Anleitung zur Nutzung des zentralen Mailsystems der Fachhochschule Köln

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1 Anleitung zur Nutzung des zentralen Mailsystems der Fachhochschule Köln Kurzfassung Campus IT Service-Desk Tel.: 0221 / support@campus-it.fh-koeln.de

2 Inhaltsverzeichnis 1 Über das Dokument Starten und Anmelden Die Nutzeroberfläche Signatur erstellen Dateianhänge Unterordner anlegen und anderen zugänglich machen Adressbuch Weiterleiten von s und andere Filterregelungen Abwesenheitsnachricht Internet-Zugang zum Mailsystem Regelungen...7 Seite 2 von 7

3 1 Über das Dokument Dieses Dokument richtet sich an die Nutzer des zentralen Mailsystems der Fachhochschule Köln. Es ist als Kurzfassung geschrieben. Eine längere Fassung findet sich im Web-Auftritt der Campus IT. Dieses Dokument wird ggf. überarbeitet, wenn sich Änderungen oder Ergänzungen notwendig werden. Die aktuelle Fassung findet sich immer im Web-Auftritt der Campus IT. 2 Starten und Anmelden Das Mailsystem wird gestartet durch Klicken auf das Symbol Mozilla Thunderbird auf der Windows-Oberfläche. Danach ist das Passwort einzugeben. Es erscheint die Hauptseite mit der Ordnerstruktur, der Liste der s des ausgewählten Ordners und der Vorschau auf das ausgewählte . 3 Die Nutzeroberfläche Die Nutzer-Oberfläche besteht aus: Oben: Symbolleiste Oft genutzte Funktionen findet man als Schaltflächen in der Funktionen-Symbolleiste oben, direkt unterhalb des Hauptmenüs. Linker Rand: Konten-/Ordnerliste Struktur der vorhandenen Konten und Ordner Mitte: -Liste Die Liste zeigt Zeile für Zeile alle s, die sich im gewählten Ordner befinden. Unten: Vorschau In diesem Bereich des Fensters wird die ausgewählte Nachricht angezeigt. Die Aufteilung der 3 Bereiche lässt sich über das Menü Ansicht > Fensterlayout anpassen. 4 Signatur erstellen Ein Text kann erstellt werden, der ausgehenden s zugewiesen wird: die sogenannte Signatur. Die erste Signatur wird wie folgt erstellt: 1. Start links unten anklicken 2. Programme anklicken 3. Zubehör anklicken 4. Editor anklicken 5. Den gewünschten Text eingeben, z.b. 6. ***************************************************************** ** Fachhochschule Köln / Cologne University of Applied Sciences ** Susi Sorglos Raum X123 ** Betzdorferstr. 2 Tel.: xxxx ** D Köln mobil: +49 xxx xxxx xxxx ** FAX: xxxx ***************************************************************** Seite 3 von 7

4 7. Speichern im Ordner "F:/Eigene Dateien/Mailsignatur" Es wird empfohlen, einen solchen Ordner anzulegen. 8. Thunderbird öffnen und anklicken: Extras > Konten... Markieren des Kontos auf der linken Seite dem die Signatur zugewiesen werden soll. 9. Aktivieren des Kästchen Datei als "Signatur" anhängen. Dann klicken auf die Schaltfläche 10. Durchsuchen auf der rechten Seite und suchen Sie die Datei signatur.txt. Anschließend beenden der Konten-Einstellung durch OK. Die Signatur wird nun bei jeder neu verfassten automatisch eingefügt. Falls die Signatur später geändert werden soll, genügt es, die Textdatei signatur.txt anzupassen. 5 Dateianhänge Eine wurde verfasst und ein Anhang soll mit versendet werden: 1. Klicken auf die Schaltfläche "Anhang" 2. Es öffnet sich ein Dateiauswahl-Dialog 3. Die gewünschte Datei suchen und auswählen, bestätigen der Auswahl mit "Öffnen" 4. Im Verfassen -Fenster rechts wird eine Liste "Anhänge:" mit der angehängten Datei angezeigt. Falls ein Anhang aus der Liste wieder entfernt werden soll: klicken auf den zu entfernenden Anhang und die Taste Entf drücken. Seite 4 von 7

5 6 Unterordner anlegen und anderen zugänglich machen Für eine bessere Übersicht kann es hilfreich sein, zusätzliche eigene Unterordner anzulegen: 1. Rechtsklick auf den Ordner Posteingang 2. Klicken auf Neuer Ordner 3. Im ersten Feld den Namen des Ordners angeben 4. Im zweiten Feld den Namen des Ordners angeben, unter dem der neue Ordner erscheinen soll 5. Klicken auf ok Es ist ratsam, die Ordnerstruktur möglichst einfach zu halten. Es ist möglich, eigene Ordner auch anderen sichtbar und nutzbar zu machen wenden Sie sich bitte in so einen Fall an die Campus IT. 7 Adressbuch Die Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung und der meisten anderen Teilnehmer am system sind in einem zentralen Adressbuch enthalten. Für diese eingetragenen Personen funktioniert die automatische Vervollständigung in den Adressfeldern. Hierzu muss jedoch zunächst das LDaP-Adressbuch eingerichtet werden. 1. Klicken Sie in der Menüleiste Extras und dann Einstellungen an 2. Klicken Sie in dem folgenden Fenster oben das Symbol Verfassen an 3. Klicken Sie dann das Register Adressieren an 4. Setzen Sie ein Häkchen bei LDAP-Verzeichnisserver und klicken auf den Button Bearbeiten Seite 5 von 7

6 5. In dem folgenden Fenster auf den Button Hinzufügen klicken 6. Dort auf der Registerkarte Allgemein folgendes eingeben: 7. Anschließend nur noch auf OK klicken 8 Weiterleiten von s und andere Filterregelungen Das Weiterleiten von s ist ggf. notwendig bei geplanter Abwesenheit (Urlaub, Lehrgangsbesuch, etc.). Für diesen Fall steht die Software Smartsieve zur Filterkonfiguration zur Verfügung. 1. Smartsieve starten im Browser mit 2. Mit ZVD-Name und Passwort einloggen 3. In der Menüleiste oben Mail-Weiterleitung anklicken 4. Angeben der Weiterleitungs-Adresse 5. Ggf. wählen Eine Kopie im Posteingang behalten 6. Klicken auf Änderungen speichern Bei der Rückkehr aus der Abwesenheit sollte nicht vergessen werden, diese Regelungen wieder zurückzusetzen. Seite 6 von 7

7 9 Abwesenheitsnachricht Zur Erstellung einer Abwesenheitsnachricht steht Ihnen ebenfalls die Software Smartsieve zur Verfügung. 1. Smartsieve starten im Browser mit 2. Mit ZVD-Name und Passwort einloggen 3. In der Menüleiste oben Abwesenheitsinformation auswählen 4. Einen Abwesenheitstext formulieren 5. Bei Tag auf 1 stellen 6. Adresse: eigene Adresse angeben 7. Klicken auf Änderungen speichern Bei Rückkehr sollte nicht vergessen werden, diese Regelungen wieder zurückzusetzen. 10 Internet-Zugang zum Mailsystem Man kann das Mailsystem nicht nur mit Mozilla Thunderbird nutzen, sondern auch im Internet als Webapplikation starten unter: oder Die Nutzung dieser Arbeitsoberfläche ist weitgehend selbsterklärend. Am Mailsystem meldet man sich mit dem ZVD-Account (Benutzername und Passwort) an. Der ZVD-Account darf nicht an andere Personen weitergegeben werden. Diese Regelung ist verpflichtend in der Benutzungsordnung der Fachhochschule Köln festgelegt. 11 Regelungen Der Speicherplatz für die Ordner auf den zentralen Servern ist auf 2 GB limitiert. Wenn 90% dieses Speicherplatzes durch s belegt sind, erscheint ein Warnungshinweis. In diesem Fall kann: a) in einem Ordner auf dem Server gelöscht werden. Das geschieht durch Auswahl der zu löschenden s und durch die Taste Entf. Danach muss noch der Papierkorb durch anklicken und Papierkorb leeren gelöscht werden. b) Durch Verschieben von s aus den Server-Ordnern auf lokale Ordner. Seite 7 von 7