VerBIS Arbeitshilfe. Erstellen von Serienbriefen und Excel-Listen Version PRV 13.02

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1 VerBIS Arbeitshilfe Erstellen von Serienbriefen und Excel-Listen Version PRV 13.02

2 Verantwortliche Redaktion: Zentrale OS - 21 Bei Fragen und Anregungen zu dieser Arbeitshilfe wenden Sie sich bitte an Ihren IT- Fachbetreuer. 2 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Serienbrief in Word erstellen Arbeitsschritte in VerBIS Arbeitsschritte in Word Adressblock Grußzeile Weitere Elemente Excel-Listen erstellen Daten importieren VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

4 Was hat sich verändert? In dieser Arbeitshilfe sind die Veränderungen aller Versionen eingearbeitet. Zur schnellen Orientierung zeigen wir Ihnen die jeweiligen Veränderungen in einer Übersicht: Stand der Arbeitshilfe Version P Version PRV Betroffene Seiten Eingearbeitete Änderungen Gesamtes Dokument Änderungen der Screens im gesamtem Dokument Gesamtes Dokument Änderungen der Bezeichnungen auf Grund der Genderbestimmungen und Barrierefreiheit 4 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

5 1 Einleitung VerBIS bietet einen Seriendruck-Export, der es im Zusammenspiel mit externen Anwendungen wie Word oder Excel erlaubt, komfortabel mit großen Datenmengen umzugehen. Diese Arbeitshilfe soll die Erstellung von Serienbriefen in Word und von Tabellen in Excel unter Verwendung von aus VerBIS exportierten Daten veranschaulichen. Die Funktion Seriendruck-Export steht in VerBIS auf den Seiten Ergebnisse Bewerber / Profile Suchlauf, Ergebnisse Stellenangebote Suchlauf, Ergebnisse Arbeitgeber Suchlauf und den Mitarbeitervormerklisten zur Verfügung. Da sich die erforderlichen Arbeitsschritte, unabhängig von der ausgehenden Seite nicht unterscheiden, wird im weiteren Verlauf dieser Arbeitshilfe die Seite Ergebnisse Bewerber / Profile Suchlauf zu Grunde gelegt. Die Beschreibungen in der Arbeitshilfe setzen ein Grundwissen im Umgang mit den Fachverfahren VerBIS, Word und Excel voraus. 5 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

6 2 Serienbrief in Word erstellen Das nachfolgende Kapitel gibt einen Überblick über die erforderlichen Arbeitsschritte zur Erstellung von Serienbriefen in Word. 2.1 Arbeitsschritte in VerBIS Markieren Sie auf der Seite Ergebnisse Bewerber / Profile Suchlauf die für den Export erforderlichen Datensätze über die vorangestellten Kontrollfelder. Möchten Sie die gesamte Ergebnisliste für den Export nutzen, können Sie über die Schaltfläche Alle markieren/markierungen aufheben alle Datensätze auswählen. 6 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

7 Abbildung 1: Ergebnisliste Bewerber / Profile Suchlauf mit markierten Datensätzen Aktivieren Sie anschließend auf die Schaltfläche Seriendruck-Export. Es wird eine Textdokument-Datei (*.txt) erstellt und eine entsprechende Standardrückfrage zum Download angezeigt. Abbildung 2: Downloadabfrage Bestätigen Sie die Rückfrage mit Speichern. Es öffnet sich das Fenster Speichern unter. Wählen Sie aus, wohin die Exportdatei gespeichert werden soll (z.b. Eigene Dateien). 7 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

8 Abbildung 3: Speicherort festlegen Der Dateiname ist vorbelegt; kann aber durch eine andere Bezeichnung überschrieben werden. Speichern Sie die Datei im entsprechenden Ordner. Nach Abschluss des Downloads kann das Fenster geschlossen werden. Merken Sie sich gut, wohin und unter welchem Namen Sie die Exportdatei speichern, damit sie bei späterer Verwendung wieder gefunden werden kann. 2.2 Arbeitsschritte in Word Nachdem Sie die Exportdatei aus VerBIS abgespeichert haben, können Sie anschließend den Serienbrief in Word verfassen. Öffnen Sie dafür Word und wechseln Sie in die Vorlagenauswahl unter dem Reiter Bürokommunikation. Abbildung 4: Vorlagenauswahl in Word Den BA-Serienbrief2 finden Sie unter dem Ordner Arbeitsgruppenvorlagen BA-Vorlagen. 8 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

9 Abbildung 5: Vorlagenauswahl BK Basisdienst Der Serienbrief wird automatisch geöffnet. Rufen Sie über die Registerkarte Seriendruck starten den Seriendruck-Assistenten auf. Abbildung 6: Aufruf Seriendruckassistent Im rechten Bildrand wird der Seriendruck-Assistent eingeblendet, der über sechs Schritte den Prozess der Serienbriefverfassung begleitet. Die Schaltflächen Weiter und Zurück erlauben jederzeit eine schrittweise Navigation. 9 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

10 Abbildung 7: Seriendruckassistent Schritt 1 Nachdem Sie die Vorlage ausgewählt haben (hier Serienbrief 2) und der Seriendruck- Assistent gestartet wurde, werden über die Schaltfläche Weiter: Dokument wird gestartet die weiteren Bearbeitungsschritte gestartet. 10 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

11 Abbildung 8: Seriendruckassistent Schritt 2 Da bereits im ersten Schritt eine Dokumentenvorlage ausgewählt wurde, wird die voreingestellte Option Aktuelles Dokument verwenden mit der Schaltfläche Weiter: Empfänger wählen übernommen. Um die Empfänger des Serienbriefes aus der Exportdatei zu laden, müssen Sie diese über die Schaltfläche Empfänger auswählen, Vorhandene Liste verwenden öffnen. 11 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

12 Abbildung 9: Datei hochladen Bestätigen Sie das Fenster Dateikonvertierung mit OK. Die Vorbelegung Windows Standard kann im Normalfall beibehalten werden. Abbildung 10: Seriendruckassistent - Schritt 3 - Dateikonvertierung Nach der Bestätigung öffnet sich die Empfängerliste. Sie kann gegebenenfalls noch einmal bearbeitet werden. Bestätigen Sie das Fenster Seriendruckempfänger mit OK und setzen 12 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

13 Sie die Bearbeitung anschließend über die Schaltfläche Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief fort. Abbildung 11: Seriendruckassistent Schritt 4 Seriendruckempfänger Der Seriendruck-Assistent bietet im Schritt vier unterschiedliche Serienfunktionalitäten an, von denen in dieser Arbeitshilfe drei vorgestellt werden sollen: Adressblock, Grußzeile und Weitere Elemente Adressblock Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Adresse erscheinen soll. Aktivieren Sie anschließend auf die Schaltfläche Adressblock. Daraufhin erscheint das Fenster Adressblock einfügen. 13 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

14 Abbildung 12: Adressblock einfügen Definieren Sie über die Schaltfläche Felder wählen im Folgenden welche Variablen der Exportdatei für die verschiedenen Adressfeldkomponenten verwendet werden sollen. Abbildung 13: Übereinstimmende Felder festlegen Wählen Sie über die jeweiligen Auswahlfelder welche Werte für die einzelnen Komponenten hinterlegt werden sollen. Die Auswahlfelder zeigen jeweils eine Liste der verfügbaren Daten aus der Exportdatei. 14 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

15 Abbildung 14: geöffnetes Auswahlfeld Vorname Die Informationen müssen für jedes Adressfeld zugeordnet werden. Nicht zugeordnete Variablen bleiben auf der Vorbelegung nicht verfügbar stehen und werden entsprechend nicht verwendet. Nach der Zuordnung der Felder und Bestätigung mit der Schaltfläche OK erscheint erneut das Fenster Adressblock einfügen, das ebenfalls mit OK bestätigt werden muss. Anschließend ist an der gewünschten Stelle im Dokument der Adressblock eingefügt Grußzeile Im Anschluss können Sie die Grußzeile über die gleichnamige Schaltfläche bearbeiten. Zunächst platzieren Sie den Cursor erneut an der gewünschten Stelle im Dokument. 15 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

16 Abbildung 15: Grußzeile einfügen Die Definition der einzelnen Variablen über die Schaltfläche Felder wählen ist an dieser Stelle nicht erforderlich, da die Felder durch die Bearbeitung des Adressblockes mit den Angaben vorbelegt sind. Über OK bestätigen Sie die Eingabe der Grußzeile Weitere Elemente Falls gewünscht, können Sie auch Variablen, wie z.b. Kundennummer oder -Adresse der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters zum jeweiligen Datensatz im Dokument verwenden. Dazu bietet der Seriendruck-Assistent die Funktionalität Weitere Elemente an. Abbildung 16: Weitere Elemente einfügen Aus einer Liste können die jeweiligen Variablen an die entsprechenden Stellen im Dokument eingefügt werden. Nachdem alle Variablen eingefügt wurden, ist der Text des Briefes manu- 16 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

17 ell zu erfassen. Wechseln Sie über die Schaltfläche Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe in Schritt fünf. Im fünften Schritt des Seriendruck-Assistenten können Sie sich eine Vorschau auf den erstellten Serienbrief anzeigen lassen. Die Angaben des ersten Empfängers werden eingeblendet. Um sich weitere Empfänger anzeigen zu lassen, nutzen Sie die Schaltflächen zum Blättern. In diesem Arbeitsschritt können Sie noch Änderungen vornehmen. So kann beispielsweise die Empfängerliste bearbeitet oder Empfänger ausgeschlossen werden. Abbildung 17: Vorschau auf Ihre Briefe Im letzten Schritt können Sie über die Schaltfläche Drucken die Serienbriefe ausdrucken. Einzelne Briefe können an dieser Stelle noch einmal bearbeitet werden. 17 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

18 Abbildung 18: Drucken 18 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

19 3 Excel-Listen erstellen Der Seriendruck-Export in VerBIS ermöglicht auch eine Weiterverarbeitung der Daten in Excel-Tabellen, z.b. für Outbound-Aktionen. Der Export der Suchlaufergebnisse erfolgt analog der Erstellung von Serienbriefen (siehe dazu 2.1 und 2.2). 3.1 Daten importieren Nachdem Sie die Exportdatei aus VerBIS abgespeichert haben, öffnen Sie Excel. Wählen Sie in einer leeren Arbeitsmappe (oder auch einem bestehenden Dokument) unter Daten die Funktion Externe Daten abrufen und Aus Text. Es wird das Fenster Textdatei importieren angezeigt. Abbildung 19: Textdatei importieren Wählen Sie die entsprechende Datei aus und Importieren Sie diese über die gleichnamige Schaltfläche. 19 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

20 Nachdem Sie die Exportdatei geöffnet haben, wird der Textkonvertierungsassistent eingeblendet. Wählen Sie hier das Optionsfeld Getrennt. Die Schaltfläche Weiter navigiert Sie zum nächsten Schritt. Abbildung 20: Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 1 Im zweiten Schritt werden die Trennzeichen festgelegt. Dafür stehen Ihnen verschiedene Kontrollfelder zur Verfügung. Für die in VerBIS gespeicherte Exportdatei muss das Zeichen (Tastenkombination Alt Gr + > ) verwendet werden, um die Datensätze in Spalten darstellen zu können. 20 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

21 Abbildung 21: Textkonvertierungs-Assistent - Schritt 2 Im Vorschaufenster werden die Datensätze entsprechend in Spalten getrennt angezeigt. Mit Fertig stellen wird der Assistent beendet. Abschließend legen Sie fest, wohin die Daten importiert werden sollen. In diesem Beispiel wurde ein leeres Dokument gewählt, so dass der Datenimport mit OK beendet wird. Abbildung 22: Daten importieren Die Daten werden nun aus der Exportdatei in die Tabelle übernommen. Die Tabelle kann mit den üblichen Excel-Funktionen weiter bearbeitet werden. 21 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P32

22 Abbildung 23: Importierte Daten in Excel 22 VerBIS Arbeitshilfe Erstellung von Serienbriefen und Excel-Listen Stand: Version P31

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