Anleitung Schichtverwaltung im FM24 Portal

Transkript

1 Anleitung Schichtverwaltung im FM24 Portal 1. Login Zugangs-/ Anmeldedaten für die Schichtverwaltung benutzen. Anmeldung unter Bild 1 2. Applikationsportal Hier wird der Bereich Schichtverwaltung auswählen Bild 2

2 3. Schichtplan Objekt auswählen Oberhalb der Monatsanzeige ist der Schichtplan für das jeweilige Objekt anzuhaken (IHK / KNV / Roto) Klicken Sie auf den Button anzeigen. Der Schichtplan für das gewünschte Objekt ist selektiert. Ebenso alle Mitarbeiter, die dort arbeiten. Klicken Sie rechts außen am Bildschirm folgendes Symbol >> an, springen Sie auf die Übersicht des Folgemonats. Klicken Sie das Symbol << links an, springen Sie auf die Übersicht des Vormonats zurück. 4. Schichteingabe Fahren Sie mit der Maus auf den Mitarbeiter und Tag, wo Schichten zugewiesen werden sollen. Es erscheint das Symbol Jetzt mit der linken Maustaste klicken und es öffnet sich ein neues Fenster. Hier wird über den Kalender der Zeitraum definiert, wie viele Tage die Schicht vergeben werden soll. Bild 3 Bsp.: Schichtende Wird per Mausklick ausgewählt

3 Hinweis: Hier ist der Endtag für eine Schichtdauer zu definieren. (Beispiel Dann ist der als letzter Schichttag anzuklicken) Schichtart wählen Nun steht eine Auswahlliste im geöffneten Fenster zur Verfügung. Hier muss die gewünschte Schicht des zugehörigen Objekts ausgewählt werden. Über das Dropdown-Menü wird die entsprechende Schicht zum Objekt selektiert. Bild4 Nach der Auswahl der Schicht ist der Vorgang über Schicht speichern zu beenden. In die GRÜN angezeigten Schichten ist der ausgewählte Mitarbeiter eingewiesen. Bild 5 Jetzt sind die gewünschten Schichten/Krank/Urlaub im Dienstplan eingepflegt. Bild 6

4 Einem Mitarbeiter können auch 2 Schichten pro Tag zugeteilt werden (2. Zeile) Ausführliche Infos erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus über die Schicht fahren Bild 7 5. Kranken-/ Urlaubstage Für Krankheitstage gibt es den Button SMA Krankheitstage speichern. Für Urlaub gibt es den Butten SMA Urlaub speichern. Auch hier öffnet sich ein Fenster für die Definierung des Zeitraums Siehe Bild 4 6. Löschen von Schichten/Krank/Urlaub Haben sich Änderungen beim Mitarbeiter ergeben haben, ist folgendermaßen vorzugehen: Beim betroffenen Mitarbeiter ist in die Schichtplanung auf den Tag zu klicken, welcher betroffen ist. Es öffnet sich folgendes neues Fenster: Bild 8

5 Wichtig und darauf zu achten ist, welche Schicht/Krank/Urlaub gelöscht werden muss. (In der Kalenderansicht auf KW und Tag achten). Im Beispiel wird aus der KW27 die Schicht vom und gelöscht. Fahren Sie mit der Maus auf den zu löschenden Tag in der zugehörigen KW und klickten Sie (löschen). Bild 9 Bild 10 Die zuvor eingepflegte Schicht/Krank/Urlaub ist entfernt und somit wieder frei verfügbar zum Planen. Um neue Schichten zu vergeben ist die Vorgehensweise von Punkt 4-5 zu wiederholen. Die Vorgehensweise ist natürlich für alle weiteren Mitarbeiter analog.

6 Im Menübereich Dienstpläne und Dienstplan nach Schichten werden Ihnen die zugeteilten und NICHT belegten Schichten angezeigt. GRÜN steht für zugeteilt, WEIS ist offen. 7. Auswertungen / Dienstpläne drucken Über Berichte können Dienstpläne nach Objekten als PDF angezeigt und gedruckt werden. Über den Menüpunkt monatliche Gesamtzeiten tabellarisch kann eine Auswertung pro Monat erstellt werden. Darin werden die Gesamtzeiten, geleistete Mehrzeiten, zuschlagspflichtige Zeiten, sowie Krankheits/- und Urlaubstage zu Abrechnungszwecken angezeigt. 8. Administration Bitte gehen Sie bei der einmaligen Neuanlegung Ihres Schicht/- und Dienstplaners wie folgt vor a. Die zu planenden Mitarbeiter sind einmalig im Bereich Administration (gelber Menübereich oben) und Ansprechpartner des Kunden anzulegen. Dabei ist die Funktion Schichtplaner ja/nein auf JA einzustellen. Eingaben sind mit dem Editiersymbol (Hand mit Stift) zu speichern. b. Innerhalb des Schichtplaners im Menüpunkt Mitarbeiterstunden können Sie die Min und Max Zeiten des Mitarbeiters anlegen c. Im Menüpunkt Objekte sind die zu verwaltenden Objekte anzulegen. In der darunter anschließend dargestellten Tabelle können Sie einem Objekt eingewiesene Mitarbeiter zuordnen.

7 d. Menüpunkt Feiertage Bitte die Feiertage anlegen e. Menüpunkt Zuschläge Bitte die Zuschläge anlegen f. Menüpunkt Schichten Bitte die Schichten pro Objekt erstellen WICHTIG Bitte beachten Sie, dass aus Archivierungs/- und Abrechnungsgründen ein Schichtname bzw. ein Schichtkürzel nur EINMAL angelegt werden kann. Bitte legen Sie daher vor dem Erstellen der Schichten die jeweiligen Schichtmerkmale wie Name, Kürzel, Zeiten, Pausen, Wochentage, Feiertags JA/NEIN und die Schichtfarbe fest. Möchten Sie eine bereits vorhandene Schicht ändern, muss diese zwingend einen neuen Namen und ein neues Kürzel erhalten.