Herzlich willkommen zu Ihrem mobilen Büro

Transkript

1 Herzlich willkommen zu Ihrem mobilen Büro

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Der erste Programmstart Anlegen eines neuen Kontos Vorstellung der Applikation Der Startbildschirm Die Kontakthistorienliste Die Kundenakte Kontakthistorie ToDo- Liste Ansprechpartner anlegen / Ansprechpartner bearbeiten Neuen Kontakt anlegen / Kontakt bearbeiten Ansprechpartner importieren Einstellungen Symbolbeschreibung

3 1 Einleitung Die folgende Einleitung führt sie durch die Erstinstallation des mobilen Büros. 1.1 Der erste Programmstart Nach erfolgreicher Installation der Applikation aus dem Google Play Store, erscheint beim ersten Programmstart ein kleiner Dialog, der Sie nach Ihren Benutzerdetails fragt (siehe Abbildung 1). Abb 1. Benutzerdetails eingeben Der Vor- und Nachname wird benötigt, um Sie als Mitarbeiter bei der Anlage eines Kontaktes zu identifizieren und somit eine Verbindung zwischen dem Ansprechpartner und Ihnen herzustellen (siehe Abbildung 2). Die Adresse wird ausschließlich dazu verwendet, um Ihnen die Erstellung eines Kontos zum Anlegen und Bearbeiten von Ansprechpartnern zu vereinfachen (siehe Kapitel 1.2). 2

4 Abb 2. Benutzer als Mitarbeiter 1.2 Anlegen eines neuen Kontos Für die Verwendung des mobilen Büros wird zwingend ein neues Synchronisationskonto benötigt. Dieses ist vergleichbar mit einem Google-Konto und dient vorerst nur dem Abspeichern von Daten in das Android Telefonbuch. Hinweis: Auch wenn sie das mobile Büro ohne die Möglichkeit Daten zu synchronisieren nutzen möchten, wird dieses Konto für das Abspeichern von Firmen und Kunden (im weiteren Ansprechpartner genannt) benötigt. Dies hat den Vorteil das alle von Ihnen, innerhalb der Applikation, angelegten Ansprechpartner auch über das Standard Android Telefonbuch einsehbar sind. Hier hat man zusätzlich die Option die Telefonkontakte nach Herkunft der Daten zu sortieren (siehe Abbildung 3). 3

5 Abb 3. Auswahl der anzeigbaren Kontakte im Android Telefonbuch Um ein neues Synchronisationskonto anzulegen wählen Sie bitte das Icon Einstellungen auf Ihrem Android-Gerät. Navigieren sie zu dem Menüpunkt Konten und klicken auf Konto hinzufügen (siehe Abbildung 4). Abb 4. Neues Konto hinzufügen Im sich öffnenden Dialog wählen Sie bitte das Konto. Es erscheint eine Eingabemaske für den Benutzername und ein 4

6 Passwort (siehe Abbildung 5). Der Benutzername wird dabei automatisch mit Ihrer Adresse belegt. Hinweis: Der Benutzername und das Passwort werden zu diesem Zeitpunkt keiner Prüfung unterzogen oder über das Internet gesendet. Diese Daten dienen ausschließlich der Anmeldung an dem Cloud Server der Prisma GmbH und müssen vor der Nutzung dieses Dienstes kostenpflichtig freigeschaltet werden. Abb 5. Anmeldedaten für das Synchronisationskonto eingeben Nach erfolgreicher Erstellung des Kontos wird dieses innerhalb der Einstellungen angezeigt (siehe Abbildung 6). Abb 6. Neu erstelltes Synchronisationskonto Nun ist das mobile Büro korrekt konfiguriert und es können neue Ansprechpartner, Kontakte etc. angelegt werden. 5

7 2 Vorstellung der Applikation Im folgenden Kapitel wird die Applikation und ihre Verwendungsmöglichkeiten vorgestellt. Die gesamte Applikation wurde so entworfen, dass sie mit einem Tablet oder einem Smartphone bedient werden kann. Zusätzlich können beide Gerätearten im Hoch- und/oder Querformat bedient werden. 2.1 Der Startbildschirm Der Startbildschirm zeigt eine Übersicht der von Ihnen angelegten Firmen (siehe Abbildung 7). Abb 7. Startbildschirm auf dem Smartphone Mit Hilfe der Tab-Navigation können sie zwischen der ToDo-Liste (siehe Kapitel 2.4) und den letzten Kontakten (Kontakthistorie) wechseln. Über die Action-Bar im oberen Bereich des Bildschirms (alternativ über den Optionsknopf falls dieser an Ihrem Gerät vorhanden ist) stehen Ihnen mehrere Funktionen zur Verfügung. Hier haben sie verschiedene Möglichkeiten um: In der Liste der Firmen zu suchen Neue Kontakte anzulegen Neue Ansprechpartner anzulegen Ansprechpartner aus dem Telefonbuch zu importieren Synchronisieren Einstellungen zu tätigen Informationen über UpToNet abzurufen 6

8 Zudem haben Sie die Möglichkeit eine Firma auszuwählen, wodurch sie in die Kundenakte dieser Firma gelangen (siehe Kapitel 2.2). Bei der Verwendung eines Tablets anstelle eines Smartphones ist, dank des zur Verfügung stehenden Platzes, eine übersichtlichere Ansicht der Informationen möglich. Hier hat man die Liste aller Firmen und die Kontakthistorie gleichzeitig im Überblick (siehe Abbildung 8). Abb 8. Startbildschirm auf einem Tablet Die Kontakthistorienliste Bei der Verwendung eines Smartphones erreicht man die Kontakthistorienliste mit Hilfe der Tab-Navigation. Auf einem Tablet ist diese bereits bei Applikationsstart zu sehen (Abbildung 8 rechte Seite). Jede Zeile der Kontakthistorienliste ist folgendermaßen aufgebaut: Abb 9. Gliederung der Einträge in der Kontakthistorie 7

9 An dieser Stelle ist es möglich einen Eintrag auszuwählen, woraufhin man in die Kontakthistorie gelangt (siehe Kapitel 2.3). 2.2 Die Kundenakte Die Kundenakte gibt einem eine Übersicht über die Ansprechpartner einer Firma mit den zugehörigen Details wie Adresse, Telefonnummer, Adresse etc. Innerhalb des grau hinterlegten Feldes für die Details zu einem Ansprechpartner befinden sich mehrere Schnellstarticons. Mit diesen ist es blitzschnell möglich z. B. eine Route mit Hilfe von Google Maps zu dem gewählten Ansprechpartner zu planen, eine / SMS zu versenden oder einen Ansprechpartner anzurufen (eine Erläuterung aller verwendeten Icons findet sich in Kapitel 2.9). Nach Auswahl eines Ansprechpartners werden die jeweiligen Kontakte, die mit diesem Ansprechpartner stattgefunden haben, angezeigt. Auf einem Tablet sind diese Daten in einer zweigeteilten Ansicht direkt einsehbar (siehe Abbildung 10). Auf einem Smartphone kann mit Hilfe der Tab-Navigation zwischen diesen Ansichten umgeblättert werden. Hinweis: Die Firma selbst befindet sich in der Liste der Ansprechpartner immer an erster Stelle und wird in diesem Zusammenhang wie ein Ansprechpartner behandelt. Bei Auswahl der Firma werden in der Liste der Kontakte alle Kontakte zu allen Ansprechpartnern der gewählten Firma angezeigt. 8

10 Abb 10. Die Kundenakte auf einem Tablet Weiterhin hat man in der Action-Bar (optional über den Optionen- Knopf) folgende Möglichkeiten um: In der Liste der Kontakte zu suchen Einen Ansprechpartner zu bearbeiten Einen neuen Ansprechpartner anzulegen Einen Ansprechpartner zu löschen Einen neuen Kontakt anzulegen Zur ToDo-Liste zu wechseln Des Weiteren hat man die Möglichkeit über das Kontext-Menü (dieses erscheint bei einem langen Klick auf einen Kontakt) einen Kontakt zu bearbeiten oder zu löschen. Bei einem Klick auf einen Kontakt öffnet sich die Kontakthistorie (siehe Kapitel 2.3). 2.3 Kontakthistorie In der Kontakthistorie werden alle Informationen zu einem bestimmten 9

11 Kontakt angezeigt. Auf einem Tablet hat man im linken Bereich des Bildschirms noch einmal eine Liste mit allen Kontakten des zuvor gewählten Ansprechpartners. Im rechten Bereich befinden sich in einer zweigeteilten Ansicht die jeweiligen Details des gewählten Kontaktes. Im grau hinterlegten Bereich befinden sich Informationen wie die Kontaktart, Kontaktrichtung, Datum des Kontaktes, Betreff etc. Im unteren Bereich befindet sich der Haupttext des Kontaktes, welcher nach Belieben mit zwei Fingern vergrößer- und verkleinerbar ist (siehe Abbildung 11). Abb 11. Kontakthistorie 2.4 ToDo- Liste Die ToDo-Liste ist eine besondere Erweiterung des mobilen Büros, die Ihnen die Möglichkeit bietet, Erinnerungen jeglicher Art anzulegen. Dazu müssen Sie zunächst eine neue ToDo-Liste anlegen. Dies ist über einen Klick auf die blau hinterlegte Schaltfläche Neue ToDo- Liste anlegen möglich. Es erscheint ein Eingabedialog, in dem Sie 10

12 den Namen für die neue Liste eingeben können. Rechts neben dem Namen der neu angelegten ToDo-Liste befindet sich ein Feld welches Ihnen Auskunft darüber erteilt, wie viele Aufgaben bereits als erledigt abgehakt sind. Nach erfolgreicher Anlage einer neuen Liste ist es nun möglich dieser Liste neue Aufgaben hinzuzufügen. Dazu klicken Sie in das Feld Aufgabe hinzufügen, geben einen Aufgabentext ein und klicken anschließend auf. Die neue Aufgabe erscheint auf dem gelben Notizzettel. Hier haben sie die Möglichkeit eine Aufgabe als erledigt abzuhaken oder diese endgültig aus der Liste zu löschen. Beim Abhaken einer Aufgabe wird zusätzlich das Datum eingeblendet, an dem die Aufgabe erledigt wurde. Das Feld zum Eingeben einer neuen Aufgabe besitzt eine Speicherfunktion die alle eingegebenen Wörter in einer Datenbank abspeichert. Dies bietet einen erhöhten Bedienkomfort beim mehrmaligen Anlegen einer Aufgabe. Alle gespeicherten Wörter können nach Wunsch jederzeit wieder aus dem Wörterbuch gelöscht werden. Abb 12. ToDo-Liste 11

13 2.5 Ansprechpartner anlegen / bearbeiten Um einen neuen Ansprechpartner anzulegen klicken sie auf das Symbol (alternativ Neuen Ansprechpartner über den Optionsknopf). Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben alle benötigten Angaben zu einem Ansprechpartner anzugeben (siehe Abbildung 13). Abb 13. Neuen Ansprechpartner anlegen Mit Hilfe der Radio-Buttons Person und Firma lässt sich zwischen der Ansicht neue Person oder neue Firma umschalten. Eine neu angelegte Person als Ansprechpartner sollte immer einer Firma zugeordnet werden. Wird ein Ansprechpartner ohne eine zugehörige Firma angelegt, so wird dieser automatisch als Firmendatensatz angelegt. Zu jedem Ansprechpartner (Person oder Firma) haben Sie die Möglichkeit ein Foto festzulegen. Dieses kann entweder aus dem internen Speicher ausgewählt oder direkt mit der internen Kamera 12

14 aufgenommen werden. Beim Anlegen eines neuen Firmennamens wird überprüft, ob die Firma die Sie anlegen möchten evtl. schon vorhanden ist. Ist eine Firma mit einem ähnlichen Namen bereits vorhanden, so erscheint eine Liste unterhalb des Eingabefeldes in der sie die Möglichkeit haben eine Firma auszuwählen (siehe Abbildung 14). Abb 14. Anlage einer neuen Firma Nach Auswahl einer Firma aus der Liste der bereits existierenden 13

15 Firmen werden alle Firmendaten automatisch ausgefüllt. Nach einem Klick auf wird der neue Ansprechpartner unterhalb der gewählten/angelegten Firma angelegt. Das Bearbeiten eines Ansprechpartners gestaltet sich ähnlich der Neuanlage. Ändern Sie nach Belieben Ihre Eingaben und speichern sie die Änderungen auf gewohntem Wege. 2.6 Neuen Kontakt anlegen / Kontakt bearbeiten Um einen neuen Kontakt anzulegen klicken sie auf (alternativ Neuer Kontakt über den Optionsknopf). Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben alle Angaben zu einem neuen Kontakt zu tätigen (siehe Abbildung 15). Abb 15. Neuen Kontakt anlegen Je nachdem von wo aus Sie das Fenster zum Anlegen eines neuen Kontaktes aufgerufen haben ist die Firma bereits ausgewählt. Das heißt, wenn sie einen neuen Kontakt aus dem Startbildschirm heraus 14

16 aufgerufen haben, haben sie in der Drop-Down-Choice Firma die Möglichkeit eine Firma auszuwählen. Haben sie sich allerdings zuvor in der Kundenakte zu einer bestimmten Firma befunden, so wird diese direkt ausgewählt. Je nachdem welche Firma ausgewählt ist ändern sich die zur Verfügung stehenden, auswählbaren Ansprechpartner. Der Mitarbeiter wird automatisch mit Ihrem Namen belegt. Die Kontaktart und die Kontaktrichtung kann von Ihnen ausgewählt werden. Im unteren Bereich haben sie noch die Möglichkeit einen Betreff und den eigentlichen Kontakttext einzugeben. Auf der Action-Bar im oberen Bereich des Bildschirms können Sie dem Kontakt über einen Klick auf das Symbol einen Anhang hinzufügen. Hierzu können Sie einen Anhang aus dem internen Speicher des Android-Gerätes wählen (eine entsprechende Applikation zum Auswählen eines Anhanges sollte dabei auf dem Gerät installiert sein) oder Sie können direkt ein Foto mit der internen Kamera aufnehmen. Mit Hilfe der Tab-Navigation können sie zwischen dem Kontakt und den evtl. zugefügten Anhängen wechseln. Mit einem Klick auf können sie den Kontakt speichern und dieser wird dem ausgewählten Ansprechpartner zugeordnet. Das Bearbeiten eines Kontaktes gestaltet sich ähnlich der Neuanlage eines Kontaktes. Ändern Sie nach Belieben Ihre Eingaben und speichern sie die Änderungen auf gewohntem Wege. 2.7 Ansprechpartner importieren Um Ansprechpartner aus Ihrem Telefonbuch zu importieren wählen Sie auf dem Startbildschirm den Menüeintrag Ansprechpartner 15

17 importieren. Es öffnet sich ein neues Fenster in dem alle Telefonkontakte in einer Liste dargestellt werden. Vor jedem Namen befindet sich eine Checkbox. Mit dieser können Sie die zu importierenden Ansprechpartner markieren (siehe Abbildung 16). Abb 16. Ansprechpartner importieren Im oberen Bereich der Action-Bar haben Sie zusätzlich die Möglichkeit nach einer bestimmten Person zu suchen. Nach einem Klick auf Importieren werden alle ausgewählten Personen innerhalb des mobilen Büros als neuer Ansprechpartner angelegt. Wurde einer Person innerhalb des Android- Telefonbuchs eine Firma zugeordnet, so wird diese Firma (falls noch nicht vorhanden) angelegt. Der zugehörige Ansprechpartner findet sich dann unter dieser neu angelegten Firma wieder. Alle importierten Personen die keine eingetragene Firma besitzen, finden sich nach dem Import- Vorgang unter der neu angelegten Firma <Importierte Ansprechpartner> wieder. Hier haben Sie die Möglichkeit die importierten Ansprechpartner zu bearbeiten und einer anderen Firma zuzuordnen. 2.8 Einstellungen Innerhalb des Startbildschirms haben Sie die Möglichkeit über die Action-Bar (optional über den Optionsknopf) Einstellungen auszuwählen. Innerhalb der Einstellungen befinden sich zwei Untermenüs. Allgemeine Einstellungen: 16

18 Hier lässt sich die bevorzugte Bildschirmorientierung einstellen. Zur Auswahl stehen Hochformat, Querformat oder Hoch- und Querformat. Bei der Standardeinstellung Hoch- und Querformat lässt sich der Bildschirm drehen und Sie können jeder Zeit selbst bestimmen in welcher Bildschirmorientierung Sie arbeiten möchten. Bei der Einstellung Hoch- oder Querformat wird der Bildschirm fixiert und lässt sich innerhalb der Applikation nicht mehr drehen. Cloud Einstellungen Die Cloud Einstellungen werden in der momentanen Version des mobilen Büros noch nicht benötigt. An dieser Stelle können in naher Zukunft Einstellungen getätigt werden, um Ihre Daten mit der UpToNet -Cloud zu synchronisieren. Dadurch wird zum Einen eine Datensicherung und zum Anderen eine Weiterverbreitung Ihrer Daten auf unterschiedliche Geräte für Sie bereitgestellt. 2.9 Symbolbeschreibung Suchfunktion Neuen Kontakt erstellen Neuen Ansprechpartner erstellen Bearbeiten Löschen Anhang vorhanden 17

19 Anhang hinzufügen ToDo-Liste Speichern Abbrechen Synchronisation Noch nicht Synchronisiert Einstellungen Informationen zum Ansprechpartner Google Maps öffnen Webseite öffnen Ansprechpartner anrufen / SMS schreiben SMS Festnetznummer Mobilnummer 18