Version 8.0 Brainloop Secure Dataroom

Transkript

1 Version 8.0 kommt in Kürze! Was ändert sich? Lesen Sie Folge 4 unserer Serie: Sicherheit im Datenraum Lesen Sie in unserer vierten und vorerst letzten Ausgabe der Neuigkeiten zur Version 8.0, wie die Sicherheit im Datenraum in Version 8.0 noch transparenter dargestellt wird und wie Sie mit einfachen Mitteln Berechtigungen überprüfen und ändern können. Der Datenraum bleibt sicher - auch in Version 8.0 Sicherheit wird weiterhin groß geschrieben im Brainloop Secure Dataroom. Neben den bekannten Funktionen rund um das Thema Sicherheit gibt es auch einige Neuerungen. Neu: Zwei-Faktor Authentifizierung mit Passwort und PIN, vorzugsweise erfolgt der Versand der PIN per SMS an das Handy, um einen bestmöglichen Schutz vor unbefugtem Zugriff zu gewährleisten. Die Anmeldung an den Datenraum ist somit sicher und dennoch einfach, da der Benutzer sein Handy meistens sowieso parat hat Verschlüsselung aller Dokumente und der Kommunikation zwischen Computer und Datenraum: Selbstverständlich behalten wir die verschlüsselte Übertragung mittels SSL-Protokoll und die datenraumspezifisch verschlüsselte Ablage der Dokumente auch in Version 8.0 bei. Flexible Berechtigungsverwaltung: Nach wie vor können Sie innerhalb Ihres Datenraums flexibel steuern, welche Benutzer zu welcher Zeit auf welche Daten und in welcher Form zugreifen dürfen. Dabei macht es Ihnen die Version 8.0 noch einfacher, Berechtigungen zu überprüfen und optimal einzustellen. Einfaches Umsetzen von Sicherheitsstufen mit Sicherheitskategorien: Version 8.0 bringt das Konzept der Sicherheitskategorien in den Listen- und Objektansichten deutlich in den Vordergrund. Die Sicherheitskategorien im Datenraum dienen dazu, einfach und schnell bestimmte Sicherheitsvorgaben auf Ordner oder Dokumente zu setzen. So können Sie sicherstellen, dass jederzeit die gewünschte Sicherheit auf die Dokumente angewendet wird. Dynamische Generierung von geschützten Dokument-Versionen beim Herunterladen (Brainmark-Format): Auch in Version 8.0 stehen Ihnen die bewährten Varianten zum dynamischen Schützen von Dokumenten beim Herunterladen zur Verfügung und noch einige Varianten mehr. Möchten Sie die Möglichkeiten eines Lesers nach dem Herunterladen eines Dokumentes einschränken, so gestatten Sie ihm nur das Herunterladen der sogenannten Brainmark-Version. Der Brainmark Schutz kann auf verschiedene Art konfiguriert werden, z.b. mit einem personalisierten Wasserzeichen versehen oder als Nur Lesen Anzeige am Bildschirm (ohne Speicher- oder Druckfunktion). Mit Version 8.0 kann letzteres durch die Nutzung von Rights-Management-Technologien noch komfortabler gestaltet werden. Bieten Sie Ihren Lesern den Komfort eines Dokumentenschutzes auf Basis von modernen Technologien wie Adobe LiveCycle oder Microsoft Rights Management. Ihre Vorteile: Dokumente können vom Benutzer als persönliche Kopie lokal verschlüsselt abgespeichert und somit unabhängig vom Datenraum später geöffnet werden dies bedeutet mehr Komfort für den Leser! Die Sicherheitskategorie entscheidet, ob der Leser nur Lesen oder auch Drucken darf. Sie können eine Verfallszeit einstellen, sodass Ihre Benutzer die Dokumentkopien nur begrenzte Zeit lesen dürfen. Nach Ablauf der Zeitspanne kann die Dokumentkopie nicht mehr geöffnet werden.

2 Die Weiterleitung der lokalen Kopie an andere Benutzer wird dadurch vereitelt, dass die Kopie nur von der demjenigen geöffnet werden kann, der das Dokument heruntergeladen hat. Damit ist der Versand nur über den Datenraum und nur im Rahmen der konfigurierten Berechtigungen möglich. Sicherheitskategorien Sicherheitskategorien rücken in Version 8.0 deutlicher in den Vordergrund, sodass jeder Benutzer sofort erkennen kann, ob und welche Sicherheitsstufe in einem Bereich aktuell gültig ist. Auch wird ab Version 8.0 klarer unterschieden, welche Informationen zu einer Sicherheitskategorie wichtig für einen lesenden und welche wichtig für einen bearbeitenden Benutzer sind. Standardmäßig wird die Sicherheitskategorie nun in der Listenanzeige eines Ordners angezeigt: Die Sicherheitskategorie eines Ordners wird deutlich sichtbar im Kopfbereich des Ordners angezeigt. Wenn Sie auf die Sicherheitskategorie klicken, sehen Sie die Detail-Informationen und können dadurch festzustellen, was sich hinter einer Kategorie verbirgt. Sofern Sie die Berechtigung besitzen, können Sie die Kategorie hier auch gleich ändern. Der Hinweis für lesende Benutzer ist nur für Benutzer sichtbar, die Berechtigungen zum Herunterladen besitzen. Der Hinweis für Editoren wird zusätzlich angezeigt, wenn der Benutzer Änderungsrechte besitzt. So können Sie als Datenraum Manager flexibel steuern, welche Ihrer Benutzer welche Hinweise zur Kategorie im Datenraum bekommen.

3 Schnelle Überprüfung der Berechtigungen Möchten Sie einen schnellen Überblick über die Berechtigungen zu einem Dokument erhalten? Dies geht in Version 8.0 so: Wählen Sie das entsprechende Dokument im Ordner aus: durch einen Klick auf die Dokumentzeile öffnet sich die Schnellansicht. Hier sehen Sie erneut die Sicherheitskategorie, deren Details Sie mit einem Klick auf die Kategorie öffnen können (siehe vorheriges Kapitel). Wenn Sie die Berechtigung haben, Berechtigungen zu sehen, dann sehen Sie des Weiteren eine Zeile der Art Sehen: 4, Ändern:3, Manage:3. Richtig gelesen wird im Beispiel aus dem oberen Bild schnell deutlich, daß zuviele Benutzer das Dokument bearbeiten dürfen: Sehen: 4 fasst zusammen, dass 4 Mitglieder das Dokument sehen und ggf. herunterladen dürfen; Ändern: 3 zeigt, dass 3 Benutzer das Dokument verändern dürfen und Manage: 3 besagt, dass 3 Benutzer weitreichendere Berechtigungen zu organisatorischen Funktionen wie z.b. Berechtigungen verändern haben. Die Anzeige Sehen bedeutet: die hier angezeigte Zahl der Datenraum-Mitglieder darf mindestens das Dokument sehen und ggf. in der geschützten oder Original-Version herunterladen. Die Anzeige Ändern bedeutet: diese Anzahl an Datenraum-Mitgliedern darf Ihr Dokument verändern. Die Anzeige Manage bedeutet: diese Anzahl darf Berechtigungen zu diesem Dokument ändern oder das Dokument löschen. Detailanzeige und Änderung der Berechtigungen Möchten Sie weitere Details der Berechtigungen sehen oder Berechtigungen ändern, können Sie in der Schnellansicht auf eine der Berechtigungsgruppierungen Sehen, Ändern, Manage klicken. Im nächsten Bild sehen Sie dann folgendes:

4 Es werden Ihnen alle Benutzergruppen angezeigt, die derzeit auf das gewählte Dokument mindestens eine Berechtigung haben. Durch Anklicken einer Zeile sehen Sie im rechten Fenster, welche Berechtigungen im Detail aktiv oder inaktiv für diese Gruppe sind. Neu: durch Eingabe eines Namens können Sie die Berechtigungen eines einzelnen Benutzers aufrufen: Sie sehen so, welche Berechtigungen der Benutzer auf das aktuell gewählte Dokument oder den Ordner besitzt. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie nicht genau wissen, zu welcher Benutzergruppe der Benutzer gehört, oder wenn dieser Mitglied in mehreren Gruppen ist:

5 Um die Berechtigungen zu ändern, klicken Sie auf Rechte verwalten. Sie können nun wie gehabt die Berechtigungen ändern, d.h. die Häkchen setzen oder entfernen. Sie können an dieser Stelle auch mehrere Gruppen auf einmal bearbeiten: einfach Gruppe selektieren, Häkchen setzen, bzw. entfernen, nächste Gruppe markieren, Häkchen setzen oder entfernen, usw. Zum Schluss speichern Sie alle Änderungen mit Klick auf OK. Vererbung von Berechtigungen auf Unterordner Ein wichtiger Bestandteil der Berechtigungsverwaltung im Datenraum ist die Möglichkeit, bestimmte Berechtigungen von einem Ordner auf alle Unterobjekte zu vererben. So können Sie sicherstellen, dass in einem Ordner für alle Dokumente dieselben Rechte bestehen, ohne dass Sie diese einzeln pro Dokument setzen müssen. Um die Berechtigungen eines Ordners anzuzeigen, können Sie ähnlich wie bei Dokumenten vorgehen. Selektieren Sie im Datenraum einen Ordner, dessen Berechtigungen Sie anpassen möchten oder öffnen Sie aus der Ordnerliste heraus die Schnellansicht des Ordners:

6 Klicken Sie auf Sehen, Ändern, Manage. Damit kommen Sie zunächst in die Übersicht der Berechtigungen. Klicken Sie nun auf Rechte verwalten. Da Sie die Berechtigungen auf alle Unterobjekte vererben möchten, aktivieren Sie gleich als erstes die Option Auf existierende Unterobjekte anwenden [1.]. Im nächsten Bild sehen Sie folgendes: Wählen Sie links die Benutzergruppe aus, deren Berechtigungen sie ändern wollen [2.]. Zu jeder Berechtigung können Sie auf der rechten Seite einen Schieberegler setzen. Ein Klick auf An verschiebt den Schieberegler nach rechts. Ein Klick auf Aus verschiebt den Schieberegler nach links [3.]. Die Positionen der Schieberegler haben diese Bedeutungen: Schieberegler rechts (An) heißt: Diese Berechtigung wird für den aktuellen Ordner, sowie für alle Unterordner und enthaltenen Dokumente gesetzt. Die bisher bestehenden Berechtigungen werden überschrieben. Achten Sie sorgfältig darauf, ob die Berechtigungen wirklich so auf alle Unterobjekte gesetzt werden sollen! Schieberegler links (Aus) heißt:

7 Diese Berechtigung wird für den aktuellen Ordner, sowie für alle Unterordner und enthaltenen Dokumente entfernt. Die bisher bestehenden Berechtigungen werden überschrieben! Auch hier sollten Sie sorgfältig prüfen, ob wirklich die Berechtigungen so von allen Unterobjekten entfernt werden sollen.. Schieberegler in der Mitte heißt: Diese Berechtigung bleibt bei allen Unterobjekten unverändert. Beispiel: Sie möchten die Berechtigung Original-Dokument herunterladen entfernen, die anderen Rechte sollen unberührt bleiben: Sie setzen den Schieberegler für Original-Dokument herunterladen auf Aus. Die anderen Schieberegler lassen Sie in der mittleren Position. Beim Speichern dieser Einstellung mit OK wird die Berechtigung Original-Dokument herunterladen überall entfernt, d.h. keines der Dokumente unterhalb des gewählten Ordners kann noch als Original heruntergeladen werden. Alle anderen Berechtigungen bleiben unverändert. Sind z.b. in einem Unterordner noch mehr Rechte gesetzt gewesen, bleiben diese erhalten. Natürlich können Sie auch bei dieser Änderungsmöglichkeit mehrere Gruppen auf einmal bearbeiten: Markieren Sie wie gehabt die Gruppe und setzen Sie die Schieberegler. Warten Sie, bis die Berechtigung in roter Schrift bei den Punkten erscheint, deren Schieberegler Sie auf An oder Aus gesetzt haben. Wählen Sie dann die nächste Gruppe aus und setzen Sie deren Schieberegler. Die Texte An / Aus werden außerdem in Fettdruck dargestellt. Dies zeigt Ihnen an, wie die Berechtigung aktuell auf dem gewählten Ordner gesetzt ist (Unterordner ggf. abweichend). Fragen? Sie erreichen uns bei Fragen wie folgt: Telefonisch: Innerhalb Deutschlands: 0800 / (gebührenfrei) Innerhalb USA: (gebührenfrei) Per support@brainloop.com Alle vorangegangenen Artikel zur Version 8.0 finden Sie hier: Hier klicken, um zu den Artikeln zu gelangen