Filterregeln Einführung Migration der bestehenden Filterregeln...1. Alle eingehenden Nachrichten weiterleiten...2

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1 Jörg Kapelle 15:19:08 Filterregeln Inhaltsverzeichnis Filterregeln... 1 Einführung... 1 Migration der bestehenden Filterregeln...1 Alle eingehenden Nachrichten weiterleiten...2 Abwesenheitsbenachrichtigung...2 Eine neue Regel erstellen...3 Grundlagen... 4 Bedingungen... 4 Aktionen... 5 Einführung Mit Hilfe von Filterregeln können Sie Ihre s automatisch auf dem Server bearbeiten lassen. Z.B. um sich s an ein anderes Konto weiter leiten zu lassen oder unerwünschte Nachrichten direkt in den Papierkorb zu verschieben. Sie können Filterregeln anlegen, die automatisch beim Eingang von s angewandt werden. Diese serverseitigen Regeln werden ausgeführt, unabhängig davon, ob Sie Ihre s abrufen oder welches Mailprogramm Sie zum Lesen Ihrer s verwenden. Die Reihenfolge der Regeln wird durch ihre Priorität bestimmt, die Sie in der Übersicht in der linken Spalte vergeben (1 = höchste Priorität). Ist eine Regel inaktiv wird sie nicht angewandt. Für Weiterleitungen und Abwesenheits-Benachrichtigungen gibt es eigene Menüpunkte im Webinterface. Die Einrichtung ist intuitiv und schnell erledigt. Migration der bestehenden Filterregeln Bei der Migration Ihres Postfachs werden alle Filterregeln aus dem alten Mailsystem in Mail.UP übertragen Bedienungsanleitung ComUP Seite 1 von 5 Universität Potsdam ZEIK

2 Wenn Sie bisher alle s an einen anderen Account weitergeleitet haben (z.b. Yahoo, Gmail. Web.de etc.), brauchen Sie nichts zu unternehmen. Diese Weiterleitungs-Regel wird automatisch migriert und aktiviert Spam wird automatisch in den "Junk- " Ordner verschoben Alle anderen Regeln werden migriert und ihre Priorität wird auf "inaktiv gesetzt, d.h. es wird Zeit ein wenig aufzuräumen Sie erreichen die Regeln im Standard Interface unter Einstellungen > Regeln Die Namen der Regeln (rule001, rule002,...) wurden aus der Reihenfolge der Regeln im alten Mail System erzeugt. An der Nummerierung können Sie also erkennen in welcher Reihenfolge die Regeln im alten System ausgeführt worden sind. Die Namen wurden in das Beschreibungsfeld verschoben. In der Übersicht können Sie Regeln Hinzufügen, Löschen,Bearbeiten oder die Priorität ändern. Es wird empfohlen die Regeln nicht einfach alle durch einen Klick auf Inaktiv und Vergabe einer Priorität aktiv zu schalten, sondern erst zu prüfen, ob die Regel wirklich noch gebraucht wird. Alle eingehenden Nachrichten weiterleiten Wählen Sie im Hauptmenü Einstellungen, dann unter " " > "Alle Nachrichten umleiten" und stellen die Optionen wie auf dem Bild ein. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren und alle s werden ab sofort an Ihre gewohnte adresse umgeleitet. Abwesenheitsbenachrichtigung Wählen Sie im Hauptmenü "Einstellungen", dann unter " " > "Abwesenheit" und schalten Sie die Abwesenheits-Benachrichtigung ein (ON). Seite 2 von 5 Filterregeln Universität Potsdam ZEIK

3 Darunter können Sie einen Text Ihrer Wahl eintragen und das Ende Ihrer Abwesenheit angeben. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren (rechts oben) und alle s werden ab sofort automatisch mit Ihrer persönlichen Abwesenheits-Benachrichtigung beantwortet. Bitte beachten Sie: Die Abwesenheits-Benachrichtigung wird während einer Abwesenheit an jede Adresse nur einmal versand. Es wird versucht keine Abwesenheits-Benachrichtigung an Mailing-Listen zu verschicken. Eine neue Regel erstellen Das Menü "Regeln erreichen Sie, indem Sie erst in der Hauptnavigation den Menüpunkt "Einstellungen" auswählen. Sie fügen eine neue Regel hinzu, indem Sie auf das + oben rechts klicken. Sie befinden sich dann automatisch im "Standard Modus. Wir empfehlen Ihnen, Regeln in diesem Modus zu erstellen. Wenn Sie Regeln später zum editieren öffnen, gelangen Sie automatisch in den "Experten Modus. 1. Als erstes müssen Sie einen Namen vergeben und können optional eine Beschreibung hinzufügen, klicken Sie dann auf weiter >>. 2. Jetzt sollten Sie eine Bedingung hinzufügen, die nur auf die s zutrifft, die Sie filtern möchten. Wollen Sie z.b. s von einem oder meheren Absender ignorieren, so können Sie diese automatisch in den Papierkorb verschieben lassen. Geben Sie dazu in das Feld neben "Von eine oder mehrere durch Komma getrennte -Adressen ein und klicken Sie dann auf weiter >>. 3. Nun wählen Sie die Aktion. Wenn wir bei dem Beispiel bleiben, sollten Sie hier die Aktion "Löschen und optional "Als gelesen markieren einschalten. Klicken Sie dann oben rechts auf Regel speichern. Seite 3 von 5 Filterregeln Universität Potsdam ZEIK

4 Die Regel ist nun erstellt und Sie sehen sie in der Übersicht alle erstellten Regeln mit der default Priorität 5. Sie können nun der Regel eine höhere oder niedrigere Priorität zuweisen, bestätigen Sie die Änderung (rechts oben ) mit einem Klick auf Aktualisieren. Dies sortiert die Regeln dann in die Reihenfolge, in denen sie von oben nach unten abgearbeitet werden. Möchten Sie eine Regel zeitweise abschalten, können Sie sie einfach Inaktiv schalten. Grundlagen Wenn eine ankommt, dann wird die Regel mit der höchsten Priorität ausgeführt. Es wird die Bedingung der Regel geprüft, ist diese wahr, so wird die Aktion ausgeführt. Gibt es mehrere Bedingungen, so müssen alle erfüllt sein, damit die Aktion(en) ausgeführt werden. Die unterschiedlichen Bedingungen einer Regel sind immer durch UND miteinander Verknüpft. Wünschen Sie eine ODER-Verknüpfung müssen Sie entweder innerhalb einer Bedingung eine Liste verwenden oder mehrere Regeln anlegen. Ist eine Regel abgearbeitet, so wird mit solange mit der nächst niedrigeren Regel weitergemacht, bis alle aktiven Regeln mit absteigender Priorität (das ist die Reihenfolge, die Sie in der Regel-Übersicht sehen) angewandt wurden. Normalerweise ist es jedoch nicht nötig, dass Sie eine , die die Bedingung(en) einer Regel bereits erfüllt hat noch von anderen Regeln verarbeitet wird. Deshalb wird im Standard Modus automatisch nach der/den von Ihnen ausgewählten Aktion(en) noch eine weitere Aktion entweder Bearbeitung abbrechen oder Verwerfen - eingefügt. (Das können Sie selber überprüfen, indem Sie eine selbst erstellte Regel durch Klick auf das Zahnrad am rechten Bildschirmrand zum Bearbeiten öffnen.) Verwenden Sie den Experten Modus, so müssen Sie die Aktionen Bearbeitung abbrechen und Verwerfen selber einfügen! Bedingungen Im Standard Modus haben Sie folgende 4 Bedingungen zur Auswahl, die Sie auch kombinieren können (Damit die Aktion(en) ausgeführt werden, die in dieser Regel definiert werden, müssen alle Bedingungen erfüllt sein.) Von Die Bedingung Von prüft den From Header der . Sie können hier eine einzige vollständig definierte -Adresse eingeben oder eine -Adresse mit Wildcards (z.b. *@uni-potsdam.de ) oder auch eine Komma getrennte Liste. Wenn Sie eine Liste angeben ist die Bedingung wahr, sobald eine der Adressen passt. Dies entspricht einer ODER-Verknüpfung. An Die Bedingung An prüft analog den To Header der . Seite 4 von 5 Filterregeln Universität Potsdam ZEIK

5 Betref Die Bedingung Betreff *test* prüft ob das Wort test irgendwo im Betreff vorkommt. Wenn Sie die Wildcards weglassen wird geprüft ob der Betreff gleich dem Wort ist dann dürfen im Betreff keine weiteren Zeichen enthalten sein. Manuell erstellt Die Bedingung Manuell erstellt prüft auf unterschiedliche Merkmale, die manuell erstellte s von automatisch generierten s unterscheiden. Sie ist wahr, wenn die allem Anschein nach manuell erstellt wurde. Im Experten Modus stehen Ihnen über 20 Bedingungen [ zur Verfügung, zusätzlich können Sie die logischer Operatoren ( ist enthalten in, ist nicht gleich etc.) selber wählen. Aktionen Im Standard Modus haben Sie folgende 6 Aktionen zur Auswahl, die Sie auch kombinieren können: Löschen Diese Aktion verschiebt die in den Trash Ordner. Als gelesen markieren Diese Aktion markiert die als gelesen. Wenn Sie keine weitere Aktion hinzufügen wird sie so in der INBOX abgelegt. Markieren Diese Aktion markiert die mit einem Stern. Wenn Sie keine weitere Aktion hinzufügen wird sie so in der INBOX abgelegt. Verschiebe in Mailbox Diese Aktion verschiebt die in den von Ihnen ausgewählten Mailbox-Ordner. Weiterleiten Diese Aktion leitet die an eine andere -Adresse weiter. Wenn Sie einfach grundsätzlich alle s umleiten möchten, sollten Sie das Alle Nachrichten umleiten Menü verwenden. Siehe obiges Kapitel: Alle eingehenden Nachrichten weiterleiten). Antworten mit Diese Aktion beantwortet die beim Eintreffen sofort automatisch mit einem Text, den Sie hier eingeben können. Das System fügt im Standard Modus automatisch eine der folgenden Aktionen hinzu: Bearbeitung abbrechen Diese Aktion sollte die letzte Aktion einer Regel sein. Sie beendet die Ausführung dieser Regel und keine weitere Regel (mit niedrigerer Priorität) wird mehr ausgeführt. Die wird in der INBOX gespeichert. Verwerfen Diese Aktion sollte die letzte Aktion einer Regel sein. Sie beendet die Ausführung dieser Regel und keine weitere Regel (mit niedrigerer Priorität) wird mehr ausgeführt. Die wird nicht der INBOX gespeichert. Im Experten Modus stehen Ihnen über 20 Aktionen [ zur Verfügung. Seite 5 von 5 Filterregeln Universität Potsdam ZEIK