-Abwesenheitsnachricht einrichten

Transkript

1 -Abwesenheitsnachricht einrichten Inhalt 1. Abwesenheitsnachricht erstellen Textbaustein Nachricht Filter für die automatische Benachrichtigung erstellen Filter-Definition Aktionen Abwesenheitsassistenten ein- und ausschalten Nachricht verändern über die Favoriten über den Filter über die Suche Technische Hinweise / Einschränkungen Um bei einer Abwesenheit Ihre Kunden über ev. Stellvertreter zu informieren, steht Ihnen die Funktion Regelassistent und Filter für den Posteingang zur Verfügung. Dabei geht es um die Definition von Regeln und Aktionen, welche beim Eingang eines s automatisch durchgeführt werden sollen. Welche Information mittels Textbaustein oder Mail-Nachricht Sie versenden, definieren Sie innerhalb der SOL-IT Cubes. Stand, Jänner 2017

2 1. Abwesenheitsnachricht erstellen Eine Abwesenheitsnachricht kann als ein Textbaustein oder als eine -Nachricht erstellt werden. Der Vorteil einer -Nachricht besteht darin, dass sie formatiert werden kann Textbaustein Ein neuer Textbaustein für eine Abwesenheitsnachricht wird im Hauptfenster des SOL-IT dmscube (Dokumentenmanagement) über die Schaltfläche Neu erstellt. Im Register Allgemein können Sie unter anderem, wie in unserem Beispiel zu sehen ist, ein Kürzel und die Bezeichnung vergeben. Anschließend klicken Sie auf, um die Einträge zu speichern. 2

3 Im Register Text wird der Inhalt Ihrer Abwesenheitsnotiz angegeben. Tipp: Eingabe einer Signatur, da diese nicht automatisch befüllt wird. Speichern Sie anschließend den erstellten Textbaustein über. Hinweis: Damit Sie Ihren Textbaustein immer griffbereit haben, können Sie diesen beispielsweise in Ihrem Favoriten ablegen. Dies erfolgt über das Symbol, direkt aus dem Textbaustein-Formular. Wenn der Textbaustein nicht gleich sichtbar wird, soll auf Aktualisieren geklickt werden. Folgendes Video kann Sie bei der Erstellung vom Textbaustein zusätzlich unterstützen: Abwesenheitsassistent Teil 1 Textbaustein erstellen. 3

4 Nachricht Wenn Sie Ihre Abwesenheitsnotiz beispielsweise formatieren wollen, dann empfehlen wir Ihnen dafür eine -Nachricht zu erstellen. Sobald der Inhalt der Nachricht erstellt wurde, speichern Sie diese als Vorlage. Dies erfolgt über Als Vorlage speichern, zu welchen Sie über den kleinen Pfeil neben Speichern und Schließen gelangen. Die gerade erstellte -Vorlage ist im SOL-IT cube, im Ordner Vorlagen zu finden. Hinweis: Diese Vorlage können Sie ebenfalls in den Favoriten ablegen, damit Ihnen diese für die Änderungen griffbereit zur Verfügung steht. 4

5 2. Filter für die automatische Benachrichtigung erstellen Nachdem Sie die Vorlage für Ihre Abwesenheitsnotiz erstellt haben, müssen Sie im nächsten Schritt einen Filter dafür anlegen, welcher automatisch an den Absender eine E- Mail-Nachricht versenden wird. Die einfachste Möglichkeit, einen neuen Filter zu definieren, erfolgt direkt im Posteingang. Wählen Sie im rechten Mausmenü die Option -Filter ausführen. In diesem Fenster werden alle Globalen Filter (des Administrators) angezeigt, jedoch nur zur Ansicht die Filter aller meiner Konten (also des aktuellen Benutzers) angezeigt Über das Symbol Neu erstellen Sie einen neuen. 5

6 Jedem Filter werden meist eine einheitliche, firmenspezifische Bezeichnung und eine Beschreibung gegeben (z.b. Automatische Benachrichtigung: Abwesenheit ) Filter-Definition Die einzelnen Filter werden im Register Filter definiert. Zuerst legen Sie fest, wann eine bestimmte Aktion durchgeführt werden soll. Der erste Schritt ist, über das Symbol eine neue Bedingungen hinzufügen. Als nächstes wählen Sie, welche Information für die Ausführung vom Filter entscheidend ist. Für eine Abwesenheitsnotiz sind folgende Einstellungen relevant: ID soll größer als 0 sein (siehe unten). Hinweis: Die hier gesuchte ID befindet sich mittig in der Parameterliste und ist nicht mit dem Parameter Absender / ID identisch! Tipp: Es gibt eine weitere Möglichkeit die Bedingung zu definieren: 6

7 Folgendes Video kann Sie bei der Erstellung vom Filter zusätzlich unterstützen: Abwesenheitsassistent Teil 2 Filter definieren Aktionen Mit der Aktion definieren Sie, was nach der Erfüllung der Regel erfolgen soll. Dafür definieren Sie im Register Aktionen die gewünschten Aktionen. Über den Pfeil, so wie unten gezeigt, ist Eine Abwesenheitsnotiz aus einer Vorlage retournieren auszuwählen. Hinweis: Es muss zwischen folgenden Aktionen unterschieden werden. Wenn die Aktion Eine Abwesenheitsnotiz aus einer Vorlage retournieren gesetzt wird, wird bei der Abwesenheit nur eine -Nachricht pro Tag an den gleichen Absender versendet. Wenn die Aktion Eine -Nachricht aus einer Vorlage retournieren gewählt wird, wird bei jeder empfangenen Nachricht eine Abwesenheitsnotiz versendet. Über die Lupe im Bereich Parameter können Sie nach Ihrer Abwesenheitsnotiz im Form eines Textbausteins oder -Vorlage suchen. Tipp: Falls Sie Ihre Abwesenheitsnotiz bereits in den Favoriten abgelegt haben, können Sie in der Suche auf die Favoriten wechseln. 7

8 Ansonsten steht Ihnen noch immer die übliche Suche über das Register Suchen zur Verfügung. So können Sie beispielsweise nach dem Textbaustein oder die - Vorlage suchen. Falls über die Nachrichten, die in Ihrer Abwesenheit ankommen, einer Ihrer Kollegen oder Kolleginnen Bescheid wissen sollen, können Sie diese auch mit seinem / ihrem 8

9 Posteingang verlinken. Dafür müssen Sie noch eine zusätzliche Aktion definieren. Die Aktion Nachricht im -Ordner verlinken ermöglicht das Ablegen des E- Mails im Posteingang Ihres Vertreters. Der entsprechende Posteingang wird unter Parameter angegeben (die Auswahl mehrerer Konten ist auch möglich). Hinweis: Diese Einstellung wird die Nachrichten aus Ihrem Posteingang nicht entfernen! Alle Nachrichten, die Sie empfangen, werden trotz Verlinkung in Ihrem Posteingang vorhanden sein. 9

10 Um den erstellten Filter zu aktivieren, wechseln Sie erneut aufs Register Allgemein. Die Aktivierung erfolgt über das Setzen eines Häkchens auf Filter ist aktiv. Hinweis: Optional kann auch ein Gültigkeitsbereich für den Filter ausgewählt werden. Damit müssen Sie sich nicht um die Aktivierung und Deaktivierung des Filters kümmern. 10

11 3. Abwesenheitsassistenten ein- und ausschalten Grundsätzlich wird ein Filter direkt beim -Eingang ausgeführt, wenn er aktiv ist. Der Filter kann einerseits bereits bei der Erstellung mit dem Setzen eines Häkchens aktiviert werden (siehe oben). Andererseits erfolgt die Aktivierung über die rechte Maustaste auf eine beliebige -Nachricht. Anschließend auf -Filter ausführen klicken. Dadurch wird das Fenster für die -Filter Verwaltung geöffnet. Den bereits erstellten Abwesenheitsfilter ( Automatische Benachrichtigung: Abwesenheit ) mit einem Doppelklick öffnen. Im neuen Fenster unter dem Register Allgemein ist ein Häkchen zu setzen. Zum Abschluss auf OK klicken. 11

12 4. Nachricht verändern Wenn z.b. das Datum oder die Stellvertreter im Textbaustein oder in der -Vorlage nicht mehr aktuell sind, können diese wie folgt geändert werden über die Favoriten Wenn sich Ihr Textbaustein in den Favoriten befindet, wird er mit einem Doppelklick zum Bearbeiten geöffnet. Nach dem Öffnen des Bearbeitungsfensters, kann der Inhalt der Abwesenheitsnotiz im Register Text geändert werden. Um die vorgenommene Änderungen zu speichern, klicken Sie anschließend auf über den Filter Über die rechte Maustaste auf ein beliebiges im Posteingang kann das Fenster für die Filter-Verwaltung geöffnet werden. Um die Vorlage zu ändern (es gilt für beides, den Textbaustein und für die -Vorlage), in der Spalte Parameter auf dem Pfeil neben der Lupe klicken und Öffnen auswählen. 12

13 Dadurch wird das Formular für die Bearbeitung des Textbausteines geöffnet. Damit Ihre Änderungen auch übernommen werden, speichern Sie diese anschließend über. Dies gilt auch für Ihre Abwesenheitsnotiz in Form einer E- Mail-Vorlage. 13

14 Hinweis: Wenn Sie die Änderungen über das Filter-Verwaltungsfenster durchführen, sollen Sie nach den Änderungen auf Abbrechen oder auf das X zu klicken. Ansonsten führen Sie die aktiven Filter aus! 14

15 4.3. über die Suche Nach dem Textbaustein können Sie selbstverständlich auch im SOL-IT dmscube über die Suche im linken Teil des Hauptfensters suchen. Geben Sie dafür die Bezeichnung des Textbausteins ein und starten Sie die Suche. Wie gewohnt wird ein Textbaustein mit einem Doppelklick geöffnet. Wie bereits in dieser Dokumentation beschrieben, können Sie über das Register Text den Inhalt Ihrer Notiz nach Bedarf anpassen. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern! Falls Sie andererseits Ihre Notiz als -Vorlage gespeichert haben, können Sie nach dieser im Modul suchen. Am schnellsten erfolgt die Suche über den Suchordner Vorlagen. Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Vorlage wird diese geöffnet und steht Ihnen bereit zur Bearbeitung. Nachdem Sie die Änderungen abgeschlossen haben, speichern Sie diese. 15

16 5. Technische Hinweise / Einschränkungen - Pro Absender wird nur eine Abwesenheits- pro Tag versendet (außer der Dienst CubesService wird am Server neu gestartet, dann beginnt der Zähler erneut von vorne). - Bei der Cubes-Version größer als werden Abwesenheitsnotiz-Mails an ALLE Absender gesendet. Ausgenommen davon sind s, welche als SPAM gekennzeichnet sind, hier erfolgt kein Abwesenheitsnotiz-Mail. Bei den Cubes Versionen vor : Es bekommen nur jene Absender eine Abwesenheitsnotiz-Mail, die auch in der Datenbank mit deren -Adresse als Adress-Datensatz erfasst sind. Um der Flut an SPAM- s und automatisierten Sammlung von qualifizierten -Adressen entgegenzuwirken, erhalten nur bekannte Absender-Adressen eine Abwesenheits-Nachricht. - Beim automatischen Antworten auf eine eingehende -Nachricht wird der Betreff einer Abwesenheitsnotiz aus "Abwesend: " und dem Originalbetreff der eingehenden -Nachricht zusammengesetzt. - Aus technischen Gründen ist der Empfang der Abwesenheitsnotizen bei GMX und GMail nicht möglich. 16