Installationsanleitung Kundendienst-App

Transkript

1 Lizenzierung Kaufmann App Zunächst bitte das Produkt Kaufmann App lizenzieren. Danach ist das Cloud-Modul aktiviert. Das Cloud-Symbol in der Werkzeugleiste wird in Kaufmann grau angezeigt, da die Anmeldedaten noch nicht ergänzt sind.

2 Unter Einstellungen -> Grundeinstellungen -> Datenaustausch tragen Sie Ihre Anmeldedaten ein. Es sind die Kundennummer, der Benutzername und das Passwort. Nach Eingabe der Daten färbt sich das Cloud-Fenster grün. Die Einrichtung der Endgeräte Hierzu rufen Sie auf dem Endgerät (Laptop, Tablet, oder Smartphone) folgende Adresse auf: Die angezeigte Geräte-ID nun bitte bei einem Mitarbeiter ergänzende zu seinen Anmeldedaten eintragen.

3 Im Kaufmann unter -> Stammdaten -> Personal ->Tabreiter Mitarbeiter werden die Geräte-ID und ein persönliches Kennwort (min. 8 Zeichen, Alphanummerisch) eingegeben. Bei dem Endgerät können Sie sich nun anmelden mit den Benutzerdaten des jeweiligen Mitarbeiters.

4 Aufträge aus dem Kaufmann in die Cloud übertragen Alle Aufträge, die Sie im Kundendienst oder in der Wartung für einen Mitarbeiter mit Anmeldedaten anlegen, werden direkt in die Cloud übertragen. Sobald der Mitarbeiter Internet hat und seine App synchronisiert, wird der neue Auftrag mit in den Terminen oder in der Liste angezeigt. Wird der Mitarbeiter geändert, so wird der Auftrag bei dem vorherigen Mitarbeiter entfernt und bei dem aktuellen Mitarbeiter in die Cloud gestellt. Alle Änderungen im Kaufmann werden auch sofort in der Cloud geändert, d.h. die Mitarbeiter sind mit der App immer aktuell. App Einstellungen auf dem Endgerät Beim ersten Mal wird automatisch die Anmeldung aufgerufen. Mit dem Button wird die Konfiguration der App aufgerufen. In der Konfiguration können Sie eine automatische Synchronisation in einem von Ihnen vorgegebenen Intervall einstellen.

5 Sollten Informationen nicht direkt angezeigt werden, werden mit dem Button Synchronisieren die Daten in der App aktualisiert. Mittels Theme festlegen ändern Sie den look der App. Sie können diesen Look bei allen Geräten einstellen. Der Look iphone hat sich bewährt. Mit dem Button Lokale Daten verwerfen wird die App geleert um dann mit neuen Daten über die Synchronisation gefüllt zu werden. Dies sollte nur angewendet werden, wenn der Abgleich nicht richtig funktioniert bzw. auf einem Endgerät ein neuer Mitarbeiter den Login vollzogen hat. Um den lokalen Speicher zu leeren, wenden Sie den Button App neu starten an. Oft wird ein Endgerät lange nicht ausgeschaltet, dies kann zum Überlauf des Speichers führen. Alle offenen Termine und aktuelle Termine (gleich welcher Status) werden angezeigt. Per Klick (Touch) wird der Termin geöffnet. Weitere Statusfarben Grau: Abgeschlossen Rot: Überfällig oder Kunde nicht angetroffen Gelb: offen oder in Arbeit oder neuer Termin Grün: erledigt Weiß: Termine ohne Auftrag Schwarz: gelöschte Termine oder einem anderen zugewiesen

6 synchronisiert die Cloud. ruft die Konfiguration der App auf. Die möglichen Ansichten: Liste Tagestermine Wochentermine Ansicht auf einem Pad, Tablet oder Laptop Ansicht auf einem Smartphone mit begrenztem Bildschirm Mit wischen in der Info-Leiste (Auftrag, Status, Standort usw.) erhalten Sie weitere Informationen. Per Klick werden die ausführlichen Informationen auf der rechten Seite angezeigt bzw. auf einem Smartphone wechselt dien Seite. Zurück führt Sie zur vorherigen Anzeige.

7 Abwicklung eines Auftrages in der App Zunächst ändern Sie den Status des Auftrages, in dem Sie auf neuer Status klicken und in Arbeit wählen. Der Button Fertig bestätigt die Statusänderung. Die neue Statusinformation wird in das Büro gemeldet, wenn Sie Online sind. Über Positionen erhalten Sie die Positionsliste, die über den Auftrag an die App gesendet wurde. Der Button bearbeiten öffnet die Positionserfassung. Dort können nun Positionen hinzugefügt/verändert werden (Stunden, Ersatzteile usw.)

8 Über Auftrag abschließen erhalten Sie die Möglichkeit einen Arbeitsbericht zu schreiben. Mittels weiter werden die Eingaben angezeigt und der Kunde kann diese per Unterschrift bestätigen. Mit dem Button Fertig wird der Auftrag abgeschlossen und bei der nächsten Synchronisation wird dieser als abgeschlossen im Büro gemeldet.

9 Abwicklung der Aufträge mit dem Kaufmann Über das Cloud-Symbol bekommen Sie die Listen von Aufträgen, die in die Cloud gesendet wurden. Neu in der App angelegte Positionen werden deutlich markiert in der Positionsliste. Zu diesen Positionen können Artikel aus den Stammdaten zugewiesen werden. Der Auftrag kann mit der Unterschrift und den neuen Positionen gedruckt werden, um diesen bei der Rechnung mit hinzuzufügen. Mit dem Menüpunkt Vorgang - Umwandeln in Rechnung wird der Auftrag in eine Rechnung kopiert und dann gedruckt und gebucht. Sie erstellen zeitnah die Rechnung, ohne großen Aufwand.