Platz schaffen in Outlook

Transkript

1 1 Kontrollieren der Kontos Altes und Anhänge löschen Mail archivieren Platz schaffen in Outlook Anleitung der EDV-Abteilung Nürnberg Prüfen des Postfachstatus Liebe Kolleginnen und Kollegen, Generell lohnt es sich den Status des Postfaches regelmäßig zu kontrollieren um nicht auf einmal keinen Platz mehr zu haben. Sofern Sie die Meldung bekommen, dass ihr Postfach voll ist gibt es einige Möglichkeiten wieder Platz zu schaffen. Schritt 1: Öffnen Sie Outlook, um zum Posteingang Ihres Mailkontos zu gelangen. Klicken Sie auf den Reiter Datei und wählen Sie die Kategorie Informationen. In diesem Dokument stellen wir Ihnen die schnellsten und einfachsten Möglichkeiten vor, so dass Sie Ihr Postfach wieder nutzen zu können. Schritt 2: Sie können bei dem markierten Balken Ihren Status ablesen. Sofern Sie hier noch viel Platz haben besteht kein Problem. Sollten Sie jedoch entweder die Fehlermeldung erhalten haben oder wenig Platz übrig sein, zeigen wir Ihnen in den folgenden Schritten wie Sie dieses Problem lösen.

2 Schritt 3: 2 Um über alle Daten genau informiert zu sein und anschließend keine Probleme bei der Bereinigung zu bekommen, ist es notwendig die Outlook-Voreinstellung bezüglich der Verfügbarkeit der Daten zu ändern, dafür auf den Reiter Kontoeinstellungen klicken und erneut Kontoeinstellungen auswählen. Schritt 4: In dem sich neu öffnendem Fenster müssen Sie Ihr Postfach (sollte es nicht bereits ausgewählt sein) anklicken, bis es blau unterlegt ist. Anschließend wählen Sie den Reiter Ändern aus, um die Einstellungen zu überblicken. Schritt 5: Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie nun darauf achten müssen, dass der Haken bei Exchange-Cache-Modus verwenden gesetzt ist. Anschließend ziehen Sie den blauen Marker bei dem Feld im Offlinemodus ganz nach rechts bis das Wort Alle erscheint. Nun ist die richtige Outlook- Einstellung ausgewählt und Sie können auf Weiter drücken.

3 3 Schritt 6: Damit die Umstellung erfolgreich ist, muss Outlook neugestartet werden dafür in dem neuen Fenster OK auswählen. Schritt 7: Wenn keine Probleme aufgetreten sind erscheint dieses Fenster bei dem Sie nur noch den Reiter Fertig stellen anklicken müssen. Sollte dagegen eine Fehlermeldung kommen, bitte Qutlook neu starten und die Schritte von vorne beginnen. Schritt 8: ACHTUNG: Damit Sie die weiteren Schritte ohne Probleme ausführen können, müssen Sie Outlook jetzt unbedingt schließen und neu starten. Sie bekommen diesbezüglich KEINE weitere Aufforderung! Beim Neustart ist eine erneute Anmeldung mit Passwort erforderlich und dieser kann je nach Größe des Postfaches einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte haben Sie Geduld.

4 Schritt 9: 4 Um zu erfahren, in welchen Ordnern der meiste Speicherplatz verbraucht wird, klicken Sie auf Reiter Tools zum Aufräumen und anschließend auf Postfachbereinigung. Schritt 10: In dem sich neu öffnendem Fenster klicken Sie dann auf den Reiter Postfachgröße anzeigen. Schritt 11: Danach erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie noch von Lokale Daten auf Serverdaten umstellen müssen, damit Sie die genauen Werte erhalten. Nun können Sie ablesen, in welchem Unterordner die Meisten Daten gespeichert sind.

5 5 1. Möglichkeit: Löschen großer Anlagen Schritt 1: Öffnen Sie Outlook, um zum Posteingang Ihres Mailkontos zu gelangen. Klicken Sie auf den Reiter für die Auflistung. In diesem Fall ist diese nach Datum eingestellt. Wählen Sie in der Auflistung der s die Funktion nach Größe aus. Schritt 2: Die s sind nun nach ihrer Größe geordnet. Nun können Sie alte Mails die Sie nicht mehr benötigen löschen. Sofern Sie die Mails noch behalten wollen, deren Anhang aber bereits gespeichert haben können Sie auch lediglich den Anhang löschen. Schritt 3: Öffnen Sie die und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage. Schritt 4: ACHTUNG: Die Anhänge werden dabei komplett gelöscht! Im angezeigten Menü wählen Sie den Befehl Anlage entfernen aus. Wiederholen Sie die Schritte bei jeder Mail, die große Anlagen besitzt.

6 2. Möglichkeit: Löschen alter s 6 Listen Sie Ihre s wieder nach Datum auf und löschen die ältesten s. So schaffen Sie zusätzlich mehr Platz in Ihrem Postfach. Anders als in der ersten Möglichkeit beschrieben, löschen Sie hier nicht unbedingt die größten Mails sondern lediglich die Ältesten. WICHTIG: Damit auch wirklich freier Speicherplatz durch Löschen gewonnen wird, muss zusätzlich der Ordner Gelöschte Elemente geleert werden, um die s vollständig zu löschen. Dafür diesen Ordner öffnen, bei der Menüleiste Ordner auswählen, auf Ordner leeren klicken und mit Ja bestätigen. 3. Möglichkeit: Archivieren aller Mails Schritt 1: Wählen Sie zunächst im Reiter Datei die Schaltfläche Optionen aus. Es öffnet sich das Fenster Outlook- Optionen in dem Sie auf die Kategorie Erweitert klicken. Schritt 2: Klicken Sie im Bereich AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung und es öffnet sich ein neues Fenster.

7 7 Schritt 3: Bestimmen sie den Archivierungsintervall, die Ablaufzeit und den Archivierungsort. Outlook fragt nun nach dem ausgewählten Zeitraum nach, ob eine Auto-Archivierung durchgeführt werden soll. Geben Sie hier bitte einen Speicherort auf dem Austauschlaufwerk oder einer externen Festplatte an. 4. Möglichkeit: Manuelles Archivieren Zusätzlich zur oder statt der AutoArchivierung können Sie Elemente auch manuell sichern und archivieren. Die manuelle Archivierung bietet Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, genau anzugeben, welche Ordner im Archiv enthalten sind und welche Outlook-Archivdatei (PST) verwendet wird. Schritt 1: Öffnen Sie Outlook, um zum Posteingang Ihres Mailkontos zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter Datei und wählen Sie die Kategorie Informationen. Schritt 2: Klicken Sie nun auf den Reiter Tools zum Aufräumen. Schritt 3: Im angezeigten Menü wählen Sie den Befehl Archivieren aus.

8 Schritt 4: 8 Klicken Sie auf die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren und dann auf den Ordner, der archiviert werden soll. Alle Unterordner des ausgewählten Ordners werden in dieses manuelle Archiv einbezogen. Schritt 5: Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als das von Ihnen gewünschte Datum ein. Schritt 6: Wenn Sie nicht die Standarddatei oder den Standardspeicherort verwenden möchten wählen Sie Archivdatei und Durchsuchen aus, um eine neue Datei bzw. einen neuen Speicherort anzugeben. Suchen Sie die gewünschte Datei, oder geben Sie den Dateinamen ein. Klicken Sie dann auf OK. Der Speicherort der Zieldatei wird dann im Feld Archivdatei angezeigt.

9 9 Schritt 7: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch Elemente, für die Keine AutoArchivierung aktiviert ist, um Elemente einzubeziehen, die möglicherweise mittels einer individuellen Markierung von der automatischen Archivierung ausgeschlossen wurden. Mit dieser Option wird nicht der Ausschluss dieser Elemente generell entfernt, sondern es wird das Kontrollkästchen Keine AutoArchivierung nur bei dem betreffenden Archiv ignoriert. WICHTIG: War die Archivierung (egal ob Automatisch oder Manuell) erfolgreich, erscheint in Ihrem O u t l o o k - P o s t f a c h E i n n e u e r Mailaccount mit Namen archive, in dem sich nun die Mails befinden, die Sie aus Ihrem Postfach durch die Aktivierung entfernt haben. Auf dieses Archiv können Sie allerdings nur auf dem Rechner zurückgreifen, auf dem Ihre Archivdatei gespeichert ist. Außerdem kann die Archivdatei nur parallel zum Outlookprogramm geöffnet werden. WICHTIGE LINKS Homepage der EDV-Abteilung: Serviceanfragen, Ausleihen (Tickets): GroupWise-Anleitung: direkt verlinkt auf unserer Startseite und im NAL-Fenster Preisliste für Software-Lizenzen: Informationen & Preislisten zur Hardware-Beschaffung: