E-Fax-App für ios. Allgemein. Konfiguration. Anmeldung

Transkript

1 E-Fax-App für ios Allgemein In den folgenden Textabschnitten erhalten Sie einen Überblick über die E-Fax-App für ios von fonial. Neben der Beschreibung der Konfiguration erhalten Sie eine Erklärung des Versendens von Faxen über die App. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung der E-Fax-App ein gültiges, aktives Kundenkonto bei fonial sowie eine aktivierte Rufnummer mit Zuweisung auf den Verwendungstyp "Faxnummer" benötigen. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel "Rufnummern anlegen" in der Rubrik "Rufnummern bearbeiten". Konfiguration Anmeldung

2 1. Bei der ersten Nutzung, müssen Sie sich zunächst mit den Nutzerdaten des Fax-Druckertreibers anmelden. Diese können Sie jederzeit in Ihrem Kundenkonto unter "Fax-Druckertreiber" einsehen, sofern Ihnen vom Administrator eine Faxnummer zugeordnet wurde. 2. Wenn Sie die Daten eingegeben haben, tippen Sie bitte auf "Anmelden". Einstellungen

3 1. Nach erfolgreicher Anmeldung in der fonial E-Fax-App gelangen Sie zur Übersichtsseite der App. Hier finden Sie alle von Ihnen empfangenen und versendeten Faxe, auch diejenigen, die Sie bereits vor Verwendung der E-Fax-App über Ihre Cloud-Telefonanlage versendet und/ oder empfangen haben. Falls Sie sich einloggen sollten, bevor Sie Faxe über die virtuelle Telefonanlage versendet/ empfangen haben, wird diese Übersichtsseite leer sein. Die grünen Pfeile neben dem Faxtitel signalisieren eingegangene Faxe, rote Pfeile signalisieren ausgehende Faxe. 2. Um zu den Einstellungen zu gelangen, tippen Sie bitte auf das Zahnrad-Symbol in der linken, oberen Ecke Ihres Bildschirms. In der Einstellungsansicht nehmen Sie nun die für die Nutzung der fonial E-Fax-App notwendigen Einstellungen vor:

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5 1. Hier wird Ihre Faxnummer angezeigt, mit der Sie sich angemeldet haben. Dieser haben Sie vorab Sie im fonialkundenkonto den Verwendungszweck "Faxnummer" zugewiesen. Bei der Ortsvorwahl müssen Sie keine Auswahl treffen, sofern Sie diese bei Ihrer Faxnummer bereits genannt haben. 2. Tippen Sie dieses Feld an, um die Kopfzeile Ihrer Faxe zu bearbeiten. Hier können Sie z.b. den Namen Ihrer Firma oder einen Slogan eintragen. Dieser wird dann auf jedem versendeten Fax angezeigt. 3. Hier können Sie eine Anzeigenummer konfigurieren: Haben Sie beispielsweise eine eigene Faxnummer, möchten jedoch die Standard-Faxnummer Ihrer Firma im Fax darstellen, so können Sie diese als Anzeigenummer wählen. 4. Hier sehen Sie die Anzahl der versendeten Faxe im laufendem Monat. 5. In dieser Ansicht können Sie außerdem den aktuellen Benutzer abmelden und einen neuen Benutzer anlegen. Die Fax-App kann jedoch von nur einem Benutzer gleichzeitig auf einem mobilen Endgerät genutzt werden. Fax versenden

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7 1. Beim Öffnen Ihrer fonial E-Fax-App erscheint zunächst die Übersicht Ihrer zuletzt versendeten und empfangenen Faxe inklusive Datum und Anzahl der versendeten Fax-Seiten. Erstellen Sie ein neues Fax, indem Sie auf das +-Zeichen in der oberen, rechten Ecke des Bildschirms tippen. So starten Sie den Fax-Assistenten. 2. Der Fax-Assistent führt Sie durch die einzelnen Schritte zur Erstellung eines neues Faxes. Um mit der Faxerstellung fortzufahren, genügt ein "Wischen" über Ihren Bildschirm nach links. Alternativ können Sie in der rechten, oberen Ecke Ihres Bildschirms auf "Weiter" tippen. 3. Wählen Sie nun das Dokument oder das Foto aus, das Sie als Fax versenden möchten. Sie können ein Foto aufnehmen, ein Foto von Ihrem mobilen Endgerät aus hochladen oder eine Datei aus Ihrer icloud nutzen. Der Clou: Liegt Ihnen ein Dokument in Papierform vor, so können Sie dieses mit Ihrem iphone fotografieren. Die E-Fax-App wandelt dieses Foto in einen Dokumenten-Scan um.

8 4. Wählen Sie "Foto aufnehmen", so startet die Kamera Ihres Mobiltelefons automatisch. Visieren Sie damit das Dokument, welches Sie verwenden wollen, an und fotografieren Sie dieses auf herkömmliche Art. Eine möglichst genaue Zentrierung des Dokuments sowie gute Lichtverhältnisse können der Qualität Ihres Faxdokuments zuträglich sein. 5. Sind Sie mit der Fotografie zufrieden, so tippen Sie auf "Foto benutzen".

9 6. Warten Sie einen kurzen Moment bis das Faxdokument hochgeladen wird.

10 7. Die E-Fax-App wandelt das soeben gemachte Foto nun in einen Dokumentenscan um. Sind Sie mit der Qualität des Scans zufrieden, so tippen Sie auf "weiter" oder wischen Sie mit dem Finger über den Bildschirm nach links. Sind Sie mit dem Scan nicht zufrieden, so können Sie "Abbrechen" wählen und erneut ein Foto des Dokuments machen.

11 8. Nachdem das ausgewählte Dokument hochgeladen wurde, können Sie den Empfänger des Faxes aus Ihrem Kontaktverzeichnis auswählen oder selbst eine Empfängernummer eingeben. Beachten Sie, dass Sie Faxe nur an Faxnummern und nicht an Rufnummern oder Mobilfunk-Rufnummern versenden können. 9. Wenn Sie manuell eine Faxnummer eingegeben haben, bestätigen Sie die Eingabe mit "Fertig". 10. Nun können Sie zum Versenden des Faxes auf "Senden" tippen.

12 11. Während der Übertragung, wird das ausgehende Fax im Faxjournal angezeigt. Sie erkennen das ausgehende Fax an

13 dem roten Kreis um das Fax-Symbol und den Hinweis "Übertragung". 12. Wenn das Fax erfolgreich versendet wurde, erscheint das Fax als ausgegangenes Fax (roter Pfeil) in Ihrem Faxjournal. Faxempfang

14 Geht ein Fax ein, so, wird es wie folgt signalisiert: 1. Sie erhalten eine Push-Benachrichtigung. 2. An der App erscheint eine rote Nummer, die für die Anzahl der empfangenen Faxe steht. 3. Das Fax-Symbol ist grün umkreist und es erscheint die Meldung "Übertragung".

15 4. Bei abgeschlossener Übertragung erscheint das Fax als eingegangenes Fax in Ihrem Fax-Journal. Sie können das Fax nun durch Tippen auf die entsprechende Zeile öffnen. Aktionen Nachdem Sie ein Fax geöffnet haben können Sie Informationen über das Fax abrufen und verschiedene Aktionen ausführen:

16 1. Fax-Titel bearbeiten 2. Sendebericht abrufen 3. Anzeige der Seitenzahlen 4. Faxdokument herunterladen 5. Fax löschen Fax-Titel bearbeiten Wenn Sie den Titel eines Faxes in Ihrem Faxjournal ändern möchten, müssen Sie zunächst das Fax öffnen und können dann über das oben mit 1 markierte Stift-Symbol die Bearbeitungs-Oberfläche öffnen. Eine präzise Benennung der Faxe, verschafft Ihnen einen besseren Überblick über die Faxe in Ihrem Faxjournal.

17 Sendebericht abrufen Wenn Sie den Sendebericht eines Faxes abrufen möchten, klicken Sie zunächst auf das gewünschte Fax und Anschließend auf das Info-Symbol.

18 1. Nun wird Ihnen der Sendebericht angezeigt. Wenn das Fax mehrere Sendeberichte hat, wenn z.b. Sie das selbe Fax an verschiedene Empfänger versendet oder weitergeleitet haben, werden Ihnen diese untereinander angezeigt. Sie können den Sendebericht durch klicken auf das Download-Symbol herunterladen. 2. Klicken Sie nun auf das Symbol in der oberen rechten Ecke, damit sich ein Optionen-Feld zum Speichern öffnet.

19 3. Speichern Sie nun das Dokument an gewünschter Stelle. Fax herunterladen/weiterleiten Sie können die Faxe aus Ihrem Faxjournal auf Ihr Smartphone herunterladen. Dafür tippen Sie zunächst auf das entsprechende Fax und anschließend auf das Download-Symbol. Bei Ihrem iphone öffnet sich nun ein Fenster in dem Sie zwischen verschiedenen Optionen auswählen können. Sie können das Faxdokument beispielsweise z.b. als versenden oder als PDF-Dokument in ibooks speichern. Suche im Fax-Journal

20 1. Über die Suchfunktion können Sie schnell und einfach Faxe in Ihrem Faxjournal finden und aufrufen. 2. Wenn Sie auf das Suchfeld klicken, öffnet sich die Tastatur, mit der Sie einen Suchbegriff eingeben können.

21 3. Sie können nun das entsprechende Fax durch Tippen öffnen. 4. Hier sehen Sie das soeben aufgerufene Fax.

22 Video: fonial E-Fax-App für ios fonial GmbH