Kalender Inhalt. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 2 von 30

Transkript

1 Handbuch Kalender

2 Kalender Inhalt Der Kalender... 3 Überblick... 3 Der Kalender in der MyWorld... 4 Listendarstellung... 5 Tag, Woche, Monat, Jahr... 6 Kalenderrelevante Übersichtsbalken in der MyWorld... 7 Übersichtsbalken: Aufgaben... 7 Beprechungskonflikte... 9 Eine Besprechung anlegen Eine bestehende Besprechung ändern Eine Besprechung löschen Persönliche Verteilerlisten erstellen Ein Ereignis anlegen Ein bestehendes Ereignis ändern Ein Ereignis löschen Erstellen eines Dokumentes von einer/m Besprechung / Ereignis Neues Dokument erstellen Neue Version eines Dokumentes erstellen PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 2 von 30

3 Der Kalender Überblick Das Modul Kalender befindet sich in allen drei Welten und hat in jeder Welt dieselbe Funktionsweise. Je nachdem in welcher Welt bzw. Projekt oder Business Sie sich befinden haben Sie Zugriff auf die dortigen Termine. Im Kalender der MyWorld befinden sich alle Ihre Termine, aller Ihrer Arbeitsräume, kumuliert. MyWorld ProjectWorld BusinessWorld Der Projektkalender dient der zentralen Koordination von Terminen. Diese Termine umfassen Besprechungen, Ereignisse, Vorgänge, Meilensteine und To- Dos. Bei der Planung einer Besprechung können vorab freie Termine überprüft und Agenden erstellt werden. Die Einladung zu einem Termin wird zusätzlich per an die Teilnehmer versendet und kann in MS Outlook übernommen werden. Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit Termine zu bestätigen, abzulehnen und mit anderen Informationen zu hinterlegen. Die Funktion der Verlinkung ermöglicht es dem Benutzer terminrelevante Dokumente, Formulare, Vorgänge, etc. mit einem Termin zu verknüpfen. Dies PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 3 von 30

4 erleichtert allen Teilnehmern die Vorbereitung zu einem Termin, da alle relevanten Informationen gebündelt vorliegen. Der Kalender in der MyWorld Um zum Kalender zu gelangen klicken Sie in der Navigationsbar auf das Modul Kalender. Das aktuelle Datum (1) ist im Kalender immer farblich hinterlegt. Im Kalender in der MyWorld sehen Sie alle Besprechungen (2) aus allen Arbeitsräumen (Projekte, Businesses) die Sie angelegt haben und wo Sie Besprechungs-Leiter sind oder zu denen Sie von anderen Teilnehmern eingeladen wurden. Weites sehen Sie in Ihrem Kalender in der MyWorld alle Ereignisse (3) aus allen Arbeitsräumen (Projekte, Businesses). PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 4 von 30

5 Ereignisse unterscheiden sich von Besprechungen dadurch, dass beim Erstellen keine bestimmte Teilnehmergruppe eingeladen wird, sondern alle Beteiligten in ihrer MyWorld davon in Kenntnis gesetzt werden. Listendarstellung Im Kalender kann bei Bedarf zwischen der grafischen Ansicht und der Listenansicht gewechselt werden. Durch die Listenansicht erhält man einen Gesamtüberblick über alle Termine und Ereignisse. Bei Bedarf kann man auch alle Termine in eine PDF-Datei bzw. CSV-Datei exportieren. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 5 von 30

6 Tag, Woche, Monat, Jahr Um Ihre Liste einzuschränken oder zu erweitern, können Sie zwischen Tag, Woche, Monat und Jahr (1) wechseln. Sie können auch direkt zu einem bestimmten Datum (2) springen und wieder zum heutigen Datum (3) wechseln. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 6 von 30

7 Kalenderrelevante Übersichtsbalken in der MyWorld Übersichtsbalken: Aufgaben Jede Besprechung zu der Sie eingeladen wurden finden Sie im Übersichtsbalken Neue Aufgaben (1). Durch einen Klick auf den Link (2) gelangen Sie in das entsprechende Projekt in die Besprechungsdetails. Eine Besprechungseinladung annehmen Selektieren Sie die gewünschten Besprechung(en) und bestätigen Sie mit Annehmen, danach verschwindet die Besprechung aus der Übersicht. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 7 von 30

8 Eine Besprechungseinladung ablehnen Selektieren Sie die gewünschten Besprechung(en) und bestätigen Sie mit Ablehnen, danach verschwindet die Besprechung aus der Übersicht. Übersichtsbalken: Aufgaben - In Bearbeitung, verspätet oder morgen beginnend Hier sehen Sie alle Besprechungen (1) der nächsten Zeit und ihren aktuellen Status (2). Eine abgelehnte Besprechung (3) wird durchgestrichen angezeigt. Zusätzlich kann in den Optionen der gewünschte Betrachtungszeitraum eingestellt werden. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 8 von 30

9 Beprechungskonflikte Sie können mehrere Besprechungen gleichzeitig annehmen oder ablehnen. Falls Sie 2 oder mehrere Besprechungen, die zeitgleich stattfinden annehmen möchten, erhalten Sie eine Konflikt Information (1). Sie können nun beide Besprechungen annehmen (2) oder den Vorgang Abbrechen (3), zum Übersichtsbalken zurückkehren und dort eine der beiden Besprechungen ablehnen und die andere annehmen. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 9 von 30

10 Eine Besprechung anlegen Um eine Besprechung zu erstellen, wechseln Sie in das entsprechende Projekt (1) und klicken auf Kalender (2). Dann bewegen Sie die Maus über das gewünschte Datum und klicken auf Erstelle (3), anschließend auf Besprechung. Vergeben Sie einen Namen(1), ein Datum(2) und stellen Sie Beginn und Ende(3) der Besprechung ein. Fett gedruckte Felder sind Pflichtfelder. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 10 von 30

11 Im Feld Teilnehmer wählen Sie alle Personen aus, die an der Besprechung teilnehmen sollen. Als Besprechungsleiter stehen Sie automatisch in der Teilnehmerliste. Danach bestätigen Sie mit Weiter. Jetzt haben Sie noch die Möglichkeit weitere Teilnehmer hinzuzufügen (1) bzw. den Status (2) der Teilnehmer zu ändern. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 11 von 30

12 Sollten Sie einen Teilnehmer löschen wollen, markieren Sie diesen und gehen anschließend auf Teilnehmer entfernen. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 12 von 30

13 Zusätzlich können Sie der Besprechung noch einen relevanten Link (Dokument, Bild,...) hinzufügen. Danach Bestätigen Sie Ihre Eingabe. Die Besprechung erscheint dann im Kalender. Jeder Teilnehmer (inkl. des Besprechungsleiters) bekommt eine Mail mit den Einladungsdetails an die adresse gesandt, die Sie bei Ihren persönlichen Einstellungen eingetragen haben (Setup Persönliche Einstellungen). PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 13 von 30

14 Eine bestehende Besprechung ändern Um eine Besprechung zu ändern, klicken Sie auf den Link der Besprechung im Kalender. Sie können die Besprechung auch in einem der Übersichtsbalken in Ihrer MyWorld ändern. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 14 von 30

15 Sie können in den Besprechungsdetails alle Daten, wie Name, Datum, Uhrzeit usw. ändern (1), aber auch nachträglich Teilnehmer (2) hinzufügen oder entfernen. Links (3) können auch hinzugefügt oder entfernt werden. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Bestätigen und Ihre Änderungen werden übernommen. Jeder Besprechungsteilnehmer erhält nun eine mit den geänderten Daten. Sollten Sie einen Teilnehmer ausgeladen haben, erhält dieser ebenfalls eine Mail. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 15 von 30

16 Eine Besprechung löschen Um eine Besprechung zu löschen, klicken Sie auf den Link der Besprechung im Kalender. Sie können die Besprechung auch in einem der Übersichtsbalken in Ihrer MyWorld löschen. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 16 von 30

17 Um die Besprechung zu löschen, klicken Sie auf Löschen. Danach bestätigen Sie mit ja und die Besprechung ist nun endgültig gelöscht. Jeder Beteiligte erhält nun eine mit der Information, dass die Besprechung abgesagt wurde. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 17 von 30

18 Sie können auch direkt in der Listenansicht eine selektierte Besprechung löschen. Persönliche Verteilerlisten erstellen Wenn Sie immer wieder dieselben Teilnehmer zu Besprechungen einladen, können Sie Verteilerlisten erstellen, um das Anlegen einer Besprechung zu erleichtern. Dazu klicken Sie in der MyWorld auf Setup und dann auf Persönliche Verteilerlisten. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 18 von 30

19 Danach klicken Sie auf Erstellen. Schlussendlich vergeben Sie den gewünschten Listennamen und klicken auf Bestätigen. Vergeben Sie einen Namen. Um die gewünschten Personen zur Liste hinzuzufügen, markieren Sie die Verteilerliste (1) und klicken auf Ändern (2). PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 19 von 30

20 Danach markieren Sie die gewünschten Personen (1) und fügen diese mit Hinzufügen (2) in die obere Liste hinzu. Sie können die Liste jederzeit mit Hinzufügen oder Löschen verändern. Im Anschluss schließen Sie mit Bestätigen ab. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 20 von 30

21 Beim Erstellen einer Besprechung können Sie nun aus den bereits definierten Verteilerlisten wählen. Ein Ereignis anlegen Um ein Ereignis zu erstellen, wechseln Sie in das entsprechende Projekt (1) und klicken auf Kalender (2). Dann bewegen Sie die Maus über das gewünschte Datum, klicken auf Erstellen (3) und anschließend auf Ereignis. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 21 von 30

22 Vergeben Sie einen Namen, ein Datum, stellen Sie Beginn und Ende der Besprechung ein und klicken anschließend auf Bestätigen. Fett gedruckte Felder sind Pflichtfelder. Das Ereignis erscheint dann im Kalender. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 22 von 30

23 Ein bestehendes Ereignis ändern Markieren Sie das Ereignis (1) und klicken anschließend auf Ändern (2). Sie können das Ereignis auch direkt Anklicken. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 23 von 30

24 In beiden Fällen gelangen Sie zum Ändern des Ereignisses. Sie können nun Änderungen vornehmen und diese anschließend Bestätigen. Ein Ereignis löschen Um ein Ereignis zu löschen, müssen Sie es zuerst markieren (1) und danach auf Löschen (2) klicken. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 24 von 30

25 Sie können das Ereignis auch direkt anklicken und dann auf Löschen gehen. Erstellen eines Dokumentes von einer/m Besprechung / Ereignis Sie können direkt von einer/m bestimmten Besprechung / Ereignis ein neues Dokument und im Zuge dessen eine Verlinkung zu dem neuen Dokument erstellen. Ebenso ist es möglich eine neue Version eines bereits existierenden Dokumentes einzuchecken. Die auf diese Weise erstellten Dokumente werden im (von Ihnen ausgewählten) Ordner im Modul Dokumente gespeichert! PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 25 von 30

26 Neues Dokument erstellen Um ein neues Dokument von einer/m Besprechung / Ereignis zu erstellen gibt es zu Beginn zwei Möglichkeiten. 1) Wählen Sie die/das gewünschte Besprechung / Ereignis aus und klicken Sie entweder in der Toolbar auf das Icon Link (1.) oder, in der/dem geöffneten Besprechung / Ereignis, im Panel Links auf Hinzufügen und auf Dokument oder Ordner (2.). PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 26 von 30

27 Im Anschluss daran gelangen Sie in die Maske Link hinzufügen, navigieren in den gewünschten Ordner, in welchem das Dokument gespeichert werden soll und wählen hier den Befehl Erstellen. 2) Bei der zweiten Möglichkeit öffnen Sie ebenso die/das gewünschte Besprechung / Event, klicken im Panel Links auf Hinzufügen und im darauf folgend öffnenden DropDownMenü klicken Sie auf das Icon Neues Dokument hochladen. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 27 von 30

28 Von beiden Möglichkeiten gelangen Sie in die Maske Dateien hochladen und können nun das hochzuladende Dokument auswählen. Hier haben Sie nochmals die Möglichkeit den Zielordner, in welchem das Dokument gespeichert werden soll, zu ändern. Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen (auf diese Weise können auch mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden) und abschließend auf den Button Bestätigen. Danach gelangen Sie zurück zur/m Besprechung / Event und können im Panel Links die Version des verlinkten Dokumentes ändern. Mit Klick auf Bestätigen speichern Sie die Änderung, das Dokument wird endgültig hochgeladen und verlinkt. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 28 von 30

29 Neue Version eines Dokumentes erstellen Um eine neue Version eines Dokumentes direkt von einer/m Besprechung / Event zu erstellen wählen Sie die/das gewünschte Besprechung / Event aus und klicken Sie entweder in der Toolbar auf das Icon Link (1.) oder, in der/dem geöffneten Besprechung / Ereignis, im Panel Links auf Hinzufügen und auf Dokument oder Ordner (2.). PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 29 von 30

30 Anschließend gelangen Sie in die Maske Link hinzufügen. Hier navigieren Sie in den Ordner, in welchem sich das gewünschte Dokument befindet und markieren dieses. Danach klicken Sie auf den Button Check In. In der darauffolgenden Maske Dokument Check In wählen sie die gewünschte neue Version aus, geben eine Erläuterung zur neuen Version ein und laden die neue Version mit Bestätigen hoch. PNW-Kalender-DE-6.4.docx Seite 30 von 30