JADE NRW. Benutzerleitfaden JADE NRW. für Haushaltsplan-Planschule

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1 JADE NRW Benutzerleitfaden JADE NRW für Haushaltsplan-Planschule

2 JADE NRW Grundlegende Dokumentinformationen Projekt Titel JADE NRW Benutzerleitfaden JADE NRW Datum Dokument Benutzerleitfaden_Haushaltsplan_Planschule_JADE_NRW.doc Düsseldorf Seite 2

3 Gliederung 1 EINLEITUNG 4 2 ERSTE SCHRITTE AUFRUFEN DER STARTSEITE HAUSHALTSPLAN-PLANSCHULE INSTALLATION DES FFW-FILLERS FFW-FILLER EINSTELLUNGEN 8 3 ANTRAGSBEARBEITUNG AUFRUF ANTRAG ERKLÄRUNG MENÜLEISTE HERUNTERLADEN DES ANTRAGES ANTRAGSERFASSUNG IN DER OFFLINE-KOMPONENTE FFW-FILLER MENÜLEISTE IM FFW-FILLER BEARBEITEN DES ANTRAGES VERWALTEN DER ANLAGEN HOCHLADEN DES AUSGEFÜLLTEN ANTRAGSFORMULARS DRUCKEN DES ANTRAGES DRUCKEN EINES BEARBEITETEN ANTRAGES DRUCKEN EINES LEEREN ANTRAGES 21 Düsseldorf Seite 3

4 1 Einleitung Dieses Dokument beinhaltet eine detaillierte Beschreibung über die Handhabung mit der Fachanwendung JADE NRW, mit deren Hilfe Sie eine Haushaltsplan-Planschule Ihrer Ersatzschule erstellen und versenden können. Für die Benutzung von JADE NRW benötigen Sie einen Zugang zum Internet, einen aktuellen Browser (z. B. Internet Explorer, Mozilla Firefox) und die Software FormsForWeb Filler (siehe Kapitel 2.2). Ziel dieser Fachanwendung ist die Ablösung der JADE Excel Datei. Die Anwendung beinhaltet die Struktur und das Layout aus der bekannten JADE Excel Version. Daher ist auch ein gewisser Wiedererkennungswert vorhanden. In der Haushaltsplan-Planschule können Schulträger ausschließlich mit dem FFW-Filler (FormsForWeb Filler) den Antrag offline bearbeiten, online betrachten, ausdrucken und dem Prüfer zur Prüfung postalisch zusenden. Düsseldorf Seite 4

5 2 Erste Schritte 2.1 Aufrufen der Startseite Haushaltsplan-Planschule Für den Zugang zu JADE geben Sie in Ihrem Internet-Browser folgenden Link in die Adressleite ein: Abbildung 1: Startseite JADE Düsseldorf Seite 5

6 Gehen Sie auf den Link Haushaltsplan-Planschule : Abbildung 2: Aufruf Startseite Haushaltsplan-Planschule Sie gelangen anschließen auf die Startseite der Haushaltsplan-Planschule: Abbildung 3: Ansicht Startseite Haushaltsplan-Planschule 2.2 Installation des FFW-Fillers Folgende Installationshinweise wurden aus dem FFW-Filler Benutzerhandbuch übernommen. Düsseldorf Seite 6

7 Für die Installation der Anwendung FormsForWeb Filler benötigen Sie auf Ihrem Rechner mindestens Windows 2000 oder XP als Betriebssystem, 15 MB freien Festplattenspeicher und 128 MB Hauptspeicher. Laden Sie sich die Datei FFWFiller_Setup.exe auf der Startseite Haushaltsplan-Planschule des Internet-Formularservers ( herunter: Abbildung 4: Startseite Zur Installation öffnen Sie die aktuelle FFWFiller_Setup.exe Datei und folgen den Anweisungen. Bitte beachten Sie, dass Sie den Lizenzbedingungen zustimmen müssen, um die Installation erfolgreich abschließen zu können. Als Zielverzeichnis für die Installation wird Ihnen C:\Programme\FormsForWeb vorgeschlagen. Wir empfehlen, dieses Verzeichnis beizubehalten. Das Setup-Programm fügt Ihrem Desktop ein Symbol für den FormsForWeb Filler 2.5 hinzu und erstellt im Ordner Programme einen neuen Ordner mit dem Namen FormsForWeb. Sie können diesen Ordner jedoch umbenennen bzw. einen bereits bestehenden Ordner auswählen. Die Installation läuft automatisch ab. Sie erhalten eine Meldung, wenn sie abgeschlossen ist. Zur Installation werden lokale Administrationsrechte benötigt. Zum Öffnen der Anwendung Düsseldorf Seite 7

8 sind normale Benutzerrechte ausreichend FFW-Filler Einstellungen Wird ein Proxyserver bei Ihnen im Haus verwendet, so müssen Sie die Proxy-Einstellungen ihres Browsers in den FFW-Filler übernehmen. Hierzu gehen Sie in die Einstellungen des Browsers (am Beispiel des Internet Explorers 6.0) und kopieren die notwendigen Einträge heraus. Gehen Sie zunächst in die Internetoptionen: Abbildung 5: Extras Internetoptionen Und anschließend im Reiter Verbindungen auf die Schaltfläche Einstellungen : Abbildung 6: Internetoptionen Düsseldorf Seite 8

9 Dort wird folgendes Fenster gezeigt: Abbildung 7: Einstellungen für lokales Netzwerk (LAN) Dieses Fenster kann geöffnet bleiben. Nun öffnen Sie den FFW-Filler und führen den Menübefehl Extras Einstellungen aus. Abbildung 8: Filler Einstellungen Sie sehen die FormsForWeb Filler Einstellungen: Abbildung 9: FormsForWeb Filler Einstellungen Bitte aktivieren Sie die Auswahlbox Über Proxy-Server verbinden und gehen zurück zu Düsseldorf Seite 9

10 dem geöffneten Fenster des Internet Explorers: Abbildung 10: Proxy Einstellungen Internet Explorer Dort kopieren Sie die Adresse in Name des Proxy-Servers und den Port in Port des Proxy- Servers : Abbildung 11: FormsForWeb Filler Einstellungen Anschließend können Sie die Änderungen im FFW-Filler übernehmen und mit OK bestätigen. Ebenso können Sie das Fenster vom Internet Explorer schließen. Düsseldorf Seite 10

11 3 Antragsbearbeitung Nach der Installation vom FFW-Filler (Kapitel 2.2) kann die Bearbeitung des Antrages begonnen werden. 3.1 Aufruf Antrag Öffnen Sie den Antrag Haushaltsplan-Planschule auf der Startseite Haushaltsplan- Planschule : Abbildung 12: Startseite JADE Die gelangen dann direkt in den Antrag Haushaltsplan-Planschule : Abbildung 13: Antrag Haushaltsplan-Planschule Düsseldorf Seite 11

12 3.2 Erklärung Menüleiste Die Menüleiste beschreibt das Menü über dem Online-Formular im Internet-Browser. Abbildung 14: Menüleiste Folgende Schaltflächen stehen dem Schulträger zur Verfügung: : Schließen : Drucken : Speichern : Formular-Paket herunterladen : Dateien anhängen oder entfernen : Vergrößern : Verkleinern 3.3 Herunterladen des Antrages In der Menüleiste finden Sie eine Schaltfläche Formular-Paket herunterladen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Antragsformular mit Anhang auf Ihren Rechner herunterzuladen: Abbildung 15: Antrag JADE Herunterladen Formularpaket Düsseldorf Seite 12

13 Es erscheint nun unterhalb der Menüleiste ein Link, der das Herunterladen des Formulars bereitstellt. Der Link trägt den Namen des Formulars erweitert um.ffwp, zum Beispiel Antragsformular2009Haushaltsplan-Planschule.ffwp. Klicken Sie auf diesen Link: Abbildung 16: Bereitstellung Formularpaket Nun erscheint eine Dialogbox, in der Sie festlegen müssen, an welchem Ort in ihrem Dateisystem das Formular gespeichert werden soll. Das kann zum Beispiel ihr Desktop sein. Das Aussehen dieser Dialogbox kann in Abhängigkeit von Ihrem Webbrowser variieren. Abbildung 17: Dateidownload Nach den erfolgreichen Speichern der Datei können Sie das Formular beenden. Mit dem Haus-Symbol in der Menüleiste: oder der Beenden -Schaltfläche: Abbildung 18: Beenden über Haus-Symbol Düsseldorf Seite 13

14 Abbildung 19: Beenden Schaltfläche Danach können Sie den Browser verlassen bzw. schließen. 3.4 Antragserfassung in der Offline-Komponente FFW-Filler Öffnen Sie das von ihnen zuvor heruntergeladene Formular-Paket. Die Datei finden Sie an den von Ihnen gewählte Ort (siehe Kapitel 3.3): Abbildung 20: Filler Ansicht Düsseldorf Seite 14

15 3.4.1 Menüleiste im FFW-Filler Folgende Schaltflächen sind für die Antragserfassung im FFW-Filler wichtig: : Speichern : Verkleinern : Vergrößern : Dateien anhängen oder entfernen : Formularpaket hochladen Bearbeiten des Antrages Nun können Sie den Antrag im FFW-Filler bearbeiten: Abbildung 21: Antragsbearbeitung im FFW-Filler Düsseldorf Seite 15

16 Über den Menübefehl Datei Speichern oder über Diskettensymbol in der Symbolleiste können Sie ihren Stand regelmäßig abspeichern. Mit Hilfe der Lupe können Sie die Ansicht des Formulars verkleinern oder vergrößern Verwalten der Anlagen Sie finden in den Anlagen eine Excel Datei, die zur weiteren Bearbeitung des Antrages benötigt wird. Über das Symbol Anlage anzeigen 1 können Sie sich die Anlagen anzeigen lassen. Es erscheint das Fenster Anlagen anzeigen. Wählen Sie eine Anlage aus, indem Sie das Kästchen 2 aktivieren: Abbildung 22: Anlagen anzeigen und bearbeiten Anschließend können Sie diese Anlage auf Ihrer Festplatte speichern in dem Sie auf Exportieren 3 gehen. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben, die Datei in einem Ordner abzulegen. Düsseldorf Seite 16

17 Abbildung 23: Ordnerauswahl für Speicherung der Anlage Bevor Sie diese wieder importieren, müssen Sie die bestehende Anlage löschen, die Sie zuvor heruntergeladen haben. Aktivieren Sie hierfür das Kästchen (siehe 2) vor der Anlage, und gehen dann auf Löschen 4. Um die bearbeitete Anlage zu importieren müssen Sie auf die drei Pünktchen gehen (siehe auch 5 in Abbildung 23): Abbildung 24: Anlage hinzufügen Es öffnet sich ein Fenster, in dem sich die Möglichkeit haben, die gewünschte Anlage aus Ihrem Dateisystem auszuwählen: Abbildung 25: Auswahl Anlage zum Hinzufügen Düsseldorf Seite 17

18 Mit Öffnen fügen Sie diese Datei hinzu und bestätigen es mit Hinzufügen : Abbildung 26: Anzeigen der Anlagen Mit OK verlassen Sie die Ansicht. Es dürfen bis zu zehn Anlagen hinzugefügt werden. Jedoch dürfen keine Anlagen mit Umlauten oder Sonderzeichen verwendet werden. Erlaubt sind: -, _ und Leerzeichen Düsseldorf Seite 18

19 3.5 Hochladen des ausgefüllten Antragsformulars Sobald Sie den Antrag komplett ausgefüllt haben, können Sie ihn aus dem FFW-Filler heraus auf den Internet-Formularserver hochladen. Dazu führen Sie den Menübefehl Formular Formularpaket hochladen aus, oder klicken in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Formular hochladen : Abbildung 27: Formularpaket hochladen Bitte bestätigen Sie alle anschließenden Sicherheitshinweise. Anschließend öffnet sich ein Browserfenster, in dem das hochgeladene Formular zur Betrachtung angezeigt wird: Abbildung 28: Hochgeladener Antrag Düsseldorf Seite 19

20 3.6 Drucken des Antrages Sie haben die Möglichkeit einen Ausdruck auf zweifach verschiedener Art zu erstellen Drucken eines bearbeiteten Antrages Sie können als erste Möglichkeit, nachdem Sie das Formular zur Betrachtung hochgeladen haben, den ausgefüllten Antrag auszudrucken: Abbildung 29: Antrag Drucken Es erscheint dann unter der Menüleiste ein Link, wo der Antrag in Form einer PDF-Datei zur Verfügung gestellt wird. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie einen PDF-Reader haben: Abbildung 30: Link Ausdruck Düsseldorf Seite 20

21 3.6.2 Drucken eines leeren Antrages Die zweite Möglichkeit wird Ihnen bei Aufruf des Antrages zur Verfügung gestellt. Abbildung 31: Ausdruck direkt aus dem Formular Über den Button Drucken in der Menüleiste können Sie einen Ausdruck vom Antrag mit den vorgefüllten Kern- und Stammdaten ausdrucken. Diese ist nur möglich, bevor der Antrag heruntergeladen wurde. Düsseldorf Seite 21