1 Outlook Schulung Andreas Todt

Transkript

1 1 Outlook Schulung Andreas Todt Inhalt 1 Kontakte erstellen Kontakterstellung per erhaltener Visitenkarte Kontaktdetails verwenden Kontaktgruppen (ehemalige Verteilerlisten) Kontakte verwenden, , Telefonanruf, Serienbrief Serienbrief Kontakte erstellen Die Kontakte von Outlook werden in der Datendatei gespeichert. Im Weiteren erstellt Outlook für jede vorhandene Datendatei jeweils einen Ordner mit dem Namen Kontakte und einen Ordner mit dem Namen Vorgeschlagene Kontakte. Diese Ordner kann man weder löschen noch umbenennen. Je mehr Datendateien bei der Kontoerstellung angelegt worden sind, um so unübersichtlicher wird auch das Kontaktmanagement. Der Ordner Kontakte ist für alle fest angelegten Kontakte gedacht, während sich im Ordner Vorgeschlagene Kontakte automatisch alle Adressen von gesendeten E- Mails als Vorschlag für weitere Kontakte befinden. Natürlich kann man im Ordner Vorgeschlagene Kontakte auch eigene Kontakte erstellen, was aber nur als Vorschlag ratsam ist. Um einen Kontakt von Grund auf neu zu erstellen, wählt man zuerst, links unten, das Modul Kontakte (in der Abb. die Nr. 1), markiert dann den Ordner Kontakte (in der Abb. die Nr. 2) und betätigt die Schaltfläche Neuer Kontakt (in der Abb. die Nr. 3). Damit öffnet sich ein Feld zur Eingabe der Daten. 1

2 2 Outlook Schulung Andreas Todt Abbildung 1 - Kontakt erstellen Bei dem Namen, den Telefonnummern sowie der Adresse nutzen Sie bitte die kleinen Eingabefelder, welche man mit einem Klick auf die entsprechenden Buttons erhält. Eine gut geführte Kontaktdatei lässt sich beispielsweise auch bei der Erstellung von Serienbriefen, bei der Versendung von SMS, bzw. für das Telefonieren und Faxen per PC verwenden. Abbildung 2 - Schaltfläche Namen eintragen 2

3 3 Outlook Schulung Andreas Todt Abbildung 3 - Feld zum Eintragen der Adressdaten 1.1 Kontakterstellung per erhaltener Visitenkarte Ein Kontakt kann praktischerweise auch aus einer erhaltenen Mail oder einer angehängten Visitenkarte erstellt werden. Dazu macht man auf der geöffneten Mail einen Rechtsklick auf die Absenderadresse und wählt im Kontextmenü dann zu Outlook-Kontakte hinzufügen. Eine erhaltene Visitenkarte wird zuerst per Doppelklick geöffnet (sie kann in diesem Zug ergänzt werden) und anschließend über die Schaltfläche Speichern & schließen auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Aktionen gespeichert. Möchte man einen Kontakt aus einem vorgeschlagenen Kontakt erstellen, so verwendet man dazu die Schaltfläche Verschieben oder man zieht diesen Kontakt einfach mit Hilfe der linken Maustaste in den Ordner Kontakte (siehe Abbildung unten). Vor- oder nachher wird dieser natürlich noch entsprechend ergänzt. 3

4 4 Outlook Schulung Andreas Todt Abbildung 4 -einen Kontakt verschieben 1.2 Kontaktdetails verwenden Der Anwender hat die Möglichkeit zu den entsprechenden Personen in den Kontaktdaten viele verschiedene Informationen zu hinterlegen. Inwieweit das sinnvoll ist, muss jeder für sich selbst entscheiden. Es besteht immer die Gefahr des Daten-Diebstahls durch böse Kollegen oder Hacker. So wird eine nützliche, über Jahre aufgebaute Datenbank im Handumdrehen zum Wertobjekt. Abbildung 5 - Kontaktdetails 4

5 5 Outlook Schulung Andreas Todt Mit einem Klick auf die Schaltfläche Details auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Anzeigen erhält man eine weitere Seite zu den Kontaktdaten. Hier können dann weitere Angaben gemacht werden. So werden im Bereich Notizen alle möglichen Angaben frei hinterlegt. In der erwähnten Gruppe Anzeigen befindet sich noch die Schaltfläche Alle Felder. Über diese Schaltfläche kann man sich alle erstellten Abbildung 6 - Alle Felder Angaben anzeigen lassen. Laut Microsoft soll man die Angaben in dieser Ansicht auch noch ändern oder ergänzen können. Bei mir hatte ich jedoch auf einige Felder, wie z.b.: auf Straßennamen, keinen Schreibzugriff. Tipp: Bei aller Verehrung für die Technik, sensible Daten können auch sehr sicher auf altmodische Weise, beispielsweise in einem unscheinbaren Notizbuch, aufbewahrt werden. Eine eigene Visitenkarte erstellen und versenden Hier lernen Sie wie Visitenkarten unter Outlook 2010 erstellt, gestaltet und versendet werden. 5

6 6 Outlook Schulung Andreas Todt Man kann mit Outlook eine eigene Visitenkarte erstellen und diese dann im Anhang seiner s mit versenden. Das ist eine durchaus praktische Sache und mehr als bloße Höflichkeit. Der Kunde kann auf diese Weise immer auf Ihre vollständigen Kontaktdaten zugreifen. Abbildung 7 - Visitenkarte bearbeiten Um eine eigene Visitenkarte zu erstellen, muss zuerst ein Kontakt mit den eigenen Adressdaten erstellt werden. Im Anschluss öffnet man das Feld Visitenkarte bearbeiten indem man im Feld Kontakt auf die Visitenkarte doppelklickt oder in der Gruppe Optionen die Schaltfläche Visitenkarte betätigt. Jetzt kann man seine Visitenkarte optisch gestalten. Positionieren Sie das Bild, legen einen eigenen (dezenten!) Hintergrund fest, löschen überflüssige Informationen und gestalten die Schrift. Eine Visitenkarte ist auch innerhalb einer Mail Ihr Aushängeschild. Sie ist in jedem Fall ein Werbeträger und sollte in angemessener Weise auf Sie aufmerksam machen. In den meisten Fällen ist ein weniger an Gestaltung auch ein Gewinn an Seriosität, die Standardvariante aber immer ein Verlust am Wiedererkennungswert. 6

7 7 Outlook Schulung Andreas Todt Abbildung 8 - Visitenkarte einfügen Eine Visitenkarte wird über die Schaltfläche Visitenkarte einfügen an eine angehängt. Man kann sie aber auch sehr praktisch an die Signatur koppeln. 1.3 Kontaktgruppen (ehemalige Verteilerlisten) In Outlook 2010 werden die ehemaligen Verteilerlisten als Kontaktgruppen bezeichnet. Eine solche Kontaktgruppe zu erstellen ist eine kinderleichte Sache. Man befindet sich im Outlook-Modul Kontakte und betätigt auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu die Schaltfläche Neue Kontaktgruppe. Damit öffnet sich das Dialogfeld Unbenannt Kontaktgruppe. Auf ihm wird zunächst ein Name für die Kontaktgruppe festgelegt. Im Anschluss betätigt man in der Gruppe Mitglieder die Schaltfläche Mitglieder hinzufügen und wählt den Ort der vorhandenen Kontakte aus. Das wird sicherlich Aus Outlook-Kontaktdaten sein. 7

8 8 Outlook Schulung Andreas Todt Abbildung 9 - Kontaktgruppe erstellen Damit erhält man das Feld Mitglieder auswählen: Kontakte. Auf ihm werden die benötigten Kontakte per Doppelklick zuerst in die untere Zeile übernommen und im Anschluss mithilfe des Buttons OK der Kontaktgruppe hinzugefügt. Der Gruppe kann man jederzeit weitere Kontakte hinzufügen oder auch entfernen. Abbildung 10 - Mitglieder auswählen 8

9 9 Outlook Schulung Andreas Todt Werden im nachhinein von einigen Kontakten die Daten geändert, so müssen diese dann über die Schaltfläche Jetzt aktualisieren in die Kontaktgruppe übernommen werden. Abbildung 11 - vorhandene Kontaktgruppe bearbeiten Hinweis: Werden einzelne Kontakte gelöscht, so verbleiben sie dennoch in der Kontaktgruppe. Auch die Schaltfläche Jetzt aktualisieren ändert nichts daran. Man muss sie über die Schaltfläche Mitglied entfernen aus der Kontaktgruppe löschen. 9

10 10 Outlook Schulung Andreas Todt 1.4 Kontakte verwenden, , Telefonanruf, Serienbrief Versenden einer Mail Abbildung 12 - Kontakte für verwenden Die Kontakte können in vielfältiger Weise genutzt werden. Je umfangreicher und detaillierter sie sind, um so nützlicher wird die angelegte Datenbank. Grundsätzlich werden sie zuerst einmal zum Versenden von s genutzt. Dabei kann es durchaus eine praktische Sache sein, eine Mail aus dem Ordner Kontakte heraus zu schreiben. Dazu markiert man den gewünschten Kontakt per Mausklick und betätigt anschließend in der Gruppe Kommunizieren die Schaltfläche - Nachricht. Damit wird das Feld zum Erstellen einer Mail geöffnet und die Adresse steht gleich am richtigen Platz. Auf diese Weise kann man zuerst die betreffende Person in der günstigen Visitenkarten-Ansicht heraussuchen und die Mail dann individuell und persönlich gestalten. 1.5 Serienbrief Der Anwender kann die Kontakte zum Erstellen von Serienbriefen (Seriendruck) in MS Word nutzen. Dazu markiert er die entsprechenden Personen (bei gedrückter Strg-Taste die betreffenden Visitenkarten nacheinander anklicken oder passender Weise eine Kontaktgruppe auswählen). Anschließend wählt man in der Gruppe Aktionen den Seriendruck und erhält das Dialogfeld Kontakte zusammenführen. Man macht die erforderlichen Angaben, betätigt den Button OK und kann das soeben geöffnete Word-Dokument gestalten. 10

11 11 Outlook Schulung Andreas Todt Abbildung 13 - Kontakte zusammenführen 11