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1 Inbox Inhalt Inbox Vorgänge Übernahme in neuen Vorgang Übernahme in bestehenden Vorgang AER Belegübernahme Dokumentendruck Löschen eines Inbox Vorgang Inbox Dokumente Zuordnung von Dokumenten Inbox Vorgänge In der Inbox laufen alle CRS Buchungen auf, die noch nicht in die Vorgangsverwaltung von myjack importiert wurden. Dies betrifft alle Buchungen über Iris.Plus oder einen anderen CRS Anbieter (z.b. Amadeus Flug), sowie die Buchungen aus der Expert Maske, bei denen die Checkbox < Vorgang in Inbox übernehmen > aktiviert wurde oder kein Kunde über < Kunde holen > zugewiesen wurde. Dabei wird in der Standardeinstellung nach den Buchungen des angemeldeten Nutzers gesucht. Sollten Sie eine andere Einstellung möchten, können Sie im Feld < Expedient > die Nutzer aktivieren, von denen Sie Buchungen sehen wollen. Wenn Sie hier alle Nutzer deaktivieren, werden alle Inbox Vorgänge im Reisebüro angezeigt. In der Inbox wird auch direkt der Status der Leistung angezeigt, dabei gibt es folgende Status: Weiß = Alles OK Rot = Storno Grün = Option Gelb = Angebot Blau = Request Sie können das Datum im Feld < Option > abändern. Klicken Sie dazu einfach in das Feld, Sie können dann ein Datum eingeben. Solange eine Flugleistung in der Inbox liegt, kann die Buchungsart von "Buchung" auf "Angebot" umgestellt werden, und umgekehrt. Bei einem Auftrag funktioniert das nicht.

2 Übernahme in neuen Vorgang Wollen Sie aus der CRS Leistung einen neuen Vorgang machen, so machen Sie einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der Liste. Es wird nun ein Inbox Vorgang im Bereich < Heute > angezeigt, erkennbar an dem roten Ordner Symbol. Es öffnet sich die Übersichtsmaske des Vorgangs, in der Sie den Vorgang weiter bearbeiten können. Um aus einem Inbox Vorgang einen Auftrag zu erstellen, müssen Sie erst einmal alle Pflichtfelder ergänzen. Dies sind vor allem: Kundenakte Reise von-bis Pflichtfelder der Leistung Wenn Sie alle Pflichtfelder ergänzt haben, können Sie über die Schaltfläche < Importieren > die Umwandlung in einen Auftrag anstoßen. Wenn nicht alle Pflichtfelder gefüllt sind, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung, mit Angabe der fehlenden Felder. Enthält ein Inbox Vorgang nur Angebotsleistungen so wird beim Klick auf < Importieren > ein Angebotsvorgang erstellt. Diesen Angebotsvorgang können Sie später über einen Klick auf < Als Auftrag speichern > in einen Auftrag umwandeln. Soll kein Angebotsvorgang erstellt werden, können Sie im Inbox Vorgang vor dem Import die Buchungsart auf < Buchung > umstellen.

3 In diesem Fall legt myjack direkt einen Auftrag an. Weitere Details der Vorgangsbearbeitung finden Sie im Abschnitt < Vorgang >. Übernahme in vorhandenen Vorgang Wenn Sie dagegen die CRS Leistung in einen bestehenden Vorgang übernehmen wollen, so öffnen Sie zuerst den Inbox Vorgang. Er wird im Bereich heute angezeigt. Der Inboxvorgang wird NICHT in Bearbeitung genommen. Danach öffnen Sie bitte den Vorgang, in dem Sie die Leistung einfügen wollen (z.b. über die Suche). Klicken Sie dann auf < Bearbeiten >. Bitte bleiben Sie in der Übersicht des Vorgangs, in dem die Leistung importiert werden soll. Klicken Sie nun im Heute Bereich auf die Leistung im Inbox Vorgang, die Sie übernehmen wollen.

4 Es erscheint folgende Maske: Wenn Sie die Schaltfläche < Übernehmen > betätigen, wird die Leistung in den geöffneten Vorgang übernommen und erscheint nun in der Liste der Leistungen.

5 Die Schaltfläche < Übernehmen > ist erst dann aktiv, wenn Sie den Vorgang vorher in Bearbeitung genommen haben! Mit der Schaltfläche < Löschen > können Sie die gebuchte Leistung aus der Inbox entfernen. < Schließen > schließt die Maske, ohne dass eine Leistung in den Vorgang übernommen wurde. AER Belegübernahme Aus den AER Systemen können zwei Arten von Informationen übernommen werden: Buchungen Rechnungsdokumente Buchungen laufen als Inboxvorgänge in myjack auf, die Rechnungsdokumente werden in dem entsprechenden Vorgang unter erzeugte Dokumente abgelegt. Bei den Rechnungsdokumenten gibt es eine Besonderheit: die Reisebüros können selbst bestimmen, wie die Dateinamen der Rechnungen aufgebaut sind. Damit die Rechnungen aber korrekt in myjack importiert werden können, müssen die Dateinamen nach folgendem Schema aufgebaut sein: #RECHNR##VORGANGSNR##VORNAME##NACHNAME##FILEKEY#_#DEPARTURE# Ist dies nicht der Fall, können unter Umständen die Rechnungsbelege nicht korrekt eingelesen werden. Dokumentendruck Aus einem Inbox Vorgang heraus können zwei Dokumente gedruckt werden: Angebot Reiseanmeldung (Angebot) Wie bei Aufträgen und Angeboten werden die gedruckten Dokumente auf der entsprechenden Registerkarten angezeigt. Wenn Sie den Inboxvorgang später in einen Auftrag umwandeln, so werden diese Dokumenten in den Auftrag mit übernommen. Löschen Sie den Inboxvorgang, so stehen auch die Dokumenten nicht mehr zur Verfügung.

6 Löschen eines Inbox Vorgang Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Inboxvorgänge löschen können Löschen aus der Inbox Löschen im Vorgang Löschen über den Bereich < Heute > Löschen aus der Inbox Sie können Vorgänge direkt in der Inbox löschen. Klicken Sie dazu auf das Mülleimersymbol rechts neben der Leistung. Sie haben nur bei bestimmten Leistungen die Möglichkeit, sie direkt aus der Inbox zu löschen. Zu diesen Vorgängen gehören: Leistungen aus externen Systemen (z.b. Amadeus Linienflug usw.) stornierte Expert Buchungen ohne Storno-Gebühren Löschen im Vorgang Bei anderen Inbox Vorgänge müssen Sie den Vorgang öffnen und in Bearbeitung nehmen. Dann löschen Sie alle vorhandenen Leistungen aus dem Vorgang und schließen den Vorgang anschließend. Der Inbox Vorgang verschwindet beim nächsten Aufruf der Inbox aus der Liste. Löschen über den Bereich < Heute > CRS Buchungen können nur dann gelöscht werden, wenn vorher ein ein Storno in der Expert Maske durchgeführt wurde. Erst danach erscheint die entsprechende Schaltfläche neben der Leistung. Wenn Sie eine CRS Buchung als Inbox Vorgang übernommen haben und wollen diesen Inbox Vorgang löschen, ohne dass die CRS Buchung storniert wird, ist etwas manuelle Arbeit notwendig. Eine Leistung kann im Vorgang nur gelöscht werden, wenn Sie keinen Umsatz hat. In unserem Fall müssen Sie also die Preiszeile der Leistung durch eine weitere Preiszeile auf Null setzen. Klicken Sie dazu einfach auf das "Durchfahrt verboten" Symbol neben der Preiszeile.

7 Es erscheint eine Abfrage, ob eine Stornopreiszeile erstellt werden soll. Klicken Sie hier auf "Ja". Die neu angelegte Preiszeile hat den gleichen Betrag wie die ursprüngliche Preiszeile, nur im Minus, und ist verknüpft mit der anderen Preiszeile. Klicken Sie nun auf < Schließen >. Danach können Sie im Bereich < Heute > auf die Leistung klicken und im folgenden Fenster mit < Löschen > sowohl die Leistung, als auch den Inbox Vorgang löschen. Inbox Dokumente In diesem Bereich der Inbox werden zum Einen alle Dokumente abgelegt, die von einem automatischen Prozess in der myjack Dokumentenverwaltung abgelegt wurden, aber keine Verknüpfung, z.b. zu einem Vorgang oder einem Buchhaltungsbeleg haben. Zum Anderen können auch manuell Dateien in diesen Bereich der Inbox abgelegt werden.

8 Über die einzelnen Schaltflächen neben einem Dokument können Sie es bearbeiten. Drucker Es wird versucht, die Datei darzustellen. Dabei muss auf dem PC das entsprechende Programm zum Öffnen dieser Datei vorhanden sein, z.b. MS Word oder OpenOffice zum Öffnen einer Textdatei. Diskette myjack zeigt den normalen Speicherdialog für Dateien an, um die Datei auf der Festplatte zu speichern. Papierkorb Entfernt die Datei aus der Inbox. Die Datei bleibt weiter in der Dokumentenverwaltung von myjack vorhanden. Über die Schaltfläche < Hochladen > können Sie Dateien auch manuell in die Dokumenteninbox ablegen. Es öffnet sich der Speicherdialog aus der Dokumentenverwaltung und Sie haben die Möglichkeit, auf Ihrem PC eine Datei auszuwählen.

9 Mit < Datei hochladen > schließen Sie den Vorgang ab, die Datei in den Bereich Inbox Dokumente abgelegt. Über die Schaltfläche < Aufräumen > wird die Liste neu generiert. Wenn Sie dabei in der ersten Spalte einige Dokumente markiert haben, so werden diese Dokumente aus der Inbox Dokumente entfernt (nicht jedoch aus der Dokumentenverwaltung unter < Verwaltung - Listen - Dokumentenliste >). Unten links gibt es drei Auswahlmöglichkeiten: Alles: es werden alle vorhandenen Dokumente markiert Nichts: es wird bei allen vorhandenen Dokumente die Markierung entfernt Umkehren: die bisherigen Markierungen werden gelöscht und dafür die Dokumente markiert, die bisher nicht markiert waren Über diese Auswahlmöglichkeiten, können Sie schnell eine größere Menge von Dokumenten markieren. Zuordnung von Dokumenten Daneben haben Sie die Möglichkeit, ein Dokument aus der Inbox direkt einem Objekt in myjack zuzuordnen.

10 Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf den gewünschten Eintrag und Sie erhalten drei Auswahlmöglichkeiten: Mit Auftrag verknüpfen Mit Angebot verknüpfen Mit Kunden verknüpfen Klicken Sie auf eine der Optionen, um die Zuordnung anzustoßen. In allen drei Fällen öffnet sich eine weitere Maske, in der Sie die entsprechende Nummer eintragen können. Das Dokument wird dann im Auftrag und Angebot auf der Registerkarte < Dokumente > angezeigt. Im Kunden wird es in dem Abschnitt < Dokumente > angezeigt.

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