STP Handout. bea-unterstützung im LEXolution.DMS Outlook Desk

Transkript

1 STP Handout bea-unterstützung im LEXolution.DMS Outlook Desk

2 bea-unterstützung im LEXolution.DMS Outlook DESK Der LEXolution.DMS Outlook DESK enthält ab Version 6.1 eine neue Registerkarte bea, die Sie beim Arbeiten mit bea-nachrichten und Anhängen unterstützt. Die bea-unterstützung im LEXolution.DMS Outlook DESK benötigt ein zentrales bea-dateiaustauschverzeichnis als Freigabe auf einem Server und erleichtert das Ablegen von Dateianhangsdokumenten im Postausgangsverzeichnis und das Archivieren von als Zipdatei exportierten bea-nachrichten im LEXolution.DMS. Auf der Registerkarte bea können Sie die bea-webseite öffnen, Verzeichnisse im bea-dateiaustauschverzeichnis als verknüpfte Ordner einbinden und Dokumente per Drag & Drop auf die verknüpften Ordner oder über das Kontextmenü der Dokumentliste vom Outlook DESK ins bea-dateiaustauschverzeichnis kopieren. Dokumente und gespeicherte Nachrichten in verknüpften bea-ordnern können Sie in die bea-dokumentliste laden. Über das Kontextmenü der bea-dokumentliste können Sie die exportierten bea-nachrichten im LEXolution.DMS archivieren. Dieses Dokument liefert Ihnen einen kurzen Überblick über die damit verbundenen Änderungen. LEXolution.DMS Outlook DESK mit verknüpften bea-ordnern, bea-dokumentliste mit exportierten Dateianhangsdokumenten und bea-dokumentvorschau bea-dokumentliste mit exportierter bea-nachricht und p7s-signaturdatei.in der Dokumentvorschau können die Dateiformate Zip und p7s nicht dargestellt werden. Version 1.0 April

3 Administration Verzeichnis für den Dateiaustausch Über die bea-webseite können Sie bea-nachrichten und Dateianhänge empfangen und versenden. Empfangene Nachrichten können Sie aus der geöffneten bea-nachricht als Zipdateien in einen Windows-Ordner exportieren. Dateianhänge für eine von Ihnen neu erstellte bea- Nachricht können Sie aus einem Windows-Ordner importieren. Die bea-unterstützung im LEXolution.DMS Outlook DESK benötigt ein zentrales bea-dateiaustauschverzeichnis als Freigabe auf einem Server und erleichtert das Ablegen von Dateianhangsdokumenten im Postausgangsverzeichnis und das Archivieren von als Zipdatei exportierten bea-nachrichten im LEXolution.DMS. 1. Erstellen Sie für den Dateiaustausch zwischen bea-webseite und LEXolution.DMS ein zentrales bea-dateiaustauschverzeichnis. Legen Sie dazu auf einem Server ein Verzeichnis für jeden Partner und Rechtsanwalt jeweils mit den Unterverzeichnissen Posteingang und Postausgang an. 2. Geben Sie das Verzeichnis für alle Benutzer, die dort Dateien ablegen oder in das LEXolution.DMS importieren sollen, mit dem Zugriffsrecht Ändern frei. Freigabe mit Zugriffsrecht Ändern 3. Überprüfen Sie über die Eigenschaft Sicherheit für das Dateiaustauschverzeichnis und alle Unterverzeichnisse, dass alle Benutzer Schreiben und Ändern können. Verzeichniseigenschaft Sicherheit; Alle Benutzer dürfen Ändern und Schreiben 4. Wenn Sie erweiterte Berechtigungen verwenden, müssen die Benutzer auch Dateien löschen dürfen. Ist das nicht der Fall, scheitert die Archivierung empfangener bea-nachrichten im LEXolution.DMS. Version 1.0 April

4 bea-commander Auf der Registerkarte bea können Sie die bea-webseite öffnen, Verzeichnisse im bea-dateiaustausch-verzeichnis als verknüpfte Ordner einbinden und Dokumente per Drag & Drop auf die verknüpften Ordner ins bea-dateiaustauschverzeichnis kopieren. Dokumente und gespeicherte Nachrichten in verknüpften bea-ordnern können Sie in die bea-dokumentliste laden. Registerkarte bea mit verknüpften Ordnern und eingeblendetem Kontextmenü Ordner mit gültiger Verknüpfung zu einem Dateiaustauschverzeichnis werden so dargestellt: Ordner ohne Verknüpfung oder mit nicht erreichbaren verknüpften Zielverzeichnissen werden so dargestellt: Ist keine Verbindung zum zentralen bea-dateiaustauschverzeichnis möglich, können keine Dateien in den verknüpften Ordnern auf der bea-registerkarte abgelegt werden. bea-webseite öffnen ( Aus der Registerkarte bea im LEXolution.DMS Outlook DESK können Sie die bea-webseite über die Schaltfläche brak.de) öffnen. Sollte die Anmeldung fehlschlagen, prüfen Sie, ob die Anwendung bea Client-Security gestartet ist. Schließen Sie den Webbrowser, starten Sie die Anwendung und versuchen Sie es erneut. Version 1.0 April

5 Ordner verknüpfen Verknüpfen Sie das bea-dateiaustauschverzeichnis über die Schaltfläche + (Neuen Ordner erstellen) mit einem Ordner auf der Registerkarte bea. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + (Neuen Ordner erstellen). Das Fenster Neuen bea-ordner anlegen wird geöffnet. 2. Das Fenster Ordner suchen wird angezeigt. 3. Navigieren Sie zu ihrem Dateiaustauschverzeichnis und klicken Sie auf OK. Die Ordnerstruktur wird im Fenster Neuen bea-ordner anlegen angezeigt. Der bea-ordnername ist mit dem Verzeichnisnamen vorbelegt. Schneller geht es, wenn Sie den Pfad zum freigegebenen Verzeichnis in der Form \\<Rechnername>\<Freigegebenes Verzeichnis> eingeben. Klicken Sie danach in das Eingabefeld bea-ordnername. 4. Ändern Sie bei Bedarf den bea-ordnernamen. 5. Existieren Unterverzeichnisse, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gesamte Verzeichnisstruktur übernehmen und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Existieren keine Unterverzeichnisse, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. In der Registerkarte bea wird die Verzeichnisstruktur als verknüpfte Ordner angezeigt. Neue Ordner werden immer als Unterordner des aktuell markierten Ordners angelegt. Um einen weiteren verknüpften Ordner auf der ersten Ebene zu erstellen, darf kein verknüpfter Ordner markiert sein. Klicken Sie auf in einen freien Bereich vor dem markierten Ordner, um die Markierung aufzuheben. Version 1.0 April

6 Verknüpfte Ordner Kontextmenü des verknüpften Ordners Über das Kontextmenü des verknüpften Ordners können Sie folgende Aktionen ausführen: Ordnerinhalt anzeigen Listet alle im Ordner abgelegten Dateien in der bea-dokumentliste auf. Ordnerpfad kopieren Kopiert den Zielpfad zum verknüpften Ordner in die Zwischenablage von Windows. Alle Ordner aufklappen Zeigt die gesamte Verzeichnisstruktur mit allen Unterverzeichnissen an. Alle Ordner zuklappen Klappt alle Unterverzeichnisse zu und zeigt nur noch Ordner auf der ersten Ebene an. Ordner verknüpfen Öffnet das Fenster Ordner verknüpfen. Hier können Sie den Anzeigenamen des bea-ordners und den Pfad für das verknüpfte Windows-Verzeichnis ändern und speichern. Ordner löschen Löscht den markierten Ordner von der Registerkarte bea. Das verknüpfte Windows-Verzeichnis mit allen darin enthaltenen Dateien bleibt erhalten und muss manuell über den Windows-Explorer gelöscht werden. Ordner leeren Löscht alle im verknüpften Windows-Verzeichnis enthaltenen Dateien. Anzahl im roten Kreis: neue und ungelesene bea-nachrichten Wird in einem verknüpften Ordner eine bea-nachricht abgelegt, werden zwei neue und ungelesene Dateien am verknüpften Ordner angezeigt, bzw. die Anzahl um Zwei erhöht. Beim Export der bea-nachricht als Zip-Datei wird immer auch eine Datei im Format p7s erzeugt. Diese Datei enthält die der bea-nachricht zugeordnete PKCS#7-Signatur. Wird in einem verknüpften Ordner eine neue Datei abgelegt, die nicht aus LEXolution.DMS exportiert wurde, wird am verknüpften Ordner eine neue und ungelesene Datei angezeigt, bzw. die Anzahl um Eins erhöht. Auch die von MS Office beim Bearbeiten einer Datei angelegten Sperrdateien (~Datei.docx) und TMP-Dateien werden als neue und ungelesene Datei interpretiert. Wird ein in der bea- Dokumentliste angezeigtes Dokument in die bea-dokumentvorschau geladen, wird die Anzahl im roten Kreis um Eins reduziert. Ist die Anzahl der neuen und ungelesenen Dokumente im verknüpften Ordner Null, wird die Anzahl nicht mehr angezeigt. Version 1.0 April

7 Anzahl im blauen Kreis: neue und ungelesene Dokumente Wird ein Dokument aus der Dokumentliste im LEXolution.DMS Outlook DESK in einem verknüpften Ordner abgelegt, wird am verknüpften Ordner eine neue und ungelesene Datei angezeigt, bzw. die Anzahl um Eins erhöht. Beim Export aus LEXolution.DMS wird im Dateiverzeichnis zusätzlich zum Dokument eine Datei im Format <Dateiname>.dmsdocument erzeugt. Diese Dateien werden nicht in der bea-dokumentliste angezeigt und auch bei der Ermittlung der Anzahl neuer und ungelesener Dokumente nicht berücksichtigt. Wird ein in der bea-dokumentliste angezeigtes Dokument in die bea-dokumentvorschau geladen, wird die Anzahl im blauen Kreis um Eins reduziert. Ist die Anzahl der neuen und ungelesenen Dokumente im verknüpften Ordner Null, wird die Anzahl nicht mehr angezeigt. bea-dokumentliste Markieren Sie ein Dokument in der Dokumentliste, wird es in die Dokumentvorschau geladen. Wird das Dokumentformat von der Dokumentvorschau nicht unterstützt, wird das in der Dokumentvorschau angezeigt. Neue und ungelesene Dokumente werden in der Dokumentliste fett dargestellt. In der bea-dokumentliste angezeigte Dokumente und bea-nachrichten im Zip-Format können Sie mit einem Doppelklick in der zugeordneten Anwendung öffnen. Dadurch wird das Dokument aus dem Dateiaustausch-verzeichnis geöffnet. Änderungen, die Sie am Dokument vornehmen, werden beim Speichern und Schließen der zugeordneten Anwendung nicht im LEXolution.DMS archiviert. Wir empfehlen deshalb, im bea-datei-austauschverzeichnis keine Änderungen an den dort abgelegten Dokumenten vorzunehmen. In der Dokumentliste werden auch die z. B. von Word beim Öffnen eines Dokuments erzeugten Sperrdateien (~<Dateiname>.docs) und TMP- Dateien angezeigt. Kontextmenü der bea-dokumentliste Zu einer DMS-Akte importieren Öffnet das Fenster bea-nachrichten in LEXolution.DMS ablegen. Wählen Sie eine Akte, einen Ordner und bei Bedarf ein Register aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Kontextmenü der Dokumentliste im Outlook DESK Senden an bea- Öffnet das Fenster bea-ordner auswählen. Wählen Sie den gewünschten verknüpften Ordner aus und klicken Sie auf OK. Die Datei wird in das Dateiaustauschverzeichnis kopiert und kann als Anhang zu einem neu erstellten bea-nachrichtenentwurf hinzugefügt werden. Version 1.0 April

8 Dokumente aus LEXolution.DMS im Verzeichnis für den Dateiaustausch ablegen und als Anhang einer bea-nachricht hochladen Sie können Dokumente aus der Outlook DESK-Dokumentliste auch per Drag & Drop in einen verknüpften Postausgangsordner im bea- Commander ziehen und dann aus dem geöffneten bea-nachrichtenentwurf als Anhänge hochladen. Dokumente in der Outlook DESK-Dokumentliste Verknüpfter Postausgangs-Ordner im bea-commander Nachrichtenentwurf im bea-web-portal Weiterhin können Sie Dokumente aus dem Windows-Explorer per Drag & Drop in einen verknüpften Postausgangsordner im bea- Commander ziehen und dann aus dem geöffneten bea-nachrichtenentwurf als Anhänge hochladen. Dokumente im Windows-Explorer Verknüpfter Postausgangs-Ordner im bea Commander Nachrichtenentwurf im bea-web-portal So können Sie Dokumente aus LEXolution.DMS im Verzeichnis für den Dateiaustausch ablegen und als Anhang einer bea-nachricht hochladen 1. Kopieren Sie über das Kontextmenü des verknüpften Ordners auf der Registerkarte bea im Outlook DESK den Ablageort der Datei in den Windows-Zwischenspeicher. 2. Laden Sie die benötigten Dokumente in die Dokumentliste im Outlook. 3. Wechseln Sie im Outlook DESK auf die Registerkarte bea. 4. Kopieren Sie die im LEXolution.DMS archivierten Dokumente und s per Drag & Drop von der Dokumentliste im Outlook DESK in einen verknüpften Postausgangsordner auf der Registerkarte bea. Wir empfehlen, die Dateien im Dateiaustauschordner direkt nach dem Import der Dateianhänge zu löschen. Auf der bea-webseite können Sie die Dateien im bea-dateiaustauschverzeichnis als Dateianhänge zu einem neu erstellten bzw. gespeicherten bea-nachrichtenentwurf hinzufügen. Beim Hochladen der Anhänge können Sie den in der Windows-Zwischenablage gespeicherten Pfad zum verknüpften Ordner verwenden. Nachrichten aus bea in LEXolution.DMS archivieren Empfangene bea-nachrichten können Sie als Zipdateien in das bea-dateiaustauschverzeichnis exportieren. Diese werden am bea- Posteingangsordner im bea-commander angezeigt und können in die bea-dokumentliste geladen werden. Aus der bea-dokumentliste können Sie die als Zipdatei exportierte bea-nachricht per Drag & Drop oder über das Kontextmenü der bea- Dokumentliste nach LEXolution.DMS importieren. bea-nachricht im bea-web-portal als Zipdatei exportieren Verknüpfter Posteingangs-Ordner im bea-commander bea-nachricht als Zipdatei in die bea-dokumentliste laden bea-nachricht per Drag & Drop in Akte/Ordner/Register im LEXolution.DMS importieren Version 1.0 April

9 So können Sie bea-nachrichten im LEXolution.DMS archivieren 1. Öffnen Sie die bea-nachricht auf der bea-webseite. Die bea-nachricht wird geöffnet. 2. Wählen Sie unter Sonstige Funktionen die Option Exportieren aus. Das Fenster Nachricht exportieren wird geöffnet. 3. Kopieren Sie über das Kontextmenü des verknüpften Ordners Posteingang auf der bea-registerkarte im LEXolution.DMS Outlook DESK den Ordnerpfad in die Windows-Zwischenablage und fügen Sie den Pfad im Fenster Nachricht exportieren ein. Drücken Sie die Eingabetaste. Das Dateiaustauschverzeichnis wird angezeigt. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Nach einigen Sekunden wird die Anzahl im roten Kreis am verknüpften Ordner Posteingang eingeblendet bzw. aktualisiert. Die im roten Kreis angezeigte Anzahl wird um zwei erhöht, da beim Exportieren immer eine Zip-Datei mit der bea-nachricht und den angehängten Dateien und eine p7s-datei, die eine Signatur im PKCS#7-Format enthält, erzeugt wird. 5. Laden Sie den Ordnerinhalt in die Dokumentliste und überprüfen Sie bei Bedarf den Inhalt der Zipdatei. In der Dokumentliste werden keine Dateierweiterungen angezeigt. Die vermeintliche ZIP-Datei ist deshalb nicht die bea-nachricht, sondern die Signaturdatei. Im Kompaktmodus der bea-dokumentliste wird der Betreff der bea-nachricht angezeigt, nicht der Dateiname. Die Zipdatei können Sie mit einem Doppelklick im Windows-Explorer öffnen. 6. Um die bea-nachricht im LEXolution.DMS zu archivieren, öffnen Sie in der bea-dokumentliste das Kontextmenü der Zip- Datei. Klicken Sie auf den Kontextmenüpunkt Zu einer DMS-Akte importieren. Mehrfachauswahl wird unterstützt, Sie können so z. B. auch die Signaturdatei zur bea-nachricht oder weitere bea-nachrichten in einem Arbeitsschritt im LEXolution.DMS archivieren. Wir empfehlen, die zugehörige p7s-datei ebenfalls zu importieren, da diese dann aus dem verknüpften Posteingangsordner gelöscht wird. Alle ausgewählten Dateien können jeweils für sich einer Akte, einem Ordner bzw. einem Register zugeordnet werden. Das Fenster bea-nachrichten in LEXolution.DMS ablegen wird geöffnet. 7. Der Inhalt der Zipdatei(en) und weitere Dateien werden angezeigt. Sie können einzelne Dateien aus der Zipdatei abwählen, indem Sie die Kontrollkästchen vor dem jeweiligen Element deaktivieren. Die abgewählten Dateien werden nicht im LEXolution.DMS archiviert. Klicken Sie zuerst auf den Text Alle auswählen/abwählen. Wählen Sie danach Akten, Ordner und Register aus und wählen Sie erst dann die Dateien ab. Wenn Sie diese Reihenfolge nicht einhalten, werden die Dokumente als nicht zugeordnete Dokumente importiert. 8. Wählen Sie eine Akte, einen Ordner und bei Bedarf ein Register aus. Wird nichts ausgewählt, werden die Dokumente als nicht zugeordnete Dokumente archiviert. Wir raten vom Import als nicht zugeordnetete Dokumente ab, da eine spätere Zuordnung der einzelnen Dokumente zu Akten, Ordnern und Registern sehr schwierig oder sogar gar nicht möglich sein wird. 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Die ausgewählten Dateien wurden im LEXolution.DMS im gewählten Ablageort archiviert. Die importierten Dateien werden aus dem Dateiaustauschverzeichnis gelöscht. Version 1.0 April