Frilo.Manager. Erstellt am 19. Februar 2011 Letzte Änderung am 11. Mai 2011 Version Seite 1 von 8

Transkript

1 Speichern und Verwalten Ihrer Frilo-Positionen Einfügen von externen Dokumenten wie Word, Excel oder sonstige PDF- Dateien Paralleles Bearbeiten mehrerer Dokumente Erstellen eines Gesamtdokuments auf PDF-Basis Durchgehende Seitennummerierung Umfassende Gestaltungsmöglichkeiten

2 Erstellt am 19. Februar 2011 Letzte Änderung am 11. Mai 2011 Version Seite 1 von 8

3 Inhalt 1 Erste Schritte Arbeiten in der Verwaltung FCC und Erstellen eines Dokumentes Erstellen des Seitenkopfes Einfügen von Dateien Programmbedienung / Funktionen Positionen Bearbeiten Einfügen Vorspann Ausgabe Dokument Gesamt Aktives Seitenlayout Stichwortverzeichnis... 8 Seite 2 von 8 Frilo.Manager.DEU.docx Letzter Ausdruck am 13. Mai 2011 Version

4 1 Erste Schritte Im Folgenden werden 2 mögliche Arbeitsweisen beschrieben. In beiden Fällen muss zunächst ein Projekt im Frilo.Control.Center (FCC) angelegt werden Das Arbeiten mit FCC ist ein der Dokumentation zum Frilo.Control.Center (FCC) beschrieben. Diese Beschreibung geht davon aus, dass die grundlegenden Begriffe aus FCC bekannt sind. 1.1 Arbeiten in der Verwaltung FCC und Erstellen eines Dokumentes Sie starten den Manager durch Doppelklick im FCC auf das Projekt. Sie erhalten nun ein leeres Dokument. Sind im FCC bereits Positionen vorhanden legen Sie nach Aufruf der Funktion Vorhandene Position fest, welche Positionen in das Dokument übernommen werden sollen. Dabei ist bei gedrückter Shift-Taste auch eine Mehrfachauswahl möglich. So kann das Dokument aus den bereits erzeugten Positionen zusammengestellt werden. Sind noch keine Positionen vorhanden kann über die Funktion Neue Position ein Programm über die Auswahl aus der Programmliste gestartet werden. Mit dem Speichern wird die Position in der Datenbank abgelegt und zusätzlich in das Dokument aufgenommen. Alternativ können diese Funktionen auch über das kontextsensitive Menü (Rechtsklick in die linke Spalte) aufgerufen werden. Die Reihenfolge der Positionen im Dokument kann durch Verschieben mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste beliebig verändert werden. Frilo.Manager.DEU.docx Seite 3 von 8 Version

5 1.2 Erstellen des Seitenkopfes Beim ersten Aufruf eines Managerdokuments wird aus Ihren Kundendaten ein Seitenkopf generiert. Dieser Seitenkopf kann über die Funktion Aktives Seitenlayout bearbeiten modifiziert und unter einem eigenen Namen abgespeichert werden. Dabei kann beispielsweise auch ein Firmenlogo in den Seitenkopf eingefügt werden. Es können unterschiedliche Seitenlayouts, beispielsweise für unterschiedliche Projekte, angelegt werden. 1.3 Einfügen von Dateien Im Frilo.Manager können Dokumente aus anderen Anwendungen eingebunden werden. Dies ist für alle Anwendungen möglich, bei denen die Funktion Drucken zur Verfügung steht wie z.b Textdokumente oder Tabellenkalkulationen aus Microsoft Office oder OpenOffice. Außerdem sind vorhandene pdf-dokumente beliebig einfügbar. Auch die Position dieser Dateien im Dokument kann durch Verschieben mit der Maus verändert werden. Seite 4 von 8 Frilo.Manager.DEU.docx Letzter Ausdruck am 13. Mai 2011 Version

6 2 Programmbedienung / Funktionen 2.1 Positionen Dies ist der Bearbeitungsmodus für das Dokument. Hier können Positionen eingefügt und bearbeitet werden. Ein Titelblatt, Vorbemerkungen und Kapitel können erzeugt werden. Außerdem kann die Reihenfolge der einzelnen Positionen und Dateien geändert werden Bearbeiten Zum Öffnen wird das Programm, mit dem das Dokument erstellt wurde, gestartet. Das Öffnen der Position ist auch durch Doppelklick auf die Position möglich. Die Funktion Löschen löscht die erstellte Position aus der Datenbank. Die Taste Entfernen hat dieselbe Funktion. Aus der Datenbank gelöschte Positionen können im Notfall jedoch über das FCC wiederhergestellt werden. Die Funktion Entfernen entfernt die Position aus dem Dokument ohne diese zu löschen. Die Position ist also weiterhin in der Positionsliste im FCC vorhanden. Die Funktion Aktualisieren aktualisiert die ausgewählte Position Einfügen Mit der Funktion Kapitel können neue Kapitel im Dokument eingefügt werden. Der Name des Kapitels kann dabei frei definiert werden. Über die Funktion Neue Position wird die Programmliste geöffnet. Aus dieser Liste kann ein Programm ausgewählt und geöffnet werden. Mit dem Speichern wird die Position in der Datenbank abgelegt und zusätzlich in das Dokument aufgenommen. Mit der Funktion Vorhandene Position können alle im Projekt befindlichen Positionen, welche sich noch nicht im Dokument befinden, hinzugefügt werden. Mit der Funktion Vorhandene Datei können externe Dateien ins Dokument eingefügt werden. Dabei können Dokumente aus allen Anwendungen direkt eingebunden werden, bei denen die Funktion Drucken zur Verfügung steht wie z.b Textdokumente oder Tabellenkalkulationen aus Microsoft Office oder OpenOffice. Außerdem sind vorhandene pdf-dokumente beliebig einfügbar. Diese Dateien werden in die Datenbank kopiert und im Dokument dargestellt. Mit der Funktion Neue Datei kann ein neues Textdokument erstellt werden. Dabei steht als Dateiformat neben den Formaten von Microsoft Word (docx, doc, rtf) auch das OpenOffice-Format OpenDocument Text (odt) zur Verfügung. Ist Microsoft Word nicht installiert, steht nur OpenDocument Text zur Verfügung. Mit der Funktion Position mit Leerseiten können Leerseiten in das Dokument eingefügt werden, die bei der Seitennummerierung berücksichtigt werden.. Frilo.Manager.DEU.docx Seite 5 von 8 Version

7 2.1.3 Vorspann Mit der Funktion Titelblatt kann ein Titelblatt aus einer Datei eingelesen werden. Die Einfügestelle ist fest vorgegeben. Beim ersten Aufruf des Titelblatts wird eine Vorlage angeboten die modifiziert und unter einem anderen Namen abgespeichert werden kann. So ist es möglich, sich verschiedene Titelblätter als Vorlagen zu definieren. Ist im Dokument ein Titelblatt vorhanden, steht diese Funktion in diesem Dokument nicht mehr zur Verfügung. Soll ein anderes Titelblatt in das Dokument eingefügt werden, muss erst das alte gelöscht werden. Mit der Funktion Vorbemerkungen können Vorbemerkungen aus einer Datei eingefügt werden. Die Einfügestelle ist fest vorgegeben. Beim ersten Aufruf der Vorbemerkungen wird eine Vorlage angeboten die modifiziert und unter einem anderen Namen abgespeichert werden kann. So ist es möglich, sich verschiedene Vorlagen für Vorbemerkungen zu definieren. Ist im Dokument der Abschnitt Vorbemerkungen bereits vorhanden, steht diese Funktion in diesem Dokument nicht mehr zur Verfügung. Sollen andere Vorbemerkungen in das Dokument eingefügt werden, müssen erst die alten gelöscht werden. Bemerkungen an anderer Stelle im Dokument werden über die Funktion Vorhandene Datei eingefügt Ausgabe Mit der Funktion Drucken wird die aktuelle Position gedruckt. Mit der Funktion Mail senden wird ein Dialog zum Versenden der aktuellen Position als PDF Datei geöffnet. Mit der Funktion PDF Kopie speichern kann eine einzelne Position als PDF-Datei gespeichert werden. Dabei kann der Ablagepfad frei gewählt und der Name der Datei frei definiert werden. 2.2 Dokument Dies ist der Ansichtsmodus für das gesamte Dokument. Eine Bearbeitung einzelner Positionen ist hier nicht möglich. Lediglich das Seitenlayout des gesamten Dokuments kann bearbeitet werden Gesamt Mit der Funktion PDF Kopie speichern kann eine Kopie des gesamten PDF Dokuments gespeichert werden. Dabei kann der Ablagepfad frei gewählt und der Name der Datei frei definiert werden Mit der Funktion Neu formatieren wird das gesamte Dokument komplett formatiert. Mit der Funktion Mail senden wird ein Dialog zum Versenden des gesamten Dokuments als PDF Datei geöffnet. Mit der Funktion Einfrieren kann das Dokument in seinem aktuellen Zustand fixiert werden, d.h. die Seitennummerierung kann z.b. durch Einfügen einer neuen Position nicht mehr geändert werden. Eine neue Position wird am Ende des Dokuments eingefügt. Wird eine Position geändert, werden Geänderte Seiten werden durch einen Buchstaben gekennzeichnet, der vom Anwender ausgewählt werden kann. Zusatzseiten einer bereits vor dem Fixieren vorhandenen Position werden durch einen Index gekennzeichnet. Mit der Funktion Alles drucken wird das komplette Dokument gedruckt. Seite 6 von 8 Frilo.Manager.DEU.docx Letzter Ausdruck am 13. Mai 2011 Version

8 2.2.2 Aktives Seitenlayout Über die Funktion Bearbeiten öffnet sich der LayoutEditor. Dort kann das Layout für das Dokument d.h. Seitenränder, Seitenkopf, Schriften Tabellen und Dokumentstruktur bearbeitet werden. Die Änderungen werden nach Bestätigung des Dialogs direkt in das Dokument übernommen Mit der Funktion Speichern als kann das aktive Seitenlayout als Vorlage gespeichert werden. Frilo.Manager.DEU.docx Seite 7 von 8 Version

9 3 Stichwortverzeichnis Aktives Seitenlayout bearbeiten 4 Aktualisieren 5 Bearbeiten 7 Dokument Alles drucken 6 Mail senden 6 PDF Kopie speichern 6 Einfrieren 6 Entfernen 5 Kapitel 5 Löschen 5 Neu formatieren 6 Neue Datei 5 Neue Position 3, 5 Öffnen 5 Position mit Leerseiten 5 Positionen Drucken 6 Mail senden 6 PDF Kopie speichern 6 Speichern als 7 Titelblatt 6 Vorbemerkungen 6 Vorhandene Datei 5, 6 Vorhandene Position 3, 5 Seite 8 von 8 Frilo.Manager.DEU.docx Letzter Ausdruck am 13. Mai 2011 Version