Leitfaden für die Bearbeitung eines Dokuments in der Dokumentenverwaltung flow2go.

Transkript

1 Leitfaden für die Bearbeitung eines Dokuments in der Dokumentenverwaltung flow2go. Erster Schritt Login Melden Sie sich nach Erscheinen der Anmeldemaske mit Name und Kennwort an. Beachten Sie die Groß/Kleinschreibung. Name: demo Kennwort: demo Bestätigen Sie den Login mit einem Klick auf den Button Anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite der Anwendung. Seite 1 von 19

2 Als nächster Schritt wird ein Dokument in die Anwendung importiert. Upload öffnen Mit Hilfe dieses Buttons im Seitenmenü wird der Upload geöffnet. Dokumente können direkt von Rechner hochgeladen werden. Auswahl der Dokumentvorlage Beleg Mit einem Klick auf den Pfeil öffnet sich ein Auswahlfenster. Mit Auswahl der Dokumentvorlage werden die bereits zugeordneten Attribute angezeigt. Anmerkung: Dokumentvorlagen und Attribute können auf Wusch individuell gestaltet werden. Wählen Sie eine Datei für den Upload Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie eine Datei von Ihrem Rechner. Seite 2 von 19

3 Führen Sie den Upload durch Mit einen Klick auf Upload wird das Dokument hochgeladen. Ein Name für das Dokument muss vergeben werden. Dateiname wird vom hochgeladenen Dokument übernommen und angezeigt. Mime Typ wird automatisch angezeigt. Die Sicherheitsklassen bestimmen wer Einsicht in das Dokument hat, bzw. wer das Dokument bearbeiten darf. Diese Einstellung ist für die Dokumentvorlage bereits definiert. Wählen Sie den Workflow Rechnungsprüfung - Zahlung und bestätigen Sie den Upload. Der Workflow bestimmt den Durchlauf (die einzelnen Arbeitsschritte) für das Dokument. Mit Speichern wird der Upload bestätigt. Das Dokument wird im Arbeitsvorrat hinterlegt und steht zur Bearbeitung bereit. Seite 3 von 19

4 Grafische Darstellung des Workflow Rechnungsprüfung-Zahlung Im Workflow werden anhand von Tasks die einzelnen Arbeitsschritte für den Durchlauf eines Dokuments festgelegt. Anhand von Stempel kann festgelegt werden in welchen Arbeitsschritten das Dokument abgearbeitet wird. Seite 4 von 19

5 Als nächster Schritt wird das Dokument im Arbeitsvorrat bearbeitet. Arbeitsvorrat öffnen. Mit Hilfe dieses Buttons im Seitenmenü wird der Arbeitsvorrat geöffnet. Der Arbeitsvorrat ist eingeteilt in einen Teampostkorb und einen Persönlichen Postkorb. Das Dokument vom Teampostkorb in den Persönlichen Postkorb übernehmen. Das soeben hochgeladene Dokument wird im Teampostkorb angezeigt. Mit Hilfe dieses Buttons wird das Dokument in den Persönlichen Postkorb übernommen und kann bearbeitet werden. Anmerkung: Task ist ein Arbeitsschritt im Workflow. Das Dokument befindet sich im Arbeitsschritt (Task) Rechnung Prüfen. Das Dokument im Persönlichen Postkorb öffnen. Das Dokument befindet sich im Arbeitsschritt (Task) Rechnung Prüfen. Öffnen Sie das Dokument mit Hilfe diese Buttons. Seite 5 von 19

6 Das Dokument in Bearbeitung nehmen. Mit Hilfe dieses Buttons wir das Dokument in den Bearbeitungsmodus gestellt. Attribute benennen Mit einem Klick auf den Pfeil öffnet sich ein Auswahlfenster. Der markierte Text im Fenster wird in der Eingabezeile übernommen. Klick auf die Option Wichtig kennzeichnet das Dokument als vorrangig. Zur leichteren Eingabe wird ein Kalender geöffnet. Seite 6 von 19

7 Mit Speichern wird die Eingabe bestätigt. Durchlauf Workflow Rechnungsprüfung-Zahlung (Auswahl Rechnung in Ordnung) Stempel legen fest in welchen Arbeitsschritten der Workflow durchlaufen wird. 1. Rechnung in Ordnung Mit Abschließen wir das Auswahlfenster Stempel auswählen geöffnet. Der Arbeitsschritt Rechnung prüfen ist beendet. Das Dokument wird geschlossen und für den nächsten Arbeitsschritt im Teampostkorb hinterlegt. Das nächste Dokument im Arbeitsvorrat kann gewählt werden. Seite 7 von 19

8 Anmerkung: Abschließen und weiter Gleicher Vorgang wie Abschließen, aber das nächste Dokument im Persönlichen Postkorb wird automatisch geöffnet. Das Dokument für den nächsten Arbeitsschritt wieder in den Persönlichen Postkorb übernehmen. Das Dokument befindet sich im Arbeitsschritt (Task) Rechnung zu bezahlen. Das Dokument im Persönlichen Postkorb öffnen und Bearbeiten. Die Bearbeitung abschließen. Der Workflow Rechnung Prüfung ist beendet. Das Dokument wird im Arbeitsvorrat nicht mehr angezeigt. Seite 8 von 19

9 Durchlauf Workflow Rechnungsprüfung-Zahlung (Auswahl Rechnung falsch) 2. Rechnung falsch Mit der Auswahl Rechnung falsch im Auswahlfenster und Abschließen wird das Dokument für den nächsten Arbeitsschritt wieder im Teampostkorb hinterlegt. Das Dokument befindet sich im Arbeitsschritt (Task) Rechnung nicht in Ordnung. Das Dokument für den nächsten Arbeitsschritt wieder in den Persönlichen Postkorb übernehmen. Das Dokument im Persönlichen Postkorb öffnen und bearbeiten. Die Bearbeitung abschließen. Das Dokument wird wieder für den nächsten Arbeitsschritt im Teampostkorb hinterlegt. Das Dokument befindet sich im Arbeitsschritt (Task) Klärung. Seite 9 von 19

10 Das Dokument für den nächsten Arbeitsschritt wieder in den Persönlichen Postkorb übernehmen. Das Dokument im Persönlichen Postkorb öffnen und bearbeiten. Die Bearbeitung abschließen. Mit Abschließen wird erneut das Auswahlfenster Stempel auswählen geöffnet. Mit Auswahl Rechnung geklärt durchläuft das Dokument erneut den Workflow Rechnungsprüfung Zahlung. Das Dokument befindet sich wieder im Arbeitsschritt (Task) Rechnung Prüfen. Mit Auswahl Rechnung Abgewiesen ist der Workflow Rechnungsprüfung Zahlung beendet. Das Dokument wird im Arbeitsvorrat nicht mehr angezeigt. Seite 10 von 19

11 Durchlauf Workflow Rechnungsprüfung-Zahlung (Auswahl Rechnung auf Termin) 3. Rechnung auf Termin Mit Auswahl Rechnung auf Termin setzen wird das Dokument nicht mehr im Arbeitsvorrat angezeigt. Für die Demoversion ist im Workflow ca. 1 Minute definiert. Nach Ablauf der definierten Zeit wird das Dokument wieder im Teampostkorb zur Bearbeitung (Task Rechnung prüfen) hinterlegt. Anmerkung: Es kann auch ein eigener Postkorb für Rechnungen auf Termin definiert werden. Die Abfrage und Bearbeitung dieser Dokumente ist unabhängig von der definierten Zeit im Workflow möglich. Nächster Schritt ein Dokument suchen Abfrage eines Dokuments in der Einfachen Suche Wichtig: Groß/Kleinschreibung sowie Leerzeichen müssen beachtet werden. Mit Hilfe dieses Buttons im Seitenmenü wird die Suche geöffnet. Ist der Name eines Dokuments bekannt kann in der einfachen Suche eine Abfrage durchgeführt werden. Mit einem Klick auf Suchen wird die Abfrage gestartet. Mit einem Klick auf das Dokument im Suchergebnis wird dieses geöffnet. Abfrage eines Dokuments in der erweiterten Suche Klick auf die Option erweiterte Suche. Seite 11 von 19

12 Auswahl der Dokumentvorlage. Wird die Option ungültige anzeigen markiert, werden auch gelöschte Dokumente im Suchergebnis angezeigt. Eine Abfrage kann in jedem Eingabefeld durchgeführt werden. Mit Klick auf Suchen wird die Abfrage gestartet. Mit einem Klick auf das Dokument im Suchergebnis wird dieses geöffnet. Mit dem Button Leeren werden die Einträge in den Eingabefeldern entfernt. Anmerkung: Auswahl TO (siehe Abb.) ermöglicht eine von - bis Abfrage. Seite 12 von 19

13 Weitere Aktionen in flow2go Ein Dokument löschen Wichtig: Das Dokument wird nicht aus der Anwendung gelöscht, sondern auf ungültig gesetzt. Das Dokument kann im Arbeitsvorrat oder in der Suche geöffnet werden. Mit Hilfe diese Buttons wird das Dokument in den Löschmodus gestellt. Wird die Meldung bestätigt ist der Vorgang abgeschlossen. Das Dokument ist im Arbeitsvorrat nicht mehr sichtbar. Einem bereits importierten Dokument eine neue Dokumentversion hinzufügen. Das Dokument öffnen. Möglich im Arbeitsvorrat und in der Dokumentensuche. Das Dokument muss nicht in Bearbeitung genommen werden. Mit einem Klick auf den Pfeil (siehe Abb.) wird der Upload geöffnet. Seite 13 von 19

14 Nach erfolgtem Upload wird die zusätzliche Dokumentversion zur bereits bestehenden Version hinterlegt. Mit einem Klick in das Eingabefeld Dokumentversion und markieren des Eintrags im Auswahlfenster wird die jeweilige Version angezeigt. Ein bereits importiertes Dokument hochladen. Das Dokument öffnen. Möglich im Arbeitsvorrat und in der Dokumentensuche. Das Dokument muss nicht in Bearbeitung genommen werden. Mit einem Klick auf den Pfeil (siehe Abb.) wird der Download geöffnet. Einem bereits importierten Dokument Subdokumente zufügen. (Tabellenfenster Sub-Dokumente) Das Dokument öffnen. Möglich im Arbeitsvorrat und in der Dokumentensuche. Das Dokument muss nicht in Bearbeitung genommen werden. Auswahl Tabellenfenster Subdokumente Mit eine Klick auf den Button + wird ein Fenster für den Upload geöffnet. Gleiche Vorgehensweise wie beim Upload. Die Subdokumente werden im Tabellenfenster hinterlegt. Können bearbeitet oder zur Ansicht geöffnet werden. Seite 14 von 19

15 Einem bereits importierten Dokument Sicherheitsklassen hinzufügen. (Tabellenfenster Sicherheitsklassen) Das Dokument öffnen. Möglich im Arbeitsvorrat und in der Dokumentensuche. Das Dokument muss nicht in Bearbeitung genommen werden. Auswahl Tabellenfenster Sicherheitsklassen Mit einem Klick auf den Button + wird ein Fenster mit definierten Sicherheitsklassen geöffnet. Seite 15 von 19

16 Für ein bereits importiertes Dokument einen Workflow starten. (Tabellenfenster Workflow) Das Dokument öffnen. Möglich im Arbeitsvorrat und in der Dokumentensuche. Das Dokument muss nicht in Bearbeitung genommen werden. Auswahl Tabellenfenster Workflow Mit eine Klick auf den Button + wird ein Fenster mit definierten Workflows geöffnet. Ein bereits importiertes Dokument mit einer Nachricht (Notiz) versehen. (Tabellenfenster Nachrichten) Das Dokument öffnen. Möglich im Arbeitsvorrat und in der Dokumentensuche, Das Dokument muss nicht in Bearbeitung genommen werden. Auswahl Tabellenfenster Nachrichten. Mit eine Klick auf den Button + wird ein Fenster zum Schreiben von Nachrichten geöffnet. Mit Bestätigen + wird die Nachricht im Tabellenfenster hinterlegt. Seite 16 von 19

17 Ein Dokument vom Persönlichen Postkorb in den Teampostkorb zurücklegen. (Zuweisung entfernen) Mit Hilfe dieses Buttons im Seitenmenü wird die Seite Workflow geöffnet. Auswahl des Bearbeiters für den die Zuweisung entfernt werden soll. Alle Dokumente die sich im Persönlichen Postkorb des ausgewählten Bearbeiters befinden werden in der Tabelle angezeigt. Mit einen Klick auf den Button in der Spalte Zuweisung entfernen wird das Dokument in den Teampostkorb zurückgegeben. (Hilfreich wenn der Bearbeiter für längere Zeit abwesend ist). Einen zugeordneten Workflow abbrechen Achtung: Wird ein Workflow abgebrochen wird das Dokument nicht mehr im Arbeitsvorrat zur Bearbeitung angezeigt. Mit Hilfe dieses Buttons wird die Seite Workflow geöffnet. Auswahl des Workflows der falsch zugeordnet wurde. In der Tabelle werden alle Dokumente, die dem jeweiligen Workflow zugordnet sind, angezeigt. Das Dokument in der Tabelle Suchen. Mit einem Klick auf den Button in der Spalte Abbrechen wird der Workflow gestoppt. Das Dokument wird im Arbeitsvorrat nicht mehr angezeigt. Seite 17 von 19

18 Reports / Auswertungen Mit Hilfe dieses Buttons im Seitenmenü wird die Seite Reports geöffnet. Hier können Sie Auswertungen abfragen. Home / Dashboard Direkt nach dem Log in sehen Sie die Startseite. Diese Seite ist eine praktische Infozentrale. Hier haben Sie Einsicht in Ihren persönlichen Arbeitsvorrat und Ihrer erledigten Arbeitsschritte. Eine Bearbeitung Ihres Arbeitsvorrats ist auf dieser Seite möglich. Seite 18 von 19

19 Benutzer Einstellungen / Passwort ändern Dieser Button öffnet die Benutzer Einstellung. Es ist möglich auf dieser Seite das persönliche Passwort für den Log in zu Ändern. Nachrichten senden Dieser Button öffnet ein Fenster in dem Sie Nachrichten schreiben (unterer Teil im Fenster) und persönliche Nachrichten lesen (oberer Teil im Fenster) können. Mit einem Klick auf den Pfeil im Eingabefenster wird eine Auswahl mit allen berechtigten Benutzern der Anwendung geöffnet. Seite 19 von 19