Leitfaden Onlineportal

Transkript

1 Leitfaden Onlineportal Inhaltsverzeichnis Die Registrierung /Anmeldung... 2 Das Dashboard... 4 Das eigene Profil... 7 Ein Visum beantragen... 9 visum@visumpoint.de

2 Die Registrierung / Anmeldung aufrufen und oben rechts auf "LOGIN" klicken. direkt einloggen (wenn bereits registriert) oder auf "Neu? Jetzt registrieren" klicken (wenn Anmeldung erstmalig erfolgt) Bei der Registrierung sind die folgenden Daten einzutragen: Nachname -Adresse (bitte Firmen- adresse verwenden) Kundennummer (erhalten Sie von Ihrem Travelmanagement) visum@visumpoint.de

3 Nach der Registrierung erhalten Sie eine mit einem Bestätigungslink an die angegebene Maildresse. Bitte klicken Sie den dort enthaltenen Link an. Anschließend wird Ihnen ein temporäres Passwort zugesendet, mit welchem Sie sich einloggen können. HINWEIS: Ihre adresse ist standardmäßig gleichzeitig der Benutzername. Sie können dies bei Bedarf in Ihrem Profilbereich abändern. Nach dem erstmaligen Login müssen Sie unseren Datenschutzhinweis bestätigen und ein eigenes Passwort festlegen. Nun sind Sie im Besitz Ihres eigenen Profils und können Visaanträge erstellen. Wurde Ihnen von einem anderen Nutzer eine Freigabe erteilt, können Sie auch für diesen ein Visum beantragen und sein Profil editieren. Alle Daten Ihres Profils bzw. die des Antragstellers werden aber auch automatisch während des Antragsprozesses übernommen und im jeweiligen Profil gespeichert, so dass Sie nun bereits direkt mit der Visabeantragung starten können. Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie nicht und rufen Sie uns einfach unter an oder schreiben Sie eine an

4 Das Dashboard 1. Neuer Auftrag / Antrag Hier können Sie eine Auftragserteilung an visumpoint inkl. Visumantrag oder nur eine Auftragserteilung oder nur einen Visuamantrag erstellen und online an visumpoint übermitteln (siehe "Ein Visum beantragen"). 2. Übersicht Aufträge Unter diesem Punkt finden sich alle Aufträge, die Sie jemals erstellt haben bzw. als Administrator sehen Sie alle Aufträge, die jemals erstellt wurden. Diese können Sie beliebig nach Land, Status, Zeitraum, oder Namen filtern. Außerdem können Sie ganze Aufträge kopieren und sich das Deckblatt sowie den Visumantrag anzeigen lassen. Bei noch nicht übermittelten Aufträgen (Aufträge, die vorerst nur gespeichert wurden) ist es außerdem möglich, die Bearbeitung fortzusetzen oder den Auftrag zu löschen. visum@visumpoint.de

5 6. Nachrichten (Feature noch in der Entwicklung weitere Informationen auf Anfrage) Hier können Sie direkt Nachrichten an visumpoint übermitteln und auch intern miteinander kommunizieren. 7. Allgemeine Dokumente Dieser Punkt dient als allgemeiner Dokumente-Container. Über diesen haben alle Mitarbeiter Zugriff auf Dokumente, die von Administratoren und berechtigten Personen zur Ansicht freigegeben werden (wie z.b. Vorlagen für Entsendungs- und Einladungsschreiben). 8. Stammdaten nur sichtbar für Administratoren & berechtigte Personen Hier können die Stammdaten zum Unternehmen (Rechnungs- und Versandadressen) angepasst werden, die allen Nutzern zur Auswahl angezeigt werden sollen. Auch die Dokumente, die im Punkt Dokumente (siehe Punkt 7) auftauchen sollen, können hier hochgeladen werden. 9. Eigenes Profil Hier sind alle Daten zum eigenen Profil sichtbar und können jederzeit aktualisiert werden (siehe "Das eigene Profil")

6 Das eigene Profil Hier haben Sie die Möglichkeit, im Profil gespeicherte Daten einzusehen bzw. zu editieren und Freigaben zu vergeben. Administratoren können hier Rechte für den jeweiligen Profilinhaber vergeben. 1. Daten ändern Klicken Sie auf diesen Button, um die Daten des Profils zu ändern. Administratoren können hier außerdem individuelle Rechte für den jeweiligen Profilinhaber festlegen. 2. Dokumente Hier können Dokumente hinterlegt werden, die dann dem Profil zugeordnet sind. Diese Dokumente können bei der Beantragung eines Visums online an visumpoint übermittelt werden (siehe "Ein Visum beantragen ")

7 Um ein Dokument hochzuladen, klicken Sie einfach oben rechts auf "Neu" und füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Bitte setzen Sie im Fall von Reisepässen ein Häkchen bei Dokument ist Pass. Dokumente können als PDF und im JPG-Format hochgeladen werden. HINWEIS: Die hinterlegten Dokumente können später im Antragsprozess zugeordnet werden und an visumpoint mit übermittelt werden. Außerdem werden Reisepassdaten während der Visumbeantragung automatisch in den Antrag übernommen. Wir empfehlen daher die Reisepässe mit Namen wie "Reisepass für China" oder "2. Reisepass" o.ä. zu versehen, damit es leichter fällt, diese dann bei der Auswahl zu unterscheiden. 3. Kontakt hinzufügen In diesem Bereich können Daten zu Kontakten, wie zum Beispiel Ehepartnern, Kindern oder Eltern, hinterlegt werden. Die Daten dieser Kontakte können dann ebenfalls bei der Beantragung eines Visums wieder aufgerufen werden. 4. Daten drucken Mit Klick auf diesen Button erhalten Sie eine Zusammenfassung der Mitarbeiterdaten und können diese ausdrucken. 5. Login bearbeiten Hier können Sie die Login-Daten (Benutzername und Passwort) anpassen. 6. Visaanträge Wenn Sie auf diesen Button klicken, kommen Sie zur Übersicht aller bisherigen Visaanträge, die für den Profilinhaber je erstellt wurden. 7. Neuer Antrag Hier gelangen Sie direkt in die Eingabemaske zur Erstellung eines neuen Auftrags bzw. Visumantrags. 8. Freigaben Mit der Freigabe-Funktion können Sie verwalten, wer Zugriff auf Ihr Profil hat, dieses editieren darf und in Ihrem Namen Visaanträge stellen kann. HINWEIS: Sollte nicht der Reisende selbst seine Anträge erstellen, sondern eine Assistentin oder eine allgemeine Reisestelle, dann müssen die Reisenden ihr Profil aktiv über diese Funktion für die gewünschte(n) Person(en) freischalten. Die aktive Freischaltung dient der Wahrung individueller Datenschutzrechte. 9. Profil vollständig löschen Hier kann das Profil vollständig gelöscht werden

8 Ein Visum beantragen Im visumpoint Dashboard auf "Neuer Auftrag/Antrag" klicken. 1. Sie können nun entscheiden, ob Sie Sie können nun einen Auftrag an visumpoint und einen Visumantrag erstellen oder nur einen Auftrag an visumpoint erstellen (und den Visumantrag im Anschluss an den Reisenden weiterleiten) oder nur einen Visumantrag ausfüllen, weil der Auftrag an visumpoint von einer anderen Person erstellt werden soll 2. Reiseland auswählen 3. Angaben Reisender Feld "Personal-Nr." Tragen Sie hier die ersten Ziffern der Personalnummer, welche im Mitarbeiterprofil hinterlegt ist, oder alternativ die ersten Buchstaben des Namens eines Antragstellers ein es öffnet sich automatisch ein Dropdown- Menü mit entsprechenden Auswahlmöglichkeiten. Möchten Sie für sich selbst beantragen, wählen Sie "Für mich selbst". HINWEIS: Beim allerersten Antrag eines Reisenden sind einmalig alle Felder auszufüllen. Die eingegebenen Informationen werden anschließend in den Stammdaten des Antragstellers gespeichert. Bei der zweiten Beantragung füllen sich diese somit automatisch aus. 4. "Ansprechpartner", "Zahlungsdaten" und "Rücksendung" Haben Sie zuvor "Auftrag und Visumantrag" oder "Nur Auftrag erstellen" ausgewählt, füllen Sie nun bitte in den nächsten Schritten die entsprechenden

9 Felder aus. Sie können aus hinterlegten Daten wählen, oder diese jederzeit manuell eingeben. 5. Daten zum Antrag Bitte wählen Sie die entsprechende Visumskategorie. Haben Sie "Nur Visumantrag erstellen" oder "Auftrag und Visumantrag erstellen" gewählt, erscheinen anschließend die Eingabefelder für den Visumantrag. HINWEIS: Die eingegebenen Informationen werden in den Stammdaten gespeichert und in die PDF-Datei des Visumantrags übernommen. Sie müssen diesen anschließend nur ausdrucken und unterschreiben (lassen). Sie können nach der Auswahl der Visakategorie die entsprechenden Bestimmungen und erforderlichen Dokumente einsehen: Erforderliche Dokumente, die nicht im Original benötigt werden (z. Bsp. Fotos, Passkopien, Einladungen usw.) können direkt zugeordnet werden, wenn diese zuvor im Profil des Reisenden hochgeladen wurden (siehe auch: "Das Eigene Profil" Dokumente). Sie werden dann online mit dem Auftrag übermittelt. Dateneingabe visumpoint vs. Botschaftsseite Bei einigen Ländern (z.b. Indien oder Russland) ist für die Visumsbeantragung die Eingabe Ihrer Daten auf einer anderen (Botschafts-)Webseite erforderlich. Diese Dateneingabe können Sie selbst vornehmen oder visumpoint damit beauftragen. Bitte einfach die entsprechende Option auswählen

10 6. Zusammenfassung In der "Zusammenfassung" erhalten Sie vor Abschluss einen Überblick über Ihre eingegebenen Daten und können ggf. noch einmal Änderungen vornehmen. Sie haben außerdem nochmals die Möglichkeit Ihre Eingaben zu speichern und die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen oder die Eingabe zu beenden. 7. Eingabe beenden Die anschließenden Optionen hängen davon ab, welche Wahl Sie eingangs getroffen haben. Eine Checkliste mit den benötigten Dokumenten wird jedoch immer angezeigt. Eventuell erforderliche Zusatzformulare sind in der Checkliste direkt verlinkt. Haben Sie zuvor "Auftrag und Visumantrag" gewählt können Sie sich jetzt eine Zusammenfassung, den Visumantrag und die Checkliste anzeigen lassen. Haben Sie zuvor "Nur Auftrag erstellen" gewählt, können Sie nun entscheiden ob der Antragsteller eine Benachrichtigung und den Visumantrag automatisch per erhalten soll (die Auftragserteilung ergeht bereits an visumpoint) ob er per eine Benachrichtigung mit der Aufforderung erhalten soll, die Daten zum Antrag online im Portal einzugeben (die Auftragserteilung wird erst nach seiner Eingabe automatisch an visumpoint übermittelt) oder ob Sie keine Benachrichtigung an den Reisende senden möchten (in diesem Falle können Sie anschließend selbst den Visumantrag herunterladen und es ergeht ebenfalls bereits eine Auftragserteilung an visumpoint). Haben Sie zuvor "Nur Visumantrag erstellen" gewählt kann anschließend der Visumantrag ausgedruckt und angegeben werden, welche Personen mit Freigabe für das Profil eine Benachrichtigung erhalten sollen, dass ein Visumantrag ausgefüllt wurde. Diese sehen den Visumantrag in Ihrer Auftragsübersicht, können die Daten zum Auftrag ergänzen und anschließend alle Angaben an visumpoint übermitteln. 8. Prüfen Sie, welche Dokumente evtl. bereits elektronisch übermittelt wurden und lassen Sie uns ggf. weitere erforderliche Dokumente (z.b. Reisepass, unterschriebener Visumantrag usw.) zukommen, damit wir das Visum beantragen können