Anleitung BBA und PA / -Signatur

Transkript

1 Anleitung BBA und PA / -Signatur Eine Signatur ist Ihre persönliche Visitenkarte in Ihren s. Sie tragen dort laut Anlage Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Anschrift und - und Internetadressen ein. So gewährleisten Sie, dass Sie den Partnern etc. der BBA und PA "Altmark" bei Bedarf in jeder auch Ihre kompletten Kontaktdaten mitteilen und somit erreichbar bleiben. Inhalt 1. Windows Live Mail Eine persönliche Signatur eintragen Webmail.1und1.de Internet-Signatur erstellen Outlook2007/2010 (Erstellen einer Signatur) Outlook 2002/2003 (Erstellen einer Signatur) Outlook Express (Erstellen einer Signatur) Weitere -Programmanleitungen sind eventuell nachzufragen. Die Signatur wird separat vergeben und ist an den gekennzeichneten Stellen individuell beim Einfügen (kopieren) anzupassen. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 1

2 1. Windows Live Mail Eine persönliche Signatur eintragen In Windows Live Mail können Sie recht einfach eine persönliche Signatur eintragen lassen. Wenn Sie Windows Live Mail noch nicht einsetzen, können Sie das kostenlose Programm von dieser Seite laden und auf Ihrer Festplatte installieren: 1. Starten Sie Windows Live Mail, und klicken Sie in der Menüzeile auf Extras. 2. Klicken Sie im Klappmenü auf den Eintrag Optionen. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 2

3 3. Klicken Sie im folgenden Dialogfeld auf die Registerkarte Signaturen. 4. Klicken Sie im folgenden Dialogfeld auf den Schalter Neu. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 3

4 5. Sofort erscheint im oberen Feld ein Eintrag mit der Bezeichnung Standardsignatur. Darum kümmern Sie sich aber erst später. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in das Feld Text im Bereich Signatur bearbeiten. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 4

5 6. Geben Sie dort Ihre Anschrift und Ihre Online-Kontaktdaten ein. 7. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erweitert. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 5

6 8. Im Dialogfeld Erweitere Signatureinstellungen aktivieren Sie mit einem Mausklick die Kästchen sämtlicher -Konten, für die die Signatur gelten soll. 9. Klicken Sie dann auf OK. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 6

7 10. Bislang heißt die Signatur Signatur#1. Im oberen Bereich Signaturen können Sie nun einen aussagekräftigen Namen vergeben. Das ist sinnvoll, wenn Sie unter Umständen mehrere Signaturen einrichten. Klicken Sie dafür auf den Schalter Umbenennen. 11. Schreiben Sie nun einen aussagekräftigen Namen in das entsprechende Textfeld. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 7

8 12. Setzen Sie nun einen Haken bei der Option Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen. 13. Klicken Sie dann auf OK. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 8

9 14. Wenn Sie fortan eine neue schreiben, wird die Signatur automatisch eingefügt. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 9

10 2. Webmail.1und1.de Internet-Signatur erstellen 1. Schritt: Loggen Sie sich in Ihrem Webmailer 2.0 ein und klicken Sie auf Einstellungen Signaturen. Abbildung 1:Login Abbildung 2: Klicken Sie auf Einstellungen und danach in der Ordner-Struktur unter dem Reiter auf Signatur (Abbildung 2 und 3) Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 10

11 Abbildung 3: Signaturen 2. Sc hritt: Klicken Sie dort auf Hinzufügen, um die neue BBA-Signatur hinzuzufügen. Sie können bestimmen, wo die Signatur in Ihren s erscheinen soll (unten) und ob sie als Standardsignatur eingesetzt wird (Häkchen setzen). Klicken Sie zur Bestätigung auf OK. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 11

12 Abbildung 4:Hinzufügen Abbildung 5:Signatur Jetzt klicken Sie links im Reiter auf Einstellungen, dann auf Verfassen und setzen das Pünktchen bei "Visitenkarte anhängen?" auf JA und klicken anschließend oben auf speichern. (Abbildung 6) Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 12

13 3. Sc hritt: Sie können jetzt beim Schreiben von neuen s Ihre Signatur durch anklicken des Signaturnamens auswählen, wenn diese nicht automatisch aktiviert sein sollte.(abbildung 7) Abbildung 7:Signatur einfügen Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 13

14 3. Outlook2007/2010 (Erstellen einer Signatur) 1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und klicken Sie dann auf Signaturen. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte -Signatur auf Neu. 3. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein, und klicken Sie auf OK. 4. Geben Sie im Feld Signatur bearbeiten den Text ein, der in die Signatur eingeschlossen werden soll. 5. Wählen Sie zum Formatieren des Texts den gewünschten Text aus, und verwenden Sie zum Auswählen der gewünschten Optionen die Schaltflächen für Formatierung und Stil. Nur Text Dieses Format wird von allen -Anwendungen unterstützt. Sie können Outlook so konfigurieren, dass empfangene Nachrichten ausschließlich im Nur-Text-Format geöffnet werden. Dieses Format unterstützt keine fett, kursiv oder farbig formatierten Schriftarten und auch keine sonstigen Textformatierungen. Es unterstützt außerdem keine Bilder, die direkt im Nachrichtentext angezeigt werden, wenngleich Bilder als Anlagen einbezogen werden können. Rich Text Format (RTF) Sie können das RTF-Format wählen, wenn Sie Nachrichten innerhalb einer Organisation senden, die mit Microsoft Exchange arbeitet. Microsoft empfiehlt jedoch, mit dem HTML- Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 14

15 Format zu arbeiten. Das RTF-Format unterstützt Textformatierungen, einschließlich Aufzählungszeichen, Ausrichtung und verknüpfter Objekte. Outlook konvertiert RTF-formatierte Nachrichten automatisch in das HTML-Format, wenn Sie diese an einen Empfänger im Internet senden, sodass die Nachrichtenformatierung erhalten bleibt und Anlagen empfangen werden. Outlook formatiert ferner Besprechungs- und Aufgabenanfragen sowie -nachrichten mit Abstimmungsschaltflächen, damit diese Elemente unverändert über das Internet an andere Outlook- Benutzer ungeachtet des Standardformats der Nachricht gesendet werden können. HTML Das in Outlook verwendete Standardnachrichtenformat, das sich auch am besten eignet, wenn Sie Nachrichten erstellen möchten, die herkömmlichen Dokumenten mit verschiedenen Schriftarten, Farben und Aufzählungen ähnlich sind. Wenn Sie eine der Optionen auswählen, die Formatierungen zulassen (RTF oder HTML), wird die Nachricht im HTML-Format gesendet. Bei Wahl von HTML wissen Sie, wie die gesendete Nachricht dem Empfänger angezeigt wird. 6. Zum Hinzufügen anderer Elemente als Text bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der das gewünschte Element platziert soll, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Optionen So wird's gemacht Hinweise So fügen Sie eine elektronische Visitenkarte hinzu Klicken Sie auf Visitenkarte und dann in der Liste Abgelegt unter auf einen Kontakt. Klicken Sie dann auf OK. Indem Sie Ihre Visitenkarte einer Signatur hinzufügen, können Sie die unbedingt gewünschten Kontaktinformationen schnell einbeziehen. So fügen Sie einen Hyperlink hinzu So fügen Sie ein Bild hinzu Klicken Sie auf Hyperlink einfügen, und navigieren Sie zu einem Hyperlink. Klicken Sie auf den Hyperlink, um ihn auszuwählen, und klicken Sie anschließend auf OK. Klicken Sie auf Bild, und navigieren Sie zu einem Informationen zum Hinzufügen eines Abbilds Ihrer Bild. Klicken Sie auf das Bild, um es Unterschrift finden Sie unter: auszuwählen, und klicken Sie anschließend auf OK. Gängige Dateiformate für Bilder sind Hinzufügen Ihrer handschriftlichen Signatur zu einer -Nachricht Erstellen einer handschriftlichen Signatur für -Nachrichten auf einem Tablet PC beispielsweise: BMP, GIF, JPG und PNG. 7. Wenn Sie das Erstellen der Signatur abgeschlossen haben, klicken Sie auf OK. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 15

16 Schritt 2: Hinzufügen einer Signatur zu Nachrichten Sie können eine Standardsignatur festlegen, die ausgehenden Nachrichten automatisch hinzugefügt wird, oder Sie können das Einfügen einer Signatur für jede einzelne Nachricht manuell vornehmen. HINWEIS Sie können jeder -Nachricht nur eine Signatur, nicht aber mehrere Signaturen hinzufügen. Wenn Sie weitere Informationen hinzufügen möchten, erstellen Sie eine Signatur mit allen Informationen, und speichern Sie diese unter einem anderen Namen. AUTOMATISCHES EINFÜGEN EINER SIGNATUR 1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen zuerst auf Signatur und dann auf Signaturen. 2. Klicken Sie unter Standardsignatur auswählen in der Liste -Konto auf ein -Konto, dem Sie die Signatur zuordnen möchten. 3. Wählen Sie in der Liste Neue Nachrichten die gewünschte Signatur aus. 4. Wenn Sie möchten, dass eine Signatur automatisch in beantwortete und weitergeleitete Nachrichten eingefügt wird, wählen Sie in der Liste Antworten/Weiterleitungen eine Signatur aus. Falls nicht, wählen Sie Keine aus. 5. Klicken Sie auf OK. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 16

17 MANUELLES EINFÜGEN EINER SIGNATUR 1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und wählen Sie dann die gewünschte Signatur aus. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 17

18 4. Outlook 2002/2003 (Erstellen einer Signatur) Wenn Sie Microsoft Word als -Editor verwenden, finden Sie weitere Informationen in der Word-Hilfe. Word bietet die meisten Anpassungsoptionen für Signaturen. 1. Klicken Sie im Outlook-Hauptfenster im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte -Format. 2. Klicken Sie im Feld Verfassen im Nachrichtenformat auf das Nachrichtenformat, mit dem Sie die Signatur verwenden möchten. 3. Klicken Sie unter Signatur auf Signaturen und dann auf Neu. 4. Geben Sie im Feld Geben Sie einen Namen für die neue Signatur ein einen Namen ein. 5. Wählen Sie unter Wählen Sie, wie Ihre Signatur erstellt werden soll die gewünschte Option aus. Um Hilfe zu einer Option anzuzeigen, klicken Sie auf das Fragezeichen und dann auf die Option. 6. Klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie im Feld Signaturtext den Text ein, der in der Signatur erscheinen soll. Sie können auch Text aus einem anderen Dokument BBA - Signatur in dieses Feld einfügen. 8. Zum Ändern des Absatzformats oder der Schriftart markieren Sie den Text, klicken auf Schriftart oder Absatz und wählen dann die gewünschten Optionen. Diese Optionen sind nicht verfügbar, wenn Sie als Nachrichtenformat Nur-Text festgelegt haben. 9. Um eine elektronische Visitenkarte - vcard - zu der Signatur hinzuzufügen, wählen Sie unter vcard-optionen eine vcard aus der Liste aus, oder klicken Sie auf Neue vcard von Kontakt. 10. Nachdem Sie die Signatur erstellt haben, können Sie sie in alle neue Nachrichten, in alle beantworteten oder weitergeleiteten Nachrichten oder lediglich in eine bestimmte Nachricht einfügen. Wie wird's gemacht? Führen Sie dazu eine der folgenden Aktionen aus: Automatisches Einfügen einer Signatur in alle neuen Nachrichten bzw. in alle beantworteten oder weitergeleiteten Nachrichten 1. Klicken Sie im Outlook-Hauptfenster im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte -Format. 2. Klicken Sie im Feld Verfassen im Nachrichtenformat auf das Nachrichtenformat, mit dem Sie die Signatur verwenden möchten. 3. Wählen Sie unter Signatur die Signaturen aus, die Sie für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen verwenden möchten. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 18

19 Manuelles Einfügen einer Signatur in eine einzelne Nachricht Wenn Sie Word als -Editor verwenden, finden Sie in der Word-Hilfe hierzu weitere Informationen. 4. Erstellen oder öffnen Sie die Nachricht. 5. Klicken Sie im Textbereich der Nachricht auf die Stelle, an der Sie die Signatur einfügen möchten. 6. Zeigen Sie im Menü Einfügen auf Signatur, und klicken Sie anschließend auf die gewünschte Signatur. Wenn die gewünschte Signatur nicht in der Liste aufgeführt wird, klicken Sie auf Weitere und im Feld Signatur die gewünschte aus. 5. Outlook Express (Erstellen einer Signatur) 1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Signaturen. 2. Zum Erstellen einer Signatur klicken Sie auf Neu. Anschließend geben Sie entweder Text im Feld Signatur bearbeiten ein, oder klicken Sie auf Datei, und suchen Sie die gewünschte Textoder HTML-Datei. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen. Anmerkungen Sollen für unterschiedliche Konten unterschiedliche Signaturen verwendet werden, wählen Sie im Bereich Signaturen die Signatur aus, klicken Sie auf Erweitert, und wählen Sie dann das Konto aus, für das die Signatur verwendet werden soll. Möchten Sie eine Signatur nur für einzelne Nachrichten verwenden, stellen Sie sicher, dass Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen deaktiviert ist. Zeigen Sie beim Verfassen der Nachricht im Menü Einfügen auf Signatur, und klicken Sie dann auf die gewünschte Signatur. Anleitung BBA- -Signatur Ricardo Friedrich Seite 19