Version 8.0 Brainloop Secure Dataroom Artikel Serie - Folge 3

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1 Version 8.0 kommt in Kürze! Was ändert sich? Lesen Sie Folge 3 unserer Serie: Zusammenarbeit im Datenraum Lesen Sie in der dritten Folge unserer Artikel-Serie, wie Sie effizient über den Datenraum mit anderen Datenraum-Mitgliedern Nachrichten austauschen und zusammenarbeiten können, z.b. indem Sie gemeinsam Aufgaben bearbeiten. Version 8.0 ermöglicht Ihnen dabei eine noch bessere Übersicht und leichter zu bedienende Funktionen. Warum überhaupt über den Datenraum kommunizieren? Meistens ist der Versand einer das Mittel der Wahl, um schnell Nachrichten und Dokumente auszutauschen und die Projektarbeit zu koordinieren. Doch s versenden ist wie das Verschicken einer Postkarte jeder kann mitlesen. Außerdem wird es im Verlauf eines Projekts oft sehr schwierig nachzuverfolgen, wer mit welcher Version eines Dokuments arbeitet. Beim Versand von Nachrichten über den Datenraum wird nie ein Dokument selbst verschickt, sondern der wird ein Link auf das Dokument im Datenraum hinzugefügt. Der Empfänger kann durch Klick auf den Link in der schnell auf das Dokument zugreifen, es ist aber dennoch optimal geschützt. Natürlich muss sich der Benutzer vorausgesetzt, Sie haben den Versand an Datenraum- Mitglieder genutzt - wie gewohnt am Datenraum anmelden und ggf. mit PIN authentisieren. Darüber hinaus kann jederzeit nachverfolgt werden, wer wann an welcher Version gearbeitet hat. So kann nichts verloren gehen und die Zusammenarbeit ist perfekt synchronisiert. Einen noch effektiveren Schutz erhalten Sie, wenn Sie zusätzlich die -Verschlüsselung im Datenraum aktivieren. Damit wird sogar der -Text verschlüsselt und somit können diese in Ihrer ebenfalls nicht mehr von unbefugten Personen eingesehen werden. Neben der Verwaltung stellt der Datenraum noch weitere Möglichkeiten zur effektiven Zusammenarbeit bereit, wie zum Beispiel die Bearbeitung von gemeinsamen Aufgaben. Nachrichten versenden mit Version 8.0 Um eine Nachricht zu einem Dokument zu versenden, klicken Sie auf das gewünschte Dokument, z.b. über Ihre Favoritenliste oder wählen Sie den entsprechenden Ordner aus. In der Schnellansicht des Dokuments sehen Sie die Option Sicher Senden: Seite 1

2 Im nächsten Fenster geben Sie an, ob Sie den Versand an Datenraum-Mitglieder nutzen möchten, oder einen Versand an eine externe Person (die kein Datenraum-Mitglied ist) vornehmen möchten. Geben Sie nun den Namen Ihres Empfängers in der Eingabezeile ein: dieser erscheint in der Auswahlliste und wird mit einem Klick übernommen. Weitere Empfänger können Sie nach demselben Schema erfassen. Oder klicken Sie per Doppelklick auf die Eingabezeile: Sie erhalten so eine Liste aller Ihrer Datenraum-Mitglieder und können diese nacheinander auswählen. Verfassen Sie als nächstes Ihren Nachrichtentext im entsprechenden Feld. Sie können außerdem ein Erinnerungsdatum setzen: dadurch werden Sie automatisch vom Datenraum benachrichtigt, sobald die Empfänger Ihre Nachricht bearbeitet und das Dokument heruntergeladen haben. Bzw. Sie erhalten ebenfalls eine automatische , sollten die Empfänger Ihre Nachricht bis zum angegebenen Erinnerungsdatum nicht bearbeitet haben. Schicken Sie die Nachricht nun ab: die Empfänger erhalten somit Ihre in deren Posteingang und können über den enthaltenen Link auf das Dokument zugreifen. Immer im Blick - die Nachrichtenzentrale Über die Nachrichtenzentrale können Sie jederzeit auf Ihre und andere Nachrichten zugreifen und sich über alle Aktionen auf dem Laufenden halten. Die Nachrichtenzentrale finden Sie oben rechts in Ihrem Datenraum: Seite 2

3 Im Eingang sehen Sie alle Nachrichten, Aufgaben oder Fragen, die andere Datenraum-Mitglieder an Sie verschickt haben. Ein Sternchen signalisiert Ihnen, ob neue Nachrichten vorliegen. Im Ausgang sind alle Ihre gesendeten Nachrichten oder Aufgaben gespeichert. Hier können Sie nachverfolgen, wer Ihre Nachricht bereits bearbeitet hat und wer nicht. Auch Ihren -Text können Sie noch einmal einsehen. Die Option Alle Nachrichten zeigt Ihnen alle Nachrichten, sowie Aufgaben, etc. auch der anderen Datenraum-Mitglieder an, vorausgesetzt, Sie besitzen die Berechtigung, die Nachrichten anderer Benutzer zu sehen. Und über Neue Nachricht können Sie unabhängig von einem Dokument eine neue verfassen, zum Beispiel, um Ihren Kollegen im Datenraum eine Nachricht zukommen zu lassen. Nachrichten-Eingang: schneller Zugriff auf zu erledigende Punkte Im Nachrichten-Eingang in der Version 8.0 können Sie sich sehr schnell anzeigen lassen, was für Sie noch zu erledigen ist. Ihnen stehen dabei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihre s, Aufgaben oder Fragen zu filtern. Öffnen Sie den Nachrichten-Eingang. Wählen Sie dann über die Filtereinstellung, ob Sie alle empfangenen Nachrichten, erledigte Nachrichten, oder nur Ihre zu erledigenden Nachrichten anzeigen möchten: Seite 3

4 Die zu erledigenden Nachrichten sind z.b. s, deren verknüpfte Dokumente Sie noch nicht geöffnet haben. Sobald Sie ein Dokument geöffnet und damit bearbeitet haben, wird die Nachricht automatisch in die Rubrik Erledigte Nachrichten verschoben. Oder es handelt sich um eine zu erledigende Aufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde. Somit wissen Sie stets, welche Punkte für Sie noch offen sind. Sehr praktisch ist der neue Textfilter (siehe 2. im oberen Bild): geben Sie einfach ein Stichwort einer oder einen Teil eines Benutzernamens ein. Dann sehen Sie nur s, die dem Stichwort entsprechen oder die von einer bestimmten Person an Sie verschickt wurden. Schließlich können Sie die Liste der s wie gehabt auch nach Zeitraum eingrenzen, um z.b. nur die neuesten s anzuzeigen. Ein Klick auf eine -Zeile öffnet die Schnellansicht: Hier sehen Sie den Dokumentnamen und können das Dokument direkt über einen Klick auf den Dokumentnamen oder über Anhang öffnen aufrufen. Außerdem sehen Sie hier den ersten Teil der E- Mail-Nachricht. Möchten Sie den restlichen Nachrichtentext lesen oder weitere Details abrufen, klicken Sie auf Vollansicht öffnen: Seite 4

5 Die Vollansicht stellt den kompletten Nachrichtentext dar außerdem sehen Sie, an wen die noch verschickt wurde. Ebenfalls praktisch: die Vorschau zum Dokument wird hier gezeigt. Auch in der Vollansicht können Sie das Dokument direkt öffnen. Oder, wenn Sie erst noch einmal prüfen möchten, welche weiteren Informationen es zum Dokument gibt, können Sie die Option Zum Objekt nutzen. Nachverfolgen, wie und ob gesendete s bearbeitet wurden Wie bisher können Sie auch in der Version 8.0 nachverfolgen, ob Ihre s, bzw. die versendeten Dokumenten-Links bereits von Ihren Empfängern abgerufen wurden. Öffnen Sie Ihren Nachrichten- Ausgang. Sie können nun nach allen versendeten Nachrichten, erledigten Nachrichten oder zu erledigenden Nachrichten filtern: Bei den zu erledigenden Nachrichten handelt es sich um s, deren verbundene Dokumente noch nicht von allen Empfängern abgerufen wurden. Sobald alle Empfänger das Dokument geöffnet haben, wird die Nachricht automatisch in die Rubrik Erledigte Nachrichten verschoben. Wie im Nachrichten-Eingang können Sie auch hier mit einem Klick auf die Nachricht die Schnellansicht öffnen, oder in die Vollansicht wechseln. Um eine bessere Übersicht über Ihre Nachrichten zu erhalten, stehen Ihnen auch hier der Textfilter und die Eingrenzung nach Zeitraum zur Verfügung. Seite 5

6 Gemeinsame Aufgaben effektiv bearbeiten Sie können im Datenraum Aufgaben anlegen, um die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen zu organisieren. Sie können dabei festlegen, ob eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollte. Die Vorteile der Nutzung von Aufgaben im Datenraum: Sie können alle Aufgaben zu Ihrem Projekt an zentraler Stelle gemeinsam mit Ihren vertraulichen Dokumenten verwalten. So haben Sie die Möglichkeit, jederzeit den Status der Zusammenzeit zu überprüfen und festzustellen, wer welchen Teil der Aufgabe noch zu erledigen hat. Neue Aufgabe anlegen Es gibt verschiedene Arten von Aufgaben im Datenraum, je nachdem welche Art der Zusammenarbeit Sie im Datenraum abbilden möchten. Wählen Sie zum Beispiel ein Dokument im Datenraum aus, dem eine Aufgabe zugeordnet werden soll. In der Schnellansicht können Sie über die Aktionsauswahl die Option Neue Aufgabe anwählen: Oder gehen Sie im Datenraum auf den Ordner Projekt. Hier können Sie ebenfalls eine neue Aufgabe unabhängig von einem Dokument erstellen. Im nächsten Fenster können Sie folgende Details zur Aufgabe definieren: Seite 6

7 1) Legen Sie den Namen der Aufgabe fest und geben Sie ggf. eine detaillierte Aufgabenbeschreibung an. 2) Wählen Sie einen Fälligkeitstermin. Die Benutzer, denen die Aufgabe zugeordnet wird, werden über diesen Termin informiert und regelmäßig anhand von automatischen Datenraum- s an die Fälligkeit erinnert. 3) Geben Sie die Datenraum-Mitglieder an, denen die Aufgabe zugewiesen wird. Sie können natürlich auch mehrere Beteiligte auswählen. 4) Die Option Ergebnisse In können Sie nutzen, um mitzuteilen, unter welchem Ordner die Ergebnisse zur Aufgabe abgelegt werden sollen. Nachdem Sie die Aufgabe gespeichert haben, erhalten die Beteiligten eine mit den Details zur Aufgabe (inkl. einem Link zur Aufgabe im Datenraum). Die weitere Bearbeitung der Aufgabe erfolgt über die Nachrichtenzentrale. Wie bei s werden die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, in Ihrem Nachrichten-Eingang angezeigt. Die Aufgaben, die Sie anderen Benutzern zugewiesen haben, sind unter Ausgang oder Alle Nachrichten zu finden. Aufgaben bearbeiten Wenn Sie Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, bearbeiten möchten, gehen Sie in der Nachrichtenzentrale auf Eingang und wählen die zu erledigende Nachricht aus. Zu den offenen Aufgaben werden Ihnen hier der Aufgabenbetreff, das Fälligkeitsdatum und Angaben zum Sender angezeigt. Bei Klick auf eine Aufgabenzeile erscheint die Schnellansicht: Seite 7

8 In dieser Ansicht können Sie sehen, auf welches Dokument die Aufgabe verweist, und das Dokument direkt öffnen. Wenn Sie die Aufgabe erledigt haben, klicken Sie hier auf Fertig. Im nächsten Fenster können Sie in einem Kommentar z.b. weitere Details zur Aufgabenerfüllung angeben. Wenn Sie aus der Schnellansicht heraus auf Vollansicht öffnen gehen, sehen Sie weitere Beteiligte an der Aufgabe, die genaue Beschreibung zur Aufgabe, usw.. Um zu überprüfen, ob eine Aufgabe, die Sie Ihren Kollegen zugewiesen haben, bereits bearbeitet wurde, öffnen Sie Ihren Nachrichten-Ausgang und klicken Sie auf die Aufgabe. In der Vollansicht sehen Sie, welche Mitglieder ihren Teil der Aufgabe bereits erledigt haben und welche Teile noch offen sind. Wenn Sie auf Beteiligte klicken, sehen Sie die vollständige Liste der Beteiligten einschließlich ihrer Bearbeitungskommentare: Seite 8

9 Nachrichten und Aufgaben auf der Datenraum-Startseite Eine gute Übersicht über Ihre Nachrichten und Aufgaben erhalten Sie in der Version 8.0 über die Startseite. Hier werden Sie z.b. informiert, wenn neue Nachrichten oder Aufgaben für Sie vorliegen. Außerdem können Sie über die folgenden Filter Aufgaben und Nachrichten als Übersicht anzeigen lassen: Filtern Sie nach Meine Aktivitäten, wenn Sie z.b. nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen möchten oder Nachrichten, die Sie versendet haben [1.] Filtern Sie nach Aktivitäten anderer Benutzer, wenn Sie Aufgaben, die anderen zugewiesen wurden, nachverfolgen möchten [2.] Setzen Sie ein Häkchen bei Nachrichten, wenn Sie nur die Informationen zu versendeten s sehen möchten [3.] Wichtiger Hinweis: Über die Nachrichtenzentrale werden nicht nur Nachrichten und Aufgaben, sondern auch Abstimmungen verwaltet, Diskussionen geführt oder der Frage & Antwort-Prozess abgebildet. Mehr Infos zur Version 8.0 erhalten Sie in den weiteren Folgen unserer Artikelserie! Bleiben Sie dran! Fragen? Sie erreichen uns bei Fragen wie folgt: Telefonisch: Innerhalb Deutschlands: 0800 / (gebührenfrei) Innerhalb USA: (gebührenfrei) Per Seite 9

10 Alle vorangegangenen Artikel zur Version 8.0 finden Sie hier: Hier klicken, um zu den Artikeln zu gelangen Seite 10

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