Einsatz von Adobe LiveCycle Rights Management im Brainloop Secure Dataroom Anleitung für Datenraum-Center-Manager und Datenraum-Manager

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1 Einsatz von Adobe LiveCycle Rights Management im Brainloop Secure Dataroom Anleitung für Datenraum-Center-Manager und Datenraum-Manager Brainloop Secure Dataroom Version 8.10 Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einsatz von Adobe LiveCycle Rights Management im Brainloop Secure Dataroom Die Vorteile von Adobe LiveCycle Rights Management im Überblick Voraussetzungen für den Einsatz von Adobe LiveCycle Rights Management Adobe LiveCycle Rights Management bestellen Adobe LiveCycle Rights Management in der Datenraum-Center-Administration aktivieren Sicherheitseinstellungen für die Kombination des Brainloop Secure Dataroom mit Adobe LiveCycle Rights Management in der Datenraum-Administration optimieren Methoden für den Schutz von Brainmark-Dokumenten durch Adobe LiveCycle Rights Management definieren Methoden für den Schutz von Original-Dokumenten (PDF) durch Adobe LiveCycle Rights Management definieren Brainmark-Stile für Dokumente für die Kombination mit Adobe LiveCycle Rights Management definieren Sicherheitskategorien für die Kombination mit Adobe LiveCycle Rights Management definieren Auswirkungen der Einstellungen für den Dokumentenschutz mit Adobe LiveCycle Rights Management beim Öffnen von Dokumenten Geschützte Brainmark-Dokumente mit befristetem Zugriff nach dem Download öffnen Geschützte Brainmark-Dokumente mit Einmal-Anzeige pro Download öffnen Geschützte Original-PDF-Dokumente öffnen Kontakt Seite 2 von 14

3 1 Einsatz von Adobe LiveCycle Rights Management im Brainloop Secure Dataroom Ihre Sicherheitsrichtlinien für Dokumente, z. B. beim Verändern, Drucken oder Weiterleiten an andere Nutzer bleiben dank Adobe LiveCycle Rights Management auch nach dem Download aus dem Datenraum unverändert aktiv. Der Empfänger erhält eine persönliche und verschlüsselte Kopie eines Dokuments. Diese Kopie kann nicht von anderen Benutzern geöffnet werden und verfällt nach dem Ablaufdatum automatisch. Diese Art des Schutzes steht im Datenraum für den gesicherten Download von Original PDF-Dokumenten und als Lese- und/oder Druckmodus für den Brainmark-Download zur Verfügung. 1.1 Die Vorteile von Adobe LiveCycle Rights Management im Überblick Optimale Sicherheit: - Benutzer erhalten eine persönliche verschlüsselte Kopie des Dokuments (PDF). - Das Dokument kann nicht kopiert werden. - Das Dokument kann nicht an andere Personen weitergeleitet werden. - Lokal gespeicherte Kopien haben eine begrenzte Gültigkeit oder können ohne Speicherfunktion nur einmal geöffnet werden. Optimaler Komfort für den Benutzer: - Komfortables Lesen großer Dokumente im Adobe Reader mit Scroll-Funktion - Nutzung der Suchfunktion des Adobe Readers Einfaches Einrichten für den Datenraum-Manager und Datenraum-Center-Manager 1.2 Voraussetzungen für den Einsatz von Adobe LiveCycle Rights Management Adobe Reader v9.x oder höher zum Öffnen der Dokumente Benutzerrecht für das Herunterladen und Installieren eines Zertifikats auf den lokalen Rechner bei Verwendung der Methoden - Befristeter Zugriff nach Download (siehe Methoden für den Schutz von Brainmark-Dokumenten durch Adobe LiveCycle Rights Management definieren auf Seite 5) und - IRM-Schutz für Originale erzwingen (siehe Methoden für den Schutz von Original-Dokumenten (PDF) durch Adobe LiveCycle Rights Management definieren auf Seite 9) Keine Adobe LiveCycle Installation, Lizenz ö. ä. erforderlich Seite 3 von 14

4 2 Adobe LiveCycle Rights Management bestellen Bestellen Sie Adobe LiveCycle Rights Management bitte bei Ihrem Brainloop Account Manager. Nach Ihrer Bestellung wird Adobe LiveCycle Rights Management in Ihrem Datenraum-Center freigeschaltet und kann anschließend vom Datenraum-Center-Manager aktiviert werden. 3 Adobe LiveCycle Rights Management in der Datenraum-Center-Administration aktivieren Adobe LiveCycle Rights Management kann nur vom Datenraum-Center-Manager in der Datenraum-Center-Administration aktiviert werden. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Center-Administration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Funktionen. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten. 4. Scrollen Sie in der Liste der Funktionen nach unten und aktivieren die Option Adobe LiveCycle RM aktiviert. 5. Klicken Sie auf OK. Mit dieser Einstellung ist das Adobe LiveCycle Rights Management grundsätzlich in allen Datenräumen dieses Datenraum-Centers verfügbar. Seite 4 von 14

5 4 Sicherheitseinstellungen für die Kombination des Brainloop Secure Dataroom mit Adobe LiveCycle Rights Management in der Datenraum-Administration optimieren Bitte beachten Sie, dass Sie die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Einstellungen in der Datenraum-Administration nur vornehmen können, wenn diese vom Datenraum-Center-Manager nicht fest vorgegeben wurden. 4.1 Methoden für den Schutz von Brainmark-Dokumenten durch Adobe LiveCycle Rights Management definieren Mit der Option Adobe RM Schutz kann die zeitliche Befristung des Dokumentenzugriffs für den Benutzer festgelegt werden. Abhängig von der gewählten Rights Management Schutzmethode muss der Benutzer zusätzlich ein Software-Zertifikat auf seinem Rechner installieren. Nähere Informationen zur Installation eines Zertifikats finden Sie in unserer Online-Hilfe unter dem Thema Zertifikat generieren und lokal installieren. Nähere Informationen zu den Auswirkungen dieser Einstellungen finden Sie im Kapitel Auswirkungen der Einstellungen für den Dokumentenschutz mit Adobe LiveCycle Rights Management beim Öffnen von Dokumenten ab Seite Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen IRM Optionen. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten. 4. Stellen Sie sicher, dass die Option Vorlizenzierung aktivieren standardmäßig aktiviert ist. 5. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Adobe RM Schutz und wählen eine der folgenden Optionen aus: a. Befristeter Zugriff nach Download: Wählen Sie diese Option, wenn ein geschütztes Dokument nach dem Herunterladen nur innerhalb eines bestimmten Zeitraum geöffnet werden darf. Bitte beachten Sie, dass diese Option ein lokal installiertes Zertifikat erfordert. Öffnen Sie bei Auswahl dieser Option zusätzlich die Drop-down-Liste Richtlinie für Ablauffrist und wählen eine der folgenden Optionen: Seite 5 von 14

6 - Relativer Gültigkeitszeitraum: Geben Sie die Anzahl der Tage in das Feld Gültigkeitsdauer für Read-Only Dokumente ein. - Zeitliche Begrenzung des Dokumenten-Zugriffs: Klicken Sie auf den Link Kein Datum gewählt, um einen Minikalender zu öffnen. Wählen Sie hier das gewünschte Ablaufdatum und die -zeit aus. Klicken Sie auf OK. Seite 6 von 14

7 b. Einmal-Anzeige per Download: Wählen Sie diese Option, wenn ein Dokument nur ein Mal pro Download geöffnet werden darf. Geben Sie bei Auswahl dieser Option die Minuten in das Feld Minuten, die zum Öffnen nach dem Download zulässig sind ein. Bitte beachten Sie, dass die Zeitspanne aus Sicherheitsgründen möglichst kurz gehalten werden sollte. Die längste Zeitspanne ist auf 60 Minuten begrenzt. Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung der Option Einmal-Anzeige per Download beim Öffnen des Dokuments im Acrobat Reader die Funktion Speichern verfügbar ist. Der Benutzer kann das Dokument mit dieser Funktion zwar lokal speichern, das Dokument kann aber anschließend nicht mehr geöffnet werden. Die Meldung Ihnen fehlen die Berechtigungen, um diesen Vorgang auszuführen wird angezeigt. Die Speichern-Funktion hat also keine Wirkung, kann aber aus technischen Gründen nicht deaktiviert werden. Seite 7 von 14

8 c. Benutzergewählte Methode: Wählen Sie diese Option, wenn der Benutzer selbst aus den beiden erstgenannten Optionen wählen kann. Wenn der Benutzer in seinem Profil kein Zertifikat eingerichtet hat, wird standardmäßig die Option Einmal-Anzeige per Download vorgeschlagen. Wenn der Benutzer ein Zertifikat in seinem Profil eingerichtet hat, wird die Option Befristeter Zugriff nach Download vorgeschlagen. Oder: 6. Klicken Sie auf Speichern. Seite 8 von 14

9 4.2 Methoden für den Schutz von Original-Dokumenten (PDF) durch Adobe LiveCycle Rights Management definieren Mit dieser Option legen Sie den standardmäßigen Schutz beim Herunterladen als Original für alle PDF- Dokumente des Datenraums fest. Auf andere Formate kann der Schutz bei Verwendung von Adobe LiveCycle nicht angewendet werden. Nähere Informationen zu den Auswirkungen dieser Einstellungen finden Sie im Kapitel Geschützte Original-PDF-Dokumente öffnen auf Seite Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen IRM Optionen. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten. 4. Stellen Sie sicher, dass die Option Vorlizenzierung aktivieren standardmäßig aktiviert ist. 5. Aktivieren Sie die Option IRM-Schutz für Originale erzwingen, wenn Sie den IRM-Schutz für PDF- Originale aktivieren möchten. 6. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Adobe RM Schutz und wählen die Option Befristeter Zugriff nach Download aus. 7. Öffnen Sie dann die Drop-down-Liste Richtlinie für Ablauffrist und wählen eine der folgenden Optionen: a. Relativer Gültigkeitszeitraum und Gültigkeitsdauer für Read-Only-Dokumente oder b. Zeitliche Begrenzung des Dokumenten-Zugriffs und Datumsauswahl aus dem Minikalender Die Optionen Einmal-Anzeige per Download, Benutzergewählte Methode und Gültigkeitsdauer für das Editieren mit RMS sind bei aktivierter Option IRM-Schutz für Originale erzwingen nicht relevant. 8. Klicken Sie auf Speichern. Seite 9 von 14

10 4.3 Brainmark-Stile für Dokumente für die Kombination mit Adobe LiveCycle Rights Management definieren Mit den Brainmark-Stilen können Sie das Information Rights Management von Adobe LiveCycle mit speziellen Beschränkungen für die Anzeige und das Drucken von Dokumenten kombinieren. Benutzer mit der Berechtigung Brainmark-Version herunterladen können dann Dokumente entweder öffnen und ausdrucken oder nur öffnen. Nähere Informationen zu Brainmark-Stilen finden Sie in unserer Online-Hilfe unter dem Thema Brainmark definieren. 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Brainmark-Optionen. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten. 4. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Brainmark Stil und wählen eine der folgenden Optionen aus: a. Anzeige & Drucken: Wählen Sie diese Option, wenn der Benutzer ein geschütztes Dokument öffnen und ausdrucken, aber nicht speichern darf. Aus Sicherheitsgründen sollte diese Option nur für einen vertrauten Benutzerkreis ausgewählt werden. b. Nur Anzeige: Wählen Sie diese Option, wenn der Benutzer ein geschütztes Dokument nur über die definierten Schutzmethoden durch Adobe LiveCycle öffnen darf (siehe Methoden für den Schutz von Brainmark-Dokumenten durch Adobe LiveCycle Rights Management definieren auf Seite 5). Seite 10 von 14

11 c. Unbegrenzt: Achtung: Wenn Sie diese Option auswählen, wird kein Adobe RM-Schutz angewendet. Dokumente sind damit unverschlüsselt und können heruntergeladen, gespeichert, gedruckt und weitergeleitet werden. d. Nicht druckbar: Achtung: Wenn Sie diese Option auswählen, wird kein Adobe RM-Schutz angewendet. Dokumente sind damit unverschlüsselt und können heruntergeladen, gespeichert und weitergeleitet werden. 5. Klicken Sie auf OK. 4.4 Sicherheitskategorien für die Kombination mit Adobe LiveCycle Rights Management definieren 1. Öffnen Sie die Datenraum-Administration. 2. Klicken Sie auf Sicherheit und wählen Sicherheitskategorien. 3. Klicken Sie auf Neue Sicherheitskategorie. 4. Geben Sie die Informationen für die neue Sicherheitskategorie wie gewohnt ein. 5. Aktivieren Sie die Option Überschreiben der Datenraum Brainmark-Einstellungen. 6. Öffnen Sie die Drop-down-Liste Brainmark Stil und wählen die Option Nur Anzeige. 7. Klicken Sie auf Speichern. Nähere Informationen zu Sicherheitskategorien finden Sie in unserer Online-Hilfe unter dem Thema Sicherheitskategorien definieren. Seite 11 von 14

12 5 Auswirkungen der Einstellungen für den Dokumentenschutz mit Adobe LiveCycle Rights Management beim Öffnen von Dokumenten 5.1 Geschützte Brainmark-Dokumente mit befristetem Zugriff nach dem Download öffnen Beim Öffnen von Brainmark-Dokumenten im Datenraum, die mit Adobe LiveCycle Rights Management und dem befristeten Zugriff nach dem Download sind, ergeben sich für den Benutzer die folgenden Auswirkungen: Nach seiner Anmeldung im Datenraum und einem Klick auf Öffnen wird zuerst geprüft, ob der Benutzer bereits ein Zertifikat auf seinem Computer installiert hat. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch der Zertifikat-Installationsassistent geöffnet. Dieser leitet den Benutzer durch die Installation des Zertifikats. Anschließend kann das Dokument im Adobe Reader geöffnet werden (siehe Nutzungsvoraussetzungen auf Seite 3) und das Wasserzeichen wird abhängig von der Konfiguration des Datenraums im Dokument angezeigt. Das Dokument kann lokal auf dem Rechner des Benutzers gespeichert werden. Nachdem der vom Datenraum-Manager festgelegte Gültigkeitszeitraum abgelaufen ist, kann das Dokument lokal nicht mehr aufgerufen und muss ggf. erneut aus dem Datenraum heraus geöffnet werden. Das Dokument ist eine persönliche Kopie. Selbst wenn der Benutzer das Dokument weiterleitet, kann es von anderen Personen nicht geöffnet oder gelesen werden. Die Sicherheitseinstellungen des Dokuments können im Adobe Reader durch einen Klick auf das Schlüsselsymbol aufgerufen werden. Hinweis: Wenn der Benutzer das Dokument nicht aus dem Datenraum öffnen kann, z. B. weil kein aktueller Adobe Reader installiert ist oder kein Zertifikat installiert werden kann, kann er die Verwendung des IRM-Schutzes in seinem Profil im Datenraum ausschalten: Mein Profil Einstellungen IRM deaktivieren. Das Dokument kann anschließend im Secure Document Viewer angezeigt werden. Seite 12 von 14

13 5.2 Geschützte Brainmark-Dokumente mit Einmal-Anzeige pro Download öffnen Beim Öffnen von Brainmark-Dokumenten im Datenraum, die mit Adobe LiveCycle Rights Management und der Einmal-Anzeige pro Download geschützt sind, ergeben sich für den Benutzer die folgenden Auswirkungen: Nach seiner Anmeldung im Datenraum und einem Klick auf Öffnen wird das Dokument ohne Abfrage eines Zertifikats direkt im Adobe Reader geöffnet (siehe Nutzungsvoraussetzungen auf Seite 3). Abhängig von der Konfiguration des Datenraums wird das Wasserzeichen im Dokument angezeigt. Das Dokument kann einmalig lokal auf dem Rechner des Benutzers geöffnet werden. Soll das Dokument erneut geöffnet werden, muss dies aus dem Datenraum erfolgen. Das Dokument kann nicht weitergeleitet werden. Die Sicherheitseinstellungen des Dokuments können im Adobe Reader durch einen Klick auf das Schlüsselsymbol aufgerufen werden. Hinweis: Wenn der Benutzer das Dokument nicht aus dem Datenraum öffnen kann, z. B. weil kein aktueller Adobe Reader installiert ist, kann er die Verwendung des IRM- Schutzes in seinem Profil im Datenraum ausschalten: Mein Profil Einstellungen IRM deaktivieren. Das Dokument kann anschließend im Secure Document Viewer angezeigt werden. Seite 13 von 14

14 5.3 Geschützte Original-PDF-Dokumente öffnen Beim Öffnen von Original-PDF-Dokumenten im Datenraum, die mit der Option IRM-Schutz für Originale erzwingen und dem befristeten Zugriff nach dem Download geschützt sind, ergeben sich für den Benutzer die folgenden Auswirkungen: Nach seiner Anmeldung im Datenraum und einem Klick auf Öffnen wird zuerst geprüft, ob der Benutzer bereits ein Zertifikat auf seinem Computer installiert hat. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch der Zertifikat-Installationsassistent geöffnet. Dieser leitet den Benutzer durch die Installation des Zertifikats. Anschließend kann das Dokument im Adobe Reader geöffnet werden (siehe Nutzungsvoraussetzungen auf Seite 3). Das Dokument kann lokal auf dem Rechner des Benutzers gespeichert werden. Da es sich um ein Original-PDF handelt, kann es geöffnet, bearbeitet und kommentiert werden. Wichtiger Hinweis: Das bearbeitete PDF-Dokument sollte nicht in den Datenraum hochgeladen werden, da es nach Ablauf des vom Datenraum-Manager festgelegten Gültigkeitszeitraums nicht mehr geöffnet werden kann. Nachdem der vom Datenraum-Manager festgelegte Gültigkeitszeitraum abgelaufen ist, kann das Dokument lokal nicht mehr aufgerufen werden und muss ggf. erneut aus dem Datenraum heraus geöffnet werden. Das Dokument ist eine persönliche Kopie. Selbst wenn der Benutzer das Dokument weiterleitet, kann es von anderen Personen nicht geöffnet oder gelesen werden. Die Sicherheitseinstellungen des Dokuments können ebenfalls im Adobe Reader durch einen Klick auf das Schlüsselsymbol aufgerufen werden (siehe vorheriges Kapitel). 6 Kontakt Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Brainloop Support: support@brainloop.com Telefon: Gebührenfrei innerhalb USA: Gebührenfrei innerhalb Deutschlands: Seite 14 von 14

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