Benutzerhandbuch. Vereine und Ehrenamt ein Baustein von Dahoam in Niederbayern

Transkript

1 Benutzerhandbuch Vereine und Ehrenamt ein Baustein von Dahoam in Niederbayern Seite 1

2 Inhalt: - Registrierung S Login nach der Registrierung S Freischaltung S Login nach der Freischaltung S Eingabe der Daten S Eingabe der Daten Benutzerdaten S Eingabe der Daten Benutzerkennwort ändern S Eingabe der Daten Vereinsdaten S Auflistung Kategorien / Sparten S. 17 und S. 5 - Eingabe der Daten - Ansprechpartner S Eingabe der Daten Sparten S Eingabe der Daten Sparten / Gruppen S Eingabe der Daten Veranstaltungen S Eingabe der Daten Regelmäßige Termine S Veranstaltungsorte verwalten S Statistik S Einbettungscode S Anleitungsvideos S.50 - Kontakt zum Betreiber S. 51 Seite 2

3 Registrierung Die Registrierung ist für Vereine & ehrenamtliche Gruppen kostenfrei. Zur Information: Jede Neuregistrierung muss erst durch die jeweilige Kommune oder durch den Betreiber freigegeben werden. Erst dann werden die Einträge des Vereins im Portal öffentlich angezeigt. Seite 3

4 Registrierung Allgemeine Informationen: - Diese Einträge sind nach der Freigabe durch die Kommune für die Nutzer sichtbar. - Felder mit rotem Stern sind Pflichtfelder - Unter Kategorie ist eine Mehrfachauswahl mit gedrückter STRG-Taste möglich. Um Ihnen die Zuordnung zu erleichtern, finden Sie auf der nächsten Seite eine Übersicht, welche Sparten einer Kategorie zugeordnet sind. Internetverantwortlicher: - Diese Daten sind nur für den Betreiber und die jeweilige Kommune sichtbar (außer persönliches Kennwort). Sie dienen der Kontaktaufnahme und Information bei Neuerungen im Portal. Beim Benutzername: keine Leer- oder Sonderzeichen und keine Umlaute verwenden! AGB s: - Hier bitte besonders Punkt 7 und 8 beachten. Nicht vergessen Auf Registrieren klicken! Seite 4

5 = Sparten Weitere Sparten können von uns angelegt werden. Kommen Sie bitte bei Bedarf auf uns zu. Seite 5

6 Registrierung Bei erfolgreicher Registrierung erscheint diese Meldung. Außerdem erhält der Internetverantworliche eine (s. nächste Seite) Seite 6

7 Seite 7

8 Login nach der Registrierung Bereits nach der Registrierung kann der Internetverantwortliche sich über den Login (siehe links rote Kennzeichnung) mit seinen Zugangsdaten in den Admin-Bereich seines Vereins einloggen. Seite 8

9 Login nach der Registrierung Benutzeranmeldung: - Benutzername und Passwort eingeben. - Auf Anmelden drücken. Wir empfehlen die Erstanmeldung gleich nach der Registrierung zu machen. Seite 9

10 Login nach der Registrierung Diese Daten können sofort nach der Registrierung eingegeben werden. Eingabe von Veranstaltungen sind erst nach der Freischaltung möglich. Benutzername wird angezeigt, während man eingeloggt ist. Zum Verlassen (Logout) des Admin Bereiches, einfach auf dieses Feld drücken. Seite 10

11 Freischaltung Bei Freischaltung erhält der Internetverantwortliche des Vereins eine Benachrichtigung. Ab nun ist der Verein im Portal für den Nutzer sichtbar. Bitte wie auf Seite 8 beschrieben, über den Login anmelden. Nun können alle Daten und Veranstaltungen des Vereins erfasst werden uns sich auch für den Nutzer sichtbar. Seite 11

12 Login nach der Freischaltung Wir empfehlen zwei Fenster zu öffnen. Zum einen den Admin- Bereich und zum anderen das Portal Vereine & Ehrenamt. Vorteil: Nach dem Speichern der eingegeben Daten sieht man, wie die Daten für den Nutzer im Portal angezeigt werden. Alternative: Über die orange Menüleiste oben und der graue Leiste (Administration) unten, kann man auch zwischen den beiden Bereich hin und her wechseln. Nach der Freigabe können alle Daten eingegeben werden Seite 12

13 Eingabe der Daten Grundsätzlich: Bei der erstmaligen Eingabe von Daten immer die Menüpunkte von oben nach unten bearbeiten. Zur Info: Das System baut aufeinander auf. Erst nach der Eingabe von Ansprechpartnern und Sparten, kann eine Veranstaltung erfasst werden. Seite 13

14 Eingabe der Daten - Benutzerdaten Benutzername wird angezeigt, während man eingeloggt ist. Zum Verlassen (Logout) des Admin Bereiches, einfach auf dieses Feld drücken. Internetverantwortlicher: Felder mit rotem Stern sind Pflichtfelder. Diese Daten sind nicht öffentlich sichtbar. Der Internetverantwortliche ist die Kontaktperson für den Betreiber, wenn über Neuerungen im Portal informiert wird. Speichern drücken, falls Daten eingegeben wurden. Seite 14

15 Eingabe der Daten Benutzerkennwort ändern Benutzerkennwort ändern: Hier kann ein neues Kennwort eingegeben werden. Seite 15

16 Eingabe der Daten Vereinsdaten Vereinsdaten: Alle Felder können überarbeitet werden. Felder mit rotem Stern sind Pflichtfelder. Unter Kategorie ist eine Mehrfachauswahl mit gedrückter STRG- Taste möglich. Um Ihnen die Zuordnung zu erleichtern, finden Sie auf der nächsten Seite eine Übersicht, welche Sparten einer Kategorie zugeordnet sind. Logo und Vereinsbild: Hier können nur JPG- und PNG- Dateien hochgeladen werden Seite 16

17 = Sparten Weitere Sparten können von uns angelegt werden. Kommen Sie bitte bei Bedarf auf uns zu. Seite 17

18 Eingabe der Daten Speichern Erst wenn auf Speichern gedrückt wurde, erscheint der grüne Balken und die Daten werden übernommen. Seite 18

19 Darstellung für die Benutzer!!! Seite 19

20 Eingabe der Daten Ansprechpartner Auf Ansprechpartner hinzufügen drücken Seite 20

21 Eingabe der Daten Ansprechpartner hinzufügen Neuen Ansprechpartner hinzufügen: Vorname und Nachname eintragen. Unter Funktion versteht sich die Rolle der jeweiligen Person im Verein (z.b. 1. Vorstand, Kassier usw.) Anschrift und Bild optional Datenschutz und Bildrechte beachten! Ist die Auflistung für die Nutzeransicht gewünscht, muss ein Haken gesetzt sein. Reihenfolge der Auflistung in der Nutzeransicht (Zahl eingeben). Speichern drücken. Seite 21

22 Eingabe der Daten Ansprechpartner verwalten Ansprechpartner: In der Übersicht sind alle eingetragenen Ansprechpartner aufgelistet und können bearbeitet (Stift-Symbol) oder gelöscht (Papierkorb-Symbol) werden. Seite 22

24 Eingabe der Daten Sparten Auf Sparte hinzufügen drücken Seite 24

25 Eingabe der Daten Sparte hinzufügen Neue Sparte hinzufügen: Sparten-Typ und Ansprechpartner auswählen. Kurztext eingeben. Bild optional Bildrechte beachten! Speichern drücken. Seite 25

26 Eingabe der Daten Sparte hinzufügen (Beispiel) Seite 26

27 Eingabe der Daten Sparten / Gruppen Auf Neue Gruppe drücken, wenn eine weitere Gruppe angelegt werden soll. Gruppe Alle wird automatisch erstellt: Mit dem Stift-Symbol die Gruppe bearbeiten. Seite 27

28 Eingabe der Daten Gruppe bearbeiten Gruppe bearbeiten: Name der Gruppe eingeben (z.b. Jugendfeuerwehr) Zielgruppe und Altersgruppe festlegen. Speichern drücken. Seite 28

29 Eingabe der Daten Sparten/Gruppen verwalten Sparten und Gruppen: In der Übersicht sind alle ausgewählten Sparten und die dazu gehörigen Gruppen aufgelistet und können bearbeitet (Stift- Symbol) oder gelöscht (Papierkorb-Symbol) werden (siehe auch nächste Seite). Seite 29

30 Eingabe der Daten Sparten/Gruppen verwalten Sparte bearbeiten Sparte löschen = Sparte Gruppe hinzufügen = Gruppen Weitere Sparte hinzufügen Gruppe bearbeiten oder löschen Seite 30

32 Eingabe der Daten Veranstaltungen Auf Veranstaltung hinzufügen drücken. Seite 32

33 Eingabe der Daten Neue Veranstaltung erstellen (1/3) Neue Veranstaltung erstellen: Titel: Pflichtfeld Kategorie: Pflichtfeld, Art der Veranstaltung auswählen, (Mehrfachauswahl mit gedrückter STRG-Taste) Intern: Haken setzen, falls Veranstaltung nicht für die breite Öffentlichkeit ist. Ansprechpartner: optional Referent: optional Kurztext: wird nur in Übersicht angezeigt. Langtext: genaue Beschreibung eingeben Bild: optional Bildrechte beachten - Tipp: Bild ohne Personen, z.b. vom Veranstaltungsort (Gebäude, Wiese, Platz) Seite 33

34 Eingabe der Daten Neue Veranstaltung erstellen (2/3) Neue Veranstaltung erstellen: Zielgruppe: auswählen Altersgruppe: auswählen Gruppe/Teams: Pflichtfeld Dateianhänge: Bildrechte beachten! PDF-Datei (Flyer) kann hochgeladen werden. Im Nachgang können bis zu 4 Bilder hinzugefügt werden (z.b. als Chronik) Seite 34

35 Eingabe der Daten Neue Veranstaltung erstellen (3/3) Neue Veranstaltung erstellen: Gespeicherte Orte: Auswahl erst möglich, wenn bereits Adressen gespeichert wurden. Adresse: Hier werden Adressen von Veranstaltungsorten erfasst. Beim Erfassen einer weiteren Veranstaltung Speichern drücken. Seite 35

36 Eingabe der Daten Veranstaltungen verwalten Veranstaltung duplizieren (kopieren) Veranstaltungen: In der Übersicht sind alle Veranstaltungen aufgelistet (auch bereits abgelaufene Termine). Diese können bearbeitet (Stift-Symbol), dupliziert (Blatt-Symbol) oder gelöscht (Papierkorb-Symbol) werden. (Jährlich) Wiederkehrende Termine sollten dupliziert werden! Grund: Werden bereits erfasste Termine nur aktualisiert, verschwinden diese aus dem Veranstaltungsarchiv. Seite 36

37 Übersicht: Darstellung für die Benutzer!!! Seite 37

38 Detailansicht: Darstellung für die Benutzer!!! Seite 38

39 Eingabe der Daten Regelmäßige Termine Auf Termin hinzufügen drücken. Seite 39

40 Eingabe der Daten Regelmäßige Termine erstellen 1/4 Neuen Termin erstellen: (Wiederkehrende Termine, wie z.b. wöchentliches Training) Titel: Pflichtfeld Kategorie: Pflichtfeld, Art des Termins auswählen, (Mehrfachauswahl mit gedrückter STRG-Taste) Ansprechpartner: optional Kurztext: optional Zielgruppe: auswählen Altersgruppe: auswählen Seite 40

41 Eingabe der Daten Regelmäßige Termine erstellen 2/4 Neuen Termin erstellen: (Wiederkehrende Termine, wie z.b. wöchentliches Training) Gruppe/Teams: Pflichtfeld betreffendes Team auswählen. Gespeicherte Orte: Auswahl erst möglich, wenn bereits Adressen gespeichert wurden. Adresse: Hier werden Adressen von Veranstaltungsorten erfasst. Termin: siehe nächste Seite Seite 41

42 Eingabe der Daten Regelmäßige Termine erstellen 3/4 Neuen Termin erstellen: (Wiederkehrende Termine, wie z.b. wöchentliches Training) Termin Beginn: Im Kalender Beginn-Datum auswählen, dann Uhrzeit auswählen und auf Übernehmen drücken. Termin Ende: wie oben Wiederholungsintervall: Auswählen, ob der Termin täglich, wöchentlich usw. wiederholt werden soll. Auswahl Benutzerdefiniert wird auf der nachfolgenden Seite beschrieben. Seite 42

43 Eingabe der Daten Regelmäßige Termine erstellen 4/4 Auswahl Benutzerdefiniert wurde getroffen neue Auswahlfelder öffnen sich Auswahl treffen (Haken setzen) Auswahl treffen: im Drop Down Wochentag auswählen (Montag, Dienstag, usw ) Wiederholen bis: Datum eingeben, bis wann der Termin sich wiederholen soll Speichern drücken Seite 43

44 Eingabe der Daten Regelmäßige Termine verwalten Alle Wiederholungen der Veranstaltung löschen. Veranstaltungen: In der Übersicht sind alle regelmäßigen Termine aufgelistet. Diese können einzeln bearbeitet (Stift- Symbol) oder einzeln gelöscht (Papierkorb- Symbol) werden. Seite 44

46 Veranstaltungsorte verwalten Veranstaltungsorte: In der Übersicht sind alle Veranstaltungsorte zu finden. Hier können diese Bearbeitet (Stift-Symbol) werden. Neue Veranstaltungsorte werden hier nicht erfasst. Diese werden bei der Eingabe von Veranstaltungen gespeichert. Seite 46

47 Statistik Seite 47

48 Einbettungscode Einbettungscode: Vereine mit eigener Homepage, können die Termine, welche im Vereinsportal eingetragen wurden, auf der eigenen Homepage einbetten. Sparten/Gruppen auswählen, von welchen die Termine übertragen werden sollen. Haken setzen ob auch Interne bzw. Regelmäßige Termine übertragen werden sollen. Größe des Fensters in Pixel wählen. Auf Generieren drücken. Im unteren Fenster erscheint der Code, welcher per iframe in die eigene Homepage eingebettet werden muss. Seite 48