

2 Seite 2 Seriendruck leichter verwalten Bereits in den fünf Seiten der Landmaus Nr. 5 aus dem Jahre 1999 haben wir das Thema Serienbrief, damals für die Version Microsoft Word 6.0 aufgegriffen. Vier Jahre später, in der Ausgabe Nr. 19 vom 19. Mai 2003 haben wir dasselbe Thema für die Version Word 2002/XP neu aufgelegt. Der Grund für die Wiederaufnahme desselben Themas war durch die wesentlichen Änderungen in der Serienbrieffunktion, die Microsoft ab der Version Word 2002/XP eingeführt hat, gerechtfertigt. Wie Du sicherlich bemerkt hast, ist ab der Version Word 2002/XP der bekannte Seriendruck-Manager 1 und die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen auf der Symbolleiste verschwunden und die Seriendruck-Symbolleiste erscheint nicht mehr automatisch beim Öffnen eines bereits errichteten Serienbriefes. Dafür kannst Du den Serienbrief auch über die neu eingeführte»aufgabenleiste«2 erstellen und verwalten, was sicher Vor- aber auch Nachteile mit sich bringt. 1 2 Der Aufgabenbereich 2 kann über den Menüpunkt Ansicht / Aufgabenbereich jederzeit ein- oder ausgeblendet werden. Auch über den Menüpunkt Extras / Optionen / Ansicht kann definiert werden, ob der Aufgabenbereich beim Start von Word eingeblendet werden soll oder nicht (Kontrollkästchen anklicken um den Aufgabenbereich beim Start von Word sichtbar zu machen.) Die neue Symbolleiste 3 für den Serienbrief hat sich teilweise geändert und bekannte Schaltflächen, wie die bequeme Seriendruckfeld einfügen oder, wie bereits erwähnt, der Seriendruckmanager, sind verschwunden. Dafür hat Microsoft neue Schaltflächen eingeführt. 3 Tipp: Damit du den Seriendruck leichter verwalten und die Seriendruckfelder einfacher in dein Hauptdokument einfügen kannst, solltest du für die weitere Arbeit mit dem Seriendruck die beiden genannten Schaltflächen wieder in deine Symbolleiste aufnehmen. Microsoft hat diese beiden Schaltflächen nicht entfernt, sondern nur versteckt.

3 Seite 3 Einfügen Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen" Über den Menüpunkt Ansicht / Symbolleisten Menüpunkt Anpassen auf, 4 rufst du den daraufhin erscheint folgendes Dialogfenster, 4 wo Du die Registerkarte Befehle 5 wählst: 5 Du kannst die Symbolleisten auch anpassen, in dem du eine der sichtbaren Symbolleiten mit der rechten Maustaste anklickst und hier im Kontextmenü den Befehl Anpassen auswählst. Wähle im Dialogfenster Kategorien den Eintrag Seriendruck, darauf erscheinen im rechten Fenster sämtliche Befehle, die den Seriendruck betreffen Klicke nun den Befehl Seriendruckfeld einfügen 7 an und ziehe diesen bei gedrückter linker Maustaste in die Seriendruck Symbolleiste. 7

4 Seite 4 Klicke nun im Dialogfenster Kategorien auf den Eintrag Alle Befehle und ziehe aus dem Fenster Befehle den Befehl SeriendruckManager 9 in die Seriendruck-Symbolleiste. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Schließen sollte die Seriendrucksymbolleiste folgendes Erscheinungsbild haben: Wichtig: Damit diese Änderungen auch permanent gespeichert bleiben, musst Du folgende Schritte durchführen: Extras / Optionen Kartei Speichern hier musst du das Kontrollkästchen Anfrage für Speicherung von Normal.dot 10 anklicken und anschließend das Fenster mit schließen. Die Anfrage für Speicherung von Normal.dot 10 sollte immer angeklickt sein, dann wird beim Ausstieg von Word immer nachgefragt, ob eventuelle Änderungen (Änderung der Standardschrift, Änderungen an den Symbolleisten usw.) in der Normal abgespeichert werden sollen. Schließe anschließend Word und bestätige die erscheinende Meldung mit Ja. Du bewirkst damit, dass die vorgenommenen Änderungen (Ergänzung der Schaltflächen) an der Seriendrucksymbolleiste in der Datei Normal.dot gespeichert werden. Nun kannst Du beim Arbeiten mit der Seriendruckfunktion komfortabler arbeiten. 10

5 Seite 5 Neuen Kontakte-Ordner erstellen Bereits in der Landmaus Nr. 19 wurde die Möglichkeit des Seriendruckes in Verbindung Outlook - Word angedeutet. Nun soll in den nächsten Zeilen gezeigt werden, wie man mit den Daten, die in Outlook im Ordner Kontakte (oder entsprechende Unterordner der Typs Kontakte) gespeichert sind, einen Seriedruck gestaltet. Zu diesem Zwecke kannst du den Ordner Kontakte verwenden, der standardmäßig in Outlook zur Verfügung gestellt wird, oder du legst dir für die eigenen Bedürfnisse einen neuen Kontaktordner an. Aufgrund meiner Erfahrung kann ich sagen, dass verschiedene Kontaktordner getrennt nach Kategorien für die tägliche Arbeit von Vorteil sein können, zumal nicht an alle Kontakte, die Du in Outlook verwaltest, für einen Seriendruck in Frage kommen. Um einen zusätzlichen Kontakte-Ordner anzulegen, wohin Du die Kontakte kopieren oder importieren bzw. neu anlegen kannst, die Du in Zukunft für die Serienbriefe verwenden wirst, musst Du wie folgt vorgehen: Öffne zuerst den Ordner, der die gewünschten Kontakte enthält. Du kannst einen Seriendruck immer nur von einem einzigen Kontakt-Ordner ausführen. 11 Klicke dazu mit der rechten Maustaste den Ordner Kontakte 11 klicke auf Neuer Ordner an und im erscheinenden Kontext Menü Im erscheinenden Dialogfenster Neuen Ordner erstellen schreibe in das Feld Name: die Bezeichnung für deinen neuen Ordner, in diesem Falle Einladungen und überprüfe, dass im Feld Ordner enthält Elemente des Typs: der Eintrag Kontakte angeführt ist; wenn nicht, wähle unbedingt diesen Eintrag aus der Drop- Down-Liste aus Schließe das Fenster mit und überprüfe in der Ordnerleiste, ob dein Unterordner angelegt worden ist.

6 Seite 6 Jetzt musst du noch die gewünschten Kontakte in den neu erstellten Ordner übernehmen. Dazu bieten sich folgende Möglichkeiten: Markiere alle Kontakte, die du aus deinen Kontakten übernehmen möchtest, und ziehe diese bei gedruckter linken Maustaste in den Ordner Einladungen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, deine Kontakte aus einer anderen Datenquelle heraus zu importieren (z. B. einer Text-Datei, einer Excel Arbeitsmappe oder einer Datenbank etc.). Du solltest nun einige deiner Kontakte in dem für den Seriendruck vorgesehenen Ordner haben, den Du jederzeit über die Schaltfläche Neu ergänzen kannst. Ansicht»Adresskarten«Du hast die Möglichkeit, in den Kontakten von Outlook verschiedene Ansichten einzustellen. Über den Menüpunkt Ansicht / Aktuelle Ansicht kannst du die für dich interessanteste Ansicht einstellen. Adressenkarten Adressenkarten mit Details Telefonliste nach Kategorien Jetzt bist Du so weit, den Seriendruck zu beginnen.

7 Seite 7 Seriendruck starten Öffne Outlook und markiere den Kontakt- Ordner, aus welchem der Seriendruck gestartet werden soll. Klicke dafür auf das Menü Extras Nach dem Klick auf Seriendruck erscheint das Dialogfenster Kontakte zusammenführen, in welchem Du das Dokument und den Typ des Dokumentes bestimmen kannst Hier hast Du nun die Möglichkeit, verschiedene Optionen auszuwählen, die deinen Bedürfnissen entsprechen. a) Wenn Du alle Kontakte 17 in der aktuellen Ansicht für den Seriendruck verwenden möchtest, wähle Alle Kontakte in aktueller Ansicht. Über Nur ausgewählte Kontakte kannst Du festlegen, dass nur die vorher markierten Elemente als Ziel für das Dokument benutzt werden b) Lege fest, welche Kontaktfelder für den Seriendruck zur Verfügung stehen sollen. Mit der Option Alle Kontaktfelder 18 stehen dir später alle Felder des Kontakte- Ordners zur Verfügung auch die, die in der aktuellen Ansicht nicht angezeigt werden. Über Kontaktfelder in aktueller Ansicht ist die Auswahl später auf diese eingeschränkt. Für Standardfälle ist diese Option aber meist ausreichend, es sei denn, Du verwendest eine selbst erstellte Ansicht ohne die üblichen Adressfelder. 18 c) Wähle mit den Optionen unter der Überschrift Dokument 19, ob Du für den Seriendruck eine Neues Dokument beispielsweise einen vollständig neuen Brief erstellen oder ein bereits Vorhandenes Dokument benutzen möchtest. Im zweiten Fall gib den Pfad und den Namen der beste henden Datei ein oder verwende die Schaltfläche Durchsuchen, um diese Parameter festzulegen. 19 d) Wenn Du Daten der gewählten Kontakte später für weitere Dokumente wieder verwenden möchtest, kannst Du sie speichern, indem Du das Kontrollkästchen Permanente Datei 20 aktivierst und im Feld rechts daneben den Pfad und Namen für die Datei eingibst. 20

8 Seite 8 Wenn der Seriendruck aus Outlook gestartet wird, werden die ausgewählten Kontakte abhängig von der ausgewählten Option in eine temporäre Seriendruckquelldatei, an einen Drucker oder in eine -Nachricht exportiert. Du kannst die temporäre Seriendruckquelldatei speichern, wenn du dieselben Kontakte für zukünftige Seriendrucke verwenden möchtest. Gib dazu, wie im nächsten Bild abgebildet, einen Namen für diese Datei ein oder wähle über die Schaltfläche eine vordefinierte Datei (Word- Datei) aus. e) Weiters kannst du im Bereich Optionen 21 den Dokumenttyp und die Art der Zusammenführung festlegen. 20 Nach dem Klicken auf die Schaltfläche werden die Kontakte wie nachstehend angezeigt und in diese Word Datei abgespeichert. Du kannst jederzeit diese Steuerdatei für andere Seriendrucke verwenden oder an andere Personen für eventuelle Serienbriefe weitergeben. 21 Wähle im Listenfeld Dokumenttyp die Art der Aufgaben für den Serienbrief. Wenn du mehrer Aufgaben durchführen möchtest beispielsweise einen Serienbrief und zusätzlich Umschläge dafür erstellen wähle zuerst eine Aufgabe und später nach deren Abschluss die nächste. Im Feld Zusammenführung an bestimmst Du, welche Art von Übermittlung des Seriendruckes Du verwenden willst. a) Seriendruck in neues Dokument Variante 1 neues Dokument Wenn Du dich für die Optionen Alle Kontakte in aktuelle Ansicht Alle Kontaktfelder Neues Dokument entscheidest und anschließend auf klickst, dann wird ein leeres Dokument von Microsoft Word mit der Bezeichnung Dokument1, Dokument2, Dokument3 22 usw. geöffnet, in welches Du nun die Einladung erstellst und dann unter den gewünschten Namen speichern kannst. 22

9 Seite 9 In der entsprechenden Seriedrucksymbolleiste - Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen stehen dir nun die meisten und wichtigsten Seriendruckfelder zur Verfügung, mit denen die Kontakte von Outlook ausgestattet sind WICHTIG: Es ist daher sehr sinnvoll, beim Anlegen der einzelnen Kontakte, alle Felder, die nachträglich benötigt werden, auszufüllen. Beim Einfügen von Feldern in Microsoft Word sind mehrere Adressfelder verfügbar. Wenn Du beim Erstellen des Kontaktes keinen Adresstyp angegeben hast, werden für das Adressfeld des Kontaktes standardmäßig die Felder Postanschrift und alle Felder von Adresse geschäftlich: verwendet. Wenn Du die gesamte Adresse als ein einziges Feld einfügen möchtest, verwende Postanschrift. Word Hauptdokument für den Seriendruck Outlook Kontakte als Steuerdatei für den Serienbrief Serienbriefe Ergebnis der Zusammenarbeit zwischen Word und Outlook

10 Seite 10 b) Seriendruck in ein vorhandenes Dokument Variante 2 vorhandenes Dokument Hast Du bereits eine Einladung geschrieben und möchtest nun diese Word-Datei mit den Kontakten, die Du im Ordner Einladungen kopiert bzw. eingefügt hast verbinden, dann musst Du wie folgt vorgehen: Klicke den Kontakteordner, den Du verwenden möchtest und anschließend auf Extras / Seriendruck. Im anschließend erscheinenden Fenster unter Dokument die Option Vorhandenes Dokument und anschließend auf die Schaltfläche Durchsuchen. 26 Das so ausgewählte Dokument Klicke auf 24 wird dann im Dialogfenster angezeigt; Seriendruckfelder im Hauptdokument einfügen Nach der Bestätigung im Dialogfeld Kontakte zusammenführen kann es einen kleinen Moment dauern, bis Microsoft Word geöffnet ist und die gewählten Kontakte dorthin exportiert sind. Das Dokument, das Microsoft Word nun öffnet, wird entweder ein leeres Dokument oder wenn Du es im Dialogfeld Kontakte zusammenführen so festgelegt hast automatisch ein bereits vorhandenes Dokument sein, welches als Hauptdokument für den Seriendruck, d.h. als Grund-Dokument dienen wird. Klicke auf Seriendruckfeld einfügen, suche das Seriendruckfeld Anrede und klicke darauf. Das Feld Anrede wird nun im Word-Seriendruckdokument eingefügt. Betätige die Enter-Taste für eine neue Zeile, wähle wiederum Seriendruckfeld einfügen und suche das Feld Vorname. Jetzt drückst Du einmal die Leertaste für einen Abstand, wieder Seriendruckfeld einfügen und suche und klicke auf das Feld Nachname. Neue Zeile. Für die Gesamt-Adresse, also Straße, Postleitzahl und Ort kann Adresse geschäftlich gewählt werden. Möchtest Du hingegen nur den Ort fett drucken oder unterstreichen, so wähle die Seriendruckfelder einzeln aus, d.h. für die Straße - Adresse_geschäftlich_Straße, für die Postleitzahl - Adresse_geschäftlich_PLZ und für den Ort - Adresse_geschäftlich_Ort. und formatiere hier nach Deinen Wünschen. Die Formatierung kann nur im Hauptdokument vorgenommen werden.

11 Seite 11 Seriendruck Vorschau Mit einem Klick auf die Schaltfläche Seriendruck-Vorschau kannst Du kontrollieren, ob die Kontakt-Daten richtig eingefügt worden sind. Mit den Schaltflächen Erster Datensatz, Vorheriger Datensatz, Nächster Datensatz und Letzter Datensatz kann eine Kontrolle durch die Datensätze durchgeführt werden. Grußzeile mit Bedingungsfeld einfügen Damit unsere eine persönliche Note erhält, möchten wir auch jeden einzelnen persönlich begrüßen. Da wir jedoch sowohl Frauen als auch Männer einladen und wir einmal "Sehr geehrt(e) Frau..." und einmal "Sehr geehrter Herr " einfügen lassen möchten, nehmen wir uns die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen zu Hilfe. Positioniere Dich im Word-Hauptdokument an die Stelle, an welcher die Grußzeile eingefügt werden soll und klicke auf Bedingungsfeld einfügen. Wähle hier die Bedingung Wenn Dann Sonst und fülle das sich öffnende Dialogfeld folgendermaßen aus: WENN Dann diesen Text einfügen: Sonst diesen Text einfügen: Der Feldname Anrede gleich Herr ist Sehr geehrter Sehr geehrte In Outlook muss natürlich im Feld Anrede Herr eingegeben sein, damit diese WENN-Bedingung korrekt ausgeführt werden kann. Solltest Du andere Anrede-Möglichkeiten verwendet haben, muss die WENN- Bedingung anders formuliert werden, da alle andere Anreden als "Herr" mit "Sehr geehrte" angesprochen werden Klicke auf OK und Word fügt den Text: Sehr geehrter ein. Jetzt müssen wir noch die Anrede und den Nachnamen einfügen. Betätige einmal die Leertaste, klicke auf Seriendruckfeld einfügen und wähle Anrede, dann noch einmal die Leertaste, Seriendruckfeld einfügen und suche und klicke auf Nachname. Jetzt sieht der Text im Seriendruck-Hauptdokument so aus:

12 Seite 12 Wiederum kannst Du mit der Seriendruckvorschau die Daten überprüfen. Datensatz Nr.1 ist ein Herr und Datensatz Nr.2 eine Frau. Wenn alles stimmt, schalte die Seriendruck- Vorschau wieder aus und schreibe nun den Text, der an all Deine Kontakt-Adressen verschickt werden soll. ACHTUNG: Dieses Dokument ist das HAUPTDOKUMENT, welches als Grundlage für weitere Serienbriefe dient und gespeichert werden kann. SerienMails versenden Das vorletzte Symbol auf der Seriendrucksymbolleiste heißt Seriendruckergebnis in ausgeben. Wenn Du auf diese Schaltfläche klickst, wird der Seriendruck als verschickt. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem die Betreffzeile eingegeben und eine Datensatzauswahl getroffen werden kann. Klicke dann auf OK. und die Mails werden verschickt.

13 Seite 13 Exportieren von Outlook-Kontakten nach Excel Das Exportieren der Daten aus dem Ordner Kontakte aus Outlook ist deshalb wichtig, um im Falle eines Systemdefektes nicht die gesamten Adressdaten zu verlieren. Öffne in Outlook den Ordner Kontakte und wähle im Menü Datei den Befehl Importieren / Exportieren Es öffnet sicher der Import/Export-Assistent. Wähle nun Exportieren in eine Datei und klicke auf Weiter. Dateiformat Kommagetrennte Werte (DOS) Kommagetrennte Werte (Windows) Microsoft Access Microsoft Excel persönliche Ordner-Datei Tabulatorgetrennte Werte DOS Tabulatorgetrennte Werte Windows (.csv) (.csv) (.mdb) (.mdb) (.pst) (.txt) (.txt) Für den Export nach Microsoft Access und Excel stehen im Dialogfenster In eine Datei exportieren eigene Formate zur Verfügung. Wenn Du Kontakte in eine Datei exportierst, die Du anschließend in Microsoft Word oder Power Point verwenden möchtest, wähle als Dateityp entweder Tabulatorgetrennte Werte oder Kommagetrennte Werte. Zum Exportieren in eine Datei, die anschließend mit Microsoft Publisher verwendet werden soll, wähle als Dateityp Kommagetrennte Werte. Wenn Du unterschiedliche Ordner gleichen Typs beispielsweise die Inhalte mehrere Kontakte-Ordner gemeinsam exportieren möchtest, solltest Du vorher einen Hilfsordner erstellen, in welchem alle exportierenden Kontakte hinein kopiert werden. Wähle Weiter. Vor dem Exportieren musst Du auf jeden Fall den entsprechenden Ordner anklicken. Du kannst immer nur die Daten eines Ordners mit den entsprechenden Unterordnern exportieren. Ein gemeinsamer Export aller Ordner ist nur möglich, wenn Du als Ziel eine Persönliche Ordner- Datei gewählt hast. Nach der Wahl des Ordners klicke auf Weiter und gib im nächsten Dialogfeld In eine Datei exportieren den Namen und Pfad der Datei an.

14 Seite 14 Weiter. Über die Schaltfläche Felder zuordnen kannst Du kontrollieren, welche Feldnamen in der Exportdatei erzeugt wurden. Diese sind auf der rechten Seite in der Spalte Zugeordnet aus zu erkennen. klickst Du auf ein Pluszeichen der Felder in der Spalte Nach, wirst Du sehen, dass bereits ein automatische Zuordnung der Feldnamen erstellt worden ist. Die Zuordnung der Felder kann aber auch manuell vorgenommen werden. Wähle zuerst Zuordnung löschen und klicke dann im linken Fenster z.b. auf Anrede und ziehe diesen Wert bei gedrückter linker Maustaste in das rechte Fenster auf Anrede und lass die Maustaste wieder los. Dasselbe machst Du mit Vorname nach Vorname und mit Nachname nach Nachname, usw. Wähle OK, um die Zuordnung der Feldnamen zu speichern, dann Fertig stellen und die Kontakt- Daten stehen in Excel zur Verfügung. Exportieren von Verteilerlisten nach Excel Verteilerlisten können nicht, wie oben beschrieben, exportiert werden. Im Internet sind wir fündig geworden, wie dies mit einem Trick zu schaffen ist. Tipp & Trick Markiere die Verteilerliste und ziehe sie bei gedrückter rechter Maustaste auf den Posteingang und lasse wieder los. Die Verteilerliste wird nicht verschoben, sondern kopiert. Im jetzt erscheinenden Menü wählst Du Hierhin kopieren als Nachricht mit Text. Nun wird eine Mail geöffnet, in welcher alle Daten der Verteilerliste zu sehen sind. Markiere und kopiere sie, öffne Excel und füge die Daten ein. Fertig!

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