Schnelleinstieg KASSENBUCH ONLINE (Mandanten-Version)

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1 Seite 1 Schnelleinstieg KASSENBUCH ONLINE (Mandanten-Version) Bereich: Online-Services Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 2. Voraussetzungen 2.1. Voraussetzung für die Nutzung 2.2. Organisationsanweisung 3. Vorgehensweisen 3.1. Mit AGENDA-Rechenzentrum verbinden 3.2. Kassenbuch anlegen 3.3. Kassenbuchung erfassen 3.4. Kassenbuchungen bearbeiten 3.5. Kassenbuchungen löschen 3.6. Kassenbuch oder Kassenerfassungbericht drucken 3.7. Kassenbuch festschreiben 3.8. Kassenbuch bereitstellen 3.9. Kassenbücher wechseln 4. Weitere Funktionen 4.1. Buchungsvorlagen 4.2. Tagesabhängige Hinweise 4.3. Importieren und Exportieren 4.4. Berechtigungen für Kassenbücher bearbeiten 5. Verwandte Themen

2 Seite 2 1. Zweck der Anwendung Mit KASSENBUCH ONLINE kann der Mandant Kassenbücher führen und seinem Steuerberater zum Import in die Finanzbuchführung bereitstellen. Folgende Schritte sind hierbei vorgesehen: Kassenbuchungen erfassen Der Mandant legt das Kassenbuch mit den gleichen Daten wie in der FIBU an und erfasst die laufenden Kassenbuchungen im KASSENBUCH ONLINE. Die Daten werden sofort im AGENDA-Rechenzentrum gespeichert. Kassenbuchungen festschreiben/bereitstellen Der Mandant schreibt fertiggestellte Monate fest und stellt sie auf Knopfdruck dem Steuerberater zum Import bereit. Eine automatisch generierte -Benachrichtigung informiert den Steuerberater über die Bereitstellung der Buchungen. Import der Buchungen in FIBU Die bereitgestellten Kassenbuchungen lesen Sie über eine Verbindung mit dem AGENDA-Rechenzentrum in die AGENDA FIBU ein. Unmittelbar nach dem Abruf der Kassenbuchungen kann die Kontierung in der gewohnten Buchungserfassung vorgenommen werden. Produktbeschreibung Die ausführliche Produktbeschreibung finden Sie im Internet: oder geben Sie im Suchfeld die Artikelnummer ein:

3 Seite 3 Allgemeine Hinweise Die Kassenbuchführung ist ein wichtiger Bestandteil der gesamten Buchführung. Stellt der Betriebsprüfer im Rahmen der Kassenbuchprüfung Mängel fest, kann er von der gesetzlichen Schätzungsbefugnis Anspruch nehmen. Deshalb ist es besonders wichtig, formelle und sachliche Fehler in der Kassenbuchführung zu vermeiden, umso eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung zu gewährleisten. Mit KASSENBUCH ONLINE geben wir Ihnen viele Funktionen und eine technische Infrastruktur an die Hand, die Sie bei der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung unterstützen Voraussetzungen Voraussetzung für die Nutzung Voraussetzung für die Nutzung von KASSENBUCH ONLINE ist: Voraussetzungen 1 Die Registrierung im AGENDA-Kundenbereich für KASSENBUCH ONLINE muss erfolgt sein. Falls die Registrierung noch nicht erfolgte, nutzen Sie die Anleitung»KASSENBUCH ONLINE Schritt für Schritt (Mandant)«(Artikelnummer ). 2 Die Freischaltung von KASSENBUCH ONLINE ist erfolgt. Eine von AGENDA informiert Sie, wenn die Freischaltung erfolgt. Im Betreff steht:»kassenbuch ONLINE wurde für Sie freigeschaltet«. 3 Ihr Steuerberater hat die Synchronisation der AGENDA-Kundennummer für KASSENBUCH ONLINE mit dem AGENDA-Rechenzentrum vorgenommen. Eine Ihres Steuerberaters informiert Sie über die erfolgte Synchronisation. 4 An dem Arbeitsplatz an dem Sie das Kassenbuch führen, muss Folgendes verfügbar sein: Internetbrowser empfohlen wird der Internet-Explorer Version 9 oder Firefox PDF-Reader in aktueller Version empfohlen wird der Adobe Reader X.

4 Seite Organisationsanweisung Nachstehende Organisationsanweisung ist zu beachten, damit Sie Ihre Kassen mit KASSENBUCH ONLINE ordnungsgemäß führen: Folgende Punkte beachten: 1 Kassenbuchungen sollen täglich in KASSENBUCH ONLINE erfasst werden Beim Erfassen einer Kassenbuchung in KASSENBUCH ONLINE wird eine automatische Nummer 8 erzeugt. Diese Nummer ist auf den Beleg des Geschäftsvorfalls zu übertragen. Mit diesem Schritt wird ein Zusammenhang zwischen Buchungssatz und Beleg hergestellt. 3 Drucken Sie den Kassenerfassungsbericht 11 in regelmäßigen Abständen. 4 Sind alle Buchungen erfasst, schließen Sie den Monat über die Funktion»Festschreiben«12 ab. Drucken Sie danach das Kassenbuch 11 aus. Legen Sie den unterschriebenen Ausdruck gemeinsam mit den Belegen für diesen Zeitraum ab. Mit diesem Schritt wird die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung dokumentiert. 5 Nach dem Festschreiben stellen Sie die Kassenbuchungen über die Funktion»Bereitstellen«Ihrem Steuerberater zur Verfügung. 13

5 Seite Vorgehensweisen Mit AGENDA-Rechenzentrum verbinden 1. Verbindung zum AGENDA-Rechenzentrum aufbauen Internetbrowser starten. Folgendes in Adresszeile eingeben: https://onlineservices.agenda-software.de Benutzername sowie Passwort erfassen und Klick auf. 2. Erstmalige Anmeldung Bei der erstmaligen Anmeldung müssen die AGENDA-Kundennummer, die Kanzlei- und die Mandantennummer erfasst werden. Diese Angaben hat Ihnen Ihr Steuerberater per E- Mail mit folgendem Betreff mitgeteilt.»betreff: Zusammenarbeit über das AGENDA-Rechenzentrum«

6 Seite Kassenbuch anlegen 1. Keine Kassenbücher vorhanden Es ist noch kein Kassenbuch in KASSENBUCH ONLINE angelegt:»navigation KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch verwalten«wählen. Der Ersteinrichtungsassistent wird automatisch geöffnet: Alle Felder erfassen. Auf klicken.

7 Seite 7 2. Kassenbücher schon vorhanden Es sind schon Kassenbücher in KASSENBUCH ONLINE vorhanden:»navigation KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch verwalten«wählen. Mandant auswählen. Auf klicken. Mindestens alle Pflichtfelder erfassen. Die Pflichtfelder sind einem Stern»*«gekennzeichnet: Auf klicken. 3. Weitere Einstellungen Folgende Optionen stehen für das Kassenbuch zur Verfügung: Option Erfassungsvorbelegung Tagesabhängige Hinweismeldung Erläuterung Aktivierung der Felder, die in der Erfassungszeile angezeigt werden. Dient der Vermeidung der»versehentlichen«erfassung von Kassenbuchungen an Tagen, an denen der Betrieb nicht geöffnet hat. Bei Aktivierung werden Hinweise in der Erfassungszeile erzeugt (siehe auch Seite 17 ).

8 Seite Kassenbuchung erfassen 1. Kassenbuch öffnen»navigation KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch erfassen«wählen. oder»navigation KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch verwalten«wählen, dann ein Kassenbuch markieren und auf klicken. Jahr und Monat auswählen. Hinweis: Es kann kein Monat ausgewählt werden, der in der Zukunft liegt! 2. Kassenbuchung erfassen Erfassen Sie die Daten der Kassenbuchung. Mit der Eingabetaste gelangen Sie bequem in das nächste Feld. Achtung: Beim Erfassen einer Kassenbuchung in KASSENBUCH ONLINE wird automatische die laufende Nummer erzeugt. Die laufende Nummer ist auf den Beleg zu übertragen. Mit diesem Schritt wird ein Zusammenhang zwischen Buchungssatz und Beleg hergestellt. erfolgt eine Plausibilitätsprüfung und die Kassenbuchung wird ge- Mit Klick auf speichert.

9 Seite 9 Die Kassenbuchung erscheint in der Tabellenansicht und die nächste Kassenbuchung kann in die Erfassungszeile eingeben werden: 3. Besonderheiten Folgende Besonderheiten sind bei der Erfassung zu beachten: Option Einnahme oder Ausgabe, Datum und Buchungstext Einnahme/Ausgabe Datum Erläuterung Pflichtfelder bei der Erfassung von Kassenbuchungen. Die Nachkommastellen müssen mit Kommas abgetrennt werden. Das aktuelle Jahr und der aktuelle Monat werden automatisch ergänzt, wenn nur der Tag angegeben wird. Wird das Datum vollständig erfasst, muss das Datum mit»punkt«eingegeben werden Kassenbuchungen bearbeiten Kassenbuchungen können nur bis zur Festschreibung oder Bereitstellung des jeweiligen Monats bearbeitet werden. Veränderte Kassenbuchungen sind durch das Symbol KASSENBUCH ONLINE dokumentiert. gekennzeichnet. Sie werden im Protokoll von Kassenbuchung bearbeiten Kassenbuch öffnen (siehe Seite 8 ). Kassenbuchung markieren. Klick auf.

10 Seite 10 Änderungen an der Kassenbuchung erfassen und auf klicken. Die veränderte Kassenbuchung ist durch das Symbol vor der Buchung gekennzeichnet Kassenbuchungen löschen Kassenbuchungen können bis zum Festschreiben oder Bereitstellen des jeweiligen Monats gelöscht werden. Sie bleiben nach dem Löschen mit der laufenden Nummer (Lfd. Nr.) und dem Datum wie folgt im Kassenbuch sichtbar. Kassenbuchung löschen Kassenbuch öffnen (siehe Seite 8 ). Kassenbuchung markieren. Klick auf und Hinweis bestätigen. Der Status der Buchung wird durch das Symbol vor der»lfd. Nr.«gekennzeichnet. Die Beträge in den Spalten»Einnahme/Ausgabe«werden mit 0 dargestellt. Im Buchungstext erscheint ein Hinweis zur Löschung:

11 Seite Kassenbuch oder Kassenerfassungbericht drucken Der Druck des Kassenbuchs ist ein wichtiger Bestandteil der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung, wie es in der Organisationsanweisung genauer erläutert ist (siehe Seite 4 ). Kassenbuch drucken»navigation KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch erfassen«wählen. Klick auf. Zeitraum für den Ausdruck wählen (der als PDF gespeichert werden kann). Das Jahr und der aktuelle Monat wird bereits vorbelegt. Wählen, ob das Kassenbuch oder der Kassenerfassungsbericht gedruckt werden soll. Klick auf. Das Kassenbuch (oder der Kassenerfassungsbericht) wird in einem separaten Fenster geöffnet.

12 Seite Kassenbuch festschreiben Ist die Festschreibung eines Monats erfolgt, können keine Kassenbuchung mehr für den kompletten Monat erfasst oder verändert werden. Die Festschreibung kann nicht aufgehoben werden. Kassenbuch festschreiben. Kassenbuch öffnen (siehe Seite 8 ). Gewünschten Monat wählen. Klick auf und Hinweis mit bestätigen. In der Erfassungszeile kann keine Veränderung mehr vorgenommen werden.

13 Seite Kassenbuch bereitstellen Über diese Funktion werden die Kassenbuchungen für Ihren Steuerberater bereitgestellt. Automatisch erhält dabei Ihr Steuerberater eine Nachricht, dass Kassenbuchungen zum Abholen bereitstehen. Voraussetzung für die Benachrichtigung ist, dass diese Option in den Einstellungen zum Kassenbuch aktiviert wurde (siehe Seite 6 ). Kassenbuch bereitstellen Kassenbuch öffnen (siehe Seite 8 ). Gewünschten Monat wählen. Klick auf und Hinweis mit bestätigen. Sind die Buchungen vor dem Bereitstellen noch nicht festgeschrieben, erfolgt die Festschreibung automatisch. Bestätigen Sie in diesem Fall die Abfrage mit. Die Hinweise in der Monatsauswahl und der Erfassungszeile geben den aktuellen Status an:

14 Seite Kassenbücher wechseln Wenn Sie mehrere Kassenbücher in KASSENBUCH ONLINE angelegt haben, können Sie einfach in der Navigation über»kassenbuch ONLINE Kassenbuch erfassen«oder über»kassenbuch ONLINE Kassenbuch verwalten«zwischen den Kassenbüchern wechseln. 1. Über Kassenbuch-Erfassung»KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch erfassen«wählen. Übersicht der Kassenbücher mit Klick auf öffnen. Mit Doppelklick Kassenbuch (oder Kassenbuch markieren und Klick auf ). Das Kassenbuch wird im zuletzt bearbeiteten Monat geöffnet. 2. Über Kassenbuch-Verwaltung»KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch verwalten«wählen. Kassenbuch mit Doppelklick öffnen oder Markieren und Klick auf. Das Kassenbuch wird im zuletzt bearbeiteten Monat geöffnet.

15 Seite Weitere Funktionen Buchungsvorlagen Für sich häufig wiederholende Kassenbuchungen können Sie Buchungsvorlagen definieren, um die Erfassungszeile vorzubelegen. Folgende Felder können vorbelegt werden: Einnahme/Ausgabe Buchungstexte Gegenkonto BU USt % Buchungsvorlagen werden einer Erfassungsart (Einnahme oder Ausgabe) zugeordnet und stehen dann in der Erfassungszeile in Abhängigkeit davon zur Verfügung. Art Einnahme Ausgabe In der Auswahl sichtbar Nur Vorlagen sichtbar, die einer Einnahme zugeordnet sind. Nur Vorlagen sichtbar, die einer Ausgabe zugeordnet sind. Buchungsvorlagen können über zwei Wege erstellt werden: 1. Über Erfassungszeile Kassenbuchung in Erfassungszeile kennzeichnen:. Dadurch werden die Daten (Buchungstext, BU, Gegenkonto und USt %) als Vorschlag übernommen. Bereits bei der Erfassung der nächsten Kassenbuchung kann der gespeicherte Vorschlag ausgewählt werden. Wählen Sie aus der Liste oder tippen Sie die erste Buchstaben ins Feld»Buchungstext«:

16 Seite Außerhalb der Buchungserfassung»KASSENBUCH ONLINE Buchungsvorlagen«in Navigation wählen. Klick auf. Kassenbuch mit Klick auf auswählen, für das die Buchungsvorlage erstellt wird. Mit einem Doppelklick oder mit der in der Menüleiste die Auswahl bestätigen. Die Felder des Buchungsvorschlags füllen (Pflichtfelder sind Buchungstext und Art) und Klick auf.

17 Seite Tagesabhängige Hinweise Tagesabhängige Hinweise dienen zur Vermeidung versehentlich erfasster Kassenbuchungen an Tagen, an denen der Betrieb nicht geöffnet hat. Wenn Sie diese Funktion nutzen, erhalten Sie beim Speichern einer Kassenbuchung einen Hinweis, wenn das erfasste Datum mit einem Datum dieser Einstellung übereinstimmt. Beispiel: Sie haben den tagesabhängigen Hinweis für den Sonntag aktiviert. Im Kassenbuch erfassen Sie nun eine Buchung mit dem als Datum. Da dieser Tag aber auf einen Sonntag fällt, erhalten Sie einen Hinweis. Tagesabhängige Hinweise einstellen»navigation KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch verwalten«wählen. Kassenbuch markieren und Klick auf. In dem Bereich»Tagesabhängige Hinweise«können die Einstellungen vorgenommen werden:

18 Seite Importieren und Exportieren Sie können Kassenbücher im Excel-Format exportieren oder Kassenbuchungen importieren. Exportieren»Navigation KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch verwalten«wählen. Kassenbuch markieren und Klick auf. Monat auswählen. Klick auf. Nach dem Export wird Ihnen die Speicherung des Kassenbuchs mit einem vorbelegten Dateinamen angeboten, der sich aus dem exportierten Monat und dem Namen des Kassenbuches zusammensetzt. Importieren»Navigation KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch verwalten«wählen. Kassenbuch markieren und Klick auf. Jahr und Monat auswählen. Klick auf und Importdatei auswählen. Während des Imports erfolgt eine Plausibilitätsprüfung. Sie erhalten eine Meldung bezüglich der Durchführung des Imports.

19 Seite Berechtigungen für Kassenbücher bearbeiten Zugriffsberechtigungen für Kassenbücher werden im Online-Services-Manager eingestellt. Berechtigungen für Kassenbücher einstellen Online-Services-Manager öffnen. Gewünschten Benutzer über»navigation Administration Benutzer«markieren. Klick auf. Mandantenberechtigungen einstellen. Benutzerrechte für KASSENBUCH ONLINE einstellen. Klick auf. 5. Verwandte Themen»Hilfe»Hilfe Infos für Anwender Nr KASSENBUCH ONLINE mit AGENDA FIBU«Infos für Anwender Nr Online-Services-Manager«

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