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1 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de Ausgabe / Stand Mai 2010

2 2 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de Inhaltsverzeichnis Bekanntmachungsassistent 4 1 Assistent starten Schritt 1 3 Schritt Schritt Schritt Schritt Schritt Bekanntmachung... ändern 18 9 Bekanntmachung... zwischenspeichern 19 Index 20

3 Kapitel I

4 4 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de 1 Bekanntmachungsassistent Mit dem Bekanntmachungsassistenten können Vergabestellen direkt Bekanntmachungen auf der Bekanntmachungsplattform einstellen. Hierzu steht eine vereinfachte Oberfläche zur Verfügung, mit der die Vergabestelle in einzelnen Schritten bis zur Veröffentlichung der Bekanntmachung geführt wird. Mit dem Bekanntmachungsassistenten können neben den bekannten Formularen der Formularbibliothek der Plattform auch eigene Formulare oder Dateiformate genutzt werden. Somit können auch Bekanntmachungen eingestellt werden, für die die bisherigen Formulare nicht ausgelegt waren, zum Beispiel Gutachterleistungen, Interessenbekundungsverfahren oder Bekanntmachungen mit Anhängen

5 Bekanntmachungsassistent Assistent starten Nach dem Login auf der Plattform stehen Ihnen als Publikationsmandant die Reiter Bekanntmachungen und Vergabeinfo zur Verfügung. Um den Bekanntmachungsassistenten zu starten, wählen Sie im Aktionen- Menü den Punkt Bekanntmachungsassistent starten und Klicken dann auf OK.

6 6 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de

7 Bekanntmachungsassistent Schritt 1 Im ersten Schritt werden Sie auf die Arbeitsweise des Assistenten hingewiesen. Klicken Sie in der Fußzeile des Assistenten auf die Schaltfläche Weiter...

8 8 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de 1.3 Schritt 2 Im zweiten Schritt erfassen Sie die Grundinformationen zu der neuen Bekanntmachung. Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt bzw. ausgewählt werden. 1.Erfassen Sie für die neue Bekanntmachung die Vergabenummer, die Beschreibung der Leistung. 2.Wählen Sie die Vergabeordnung und das gewünschte Vergabeverfahren aus für die Bekanntmachung aus. 3.Legen Sie fest, ob eine Unterteilung in Lose vorgesehen ist und ob Nebenangebote zulässig sind. Falls Sie keine ausführlichen Termine und Fristen definieren möchten, da diese zum Beispiel in dem von Ihnen verwendeten Formular bereits erfasst sind, kreuzen Sie bitte im unteren Bereich des Assistenten die Option Bekanntmachung nur auf Vergabeplattform Berlin... an

9 Bekanntmachungsassistent 9 Mit Aktivierung dieser Option legen Sie nur fest in welchem Zeitraum die Bekanntmachung angezeigt wird. Hierzu müssen Sie bei beiden Feldern ein Datum eintragen, oder aus einem Kalender auswählen. Die Schaltfläche Weiter wird erst aktiv, wenn alle notwendigen Angaben ausgefüllt sind. Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Option Bekanntmachung nur auf Vergabeplattform Berlin... aktiviert haben, entfällt der Schritt 4 im Bekanntmachungsassistenten 12, da Sie keine weiteren Termine mehr definieren müssen.

10 10 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de 1.4 Schritt 3 In dritten Schritt können Sie optional einen oder mehrere CPV-Code(s) erfassen. CPV-Codes werden mit einem Mausklick vom rechten in das linke Fenster übernommen und sind damit dann zugewiesen. Klicken Sie auf das Ordner- Symbol, so werden untergeordnete CPV-Codes angezeigt. CPV-Code als Text suchen

11 Bekanntmachungsassistent 11 Im Feld Suche kann auch immer nach einem Textbegriff wie zum Beispiel Beton gesucht werden. Diese Suche ist wesentlich schneller, als die Suche mit der Maus und durch aufklappen der CPV-Struktur. Hierzu tragen Sie den Begriff in das Feld Suche ein und Klicken auf OK. CPV-Code entfernen Um einen zugewiesenen CPV-Code wieder aus der aktuellen Vergabe zu entfernen, klicken Sie diesen im linken Fenster (Zugewiesene...) erneut an. Er wird dann von dort entfernt. Details zum Thema CPV finden sie hier: Sind alle Zuordnungen erfolgt, klicken Sie in der Fußzeile des Assistenten auf die Schaltfläche Weiter...

12 12 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de 1.5 Schritt 4 Im vierten Schritt erfassen Sie die notwendigen Termine. Dies ist nur dann erforderlich, wenn Sie im zweiten Schritt 8 die Option Bekanntmachung nur auf Vergabeplattform Berlin... nicht aktiviert haben. Erfassen alle in der Maske erforderlichen Termine. Diese können je nach Verfahren unterschiedlich sein. Mit dem Termin Anzeigen ab legen Sie fest ab welchem Termin die Bekanntmachung auf der Bekanntmachungsplattform angezeigt werden soll. Mit dem Termin Anzeigen bis legen Sie fest bis zu welchem Termin die Bekanntmachung auf der Bekanntmachungsplattform angezeigt werden soll. Sie können alle Termine frei in die Felder eintragen oder über einen Auswahlkalender anzeigen. Sind alle Datumsfelder erfasst, klicken Sie in der Fußzeile des Assistenten auf die Schaltfläche Weiter

13 Bekanntmachungsassistent Schritt 5 Im fünften Schritt ordnen Sie das eigentliche Bekanntmachungsformular zu. Dieses kann entweder von Ihrem Computer direkt hochgeladen oder aber aus der Formularbibliothek der Plattform übernommen und bearbeitet werden. Nach der Zuordnung und Bearbeitung des Bekanntmachungsformulares werden in diesem Schritt zusätzlich Bekanntmachungsorgane zugeordnet, wenn die Bekanntmachung an andere Plattformen wie zum Beispiel Bund.de verschickt werden soll. Formular hochladen Mit dem Bekanntmachungsassistenten können Sie eigene Dokumente als Bekanntmachungen veröffentlichen. In diesem Fall füllen Sie das entsprechende Dokument auf Ihrem Arbeitsplatz aus und laden es dann auf die Plattform. Dies erfolgt mit Klick auf das Symbol.

14 14 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de Es öffnet sich ein entsprechendes Fenster in dem Sie im unteren linken Bereich mit Klick auf Hinzufügen ein Dokument auswählen und hochladen können. Formular aus Bibliothek Auf der Plattform sind bereits Bekanntmachungsformulare zum Beispiel der ABAU als PDF in einer Formularbibliothek hinterlegt. Diese können ausgewählt, ausgefüllt und dann für die Bekanntmachung genutzt werden. Dies erfolgt mit Klick auf das Symbol

15 Bekanntmachungsassistent 15 Formular bearbeiten bzw. ausfüllen Haben Sie ein Formular aus der Formularbibliothek zugeordnet, müssen Sie dieses noch ausfüllen. Dies erfolgt mit Klick auf das Symbol. Formular löschen Haben Sie aus Versehen das falsche Formular zugeordnet oder hochgeladen, so können Sie dieses wieder löschen. Die erfolgt mit Klick auf das Symbol. Bekanntmachungsorgan zuordnen

16 16 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de Soll die Bekanntmachung nicht nur auf der Bekanntmachungsplattform sondern auch auf anderen Bekanntmachungsseiten wie zum Beispiel Bund.de erscheinen, so ordnen Sie nun ein Bekanntmachungsorgan zu. Dies erfolgt mit Klick auf das Symbol. Wählen Sie das oder die gewünschten Bekanntmachungsorgane aus der Liste aus. Dies erfolgt mit Klick auf das Symbol. Unter dem Bekanntmachungsformular, wird dann das zugeordnete Bekanntmachungsorgan angezeigt. Bekanntmachungsorgan löschen

17 Bekanntmachungsassistent 17 Haben Sie aus Versehen das falsche Bekanntmachungsorgan zugeordnet oder hochgeladen, so können Sie dieses wieder löschen. Die erfolgt mit Klick auf das Symbol. 1.7 Schritt 6 Im sechsten Schritt erhalten Sie eine Art Zusammenfassung. Es sind nun alle Angaben vollständig, die Bekanntmachung ist angelegt aber noch nicht auf der Bekanntmachungsplattform veröffentlicht. Mit Klick auf Veröffentlichen wird die Bekanntmachung ab dem gewählten Datum auf der Bekanntmachungsplattform veröffentlicht. Das Datum haben Sie im Schritt 2 8 oder im Schritt 4 12 erfasst. Haben Sie im Schritt 5 13 Bekanntmachungsorgane zugeordnet, so wird die Bekanntmachung automatisch auch an alle Bekanntmachungsorgane verschickt.

18 18 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de 1.8 Bekanntmachung ändern Sie können eine erstelle Bekanntmachung über den Assistenten wieder ändern. Klicken Sie hierzu auf das Symbol in der Liste der Bekanntmachungen und wählen im Menü dann Bekanntmachungen aus

19 Bekanntmachungsassistent Bekanntmachung zwischenspeichern Sie können zu jederzeit eine Bekanntmachung zwischenspeichern, wenn Sie hierzu Daten ab dem zweiten Schritt 8 erfasst haben. Klicken Sie hierzu in der Fußzeile des Assistenten auf Schließen. Es erscheint nun ein Fenster indem Sie die weiteren Aktionen bestimmen können. Klicken Sie auf Verwerfen, wenn Sie die Bekanntmachung nicht speichern und damit alle bisherigen Eingaben löschen möchten. Klicken Sie auf Zwischenspeichern, wenn Sie die Bekanntmachung zwischenspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten möchte. Mit Klickt auf Abbrechen können Sie weiterarbeiten.

20 20 Vergabeplattform vergabeplattform.berlin.de Index - A - Anzeigen ab 12 Anzeigen bis 12 Assistent starten 5 - B - Bekanntmachung 12 Bekanntmachung ändern 18 Bekanntmachung nur auf Vergabeplattform Berlin 12 Bekanntmachung veröffentlichen 17 Bekanntmachung versenden 17 Bekanntmachung zwischenspeichern 19 Bekanntmachungen 5 Bekanntmachungsassistent starten 5 Bekanntmachungsassistenten 5 Bekanntmachungsorgane 17 Bekanntmachungsplattform 17 Bekanntmachungsseiten 13 Bekanntmachunsformular 13 Bund.de 17 - C - - T - Termin 12 - V - veröffentlichen 17 Verwerfen 19 - Z - Zusammenfassung 17 Zwischenspeichern 19 CPV-Code 10 CPV-Code als Text suchen 10 CPV-Code entfernen 10 - F - Formularbibliothek 13 - P - Publikationsmandant 5 - S - Schließen 19

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