Einrichtung der -Dienste

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1 ADM/ABL/2008/ Version 1.0, Januar 2008 Wien, 21. Jänner 2008 Einrichtung der -Dienste Jeder Benutzer erhält zu seinem Account eine weltweit gültige -Adresse. Die -Adressen haben das Format Wie die s von daheim oder unterwegs abgerufen werden können, wird unter Punkt 3 erläutert. Eine eventuelle Weiterleitung der Schul- s an eine private Mail-Adresse muss vom Benutzer selbst durchgeführt werden (mittels Mail-Regeln)! Hinweis: Für viele Benutzergruppen gibt es spezielle Verteilerlisten (z.b. alle Lehrer, alle Lehrer eines bestimmten Faches, einzelne Klassen, ). Die aktuelle Übersicht über diese Verteilerlisten sind der Homepage der Netzwerkadministration zu entnehmen! Einige Verteilerlisten können aus Sicherheitsgründen nur von Schul-Mail- Adressen (nach Authentifizierung) angeschrieben werden. 1 Einrichten der s im Unterrichtsnetzwerk Die Einrichtung der s im Unterrichtsnetz erfolgt derzeit nicht automatisch. Das verwendete Standardprogramm ist Microsoft Office Outlook. Um das -Konto einzurichten sind folgende Schritte zu tätigen: Über das Start-Symbol die Systemsteuerung und weiter die Option Mail auswählen: Um das Konto einzurichten die Schaltfälche -Konten wählen: Loidolt Christoph Seite 1

2 Danach ein neues -Konto hinzufügen: Option Microsoft Exchange-Server wählen: Auf der folgenden Seite als Servername EXCHANGE, unter Benutzername den zugewiesenen Anmeldenamen eintragen: Hinweis: Das Häkchen bei Exchange-Cache-Modus verwenden sollte deaktiviert sein, da sonst alle Nachrichten immer auf den lokalen Computer überspielt werden (u.u. sehr lange An- und Abmeldezeit)! Anschließend auf die Schaltfläche Namen überprüfen klicken. Bei richtiger Dateneingabe wird der Benutzername durch den vollständigen Namen im Format Nachname Vorname ersetzt. Das Fenster mit Klick auf die Buttons Fertig stellen und Schließen schließen. Ab dem nächsten Aufruf von Microsoft Outlook werden alle Einstellungen geladen: Benutzerdefinierte Einstellungen wie Signaturen, Regeln und Weiterleitungen finden sie im Dokument Erweiterte Outlook-Konfiguration auf der EDV-Homepage. Loidolt Christoph Seite 2

3 2 Abrufen der s per Webmail Über die Internet-Adresse kann auf das Outlook-Webinterface der Schule zugegriffen werden. Es erscheint ein Anmeldefenster bei dem der eigene Benutzername und das Kennwort eingetragen werden muss: Bei richtiger Eingabe der Daten erscheint das Outlook-Fenster. Wie im Netzwerk können neben s auch Termine, Kontake, etc. verwaltet werden. Loidolt Christoph Seite 3

4 In der Ansicht Regeln können selbst diverse serverbasierende Regeln eingerichtet werden, wie z.b. weiterleiten aller Mails an eine private -Adresse. Mit der Schaltfläche Neu wird der Assistent zur Einrichtung einer Regel gestartet. In der Ansicht Optionen können Benutzerdefinierte Einstellungen verändert (nur Webmail-bezogen!) oder Abwesenheitsnotizen eingerichtet werden. Ebenso kann wie im herkömmlichen MS Outlook eine Signatur erstellt werden. Abwesenheitsnotizen dienen dazu, während einer Abwesenheit (Seminar, ) dem Sender einer mitzuteilen, dass die Mail zwar erhalten wurde, aber erst später bearbeitet werden kann. Es wird aus Sicherheitsgründen empfohlen sich vor dem Schließen des Browsers abzumelden. 3 Abrufen der s von daheim (Mailprogramm) Die s können nicht nur an eine private -Adresse weitergeleitet werden, sondern auch direkt von daheim abgerufen werden. Es gibt zwei Möglichkeiten die E- Mails abzurufen: mit dem POP3-Protokoll oder für fortgeschrittene Benutzer mit dem IMAP-Protokoll Im Folgenden wird für zwei gängige Programme die Standardvariante mittels POP3- Protokoll im Detail erläutert. Die Vorteile des IMAP-Protokolls und die Einrichtung sind im Anschluss zu finden. Kurzfassung für Fortgeschrittene: Posteingangsserver mail.grg23vbs.ac.at (POP3 sowie IMAP) Postausgangsserver: mail.grg23vbs.ac.at (SMTP) Loidolt Christoph Seite 4

5 Wichtig: Postausgangsserver erfordert Authentifizierung 3.1 Microsoft Outlook Express Öffnen Sie das Programm Outlook Express aus dem Startmenü. Gehen Sie im Menüpunkt Extras auf Konten. Klicken sie auf der rechten Seite des Fensters auf Hinzufügen und wählen sie E- Mail. Im folgenden Assistenten müssen die Einstellungen eingegeben werden. Im ersten Schritt wird der Name abgefragt, der als Absender aufscheinen soll. Empfohlen wird auch hier wie intern das Format Nachname Vorname. Mit Weiter wird fortgesetzt. Als nächstes wird die -Adresse abgefragt. Die -Adresse entspricht dem Benutzernamen mit Im folgenden Schritt werden das Serverprotokoll sowie die Adresse des - Servers verlangt. Standardmäßig wird das POP3-Protokoll für den Empfang verwendet. Wählen Sie in der Auswahl den Eintrag POP3 aus. Tragen sie in die Felder Posteingangsserver und Postausgangsserver folgende Adresse ein: mail.grg23vbs.ac.at Loidolt Christoph Seite 5

6 Nach dem Klick auf Weiter erscheint das nächste Fenster. Hier müssen der Benutzername im Format grg23vbs\benutzername sowie das Passwort eingetragen werden. Das Präfix grg23vbs ist unbedingt erforderlich! Fertig stellen klicken. Sie kommen wieder zurück zum anfänglichen Kontofenster. Wählen sie nun den Eintrag mail.grg23vbs.ac.at aus und gehen sie auf die Eigenschaften. Auf der Registerkarte Allgemein können sie den angezeigten Namen des Servers ändern. Es wird empfohlen den Eintrag sinnvoll zu wählen, beispielsweise Schule oder GRg 23 VBS. Wenn sie mehrere -Adressen in Outlook Express verwalten behalten sie so die Übersicht. Wechseln sie nun auf die Registerkarte Server und aktivieren sie das Häkchen bei Postausgang (Server erfordert Authentifizierung). Ist dies nicht aktiviert, können sie keine s über den Schulserver senden. Unter der Registerkarte Erweitert können Sie im Punkt Zustellung einstellen, ob die s nach dem abrufen auf dem Schulserver weiterhin gespeichert bleiben sollen. Falls nicht werden die Mails nach dem abrufen vom Server gelöscht. Schließen sie das Eigenschafts- sowie das Kontofenster mit Ok. Loidolt Christoph Seite 6

7 3.2 Microsoft Outlook Öffnen Sie das Programm Microsoft Outlook aus dem Startmenü. Gehen Sie im Menüpunkt Extras auf -Konten. Wählen sie den Eintrag Ein neues -Konto hinzufügen: Nach Klick auf Weiter wählen sie POP3 als Mailserver aus. Füllen sie im folgenden Fenster alle Felder aus. Als Name wird das Format Nachname Vorname empfohlen. Schreiben sie in die Felder Posteingangs- sowie Postausgangsserver mail.grg23vbs.ac.at. Im Bereich Anmeldeinformationen tragen sie den Benutzername im Format grg23vbs\benutzername sowie ihr Kennwort ein. Klicken sie anschließend auf Weitere Einstellungen Es wird empfohlen, dem Konto einen passenden Namen zu geben um die Übersicht zu wahren (beispielsweise Schule oder GRg 23 VBS ). Loidolt Christoph Seite 7

8 Wechseln sie nun auf die Registerkarte Postausgangsserver. Aktivieren sie das Häkchen bei Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Ist dieses nicht aktiviert können keine s über den Schulserver gesendet werden. Schließen sie das Eigenschafts- sowie das Kontofenster mit Ok bzw. Fertig stellen. 3.3 IMAP Das IMAP-Protokoll ist eine Alternative zum POP3-Protokoll. Unter Verwendung des IMAP-Protokolls werden alle Ordner zwischen Schule und Microsoft Outlook/Outlook Express synchronisiert. Sie können sofern sie mehrere (Unter-)Ordner angelegt haben wählen alle Nachrichten auf beiden Standorten synchron halten. IMAP empfiehlt sich daher wenn sie ihre sowohl häufig von der Schule als auch von zuhause bearbeiten wollen. Um IMAP unter Outlook Express zu verwenden, gehen sie wie bei der Einrichtung mittels POP3- Server vor, wählen jedoch anstatt POP3 den Servertyp IMAP. Unter den Eigenschaften des Kontos finden sie anschließend eine neue Registerkarte Namens IMAP mit weiteren Einstellungen. Vergessen sie auch hier nicht unter Server das Häkchen bei Postausgangsserver erfordert Authentifizierung zu aktivieren. Loidolt Christoph Seite 8

9 Unter Microsoft Outlook wählen sie anfangs die Option IMAP, tragen sie dieselben Daten wie unter POP3 beschrieben ein. Vergessen sie auch hier nicht unter Weitere Einstellungen das Häkchen auf der Registerkarte Postausgangsserver zu setzen. Die IMAP-Einstellungen finden sie anders als in Outlook Express im Ordner Extras, sowie wenn sie mit der rechten Maustaste auf den IMAP-Ordner klicken (Eigenschaften). 4 Support Die Unterstützung der Netzwerkverantwortlichen bezieht sich ausschließlich auf das Unterrichtsnetz, sowie nur auf Schul-PCs! Private PC-Unterstützung ist nicht Teil des Aufgabengebietes. Loidolt Christoph Seite 9

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