Anwenderleitfaden Outlook Web Access (OWA)

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1 Anwenderleitfaden Outlook Web Access (OWA)

2 Inhalt Ansprechpartner... 3 Sicherheitstipps... 4 Rechtlicher Hinweis zur Signatur... 4 Arbeiten mit Exchange 2013 OWA... 5 Anmelden am System... 5 Designänderung... 5 Schreiben von s... 6 Schreiben von s in einem separaten Fenster... 6 Einstellen der Signatur... 7 Anzeigen von s über Filter und Sortierung... 7 Löschen und Verschieben von s... 8 Erstellen einer Abwesenheitsnotiz als Anlage verschicken... 9 Offline-Zugriff... 9

3 Ansprechpartner solid IT GmbH IT Service Bahnhofstraße Heilbronn Tel.: Fax:

4 Sicherheitstipps kennwörter dürfen nicht weiter gegeben werden. Wenn Sie meinen, jemand kennt Ihr kennwort oder hat es in Erfahrung gebracht, ändern Sie es. Dulden Sie es nicht, dass eine andere Person sich mit Ihrer Identität (Ihrem Benutzernamen/Kennwort) am System anmeldet. Melden Sie sich nach Beendigung der Tätigkeit immer vom System ab. Rechtlicher Hinweis zur Signatur Seit gelten für s die gleichen Regeln wie für Geschäftsbriefe: Sie müssen die gesetzlichen Pflichtangaben über den Absender enthalten. Fehlen diese Informationen in der elektronischen Korrespondenz, drohen Abmahnungen und Bußgelder. Inhalt und Pflichtangaben in der Signatur: Exakte Firmenbzeichnung: inklusive Geschäftsform des Verfassers, wie sie im Handelsregister eingetragen ist. Ort der Niederlassung: oder der Sitz der Gesellschaft mit postalisch korrekter ladungsfähiger Anschrift. Registergericht: mit der Registrierungsnummer des Unternehmens im Handelsregister. Gesellschaftsverantwortliche: - GmbH: Name aller Geschäftsführer und ggf. des Aufsichtsratsvorsitzenden jeweils mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Familiennamen. - Bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (wie GmbH & Co. KG), sind sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft notwendig. - Aktiengesellschaften müssen alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen enthalten, dabei ist die Kennzeichnung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats als solchem nötig.

5 Arbeiten mit Exchange 2013 OWA Anmelden am System Starten Sie ihren Browser Geben Sie in der Adresszeile die Adresse von OWA ein: und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste. Geben Sie im Datenfeld Ihre Benutzerdaten ( adresse) ein. Die Zugangsdaten haben Sie von der solid IT GmbH erhalten. Bestätigen Sie Ihre Eingabe entweder mit der Enter-Taste oder indem Sie auf die Schaltfläche sign in klicken. Designänderung Die Reiter für Mail, Kalender, Personen und Aufgaben befinden sich am oberen Rand auf der rechten Seite: In die Optionen kommen Sie, indem Sie auf das Zahnradsymbol, welches sich am oberen rechten Rand befindet, klicken. Dort finden sich auch einige weitere Verknüpfungen:

6 Schreiben von s Um eine neue schreiben zu können, klicken Sie bitte oben links auf "Neue ". Beim Schreiben einer werden nur noch die wichtigsten Buttons (Senden, Verwerfen und Einfügen) im Fenster angezeigt. Um die restlichen Einstellmöglichkeiten anzuzeigen, muss auf folgendes Steuerelement geklickt werden: Die Einstellungen für Vertraulichkeit, Zustell- und Lesebestätigung befinden sich unter: Nachrichtenoptionen anzeigen. Schreiben von s in einem separaten Fenster Sollen sich für das Schreiben von s weiterhin separate Fenster öffnen, müssen Sie dies unter Optionen - Einstellungen - Mail im Block auf der rechten Seite umstellen:

7 Einstellen der Signatur Zum Einstellen der Signatur navigieren Sie unter Optionen - Einstellungen Signatur: tragen Sie hier ihre Signatur ein. Wünschen Sie, dass jeder ausgehenden eine Signatur angehängt wird, aktivieren Sie diese Option im dafür vorgesehen Feld. Nachdem die gewünschten Einstellungen vorgenommen worden sind, müssen diese mit einem Klick auf Speichern gesichert werden. Anzeigen von s über Filter und Sortierung Die Anzahl der Filter zur Anzeige von s in einem Ordner wurden deutlich reduziert. Diese finden Sie nun direkt über der Liste mit den s:

8 Die Möglichkeiten zur Sortierung von s in einem Ordner finden Sie unter folgendem Punkt: Löschen und Verschieben von s Die verschiedenen Buttons für Löschen und Verschieben gibt es in der alten Form nicht mehr. Zum Löschen einer wird die Maus über die entsprechende Nachricht geführt und mit einem Klick auf das nun erscheinende rote Kreuz kann die entsprechende Mail gelöscht werden: Nach Belieben können auch zuerst mehrere s mittels eines Hakens markiert werden und so zusammen gelöscht werden. Die Schaltfläche für den Haken erscheint erst, wenn die Maus über die entsprechende geführt wird: Zum Verschieben einer , diese bei gedrückter linker Maustaste zu dem gewünschten Ordner ziehen. Wenn mehrere s verschoben werden sollen, können diese auch wieder über einen Haken markiert und danach gemeinsam verschoben werden. Erstellen einer Abwesenheitsnotiz Sie können die Webschnittstelle OWA dazu nutzen, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Dazu rechts oben auf Optionen klicken und "Automatische Antworten festlegen" auswählen.

9 Unter diesem Punkt sind die gewohnten Einstellmöglichkeiten zu finden. Bitte beachten Sie: wenn eine automatische Antwort an externe Empfänger geschickt werden soll, dann muss dies separat ausgewählt und eine separate Nachricht geschrieben werden. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit, die automatische Antwort nur an Absender in der Kontaktliste zu schicken. Nachdem die gewünschten Einstellungen vorgenommen worden sind, müssen diese mit einem Klick auf Speichern gesichert werden. als Anlage verschicken Um eine als Anlage zu verschicken, müssen Sie diese mit der Maus in die neue ziehen. Auf eine in einer Anlage kann auch direkt geantwortet werden. Dazu Doppelklick auf die Anlage und anschließend auf Antworten klicken. Offline-Zugriff Die neue Version der OWA von Exchange 2013 bietet die Möglichkeit, auch Offline (d.h. ohne Internetverbindung) zu arbeiten. Im Offline-Modus werden die Daten lokal auf Ihrem PC abgelegt. Nutzen Sie die OWA im Offline-Modus, können Sie z.b. s lesen, schreiben oder löschen. Ebenfalls haben Sie Zugriff auf Ihre Kontakte und zukünftigen Termine. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden mit dem Exchange Server synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung verfügbar ist. Die Änderungen sind auf anderen Geräten, die mit Exchange verbunden sind, erst nach der Synchronisation sichtbar. Nutzen Sie den Offline-Zugriff auf OWA nur, wenn Sie die einzige Personen sind, die Ihren PC nutzt. Dies verhindert, dass Dritte Zugriff auf Ihre Daten erlangen könnten. Um den Offline-Zugriff nutzen zu können, muss auf Ihrem PC mindestens Internet Explorer 10, Firefox 31 oder Chrome 24 installiert sein. Zudem müssen Sie den Offline-Zugriff einmalig aktiveren. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad und Offlineeinstellungen: Ein Assistent führt Sie durch die Einrichtung des Offline-Zugriffs.

10 Sollte der Punkt Offlineeinstellungen nicht vorhanden sein, ist dies ein Hinweis auf eine nicht unterstützte Version Ihres Browsers. Nachdem Sie den Zugriff aktiviert haben, können Sie optional unter Offlineeinstellungen manuell bestimmen, welche Ordner synchronisiert werden: Aktivieren Sie den Onlinezugriff und bestätigen mit OK. Bestätigen Sie, dass Sie der einzigte Benutzer des Computers sind. Konfigurieren Sie die Offlineeinstellungen mit Klick auf Weiter. Speichern Sie sich den Link zur Outlook Web App am besten in den Favoriten: Drücken Sie STRG+D, danach schließen Sie die Konfiguration ab. Tun Sie dies nicht, werden immer die fünf zuletzt geöffneten Ordner offline verfügbar gemacht. Verfügbar sind im Offline-Modus pro Ordner die s der letzten drei Tage.

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