Universität Heidelberg EDV-Abteilung der Medizinischen Fakultät Mannheim. labtima 2.6. Bedienungsanleitung für Benutzer

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1 2.6 Bedienungsanleitung Autor: Felix Dittgen Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Abkürzungen Ansprechpartner URL von Bedienungsanleitung An-/Abmelden Anmelden Abmelden Reservierungen Geräte reservieren Reservierungen anzeigen/bearbeiten Reservierungsliste / Export... 8 Seite 1 von 9

3 1 Einleitung Mit Hilfe der WEB-Applikation können Labor- und mobile Geräte verwaltet und reserviert werden. Dieser Dienst steht allen Fakultätsangehörigen zur Verfügung, welche über eine MEDMA-Kennung mit Mitarbeiter-Status verfügen. 1.1 Abkürzungen Abkürzung MEDMA UMM Bedeutung Online Reservierung von Labor- und mobilen Geräten in der Medizinischen Fakultät Mannheim MEDIZINISCHE FAKULTÄT MANNHEIM UNIVERSITÄTSMEDIZIN MANNHEIM 1.2 Ansprechpartner Für die Administration, Support und Weiterentwicklung der Anwendung ist Herr Markus Henkes (Zimmer , Telefon 9975) der verantwortlich. 1.3 URL von Seite 2 von 9

4 2 Bedienungsanleitung 2.1 An-/Abmelden Anmelden Nach Aufruf der entsprechenden URL erscheint das nachfolgende Anmeldefenster: Abb. 2.1: Anmeldefenster Um sich am System anzumelden, benötigen Sie eine gültige MEDMA-Kennung mit Mitarbeiter-Status. Zusammen mit dem zugehörigen Passwort können Sie sich am System anmelden Abmelden Um sich am System abzumelden sind folgende Aktivitäten notwendig: Im -Menü am linken Rand den Menü-Eintrag Abmelden / Ausloggen aktivieren Abb. 2.2: Abmelden 2.2 Reservierungen Geräte reservieren Für die Reservierung eines Gerätes, steht Ihnen im Menü der Punkt Neu Reservieren in der Kategorie Meine Reservierungen zur Verfügung. Von dort aus, werden Sie durch den Prozess der Reservierung geleitet. Seite 3 von 9

5 Neue Reservierung Das erste Formular dient zur Auswahl des Gerätes, welches reserviert werden soll. Hierzu wählen Sie zunächst eine Gerätklasse (z.b. Mikroskope) aus. Es steht Ihnen nun frei, ob Sie danach direkt einen Standort auswählen, oder sich alle Geräte dieser Gerätklasse anzeigen lassen. Sollten Sie einen Standort auswählen, werden im übernächsten Schritt nur die Geräte angezeigt, welche sich am gewählten Standort befinden. Abb. 2.3: Neue Reservierung - Auswahl Geräteklasse Tag auswählen Sobald Sie eine Geräteklasse gewählt haben und auf die Schaltfläche weiter geklickt haben, gelangen Sie zur Auswahl des Reservierungstages. Die Darstellung erfolgt in Form eines Kalenders und erlaubt so die komfortable Navigation. Sie sehen den aktuellen Monat dargestellt. Der heutige Tag wird grau hinterlegt, um eine Orientierung zu bieten. Über die Schaltflächen << vorheriger Monat und nächster Monat >> können Sie den angezeigten Monat wechseln. Den Tag für Ihre gewünschte Reservierung wählen Sie, indem Sie auf das entsprechende Datum im Kalender klicken. Abb. 2.4: Kalenderansicht zur Auswahl des Tages Seite 4 von 9

6 Gerät reservieren Haben Sie im vorherigen Schritt ein gültiges Datum gewählt, gelangen Sie zur Tagesansicht der ausgewählten Geräte. Hier sehen Sie, welche Geräte in der im Schritt 1 ausgewählten Geräteklasse zur Verfügung stehen. Je nach Auswahl finden Sie hier nur die Geräte eines entsprechenden Standortes. Jedes Gerät hat in der Übersicht eine eigene Spalte. In der Kopfzeile finden Sie den Gerätenamen sowie wichtige Informationen zu dem Gerät oder den Reservierungsbedingungen, wie beispielsweise eine kostenpflichtige Reservierung. Die Bedeutung der einzelnen Symbole, können Sie Tabelle 1 entnehmen. Symbol Bedeutung Dieses Gerät ist gesperrt und kann nicht reserviert werden. Dies kann der Fall sein, wenn das Gerät defekt ist, oder gewartet wird. Klicken Sie auf dieses Symbol, um weitere Informationen zu dem Gerät zu erhalten. Hier finden Sie auch den Ansprechpartner. Um dieses Gerät reservieren zu können, benötigen Sie eine Einweisung. Wenden Sie sich hierfür an den Ansprechpartner des Gerätes, welchen Sie über die Geräteinformationen (s.o.) ermitteln können. Für dieses Gerät hat ein Benutzer einen Kommentar hinterlassen. Klicken Sie auf das Symbol, um den/die Kommentar/e zu lesen, oder einen neuen Kommentar zu verfassen. Tabelle 1: Gerätespezifikationen Unter der Kopfzeile ist für jedes Gerät die Tagesansicht dargestellt. Hier können Sie aktuelle Reservierungen für das Gerät in einer 30min-Einteilung einsehen. Reservieren können Sie nur zu Zeiten, welche mit frei eingetragen sind. Um ein Gerät für eine bestimmte Uhrzeit zu reservieren, klicken Sie auf frei in der Zeile der gewünschten Startzeit. Über die Schaltflächen << vorheriger Tag und nächster Tag >> können Sie den ausgewählten Tag wechseln. Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in der Kopfzeile, damit es nicht zu Fehlreservierungen kommt. Seite 5 von 9

7 Reservierungszeiten bestätigen Abb. 2.5: Terminübersicht Haben Sie im vorherigen Schritt die gewünschte Startzeit der Reservierung ausgewählt, können sie nun noch das Reservierungsende bestimmen und die Reservierung bestätigen. Sie sehen eine Übersicht über die Reservierungsanfrage. Sie können nun noch das Datum sowie die Uhrzeit des Beginns und des Endes der Reservierung ändern. Achten Sie darauf, dass das Ende zeitlich nach dem Beginn ist, sonst kann die Reservierung nicht ausgeführt werden. Sollte vom Geräteverwalter eingestellt worden sein, dass wiederkehrende Reservierungen erlaubt sind, können Sie hier noch die Wiederholungsbedingungen festlegen. Handelt es sich um ein kostenpflichtiges Gerät, das Sie reservieren möchten, wird die zugeordnete Kostenstelle angezeigt. Soll die Reservierung einer anderen Kostenstelle zugeordnet werden, ist die alternative Kostenstellen-Nr. anzugeben. Sind alle Daten korrekt, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Abb. 2.6: Reservierung bestätigen Seite 6 von 9

8 2.2.2 Reservierungen anzeigen/bearbeiten Möchten Sie Ihre aktuellen Reservierungen anzeigen oder eine Reservierung bearbeiten, klicken Sie im Menü auf Reservierungen anzeigen / bearbeiten in der Kategorie Meine Reservierungen. Es wird Ihnen ein Kalender mit dem aktuellen Monat angezeigt. Den Monat können Sie über die Schaltflächen << vorheriger Monat und nächster Monat >> wechseln. Tage, an denen Sie eine Reservierung vorgenommen haben, werden im Kalender farblich hervorgehoben und mit reserviert gekennzeichnet. Um die Reservierungen an einem Tag anzuzeigen, klicken Sie auf das Datum des Tages. Beachten Sie, dass Sie nur auf die Daten klicken können, welche eine Reservierung haben. Abb. 2.7: Reservierungen für ein Datum anzeigen Haben Sie einen Tag angeklickt, sehen Sie die Geräte, für die Sie eine Reservierung an diesem Tag vorgenommen haben. Unter den Geräten finden Sie die Zeiten für die eine Reservierung vorliegt. Abb. 2.8: Reservierungen Reservierung bearbeiten oder löschen Klicken Sie in der Reservierungsliste eines Gerätes auf die orange gefärbte Uhrzeit der Reservierung. Sie werden dann zur Übersicht der Reservierung weitergeleitet. Um eine Reservierung zu bearbeiten, klicken Sie nun auf die Schaltfläche Reservierung ändern. Sie können nun den Zeitraum der Reservierung überarbeiten. Möchten Sie eine Reservierung komplett löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Reservierung löschen. Um unbeabsichtigtes Löschen zu vermeiden, müssen sie im letzten Schritt das Löschen der Reservierung noch einmal bestätigen. Seite 7 von 9

9 Abb. 2.9: Reservierung ändern und löschen Reservierungsliste / Export Eine chronologische Liste Ihrer Reservierungen erhalten Sie über den Menüpunkt Alle Reservierungen anzeigen - ical. In der Liste können Sie auf das Datum in der jeweiligen Zeile klicken um eine Reservierung zu bearbeiten oder zu löschen (s.o.). Weiterhin besteht die Möglichkeit eine Reservierung als.ics-datei herunterzuladen, um den Termin in einem Kalenderprogramm wie Microsoft Outlook einzutragen. Klicken Sie hierfür auf den Link ical in der gewünschten Zeile. Der Download der Kalender-Datei wird gestartet. Diese Datei können Sie nun mit dem Kalenderprogramm Ihrer Wahl öffnen, um die Reservierung im Kalender verfügbar zu machen. Abb. 2.10: Reservierungsliste Seite 8 von 9

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