Service Maintenance. Kurzbeschreibung BiCA Maintenance Service Portal

Transkript

1 1. Allgemein Über das BiCA erfolgen der Datenaustausch und die Statusmeldungen zwischen BiCA und dem Sub-Contractor. Es soll damit ein zentrales Werkzeug eingesetzt und damit die Anzahl von s und Telefonaten reduziert werden. Zusätzlich steht das Portal natürlich auch für die Archivierung und Nachvollziehbarkeit zur Verfügung. Das BiCA ist direkt mit dem zentralen ERP System verbunden, sodass die Daten im Portal permanent mit dem ERP System abgeglichen und damit aktuell gehalten werden. 2. Ablauf der Auftragsabwicklung Folgende Funktionen sind mit dem Portal abgebildet: Ablage neuer Störungen (Aufträge) Der Sub-Contractor wird über Mail und/oder SMS darüber aktiv informiert Download des Auftragsreports sowie der Bestellung (PDF Datei) Erfassen der ETA Meldung (ETA steht für Estimated Time of Arrival und bedeutet geplante Ankunft des Technikers am Ziel); die ETA Meldung ist mit Datum und Uhrzeit zu erfassen Erfassen des Zeitpunktes, wann der Techniker tatsächlich vor Ort ist/war, und des Wiederherstellungszeitpunktes mit Datum und Uhrzeit sowie einer kurzen Störungsursache und Tätigkeitsbeschreibung Hochladen von Arbeitsberichten und anderen relevanten Dokumentes (als PDF Dateien) Wichtig: Auf den Belegen des Sub-Contractors ist immer die BiCA Störungsnummer (Ticketnummer) anzuführen. Auf der Rechnung ist zusätzlich die Bestellnummer der Beauftragung anzuführen. In diesem Ablauf ist die Prüfung der max. Schadenshöhe nicht dargestellt. Diese Prüfung ist aber in jedem Fall vorzunehmen und bei Überschreitung ein entsprechendes Angebot (auch mit Angabe der Ticket- und Bestellnummer) an BiCA zu stellen. M14_Kurzbeschreibung BiCA _v4.docx - 1 / 7 - Memorandum /

2 Ablaufschema: BiCA SubContractor Störungsmeldung Störung wird erfasst und geprüft Nach Analyse wird <BiCA> oder <SubContractor> zugeordnet Auftrag wird in das Portal übernommen SubContractor? Auftrag (Bestellung) für SubContractor wird erstellt Serviceauftrag und Bestellung werden als PDF in das Portal geladen Notification wird im Portal ausgelöst SubContractor wird über neuen Auftrag inforrmiert Mail und/oder SMS SubContractor meldet sich am BiCA Service Porrtal an SubContractor lädt sich die PDF Dateien zur Prüfung und Ausführung Update Servcieauftrag SubContractor erfasst die ETA Meldung ein Auftrag prüfen und planen Update Servcieauftrag Mit Abschluss der Intervention werden die Arbeitsdokumente als PDF hochgeladen und die Vollzugsmeldung erfasst (Wiederherstellung, kurze Beschreibung) Auftrag ausführen und abrechnen Rechnungsprüfung gegen Bestellung und Serviceauftrag Rechnung u. andere Dokumente am Postweg M14_Kurzbeschreibung BiCA _v4.docx - 2 / 7 - Memorandum /

3 3. Anmeldung am Web Portal Das BiCA wird über die Internet Adresse geöffnet. Dem Benutzer stehen nach dem Laden der Homepage die folgenden Menüpunkte zur Auswahl: Home Über Kontakt Anmelden Durch Anwählen des Anmelden Menüpunktes kommt man zur Login Maske, wo man seine Zugangsdaten eingeben kann. Nach erfolgreichem Anmelden am Portal werden automatisch alle offenen Störungen angezeigt und im Menü stehen zwei weitere Menüpunkte zur Auswahl: Serviceaufträge Benutzer M14_Kurzbeschreibung BiCA _v4.docx - 3 / 7 - Memorandum /

4 Über den Aktualisieren Link, welcher sich rechts oberhalb der Tabellenansicht der Serviceaufträge befindet, können Sie die Daten neu vom Server laden. 3.1 ETA melden / ändern Um die ETA (Estimated Time of Arrival) zu ändern, müssen sie auf den Link ETA, welcher sich in der ganz linken Spalte befindet klicken. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die ETA eintragen können. Zusätzlich zur ETA können Sie auch Anhänge zu dem Serviceauftrag hochladen. Damit die Attachments auch hochgeladen werden, müssen Sie nach Auswahl der Dateien zuerst den Knopf Upload drücken erst dann erscheinen diese in der Sektion Anhänge zum Hinzufügen und werden beim Drücken auf den Speichern Button an den Serviceauftrag hinzugefügt.. Achtung: Es dürfen nur Anhänge mit den folgenden Dateiendungen (*.jpg, *.jpeg, *.jpe, *.gif, *.png und *.pdf) und einer maximalen Größe von 20MB hochgeladen werden. M14_Kurzbeschreibung BiCA _v4.docx - 4 / 7 - Memorandum /

5 Die ETA kann immer wieder geändert werden, solange der Auftrag noch nicht abgeschlossen wurde. 3.2 Abschluss melden Um den Abschluss eines Auftrages zu editieren, müssen sie auf den Link Abschluss, welcher sich in der ganz linken Spalte befindet klicken. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Vorort- und Wiederherstellungszeit sowie die Lösungsbeschreibung eintragen können. Hier müssen Sie, um den Auftrag abzuschließen folgende Felder ausfüllen: Vorort Ist (T3): Zeitpunkt des Eintreffen des Technikers an der Station Wiederherstellung Ist (T4): Zeitpunkt ab dem die Station wieder vollumfänglich in Betrieb ist Lösungsbeschreibung: Beschreibung der Tätigkeit des Technikers vor Ort Zusätzlich können Sie auch hier wieder Attachments zum Serviceauftrag hinzufügen. Auch hier ist das Vorgehen sowie die Einschränkungen, was die Attachments anbelangt ident zu den Ausführungen im Kapitel 3.1 ETA melden / ändern. M14_Kurzbeschreibung BiCA _v4.docx - 5 / 7 - Memorandum /

6 Achtung: Sobald Sie den Abschluss eingetragen haben und dieser gespeichert wurde, ist der Serviceauftrag nur noch unter den abgeschlossenen Serviceaufträgen (3.4 Abgeschlossene Aufträge anzeigen) zu sehen und kann von Ihnen nicht mehr geändert werden, sondern Sie können lediglich noch nachträglich Attachments zum Serviceauftrag hochladen. 3.3 Auftrag Details anzeigen Der gesamte Auftrag kann über den Link, der bei der Ticketnummer hinterlegt ist, angezeigt werden. Von den Details aus können auch alle Attachments, die dem Serviceauftrag zugeordnet sind, geöffnet oder heruntergeladen werden. Zudem können hier auch Attachments hochgeladen werden, ohne dass eine ETA Zeit oder der Auftrag abgeschlossen werden muss. Anhänge, die Sie hochgeladen haben, erscheinen unter Meine Anhänge, alle anderen unter Andere Anhänge. M14_Kurzbeschreibung BiCA _v4.docx - 6 / 7 - Memorandum /

7 3.4 Abgeschlossene Aufträge anzeigen Die bereits abgeschlossenen Aufträge können über den Menüpunkt Serviceaufträge / Abgeschlossene angezeigt werden. Hier werden nur Aufträge, welche abgeschlossen wurden, anzeigt. 4. Passwort ändern Über den Menüpunkt Benutzer / Passwort ändern Kann das Passwort des Logins jederzeit geändert werden. Das Passwort muss eine minimale Länge von 5 Zeichen haben. 5. Browser Kompatibilität Das BiCA Maintenance wurde erfolgreich mit den folgenden Browsern getestet: Mozilla Firefox 21.0 Internet Explorer 9 Internet Explorer 10 Google Chrome 27 Für das Hochladen von Dateien wird Microsoft Silverlight 3 oder höher benötigt. Die folgenden Browser können aktuell nicht für das Maintenance verwendet werden: Safari Auch die Benutzung eines iphones und/oder ipads ist aktuell nicht möglich! M14_Kurzbeschreibung BiCA _v4.docx - 7 / 7 - Memorandum /