Mimosa NearPoint Mailarchivierung. Dokumentation Mimosa. Stand Dezember 2010

Transkript

1 Dokumentation Mimosa Stand Dezember 2010

2 Inhalt Ansprechpartner... 3 Einführung... 4 Funktionsweise Mimosa NearPoint... 4 Umgang mit dem Mimosa Archiv... 5 Zugriff auf Ihr Mailarchiv über Mimosa Archive Servers in Outlook oder Outlook Web Access (OWA)... 5 Suche im Mimosa Archiv nach s Suche... 7 Importieren von PST Dateien direkt in das Mimosa Archiv...11 Wiederherstellung von s und Ordnern...12 Einzelne s...12 Ganze Ordner...14 Ausgelagerte Nachrichtenanhänge...16 Outlook Postfach aufräumen...17

3 Ansprechpartner solid IT GmbH Helpdesk Bahnhofstraße Heilbronn Tel.: Fax: helpdesk@solid-it.de

4 Einführung Nach der gesetzlichen Verpflichtung werden geschäftliche Mails wie geschäftliche Briefe behandelt und müssen somit in vielen Fällen 10 Jahre lang archiviert werden. Dieses Dokument gibt Ihnen einen Überblick über die Benutzer Komponenten der Mimosa NearPoint-Mailarchivierungs-Lösung. Funktionsweise Mimosa NearPoint Mimosa NearPoint-Mailarchivierungssystem archiviert selbständig jede Bewegung in Ihrem Postfach. Es werden sämtliche Inhalte wie s, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben übernommen. Verschieben Sie innerhalb Ihres Postfaches ein Element, wird diese Bewegung auch in dem Mimosa NearPoint-Mailarchivierungssystem übernommen.

5 Umgang mit dem Mimosa Archiv Zugriff auf Ihr Mailarchiv über Mimosa Archive Servers in Outlook oder Outlook Web Access (OWA) - Klicken Sie auf den "Mimosa Archive Ordner" nach dem Sie Outlook oder OWA gestartet haben. Geben Sie Ihre Anmelde-Informationen (Mailadresse) ein, wenn Sie danach gefragt werden. - Das Mimosa Archiv Menü ist wie folgt aufgebaut: Menüpunkt: Suche: Durchsuchen: Archiv: Anmeldung: Optionen: Hilfe: Beschreibung: Suche nach einträgen im Mimosa Archiv; entweder als Schnellsuche oder als Erweiterte Suche Blättern Sie durch die Ordnerstruktur des Mimosa Archivs Hier sehen Sie wann Ihre PST Dateien archiviert wurden. Außerdem können selbst PST Dateien archivieren. Anmeldung als anderer Benutzer für das Mimosa Archiv Mit dem Menüpunkt Optionen gelangen Sie zu den Menüpunkten Outlook add-in, Benutzereinstellungen und Task Historie Zugriff auf die Onlinehilfe von Mimosa

6 Suche im Mimosa Archiv nach s - Durchsuchen Klicken Sie auf der Mimosa Archiv Menüleiste auf "Durchsuchen" um in der Ordnerstruktur nach archivierten Elementen zu suchen.

7 Durch öffnen der Filtereinstellungen können Sie die Suche besser eingrenzen, hierbei haben Sie folgende Möglichkeiten: - Inhalt anzeigen vom Datum : Dieser Filter legt fest, dass sich die Mail zu diesem Zeitpunkt in diesem Ordner befunden haben muss. - Objekthistorie : Wenn s geändert bzw. verschoben werden erzeugt dies Einträge im Archiv. Mit dieser Option wird die Mail mehrfach mit dem jeweiligen Zustand angezeigt. - gelöschte Objekte : Mit diesem Filter werden auch Mails angezeigt welche zwischenzeitlich gelöscht wurden. - Suche Klicken Sie auf der Mimosa Archiv Menüleiste "auf Suche" um nach einträgen im Mimosa Archiv zu suchen. Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicken Sie auf "Suche".

8 Das Ergebnis wird Ihnen im Verzeichnis innerhalb der Inhaltszeile dargestellt. Wenn Sie eine Nachricht selektieren, wird Ihnen der Inhalt in der Nachrichtenvorschau dargestellt.

9 Sie können das Suchergebnis verfeinern, indem Sie die Suche über den Menüpunkt In und Suchergebnis nochmal eine Suche ausführen, dann mit anderem Suchwert. Durch anklicken des Links Klar wird der Suchbereich wieder gelöscht. - Erweiterte Suche Klicken Sie innerhalb der Suche auf den Link "Erweiterte Suche" um Ihre Suche zu erweitern. Geben Sie die erforderlichen Suchkriterien ein und bestätigen Sie mit "Suche". Das Ergebnis der Suche wird in der Ansicht im Reiter "Ergebnis" angezeigt. Mögliche Suchvarianten sind: Stichwort finden in : An : Hier legen sie den Bereich fest, der durchsucht werden soll. (Eine Suche die ausschließlich den Nachrichteninhalt berücksichtigt, geht schneller als wenn die Anhänge auch noch durchsucht werden.) Beim Anklicken öffnet sich ein Auswahlfenster. Hier legen Sie fest, wer der Empfänger der Mail war. Sie können den Empfänger entweder suchen oder die Mailadresse manuell in das Feld Senden an eintragen.

10 Von : Größe : Mit meinem Namen : als : Beim Anklicken öffnet sich ein Auswahlfenster. Hier legen Sie fest, wer der Absender der Mail war. Sie können den Absender entweder suchen oder die Mailadresse manuell in das Feld von eintragen. Legen sie die Gesamtgröße der Mail fest. Hier können Sie festlegen ob Sie in der Nachricht in An, CC, oder als einziger in An gestanden haben. Mit diesem Filter ordnen sie die Nachricht zeitlich ein. Die Erweiterte Suche des Mimosa Archives umfasst alle archivierten Inhalte Ihres Postfaches und allen archivierten PST-Dateien. Oberhalb der Ergebnisliste, können Sie innerhalb gelöschter Objekte und/oder in der Historie suchen. Nutzen Sie hierfür den jeweiligen Filter "gelöschte Objekte anzeigen" und/oder "Objekthistorie Anzeigen". In der "Erweiterten Suche" können Sie auch komplexe Suchkriterien einsetzen, wie z.b.: Exchange Objekt Typ, Adressen Feld, Zeitstempel, etc. Die "Erweiterte Suche" unterstützt Boolesche Operatoren, Proximity Operatoren (dem Suchbegriff ähnliche Ergebnisse), Wildcard Operatoren (Platzhalter) und Suchoperatoren im numerischen Bereich um die Suchergebnisse zu optimieren. Die folgenden Booleschen Operatoren helfen Ihnen die "erweiterte Suche" zu erstellen: Operator UND ODER UND NICHT Beschreibung Suche nach Nachrichten welche alle vorgegebenen Worte beinhalten Beispiel: Meeting UND Konferenz Suche nach Nachrichten welche eines der vorgegebenen Worte beinhaltet Beispiel: Meeting ODER Konferenz Suche nach Nachrichten welche NICHT die vorgegebenen Worte beinhalten Beispiel: Woche UND NICHT Urlaub

11 Importieren von PST Dateien direkt in das Mimosa Archiv Sie haben die Möglichkeit PST Dateien (alte Outlook Archive) in das Mimosa Archiv zu importieren. Zu beachten sind folgende Punkte: - die PST Datei darf die Größe von 2GB nicht überschreiten. - die PST Datei darf während dem Importvorgang in Outlook nicht geöffnet sein (PST Datei darf nicht im Zugriff sein). - Der Importvorgang kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen bevor man auf die elemente in dem Mimosa Archiv zugreifen kann. Unter dem Menüpunkt "Archiv" können Sie PST Dateien archivieren. - Geben Sie die PST Datei an, die in das Mimosa Archiv übernommen werden soll - Falls die Datei passwortgeschützt ist, geben Sie das Passwort an - Wählen Sie einen "Anzeigenamen" für den Ordner, wie er in dem Mimosa Archiv angezeigt werden soll - Wenn alle Informationen angegeben wurden, klicken Sie auf "Hochladen"

12 Wiederherstellung von s und Ordnern Sie haben die Möglichkeit direkt über die Mimosa NearPoint Anwenderoberfläche einzelne oder mehrere s sowie komplette Ordner aus dem Mimosa Archiv in Ihr Postfach wiederherzustellen. Einzelne s - Benutzen Sie die "Schnellsuche" oder "Durchsuchen" um die Nachrichten, die Sie wieder herstellen möchten zu finden. - Markieren Sie die Nachrichten und klicken Sie auf die Nachrichten- Wiederherstellungsoptionen über das Drop-Down Menü und markieren Sie die Option "Nachricht(en) in die Mailbox wiederherstellen.

13 Es öffnet sich ein Fenster in dem folgende Informationen angegeben werden müssen: - Zielordner für die Wiederherstellung im Postfach Wiederherstellungsort - Im Fall einer Ordnerwiederherstellung, ob die "Ordnerstruktur beibehalten" werden soll - Ob vorhandene Nachrichten überschrieben, dupliziert oder ignoriert werden sollen - Für eine eindeutige Identifizierung kann noch ein "Wiederherstellungsauftragsname" vergeben werden - Vergewissern Sie sich, dass Ihr Postfach ausreichend freien Speicherplatz hat - Sind alle Informationen angegeben starten Sie mit "OK" den Wiederherstellungsvorgang

14 Ganze Ordner Sie haben die Möglichkeit eine komplette "Ordnerwiederherstellung" einzuleiten. - Um einen Ordner wieder herzustellen, selektieren Sie den Ordner in Ihrem Ordnerverzeichnis - Klicken Sie auf die "Ordner-Wiederstellungsoption" im DropDown Menü auf "Ordner in Mailbox wiederherstellen"

15 Es öffnet sich ein Fenster in dem folgende Informationen angegeben werden müssen: - Zielordner für die Wiederherstellung im Postfach Wiederherstellungsort - Im Fall einer Ordnerwiederherstellung, ob die "Ordnerstruktur beibehalten" werden soll - Ob vorhandene Nachrichten überschrieben, dupliziert oder ignoriert werden sollen - Für eine eindeutige Identifizierung kann noch ein "Wiederherstellungsauftragsname" vergeben werden - Vergewissern Sie sich, dass Ihr Postfach ausreichend freien Speicherplatz hat - Sind alle Informationen angegeben starten Sie " den Wiederherstellungsvorgang mit "OK

16 Ausgelagerte Nachrichtenanhänge Mailbox Extension lagert Dateianhänge aus der in das Mimosa Archiv aus, um die Größe des Postfaches zu reduzieren. NearPoint ersetzt die Anhänge mit Sub- Dateien (Verlinkungen ins Archiv), welche dann auf die Kopie im Archiv verweisen. Um Anhänge zu öffnen die in dem Mimosa Archiv ausgelagert sind, gehen Sie wie folgt vor: - Öffnen Sie die mit dem Anhang in Outlook, sie werden aufgefordert diese zu speichern - Klicken Sie auf "Öffnen" um sich den Inhalt anzeigen zu lassen - Die wird aus dem Mimosa Archiv geöffnet und dargestellt

17 Outlook Postfach aufräumen Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit Ihr Postfach auf zu räumen. Sie werden darauf hingewiesen wenn Ihr Postfach voll ist. Sie haben aber auch die Möglichkeit die Option selbst zu wählen. Um Ihr Postfach auf zu räumen gehen Sie wie folgt vor: - Klicken Sie auf Extras - Wählen Sie Postfach aufräumen Sie haben die Möglichkeit sich die Postfachgröße, Größe von gelöschten Objekten und Objekte aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen und zu löschen. Treffen Sie eine Auswahl, ob Sie sich: - Elemente anzeigen lassen, die älter sind als ein Zeitraum - Elemente anzeigen lassen, die eine Datengröße überschreiten