1 Mareon Büro und Administration

Transkript

1 Übersicht über die Änderungen in Mareon für Handwerker Wie wir Ihnen in unserem Newsletter 1/2007 bereits angekündigt haben, erhält Mareon ab dem 8. März 2007 ein neues Gesicht. Viele Menüs wurden optisch moderner gestaltet, einige Funktionen ändern sich, manches bleibt aber auch gleich. Wenn Sie als Handwerksunternehmen auf Mareon registriert sind, möchten wir Ihnen hier eine Übersicht über die geänderten Funktionen geben. Inhalt 1 Mareon Büro und Administration Anmeldung auf Mareon Administration und Mitarbeiterverwaltung Handwerkeranbindung Auftragsbenachrichtigungen Ausschreibungen Mareon Büro und Administration Im Mareon Büro hat sich auf den ersten Blick optisch am meisten getan. Viele Menüs wurden von uns optisch an das Ihnen schon bekannte Design aus der Handwerkeranbindung angepasst. Die für Sie größten funktionalen Änderungen betreffen die Anmeldung auf Mareon und die Administration Ihrer persönlichen Daten. Aareon 2007 Seite 1 von 6

2 1.1 Anmeldung auf Mareon Grundsätzlich ändert sich die Anmeldung auf Mareon nicht. Sie haben weiterhin Ihren gewohnten Benutzernamen und Ihr Passwort und Sie können sich auch weiterhin mit einem Klick auf Anmelden auf unserer Startseite auf Mareon anmelden. Allerdings wird sich die direkte Anmeldung in der Handwerkeranbindung ändern. Bisher war es möglich auf der Startseite in der Auswahlbox Handwerkeranbindung auszuwählen und sich so direkt an der Mareon Handwerkeranbindung anzumelden, um nach der Anmeldung sofort die eigenen Aufträge und Rechnungen zu sehen ohne den Umweg über das Büro. Da wir langfristig alle Mareon-Anmeldungen vereinheitlichen wollen, wird diese Auswahl nicht mehr auf der Homepage möglich sein, sondern wurde als persönliche Einstellung in das Mareon Büro verschoben. In Zukunft können Sie sich aus allen Ihnen zur Verfügung stehenden Mareon-Modulen ein Modul festlegen, das direkt nach der Anmeldung statt dem Mareon Büro angezeigt werden soll. Dies können zum Beispiel Aufträge und Rechnungen oder auch Ausschreibungen sein. Bitte gehen Sie wie folgt vor, um dies einzustellen: 1. Melden Sie sich auf Mareon an. In der Auswahlbox auf der Startseite muss Mareon Anmeldung ausgewählt sein. Klicken Sie bitte auf Anmelden und melden Sie sich mit Ihrem persönlichen Benutzernamen und Passwort auf Mareon an. 2. Nach der Anmeldung sehen Sie Ihr persönliches Büro. 3. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Einstellungen. 4. Im aufklappenden Menü können Sie sich im unteren Bereich Ihre eigene Startseite festlegen. Die Auswahlbox enthält alle Ihnen zur Verfügung stehenden Module. Markieren Sie bitte das passende Modul und klicken auf OK. Nach der nächsten Anmeldung wird automatisch dieses Modul statt des Büros geöffnet. Aareon 2007 Seite 2 von 6

3 1.2 Administration und Mitarbeiterverwaltung Die Verwaltung Ihrer persönlichen Daten, die über das Büro nach einem Klick auf Administration erreichbar ist, wurde ebenfalls optisch angepasst. Die Funktionen sind jedoch fast alle gleich geblieben. Die einzige größere Änderung in diesem Bereich betrifft die Mitarbeiterverwaltung, um Mitarbeitern Zugriff auf Funktionen Ihres Unternehmens zu geben. Damit ein Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Funktionen bekam, war es bisher notwendig, dass dieser Mitarbeiter die Registrierungsnummer Ihres Unternehmens in seinen eigenen Profildaten eingab. Danach konnten Sie den Mitarbeiter einladen und auch wieder sperren. Diesen Prozess haben wir auf das Ihnen aus der Handwerkeranbindung bereits bekannte System der Aktivierungscodes umgestellt. Statt immer dieselbe Registrierungsnummer an Ihre Mitarbeiter zu verteilen, können Sie nun direkt aus der Mitarbeiterverwaltung Ihre Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anlegen und einladen. Die Mitarbeiter erhalten mit ihrer Einladung einen individuellen und einmaligen Aktivierungscode, den diese in ihrem eigenen Büro eingeben können. Danach können Sie den Mitarbeiter beliebig einladen, sperren oder löschen. Um einen Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen einzuladen, führen Sie bitte folgende Schritte durch: 1. Melden Sie sich auf Mareon an und wechseln Sie gegebenenfalls in Ihr Büro. Klicken Sie bitte in der oberen Menüleiste auf Administration und danach auf Mitarbeiterverwaltung. 2. Sie sehen nun eine Liste Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie noch keinen zusätzlichen Mitarbeiter angelegt haben, sind Sie der einzige in dieser Liste. 3. Klicken Sie bitte auf Neuen Mitarbeiter einladen. 4. Auf dieser Seite legen Sie Ihren Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen an. Bitte geben Sie den Namen und entweder die -Adresse oder die Fax-Nummer Ihres Mitarbeiters ein, an die die Einladung verschickt werden soll. 5. Nach Klick auf Einladen wird die Einladung an den Mitarbeiter verschickt, der Mitarbeiter wird nun in der Mitarbeiterliste im Status Eingeladen angezeigt. In der Einladung ist genau beschrieben, was dieser zu tun hat, um sich in Ihrem Unternehmen auf Mareon zu registrieren. 6. Der neue Mitarbeiter muss sich auf Mareon einen eigenen Benutzernamen und ein Passwort anlegen. Dies geschieht über die normale Registrierung, die Sie auch durchgeführt haben. Nach Abschluss der Registrierung befindet sich der Mitarbeiter in seinem eigenen Büro und wird nach dem Aktivierungscode gefragt. Dieser ist in der Einladung angegeben, wird Ihnen aber auch in der Mitarbeiterverwaltung in der Liste der Mitarbeiter angezeigt, solange der Aktivierungscode noch nicht benutzt wurde. 7. Nach Eingabe des Aktivierungscodes durch den neuen Mitarbeiter ist dieser nicht sofort freigeschaltet, sondern befindet sich vorerst im Status Wartet auf Freischaltung. Bitte schalten Sie den Mitarbeiter nun noch frei, damit dieser Zugriff auf die Funktionen Ihres Unternehmens bekommt. Dies können Sie in der Mitarbeiterverwaltung tun, indem Sie den Mitarbeiternamen anklicken und danach auf Freischalten klicken. Aareon 2007 Seite 3 von 6

4 8. Wenn Sie einen einmal freigeschalteten Mitarbeiter sperren oder gar löschen wollen, können Sie dies ebenfalls über die Mitarbeiterverwaltung erreichen. Bitte klicken Sie in diesem Fall den entsprechenden Mitarbeiter an und sperren diesen über den Knopf Sperren. Wenn ein Mitarbeiter gesperrt ist, können Sie diesen auch löschen. Bitte achten Sie darauf, dass das Löschen endgültig ist und nur durch eine komplett neue Einladung rückgängig zu machen ist. Aareon 2007 Seite 4 von 6

5 2 Handwerkeranbindung Die Handwerkeranbindung, in der Sie Zugriff auf Ihre Aufträge und Rechnungen haben, wurde mit wenigen Ausnahmen nicht verändert. Alle gewohnten Funktionen, die Sie täglich einsetzen, sind über die bekannten Menüs zu erreichen. Die einzigen Ausnahmen sind die direkte Anmeldung in der Handwerkeranbindung, um sofort nach der Anmeldung Ihre eigenen Aufträge zu sehen und die Konfiguration der Auftragsbenachrichtigungen. Die Änderungen in der Anmeldung sind bereits im Abschnitt Anmelden auf Mareon (siehe Kapitel 1.1) beschrieben. Im folgenden Kapitel folgen die Änderungen bezüglich der Auftragsbenachrichtigungen. 2.1 Auftragsbenachrichtigungen Um externe Auftragsbenachrichtigungen zu konfigurieren, war es bisher notwendig direkt in das Menü Aufträge und Rechnungen zu wechseln und dort jedes Wohnungsunternehmen einzeln zu kontrollieren, ob die Benachrichtigungen richtig eingestellt sind. Um die Übersicht zu vereinfachen und die Benachrichtigungen besser zu präsentieren, stellen wir Ihnen die Mareon Mailbox zur Verfügung. Die Mailbox stellt Ihnen alle Benachrichtigungen in einer Ansicht dar und Sie können aus der Mailbox heraus, auch Ihre externen Benachrichtigungen per , Fax oder SMS konfigurieren. Die Mareon Mailbox erreichen Sie aus Ihrem Büro über den Menüpunkt Mailbox in der oberen Menüleiste. Alternativ werden Ihnen hinter dem Namen Ihres Auftraggebers im Büro auch die ungelesenen Benachrichtigungen angezeigt. Ein Klick darauf führt Sie ebenfalls in die Mailbox. Für eine noch größere Übersicht können Sie sich zusätzlich zu den Auftraggebern auch die neuesten Benachrichtigungen im Büro anzeigen lassen. Klicken Sie dazu im Büro bitte auf Einstellungen in der oberen Menüleiste und markieren Sie die Option Benachrichtigungen. Im Büro sind nun in einer zusätzlichen Box die letzten fünf Benachrichtigungen zu sehen. Ein Klick darauf führt Sie in die Mailbox. Um sich die Benachrichtigungen an eine externe -Adresse, Faxnummer oder als SMS zu schicken, rufen Sie sich die Mailbox auf. In der oberen Menüleiste klicken Sie nun bitte auf Einstellungen. Hier sehen Sie eine Übersicht über Ihre Auftraggeber und die aktuellen Benachrichtigungs-Einstellungen. Um sich über neue Aufträge eines Auftraggebers extern benachrichtigen zu lassen, markieren Sie diese bitte und klicken auf Bearbeiten. Aareon 2007 Seite 5 von 6

6 Im nun folgenden Menü können Sie die Benachrichtigungshäufigkeit und den Kanal einstellen. Als Häufigkeit können Sie keine, 1 oder alle einstellen. Während die Einstellung keine gar keine externe Benachrichtigung erzeugt, bewirkt alle, dass zu jedem Ereignis eine externe Benachrichtigung erzeugt wird. Die Einstellung 1 bedeutet, dass zum ersten Ereignis eine externe Benachrichtigung verschickt wird. Für alle folgenden Ereignisse wird jedoch nichts mehr übermittelt. Erst nachdem Sie sich einmalig eingeloggt haben und zum Beispiel die bis dahin vorliegenden neuen Aufträge zur Kenntnis genommen haben, wird wieder einmalig eine Benachrichtigung versendet. Als Benachrichtigungskanal stehen Ihnen weiterhin , Fax oder SMS zur Verfügung, aus denen Sie pro Auftraggeber frei auswählen können. Bitte speichern Sie Ihre geänderten Einstellungen mit einem Klick auf Speichern. Hinweis: Die Angaben zu Ihrer -Adresse und Ihrer Faxnummer werden weiterhin Ihrem persönlichen Profil entnommen. Die Benachrichtigungen gehen also an die in Ihrem Profil gespeicherten Daten. Sie können diese jederzeit problemlos ändern, indem Sie von Ihrem Büro aus im oberen Menü auf Administration klicken. Außerdem ist es weiterhin nur dem Super-User des Unternehmens erlaubt, die Einstellungen für die Benachrichtigung zu ändern. 3 Ausschreibungen Im Bereich der Ausschreibungen hat sich nichts für Sie geändert. Sie können sich nun allerdings ebenfalls direkt im Ausschreibungsbereich anmelden, ohne erst über das Büro gehen zu müssen, wenn Sie sich - wie im Kapitel Anmeldung auf Mareon beschrieben - Ausschreibungen als eigene Startseite festlegen. Aareon 2007 Seite 6 von 6