Brainloop Dox Häufig gestellte Fragen

Transkript

1 Brainloop Dox Häufig gestellte Fragen 1. Wie kann ich ein Unternehmenskonto für Brainloop Dox erstellen? Zum Erstellen eines Unternehmenskontos für Brainloop Dox, besuchen Sie unsere Webseite Wählen Sie das gewünschte Paket aus (Starter oder Business), um die Registrierung zu starten. Die Person, die das Unternehmenskonto erstellt, wird der Dox-Administrator des Unternehmens und kann andere Benutzer einladen. 2. Wie registriere ich mich bei als Benutzer bei Brainloop Dox? Um sich als Benutzer bei Brainloop Dox zu registrieren, benötigen Sie eine Einladung per . Klicken Sie auf den Link in dieser , um mit der Registrierung zu beginnen. 3. Was ist der Unterschied zwischen einem Link und einer Freigabe? Link: Ein Link ist eine eindeutige URL, über welche die Empfänger Zugriff auf eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner haben. Empfänger können die Dateien, die sie per Link erhalten haben, nur herunterladen und öffnen. Sie können die Inhalte nicht ändern und auch keine neue Versionen hochladen. Auch nicht registrierte Personen können auf eine Datei zugreifen. Freigabe: Eine Freigabe ist eine Einladung in einen bestimmten Ordner. Empfänger müssen sich zuerst bei Brainloop Dox registrieren, um auf die freigegebenen Inhalte zugreifen zu können. Nach der Registrierung können die Empfänger auf den freigegebenen Ordner in ihren Dox-Konten zugreifen. Der Zugriff hängt dabei von der jeweiligen Rolle - Leser, Editor oder Miteigentümer - ab. 4. Welche Zugriffsrollen gibt es für einen Ordner und welche Berechtigungen haben diese? Leser: Leser haben lediglich Lesezugriff auf die Ordnerinhalte, das heißt, sie dürfen die Inhalte nur herunterladen und öffnen. Editor: Editoren dürfen Dateien herunterladen und öffnen, neue Ordner anlegen, Dateien verschieben, kopieren und löschen, neue Versionen erstellen und neue Dateien hochladen. Miteigentümer: Miteigentümer haben dieselben Berechtigungen wie Editoren. Zusätzlich können sie auch Ordner freigeben und Links auf Ordner senden, die für sie von anderen freigegeben wurden.

2 5. Welche Dateiberechtigungen haben die Empfänger eines Links? Empfänger eines Links haben lediglich Lesezugriff auf die verlinkten Dateien, das heißt, sie können diese nur herunterladen und öffnen. Eine heruntergeladene Datei ist eine Kopie der Originaldatei. Bitte beachten Sie, dass die Dateien durch keinerlei Rechtemanagement geschützt sind. 6. Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen? Web-Client: Nein Desktop-Clients: Alle Dateien werden während der Synchronisierung automatisch heruntergeladen. Mobile Apps: Nein 7. Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig hochladen? Web-Client: Ja. Sie können mehrere Dateien per Drag & Drop in den Web-Client ziehen oder mehrere Dateien über das Upload -Symbol hochladen. Desktop-Clients: Ja. Sie können mehrere Dateien per Drag & Drop in die Desktop-Clients ziehen oder diese mithilfe der Standardfunktionen Ihres Betriebssystems einfügen, z. B. über das Kontextmenü in Windows. Mobile Apps: Nein 8. Wie kann ich Dateien zu einem Ordner hinzufügen? Web-Client: Öffnen Sie einen Ordner, und ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop hinein, oder klicken Sie auf das Upload -Symbol. Desktop-Clients: Öffnen Sie einen Ordner, und ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop hinein, oder nutzen Sie die Standardfunktionen Ihres Betriebssystems, z. B. über das Kontextmenü in Windows. Mobile Apps: Öffnen Sie einen Ordner, und laden Sie die Dateien hoch. o Dox für ios: Tippen Sie auf das Symbol Weitere Funktionen, und wählen Sie Dateien hinzufügen. o Dox für Android: Tippen Sie auf das Plus -Symbol, und wählen Sie Dateien hinzufügen. o Dox für Windows Store: Tippen Sie in der unteren Menüleiste auf Upload. 9. Wie kann ich Ordner hochladen? Web-Client: Diese Funktion ist hier nicht verfügbar. Desktop-Clients: Per Drag & Drop oder über die Standardfunktionen Ihres Betriebssystems, z. B. über das Kontextmenü in Windows. Mobile Apps: Diese Funktion ist hier nicht verfügbar.

3 10. Wie kann ich einen Unterordner zu einem Ordner hinzufügen? Web-Client: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Zielordner, und wählen Sie Ordner anlegen, oder öffnen Sie den Ordner und klicken auf das Symbol Ordner anlegen. Desktop-Clients: Öffnen Sie einen Ordner, und legen Sie den neuen Unterordner mithilfe der Standardfunktionen Ihres Betriebssystems an, z. B. über das Kontextmenü in Windows. Mobile Apps: Öffnen Sie einen Ordner, und wählen Sie Ordner anlegen. 11. Wie kann ich einen neuen Benutzer einladen? Als Dox-Administrator können Sie neue Benutzer in Ihr Dox-Unternehmenskonto einladen. Diese sogenannten Corporate User erhalten ihren eigenen Speicherplatz und sind die Eigentümer der Dateien, die in Dox hochgeladen werden. Als Dox-Benutzer können Sie jede beliebige Person in einen Ordner einladen, indem Sie diesen freigeben. Die Eingeladenen sind in diesem Fall keine Corporate User, sondern Collaboration User : Sie können nur auf die für sie freigegebenen Ordner zugreifen, erhalten aber keinen eigenen Speicherplatz. Sie können Dox also kostenfrei verwenden. 12. Was sind Collaboration User? Collaboration User sind Benutzer, die nur auf die für sie freigegebenen Ordner zugreifen können und keinen eigenen Speicherplatz erhalten. Sie können Dox also kostenfrei verwenden. 13. Wer darf Dateien endgültig löschen? Eigentümer, Miteigentümer und Editoren von Ordnern dürfen Dateien aus diesen Ordnern löschen. Diese werden zuerst in die Gelöschten Objekte des Objekt-Eigentümers verschoben, von wo aus sie dann nur der Eigentümer endgültig löschen kann. 14. Wie kann ich einem Benutzer eine neue Benutzerrolle zuweisen? Als Administrator können Sie anderen Dox-Benutzern die Administratorenrolle zuweisen. Klicken Sie dazu auf das Profil -Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Benutzerverwaltung, und klicken Sie neben dem gewünschten Benutzer auf das Symbol Bearbeiten. Das Erstellen und Zuweisen von benutzerdefinierten Rollen wird derzeit nicht unterstützt. 15. Welche Aufgaben hat ein Dox-Administrator? Ein Dox-Administrator verwaltet die Konten von gewerblichen Nutzern, Benutzerrollen und Richtlinien. Er hat keinen Zugriff auf die Daten der Benutzer. Collaboration User sind für Dox-Administratoren nicht sichtbar, da sie nicht zu deren Unternehmen gehören.

4 16. Wo kann ich meine Unternehmensrichtlinien ändern? Bitte beachten Sie, dass Unternehmensrichtlinien nur von Dox-Administratoren und nur im Web-Client von Brainloop Dox geändert werden können. Klicken Sie auf das Profil -Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Richtlinien. Passen Sie die Unternehmensrichtlinien wie gewünscht an, und wählen Sie Speichern. 17. Wie kann ich meine Benutzereinstellungen in Dox ändern? Benutzereinstellungen wie die Anzeigesprache, Mobiltelefonnummer und das Passwort können im Web-Client geändert werden. Klicken Sie auf das Profil -Symbol, und wählen Sie Benutzereinstellungen. Passen Sie Ihre Einstellungen wie gewünscht an, und wählen Sie Speichern. 18. Wie kann ich meinen Speicherplatz erhöhen? Der verfügbare Speicherplatz hängt vom gewählten Paket ab. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, müssen Sie auf ein anderes Dox-Paket upgraden. 19. Gibt es eine maximale Dateigröße für den Upload und Download? Ja, die maximale Dateigröße für den Upload und Download liegt bei 6 GB. 20. Wie kann ich Dateien aus den Gelöschten Objekten wiederherstellen? Bitte beachten Sie, dass nur der Eigentümer einer Datei diese aus den Gelöschten Objekten wiederherstellen kann. Wählen Sie im Web-Client Meine Dateien > Gelöschte Objekte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei, und wählen Sie Objekte wiederherstellen aus dem Kontextmenü. 21. Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für gelöschte Objekte? Ja, gelöschte Objekte werden 90 Tage in den Gelöschten Objekten aufbewahrt. Nach Ablauf der 90 Tage werden sie endgültig gelöscht. 22. Wie kann ich einen Link zusätzlich schützen? Sie können einen Link zusätzlich mithilfe der Optionen Geschützt durch TAN oder Geschützt durch Passwort schützen. Für Links, die durch TANs geschützt werden, müssen Sie die Mobiltelefonnummer der Empfänger hinterlegen. Für Links, die durch ein Passwort geschützt werden, müssen Sie ein Passwort definieren und dieses dann separat an die Empfänger kommunizieren.

5 23. Wie kann ich eine Freigabe zusätzlich schützen? Sie können eine Freigabe zusätzlich mithilfe der Option Geschützt durch TAN schützen. TANs werden je nach Unternehmensrichtlinien an die Mobiltelefonnummern der Empfänger oder an deren -Adressen gesendet. 24. Wie können Dox-Benutzer ohne Mobiltelefon ihre TANs zur Authentifizierung erhalten? Dox-Administratoren können die Option TANs per zur Anmeldung erlauben aktivieren: Klicken Sie dazu im Web-Client auf das Profil -Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Richtlinien. Wenn die Option TANs per zur Anmeldung erlauben aktiviert ist, erhalten Dox-Benutzer ohne hinterlegte Mobiltelefonnumer ihre TANs zur Authentifizierung per Mail. 25. Kann ich ein Gültigkeitsdatum für Links und Freigaben definieren? Ja, Sie können bei jedem Erstellen eines Links oder einer Freigabe ein Datum definieren, nach welchem der Link oder die Freigabe abläuft. 26. Ich habe mein Mobiltelefon vergessen. Wie kann ich auf meine TAN-geschützten Dox-Inhalte zugreifen? Wenn Ihre Dox-Inhalte zusätzlich SMS-TAN-geschützt sind, können Sie auf diese ohne ein Mobiltelefon nicht zugreifen. 27. Wie kann ein Dox-Administrator seinen Vertrag während der Testphase kündigen? Klicken Sie im Web-Client auf das Profil -Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Kontodetails. Wählen Sie im Bereich Paket-Informationen die Option Testphase kündigen. 28. Wie kann ich die Rechnungsadresse meines Unternehmens ändern? Klicken Sie im Web-Client auf das Profil -Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Kontodetails. Ändern Sie die Rechnungsadresse, und wählen Sie Speichern. 29. Was sind die Systemvoraussetzungen für die Mobilen Apps und die Desktop-Clients? Mobile Apps: o Dox für ios: ios 8 und neuer o Dox für Android: Android 4.3 und neuer o Dox für Windows Store: Win 8.1 und neuer Desktop-Clients: o Dox für Windows: Win 7 und neuer o Dox für OS X: OS X und neuer