Arbeiten mit dem Externen Client smart start

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1 Arbeiten mit dem Externen Client smart start Sage ist bei der Erstellung dieses Dokuments mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für technische Fehler in diesem Dokument. Die Beschreibungen in diesem Dokument stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar.

2 1.1 Anmelden Ist der smart start auf dem System installiert, so erfolgt der Start über den d.3 Button auf dem Desktop. Dieser lässt sich beliebig auf dem Windows Desktop verschieben. Durch einen Klick auf den d.3 smart Button wird das Programm über den Anmelde-Dialog geöffnet. Wählen Sie das Archiv und den Benutzer, der am smart start arbeiten soll. Den Status der Anmeldung erkennen sie an der Farbe des d.3 Logos in der Taskleiste. Das rote d.3 Logo zeigt an, dass eine Anmeldung aktiv ist, bei einer silbernen Farbeinstellung ist keine Anmeldung erfolgt. Nach dem Start von d.3 smart start erscheint folgendes Fenster: 2

3 1.2 Arbeiten mit dem smart start Im smart start erhalten Sie die meist genutzten Funktionen auf einen Blick. Im linken Bereich werden die Schnellstartelemente angezeigt, die sich aus jedem Kontext heraus anzeigen lassen, indem die Auswahl Start gewählt wird. Favoriten Springt zu den gespeicherten Favoriten des angemeldeten Anwenders. Letzte Dokumente Zeigt die zuletzt bearbeiteten, oder importieren Dokumente an. Nachrichten Zeigt die empfangen d.3 Dokumente an Aufgaben Zeigt die empfangenen Workflow-Aufgaben an. Diese können direkt im smart start bearbeitet werden. Im unten Bereich kann über ein Eingabefeld gesucht werden. Aus der Eingabe werden verschiedene Suchanfragen generiert. Wörter wie z. B. Rechnung werden erkannt, und der Dokumentart Rechnung zugeordnet. Es werden Kürzel aus verschiedenen Themengebieten erkannt und aufgelöst. Z. B. Q1, Q2, KW10 erkannt und in die entsprechenden Datumsbereiche aufgelöst. Dadurch wird erreicht, dass wenn man nach Rechnung Q1 sucht, Suchtreffer erhält, die in der Dokumentart Deb. Rechnung liegen und im Zeitraum von bis zum bearbeitet wurden. Treffer, die man selber bearbeitet hat, oder die in den Favoriten liegen, werden höher bewertet und daher auch weiter oben angezeigt. Über die Lupe kann das Suchergebnis weiter eingegrenzt und die Gruppierung der Treffermenge eingestellt werden. Im rechten Auswahlbereich stehen verschiedene Funktionen zur Auswahl: 3

4 Neu Es kann ein Dokument zur Archivierung ausgewählt werden Ansicht Es wird ein zuvor ausgewähltes Dokument inklusive Redlining im Vorschaufenster angezeigt werden. Über das Vorschaufenster können die Dokumenteigenschaften (Informationssymbol) eingesehen und geändert werden 4

5 sowie die verschiedenen Versionen angezeigt und geöffnet werden. Lesen und Bearbeiten Das Dokument kann eingesehen und zur Bearbeitung geöffnet werden. Prüfen und Freigeben Damit ein zuvor ausgewähltes Dokument bearbeitet werden kann, beispielsweise damit Änderungen an den Eigenschaften vorgenommen werden können, muss über die Auswahl Bearbeitung der Dokumentstatus an einen entsprechenden Anwender gesetzt werden. Über die Auswahl Freigeben wird der Status entsprechend geändert und das überarbeitete Dokument kann über die Office Line eingesehen werden. Export Ein zuvor ausgewähltes Dokument kann gedruckt werden Start Aktualisiert die Schnellstartelemente auf der linken Seite Verzeichnis Es öffnet sich der Öffentliche Ordner Schreibtisch Es öffnet sich der d3.explorer Hilfe und Support Es öffnet sich die Online Hilfe 5

6 1.3 Arbeiten mit smart word Das d.3 smart word ist eine Integration in die Programmoberfläche von MS Word. Über den Eintrag d.3 DMS der Multifunktionsleiste (Ribbon) kann das aktuelle Word-Dokument im DMS abgelegt werden. Die Funktion der direkten Ablage des aktuellen Dokuments steht nur zur Verfügung, wenn das Dokument nicht im schreibgeschützten Modus geöffnet wurde. 1.4 Ablage eines Word Dokuments Ist die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen, kann das Dokument über Dokument ablegen abgelegt werden. Standardaktion ist die Ablage im DOCX-Format, es kann aber auch als DOC oder PDF im DMS abgelegt werden. Es öffnet sich ein Dialog, in dem die Dokumenteigenschaften (Verschlagwortung) manuell vorgenommen werden müssen. Die rot hinterlegten Felder sind Pflichtfelder und müssen gefüllt werden. Über die Schaltfläche Ablegen wird das Dokument im DMS abgelegt und steht auch über die Suche in der Office Line zur Verfügung. 1.5 Externe Dokumente mit d.3 ablegen Es gibt verschiedene Möglichkeiten schnell und einfach Dokumente im DMS abzulegen: Anwender, die bereits im smart start angemeldet sich, können über die Option Neu ein bereits im Dateisystem befindliches Dokument auswählen und über die manuelle Verschlagwortung ablegen. Anwender, die das smart word mit der Integration installiert haben, können direkt aus dem MS Word Dokument über den Aufruf d3 DMS in der Multifunktionsleiste das Dokument mit einer manuellen Verschlagwortung im DMS ablegen. Anwender, die über die Programmfunktion der jeweiligen Applikation Speichern unter wählen und hier als angelegte Verzeichnis d3archiv nutzen, erhalten vor der Speicherung den manuellen Verschlagwortungsdialog. Über diesen wird das Dokument entsprechend im DMS abgelegt. Ist das Dokument bereits im DMS abgelegt, so wird es lediglich aktualisiert und entsprechend versioniert. Siehe hierzu das Beispiel weiter unten. Über den d.3 Button auf dem Desktop kann ein Dokument einfach archiviert werden. Hierzu dient der Button als Drop Zone. Ein Dokument wird per Drag & Drop einfach auf den smart button gezogen und fallengelassen. Es öffnet sich der Dialog zur manuellen Verschlagwortung. Über Ablegen wird das Dokument im DMS archiviert. Z. b. können auf diese Weise s aus Outlook schnell und bequem archiviert werden. 6

7 Beispiel zur Archivablage über Speichern unter aus dem Outlook Im Outlook Register Datei/ Funktion Speichern unter wählen Den Dateiordner d3archiv wählen. Nach Auswahl des Ordners erfolgt der Dialog zur Eingabe der Dokumenteigenschaften. Über Ablegen bzw. Aktualisieren (wenn das ausgewählte Dokument bereits archiviert wurde) erfolgt die Ablage. 7

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