Postafach aufräumen Outlook

Transkript

1 Zu den speicherhungrigsten und größten Dateien auf deiner Festplatte bzw. deinem Computer gehört vermutlich deine»persönliche Outlook-PST-Datei«. Sofern du dein Postfach nicht regelmäßig säuberst und pflegst, kann diese Datei schnell 1 GByte oder mehr Daten umfassen. Wir zeigen dir, wie du dein Postfach systematisch aufräumen kannst. Das schafft Platz und beschleunigt die Arbeit mit Outlook. Einzelne -Postfächer schnell aufräumen Outlook 2010 bietet eine neue Funktion, die es dir sehr einfach macht, redundante s in bestimmten Ordnern oder auch im übergeordneten Posteingang zu finden und zu löschen. 1. Starte Outlook, aktiviere im linken Navigationsbereich einen Ordner, der viele -Ein- oder Ausgänge enthält, oder bleibe im Hauptordner»Posteingang«. Klicke im Menübereich auf Aufräumen. 2. Klicke im Klappmenü auf den Eintrag»Ordner- und Unterordner aufräumen«. 3. Outlook blendet eine Sicherheitsabfrage ein. Du kannst auf Einstellungen klicken, um dann im folgenden Dialogfeld beispielsweise den Zielordner für die nachfolgend gelöschten s zu ändern. Das ist in der Regel aber nicht nötig. Klicke stattdessen auf»ordner aufräumen«. 22. Dezember 2013 Seite 1 8

2 4. Outlook beginnt sofort mit den Aufräumarbeiten. 5. Kontrolliere im Anschluss den Ordner»Gelöschte Objekte«, bevor du diesen ganz leerst, indem du diesen danach mit der rechten Maustaste anklickst und dann auf»ordner leeren«klickst. 22. Dezember 2013 Seite 2 8

3 Postfach systematisch aufräumen Zudem bietet Outlook die Möglichkeit, das Postfach systematisch zu säubern, indem du zunächst bestimmst, welche Ordner wie viel Speicherplatz belegen und dann sehr genau auswählst, welche E- Mails bei den Aufräumarbeiten gelöscht werden sollen. Bitte beachte, dass du das nachfolgend dargestellte Vorgehen für unterschiedliche Outlook- Datendateien separat ausführen musst. 1. Starte Outlook und klicke im Menübereich auf den Eintrag Datei. 2. Klicke im Dialogfeld»Kontoinformationen«auf die Schaltfläche»Tools zum Aufräumen«. 22. Dezember 2013 Seite 3 8

4 3. Im Klappmenü klicke auf»postfachbereinigung«. 4. Klicke im Dialogfeld»Postfach aufräumen«zunächst auf die Schaltfläche»Postfachgröße anzeigen «, um zu ermitteln, welche Ordner am meisten Speicherplatz belegen. 5. Kontrolliere dann den Speicherplatzbedarf einzelner Ordner, merke dir bitte die Ordner mit dem größten Speicherbedarf, und klicke dann auf <Schließen>. 22. Dezember 2013 Seite 4 8

5 6. Zurück im Dialogfeld»Postfach aufräumen«kannst du nun über eine Suchfunktion alte s ermitteln lassen oder s, die eine bestimmte Größe überschreiten. Du kannst auch beide Suchfunktionen nacheinander ausführen. Die ermittelten s bieten sich meist zum Löschen an. Da beide Suchvorgänge ähnlich funktionieren, wird im Folgenden das Ermitteln älterer s beschrieben. Klicke dazu mit der Maus in das Kontrollkästchen für Elemente suchen, die älter sind als. 7. Korrigiere im Anschluss nach Belieben den Wert für Tage oder belasse die Voreinstellung»90«. 8. Klicke dann auf»suchen«, es öffnet sich das Fenster»Nachrichten: Erweitert Erweiterte Suche«. 22. Dezember 2013 Seite 5 8

6 9. Outlook ermittelt sofort eine Liste möglicher Löschkandidaten. Bei einer sehr umfangreichen Trefferliste kannst du die Suche weiter verfeinern. Du kannst dafür beispielsweise auf den Menüeintrag»Weitere Optionen«klicken, um s mit bestimmten Eigenschaften ein- oder auszuschließen. 10. Outlook stellt dir dafür entsprechende Kategorien zur Verfügung. Beispielsweise kannst du bestimmen, dass ausschließlich s mit oder ohne Anhang in die Suche einbezogen werden. 22. Dezember 2013 Seite 6 8

7 11. In vielen Fällen ist es sinnvoller die Auswahl der Löschkandidaten nur in bestimmten Ordnern vorzunehmen. Klicke dafür im rechten Bereich auf den Ordner»Durchsuchen«. 12. Markiere mit einem Mausklick die Ordner, die du in die Suche einschließen möchtest. 13. Belasse die Markierung bei Unterordnung durchsuchen im unteren Bereich. 14. Klicke auf <OK>. 15. Klicke dann auf <Suche starten>. 22. Dezember 2013 Seite 7 8

8 16. Im unteren Bereich siehst du kurze Zeit später die Trefferliste der s, die deinen Auswahlkriterien entsprechen. a. Um diese einzeln zu löschen, markiere einen -Eintrag und betätige die <Entf>-Taste. b. Um den Inhalt einer vor dem Löschen zu kontrollieren, kannst du diese per Doppelklick öffnen. c. Um alle s der Liste auf einmal zu löschen, markiere die komplette Trefferliste über die Tastenkombination <Strg> + <a> und betätigen dann die <Entf>-Taste. 22. Dezember 2013 Seite 8 8